V obchodní sféře se společnosti často setkávají s komplexními projekty, které vyžadují precizní realizaci. Pro úspěch těchto projektů je klíčové optimalizovat veškeré operace a předejít tak překvapením v závěrečných fázích.
Komerční subjekty využívají vizuální nástroje pro efektivní řízení projektů a zajištění plynulého provozu. Jedním z takových nástrojů, který se osvědčuje v komplexní síti pracovních postupů, je diagram SIPOC. Ten umožňuje přehledné a strategické plánování v oblasti řízení obchodních projektů.
Pokud tedy usilujete o dosažení operační dokonalosti ve vaší organizaci, zvažte využití potenciálu diagramu SIPOC. Co však tento nástroj vlastně je a jakým způsobem jej lze vytvořit?
Diagramy SIPOC poskytují komplexní pohled na procesy tím, že zaznamenávají transformaci vstupů na použitelné výstupy, a to s cílem dosáhnout požadovaných výsledků. Dále také zahrnují způsob, jakým zákazníci tyto výstupy obdrží.
SIPOC je zkratka pro Dodavatele (Suppliers), Vstupy (Inputs), Procesy (Processes), Výstupy (Outputs) a Zákazníky (Customers). Mapuje celý cyklus řízení obchodních projektů, včetně kroků, které definují proces a osvětlují jeho vnitřní mechanismy. Tento stručný vizuální nástroj si můžeme představit jako projektový plán.
Díky tomu může váš tým efektivně spolupracovat v reálném čase na aktivním řešení problémů. Pro organizaci slouží diagram SIPOC jako kompas, který ukazuje směr, kterým by se měla ubírat.
Vaše snahy tak nebudou vágní, ale získají strategický a strukturovaný rámec. Pojďme se tedy společně podívat na fascinující svět diagramů SIPOC a nejjednodušší postupy pro jejich vytváření!
Z čeho se skládá diagram SIPOC?
Nyní, když víte, co diagramy SIPOC obnášejí, pojďme si objasnit význam jednotlivých prvků. Bez zbytečných odkladů se ponořme do detailů!
✔ **Dodavatelé:** Každá firma či projekt potřebuje zdroje, které mu umožní dosáhnout cíle. Sekce „Dodavatelé“ se zabývá identifikací subjektů, které poskytují zdroje, jako je pracovní síla, materiály, finanční prostředky apod., které jsou pro projekt nezbytné.
✔ **Vstupy:** Zatímco sekce „Dodavatelé“ specifikuje, kdo zdroje poskytuje, sekce „Vstupy“ se soustředí na to, co konkrétně je potřeba. Jedná se o suroviny, finanční prostředky, vybavení a další materiální i nemateriální položky.
✔ **Proces:** Sekce „Proces“ představuje akční plán, který popisuje postupné kroky k realizaci projektu.
✔ **Výstupy:** „Výstupy“ jsou výsledkem procesu a zahrnují produkty, služby či jiné hmotné i nehmotné výsledky, které jsou generovány po ukončení daného procesu.
✔ **Zákazníci:** Jedná se o osoby, které obdrží výstup projektu. Zákazníky mohou být interní i externí subjekty, jako jsou zaměstnanci nebo klienti.
Každý z těchto klíčových prvků je detailně definován, aby bylo možné vytvořit funkční diagram SIPOC.
Jaká je role diagramu SIPOC?
Diagram SIPOC je základním kamenem řízení obchodních projektů (BPM). Není nutný pro každý projekt, ale usnadňuje řízení větších a složitějších projektů. Jedná se o vizuální nástroj, který napomáhá k dosažení lepších výsledků.
Poskytuje jasnou představu o tom, kdo bude poskytovat zdroje, jaké zdroje jsou potřeba, jak probíhá proces realizace, jaké budou finální výstupy a kdy je obdrží zákazníci.
Jak diagram SIPOC pomáhá?
Mnozí z vás by mohli považovat diagramy SIPOC za zbytečné formalizování a diskutovat o jejich potřebnosti. I když můžete mít důvody, proč diagram SIPOC nepoužívat, my vám představíme několik hlavních důvodů, proč by mohl vylepšit vaše obchodní projekty.
✔ **Úspora nákladů:** Diagram SIPOC slouží jako plán toho, co je pro projekt nezbytné, včetně práce, nákladů, zdrojů a dalších potřeb. Zároveň poskytuje přehled o ziscích. Jelikož mapuje celý projekt, pomáhá vizualizovat, co je skutečně potřeba a co nikoliv. Můžete se tak zaměřit na oblasti, kde lze ušetřit peníze, a tím zvýšit nákladovou efektivitu projektu.
✔ **Strategický začátek procesu:** Ačkoli by se mohlo zdát, že diagram SIPOC není prvkem v reálném čase, ani že jej někteří klienti nevyžadují, je důležitou součástí plánování.
Vytvořením diagramu SIPOC se již na začátku projektu zabýváte plánováním dodávek, výběrem dodavatelů, určováním rolí zaměstnanců apod. Díky strategickému přístupu bude výsledek kvalitnější, což povede k vyšším výnosům a zamezí hádkám na poslední chvíli.
✔ **Výhoda při alokaci zdrojů:** Představením diagramu SIPOC vašemu týmu nebo zapojeným zaměstnancům získáváte cennou zpětnou vazbu. Více lidí může sdílet své názory, rady a nápady, což často vede k efektivnějšímu využití zdrojů.
Diagram SIPOC je tedy klíčovou součástí projektového řízení, který pomáhá zlepšovat efektivitu a celkový úspěch projektů.
Příklad diagramu SIPOC
Základním principem diagramu SIPOC je porozumět vstupu a výstupu procesu od jeho zahájení až do dokončení. V tomto příkladu si rozebereme proces nákupu automobilu.
