Udržujte své citlivé obchodní informace v tajnosti podepsáním smlouvy o mlčenlivosti (NDA) se zúčastněnými stranami.
Každá společnost má nějaké obchodní tajemství, které jí dává výhodu nad konkurencí. Dohody o mlčenlivosti (NDA) fungují jako zásadní nástroj k ochraně důvěrných a citlivých údajů. K této právní dohodě dochází mezi dvěma nebo více stranami během zaměstnání, fúze a akvizice.
Pokud chcete chránit své nápady a strategie před cizími lidmi a zároveň je sdílet se svými zaměstnanci, NDA je ten správný přístup.
V této příručce probereme NDA a její výhody. Pokračujte ve čtení, abyste se dozvěděli, kdy používat NDA a jaké kroky lze podniknout v případě porušení NDA.
Table of Contents
Co je NDA?
Dohoda o mlčenlivosti (NDA) neboli dohoda o mlčenlivosti je zákonná smlouva. V NDA se jedna strana zavazuje sdílet důvěrné informace o firmě s druhou stranou. Ti na druhou stranu souhlasí s tím, že nebudou po stanovenou dobu sdílet informace s nikým jiným.
Cílem NDA je chránit citlivé informace, duševní vlastnictví (IP) a obchodní tajemství před jejich vystavením konkurentům. Tato smlouva je obvykle potřeba, když se dvě strany plánují zapojit do společného podnikání, ale chtějí chránit svůj vlastní zájem.
S NDA je poskytování citlivých informací o podnikání nebo plánech jakékoli třetí straně právně zakázáno. Strany zapojené do NDA mohou být zaměstnavatelé a zaměstnanci/dodavatelé nebo dvě společnosti.
Typy NDA
Existují různé typy NDA a o všech musíte vědět, abyste si vybrali tu správnou pro svůj účel.
#1. Jednostranná NDA
Jednostranné NDA jsou jednosměrné NDA. Zde pouze jedna strana sděluje své důvěrné informace druhé straně, kterou chce chránit. Když organizace potřebují sdílet citlivé informace se svými zaměstnanci, dodavateli nebo zainteresovanými stranami a chtějí, aby tyto informace nesdělovaly nikomu jinému, jsou tyto NDA podepsány. Z tohoto důvodu je to nejběžnější typ NDA.
#2. Vzájemná NDA
Jsou také známé jako dvoucestné NDA nebo bilaterální NDA. V něm si obě strany při vyjednávání vzájemně vyměňují soukromé obchodní informace a existuje omezení, jak bude druhá strana informace využívat a sdílet. Vzájemné smlouvy NDA se obvykle objevují během fúzí a akvizic, převzetí společností a společných podniků.
Kdy byste měli použít NDA?
Nábor zaměstnanců
Když někoho najmete jako svého zaměstnance, poskytnete mu přístup k řadě důvěrných a chráněných dat. Zaměstnavatelé tedy musí přimět zaměstnance, aby podepsali smlouvu NDA, aby ochránili informace a zabránili jim sdílet citlivá data v současnosti i budoucnosti.
Zaměstnanec, který se pokouší opustit vaši společnost, může během pracovního pohovoru sdílet citlivé informace. Takže musíte zakázat sdílení s potenciálními zaměstnanci prostřednictvím smlouvy NDA.
Najímání dodavatele
Mnoho společností dává přednost najímání nezávislých pracovníků nebo dodavatelů pro krátkodobé projekty. I oni potřebují přístup k citlivým údajům a obchodním tajemstvím, aby porozuměli podnikání a mohli poskytovat své služby. Zaměstnanci by je neměli ignorovat a při najímání s nimi podepisovat smlouvy NDA.
Přihlášení klienta
Když začnete poskytovat služby novému klientovi, získáte přístup k důvěrným informacím této společnosti. I v tomto scénáři musíte podepsat smlouvu NDA, abyste deklarovali přijatelná použití sdílených dat.
Vstup do obchodních partnerství
Každý obchodní vztah by měl být založen na důvěře. Pro nastolení víry jsou smlouvy NDA zásadní, protože mohou zajistit omezení používání sdílených informací. Zejména společnosti, které plánují zapojit se prostřednictvím fúzí a akvizic, by se měly zaměřit na podepsání smlouvy NDA.
Vzhledem k tomu, že tyto společnosti musí během fáze due diligence sdílet kritická finanční a provozní data, mohou NDA zajistit, jak tyto informace použijí.
Prodej produktů nebo služeb
Když prodáváte produkt nebo službu, existuje šance, že příjemce může sdílet citlivé informace s jakoukoli třetí stranou. Zde musíte mít u sebe NDA, abyste chránili informace o svých nabídkách.
Výhody NDA
#1. Jasně definuje důvěrné informace
NDA vám pomůže definovat důvěrné informace. Pokud tedy sdělujete důvěrné informace druhé straně, ujistěte se, že tato definice bude co nejširší.