Dodavatelé: Prodejci automobilů, fyzické osoby, firmy.
Vstup: Modely vozidel, specifikace, cena.
Proces: Realizace testovací jízdy, Výběr vozidel, která úspěšně prošla testovací jízdou, Proces nákupu.
Výstup: Automobil, dokumentace, servisní smlouva.
Zákazník: Kupující automobilů, firmy, prodejci.
Tento příklad jednoduše popisuje posloupnost kroků potřebných k dosažení finálního výstupu. S pomocí níže uvedených nástrojů si můžete vytvořit svůj vlastní diagram SIPOC na míru.
Lucidchart
Lucidchart je intuitivní vizuální nástroj, který je vhodný i pro začátečníky. Diagramy SIPOC můžete vytvářet pomocí online nástroje nebo si stáhnout aplikaci pro Android. Nabízí konkrétní šablonu, kterou si můžete přizpůsobit dle vašich potřeb. Před použitím šablony se musíte registrovat, a to buď samostatně, nebo přes Google, Slack či Office 365.
Funkce
- V bezplatném plánu můžete přidat až 60 tvarů do jednoho diagramu, v placeném plánu pak neomezeně.
- Umožňuje integraci s platformami jako Jira, GitHub, Slack a další a umožňuje import dat.
- Porovnáním dvou dokumentů umožňuje vytvořit kvalitnější verzi, jelikož zvýrazní rozdíly.
- Spolupráce v reálném čase je lépe ovladatelná díky časovým razítkům, pojmenování verzí a dalším funkcím řízení přístupu.
- Snadné rozvržení a přehledné GUI pro rychlou orientaci.
Není divu, že je Lucidchart výborný nástroj pro vytváření diagramů SIPOC i dalších diagramů. S bezplatnou verzí jej můžete využít pro základní diagramy. Chcete-li dosáhnout pokroku, je třeba upgradovat na placenou verzi.
Vizuální paradigma
Vizuální paradigma, jak už název napovídá, vám pomůže zmapovat procesy spojené s jakýmkoli projektem. Můžete s ním vytvářet různé diagramy a uživatelé jej rádi využívají pro tvorbu diagramů SIPOC. Nabízí přibližně 200 šablon, které si můžete upravit pro svůj projekt.
Funkce
- Široká škála vestavěných nástrojů pro snadné vytvoření potřebného diagramu SIPOC.
- Umožňuje kreslit diagramy SIPOC jako výkresy Visio a importovat je do Visual Paradigm pro spolupráci v reálném čase.
- Umožňuje vkládat diagramy a integrovat je do aplikací Word, PowerPoint, Outlook a dalších aplikací Microsoft Office.
- Podporuje export diagramů SIPOC do PNG, JPG, PDF, SVG a podobných formátů.
Uživatelé si na tomto nástroji chválí, že k jeho používání nepotřebují žádné školení, jelikož je vhodný i pro začátečníky. Dále neexistuje omezení počtu tvarů, čar či prvků, které můžete použít. Jedná se tedy o komplexní nástroj, který usnadňuje návrh diagramů SIPOC.
Creately je dalším nástrojem pro vytváření diagramů, který je také vhodný pro spolupráci. Jeho rozhraní nabízí mnoho funkcí pro přizpůsobení šablon SIPOC. Dříve platforma pro správu práce, je jedničkou díky svému chytrému univerzálnímu plátnu. Podívejme se tedy na to, čím je tento nástroj výjimečný!
Funkce
- Snadné úpravy pomocí intuitivní funkce drag and drop.
- Umožňuje udělení řízení přístupu vašemu týmu.
- Umožňuje restrukturalizaci grafů v případě potřeby.
- Má vestavěnou funkci hlasování o nástroji.
- Integrace CMS vám umožní ukládat diagramy a importovat data z nich do diagramů SIPOC.
- Obsahuje funkci sdílení obrazovky pro odesílání diagramů na schůzkách.
Můžete jej používat online i offline. V prvním případě můžete použít odkaz pro přístup kdykoliv. Pro offline použití si můžete stáhnout nástroj, který lze spustit na počítačích Windows, Mac a Linux.
Asana je primárně CRM, ale umožňuje vám také vytvářet diagramy SIPOC nebo šablony zdarma. I když se liší od ostatních, její funkce jsou poměrně pokročilé pro vytváření diagramů pro řízení obchodních projektů. Podívejme se na ně.
Funkce
- Vytvářejte diagramy SIPOC bez kódu pomocí několika kliknutí a můžete je automatizovat pomocí Workflow Builders.
- Integrace se Slack, Creative Cloud a Zoom vám pomůže rychle prezentovat diagramy na schůzce.
- Umožňuje také úpravu stávajících šablon.
- Nabízí různé tvary a barvy pro vytvoření přehledného diagramu.
Asana je jedním z nejpokročilejších nástrojů používaných v obchodním prostředí díky automatizaci a pokroku, který nabízí. Navíc díky jednoduchému GUI je vytváření procesů snadné.
Závěrečná slova
Diagramy SIPOC jsou nezbytnou součástí řízení obchodních projektů. Můžete je použít k naplánování celého projektu, sledování dodavatelů, vstupů, zaměstnanců, očekávaných plánů, výstupů a konečných dodávek zákazníkům.
Poté je můžete rozdělit do milníků a sledovat, jaké fáze budou dokončeny v požadovaném čase. Strategická implementace šetří náklady, poskytuje výhodu při alokaci zdrojů, šetří čas, zvyšuje efektivitu a následně i zisky.
Můžete také prozkoumat některé nástroje pro vytváření vývojových diagramů a vytvářet tak procesy, diagramy a další.