#2. Nabízí jistotu sdílení citlivých dat
Podniky, které se zabývají cennými a citlivými informacemi, by se mohly zdráhat sdílet je s jinými stranami. V důsledku toho pro ně mohou být obchodní příležitosti a vztahy omezené. S NDA mohou zůstat bez starostí a s jistotou sdílet data.
#3. Přitahuje investory
Investoři preferují investování do společnosti, která přijímá opatření na ochranu svých důvěrných informací prostřednictvím NDA. Dohoda o mlčenlivosti tedy může přilákat kapitál pro společnosti, které hledají růst.
#4. Chrání soukromé informace
Hlavní výhodou NDA je ochrana kritických informací (obchodní tajemství, finanční údaje, seznamy klientů atd.) před prozrazením neoprávněným stranám. Důvěrnost můžete zajistit tím, že zaměstnanci a další obchodní strany podepíší smlouvu NDA.
#5. Udržuje konkurenční výhodu
NDA jsou zásadní pro průmyslová odvětví zabývající se duševním vlastnictvím a obchodním tajemstvím. Díky dohodám o mlčenlivosti mohou organizace uchovat své informace a strategie v tajnosti, a získat tak náskok před svými konkurenty.
#6. Funguje jako právní dokument
Pokud dojde k porušení NDA, může dotčená strana podniknout právní kroky proti druhé straně a požadovat náhradu za jakoukoli škodu způsobenou porušením. Podepsaná smlouva NDA nabízí právní rámec pro případné právní kroky.
#7. Zvyšuje vyjednávací sílu
Dohody o mlčenlivosti jsou také cenné pro strany zapojené do diskusí s potenciálními investory nebo klienty. Když podepíšete NDA, vaše citlivé informace zůstanou právně chráněny. To vše vám umožní vyjednávat z pozice síly.
#8. Zajišťuje soulad
Dodržování předpisů je zásadním prvkem obchodního světa. Společnosti, které se zabývají zdravotnictvím, financemi a technologiemi, musí dodržovat přísná nařízení, která řídí nakládání s důvěrnými informacemi.
Díky dohodám o mlčenlivosti mohou podniky zajistit soulad poskytováním transparentních a přímých pokynů pro nakládání s daty a jejich sdílení. NDA jim také pomáhají vyhnout se právním postihům a pokutám za nedodržení.
#9. Vyhlazuje spolupráci
Bez ohledu na to, jak tajné jsou informace, někdy je nezbytné je sdílet se svými partnery a spolupracovníky. NDA nabízí rámec pro bezpečné sdílení důvěrných informací pro společné projekty a spolupráci bez jakéhokoli rizika.
#10. Zakládá důvěru
Podepsání smlouvy NDA znamená, že berete ochranu citlivých dat vážně. Prokazuje to také odhodlání chránit duševní vlastnictví vaší společnosti, a pomáhá tak získat důvěru vašich zainteresovaných stran. Pomáhá také zlepšit image vaší značky a pověst na trhu.
Základní prvky, které je třeba zahrnout do smlouvy NDA
Účastníci Dohody
Nejzákladnějším prvkem smlouvy o mlčenlivosti jsou její strany. Každá NDA by měla specifikovat strany, které jsou součástí této smlouvy. Strana, která obdrží citlivé informace, může být jednotlivec, všichni zaměstnanci společnosti nebo jakýkoli zástupce společnosti.
Společnosti by se také měly definovat v NDA. Zejména pokud jsou součástí smlouvy NDA společnosti se složitými právními strukturami, musí určit, která právnická osoba tyto informace vlastní.
Jasná definice důvěrných informací
Toto je pravděpodobně jeden z nejobtížnějších prvků, který lze vhodně definovat; NDA však musí jasně uvést, které informace jsou podle této smlouvy považovány za důvěrné.
Společnosti by neměly předpokládat, že všechny strany budou rozumět chráněným informacím. Proto se stává jejich povinností identifikovat a zmiňovat informace, které by neměly být sdíleny s ostatními.
Při definování důvěrných informací existuje možnost jejich zveřejnění v rámci NDA. Proto společnosti obvykle přidělují důvěrnost velké skupině.
Vyloučení NDA
V určitých případech je snazší definovat, co není důvěrné, místo toho, abyste definovali, co považujete za citlivé. Pokud se ocitnete v takových situacích, můžete v prohlášení o mlčenlivosti zmínit, že vše sdílené s externí stranou bude důvěrné, kromě zmíněných.
Vhodné využití informací
To, že určitá informace není důvěrná, neznamená, že ji strany mohou použít pro osobní zisk. Například to, jak věci fungují uvnitř organizace, nemusí být důvěrné informace.
Strana by však neměla sdílet tyto informace s konkurentem za účelem finančních výhod nebo je replikovat ve své vlastní společnosti. Proto by smlouvy o mlčenlivosti měly vždy uvádět, jak může externí strana používat nedůvěrné informace, ke kterým má přístup.
Platnost / Čas
Vaše NDA by měla obsahovat platnost smlouvy. Některé informace se časem stávají méně cenné nebo dokonce vyprší, zejména ty, které se týkají výzkumu a vývoje. Strany by měly zvážit své okolnosti a uvést dobu, do které bude NDA platit.
Další ustanovení
Netřeba dodávat, že smlouvy NDA lze přizpůsobit tak, aby vyhovovaly vašim konkrétním potřebám. Vládní agentury mohou například potřebovat zahrnout přísná ustanovení, aby citlivé informace zůstaly soukromé.
Podobně může smlouva o mlčenlivosti zahrnovat také platné zákony a předpisy. V závislosti na potřebách vašeho odvětví byste proto měli do smlouvy NDA zahrnout další vhodné doložky.
Důsledky porušení NDA
Důsledky porušení smlouvy o mlčenlivosti (NDA) závisí na podmínkách smlouvy, jurisdikci a dalších faktorech. Některé z běžných důsledků jsou:
#1. Legální akce
Pokud jste stranou, která byla dotčena porušením NDA, můžete podniknout právní kroky proti straně zapojené do porušení NDA. Tyto akce se mohou pohybovat od podání žaloby, žádosti o soudní příkaz až po alternativní řešení.
#2. Ekonomické důsledky
Některé NDA mají ustanovení o finančních sankcích při porušení NDA. Finanční sankce jsou často uvedeny v dohodě, případně je může určit soud.
#3. Ukončení smlouvy
Pokud někdo poruší NDA, může dostat výpověď jako zaměstnanec nebo dodavatel. Možnost tohoto následku je vysoká, pokud bylo ukončení v takových případech podmínkou smlouvy.
#4. Poškození reputace
Lidé zapojení do porušení NDA mohou také čelit poškození pověsti, zejména prostřednictvím platforem sociálních médií. Představuje negativní obraz pachatele a v důsledku toho ztrácí důvěru a budoucí obchodní příležitosti.
#5. Trestní obvinění
Především porušení NDA může dokonce vést k trestnímu stíhání. Všechny strany by tedy měly být opatrné při zveřejňování informací týkajících se národní bezpečnosti, vládních tajemství nebo jiných kriticky důležitých informací.
Co se stane, když NDA vyprší?
Než se zapojíte do NDA, měli byste mít také jasnou představu o tom, co se stane po skončení platnosti NDA. Každá NDA je dodávána s časovým rámcem, který uvádí platnost této právní smlouvy. Když platnost skončí nebo vyprší, strany již nejsou právně zavázány k zachování důvěrnosti informací.
Znamená to také, že informace uvedené v NDA již nejsou považovány za legální a jejich volné zveřejnění nemá právní důsledky. Pokud jsou však důvěrné informace chráněny jinými zákony nebo dohodami, měly by zůstat soukromé.
Někdy mají dohody o mlčenlivosti ustanovení, která zajišťují, že určité informace zůstanou důvěrné i po vypršení platnosti NDA. V takovém případě je příjemce stále vázán ustanoveními o důvěrnosti těchto informací.
Šablony NDA
#1. LegalZoom
LegalZoom nabízí šablony NDA pro společný podnik, najímání zaměstnanců nebo dodavatelů, zpětnou vazbu k obchodnímu plánu a sdílení informací jednou stranou. Musíte poskytnout základní informace o NDA; tato platforma je bude neustále přidávat do dokumentu.
Když poskytnete všechny potřebné informace, NDA je připravena. Na tuto platformu se můžete přihlásit pomocí svého účtu a používat smlouvu.
#2. Právní šablony
LegalTemplates je zdroj, kde můžete zdarma získat šablony NDA. Zde si můžete vybrat šablonu NDA mezi standardní, zaměstnání, nákup a vynález.
Musíte zadat informace, jako je oznamující strana, přijímající strana, podmínky důvěrnosti a podrobnosti smlouvy, a připravit si NDA ve formátu PDF nebo Word. NDA lze také zobrazit před uložením a stažením.
Závěrečná slova
Dohody o mlčenlivosti (NDA) jsou v obchodním prostředí mocným nástrojem pro ochranu důvěrných informací. Tím, že zaměstnanci, partneři a další zúčastněné strany podepíší smlouvu o mlčenlivosti, můžete zajistit duševní vlastnictví vaší společnosti a udržet si konkurenční výhodu v obchodním prostředí.
Nyní, když víte, kdy použít NDA, můžete si ji vytvořit pomocí výše uvedených šablon. V tomto ohledu můžete také využít pomoc poskytovatelů právních dokumentů.