Co je SIPOC diagram a jak jej vytvořit?

V oblasti komerčních prostor se firmy setkávají se složitými projekty, které potřebují realizovat s puntičkářskou přesností. Pro tento účel je životně důležité zefektivnit operace, aby na poslední chvíli nevznikaly žádné převraty.

Komerční prostory využívají vizuální nástroje pro bezproblémový provoz a řízení projektů. Ve složité síti pracovních postupů je jedním z takových vizuálních nástrojů diagram SIPOC. Poskytuje přehlednost a strategické plánování v oblasti řízení obchodních projektů.

Pokud tedy usilujete o dosažení provozní dokonalosti v organizaci, využití její síly pomáhá. Ale co je nástroj SIPOC a jak jej vytvořit?

Diagramy SIPOC poskytují pohled z ptačí perspektivy tím, že zaznamenávají, jak budou vstupy přeměněny na použitelné výsledky, aby bylo dosaženo požadovaných výstupů. Dále také zahrnuje, jak zákazníci získají tyto dodávky.

SIPOC je zkratka pro Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, and Customers, která mapuje celý cyklus řízení obchodních projektů. Zahrnuje kroky, které nastiňují proces a osvětlují jeho vnitřní fungování. Tento stručný vizuál si lze také představit jako návrh projektu.

Váš tým tak může efektivně spolupracovat v reálném čase na aktivním řešení problémů. Pro organizaci to není nic menšího než kompas, který pomáhá znát směr, kterým byste se měli ubírat.

Takže vaše úsilí nebude vágní, protože budete mít strategický a strukturovaný přístup k postupu. Vydejme se na strhující cestu diagramů SIPOC a nejjednodušších přístupů k tvorbě!

Z čeho se skládá SIPOC diagram?

Nyní, když víte, jaké SIPOC diagramy by vás zajímalo, co každý z jeho prvků znamená. Bez dalších okolků se pojďme ponořit do detailů!

✔Dodavatelé: Každý podnik nebo projekt potřebuje zdroje, které dovedou projekt k dokončení. Dodavatelská část diagramu se zabývá tím, kdo poskytuje zdroje, včetně pracovních sil, materiálů, investic atd., které jsou pro projekt potřeba.

✔Vstupy: Zatímco dodavatelská část říká, kdo by se pro projekt choval jako váš dodavatel, část vstupu bude obsahovat to, co potřebujete. Jedná se o suroviny, přesné finance, vybavení a podobně.

✔Proces: Proces je akční plán k provedení projektu v řadě úkolů.

✔Výstupy: Výstupy obsahují výsledek projektu, který by byl generován po ukončení procesu. Patří mezi ně výstupy, jako jsou produkty a další hmotné nebo nehmotné výsledky.

✔Zákazníci: Jsou to lidé, kteří obdrží produkt nebo výsledek projektu. Zákazníci jsou obvykle interní stakeholdeři nebo klienti.

Každý z klíčových prvků je definován tak, aby vytvořil správný diagram SIPOC.

Jaká je role SIPOC diagramu?

SIPOC diagram je základní součástí řízení obchodních projektů (BPM). Není nezbytný pro každý projekt, do kterého se firma pustí, ale zjednodušuje ty větší a složitější. Jedná se tedy o vizuální nástroj, který pomáhá zlepšit výsledek.

Poskytuje stručnou představu o tom, kdo bude poskytovat dodávky, co je potřeba, jak provést plán, konečné výsledky, které se projeví, a kdy spotřebitelé dostanou dodávky.

Jak pomáhá diagram SIPOC?

Mnozí z vás by považovali diagramy SIPOC za zbytečné formality a diskutovali o myšlence jeho přípravy. I když byste měli spoustu důvodů, proč nevyužít diagram SIPOC, máme několik hlavních důvodů, jak by to zlepšilo vaše obchodní projekty.

✔Pomáhá ušetřit náklady: Je to plán toho, co pro projekt požadujete, včetně práce, nákladů, zdrojů a dalších věcí. Získáte také seznam zisků. SIPOC, jelikož mapují celý projekt, vám pomáhají vizualizovat si, co potřebujete a co ne. Můžete se zaměřit na oblasti, kde můžete ušetřit peníze, čímž se projekt stane nákladově efektivním.

✔Začíná proces strategicky: Mysleli byste si, že SIPOC Diagram není entita v reálném čase, ani to někteří vaši klienti nevyžadují, jak je to proces projektu.

Vytvořením diagramu SIPOC již začnete plánovat dodávky, dodavatele, kdo z personálu by přispěl atd. Se strategickým přístupem by byl výsledek lepší, což by vedlo ke zlepšení výnosu a zamezení na poslední chvíli hádka.

✔ Hrana nad zdroji: Předložením SIPOC diagramu před svým týmem nebo zapojeným personálem do něj více lidí nahlédne. Mnoho lidí tak může sdílet své názory, rady a nápady, které mohou být považovány za lepší provedení věcí a nejčastěji vedou k menšímu využití zdrojů.

Diagram SIPOC je tedy nezbytnou součástí projektového managementu, který pomáhá zlepšovat efektivitu a tím zvyšovat projekty.

Příklad SIPOC diagramu

Základní myšlenkou diagramu SIPOC je porozumět vstupu a výstupu procesu od jeho zahájení až po dokončení. V tomto příkladu probereme proces nákupu auta.

Dodavatel: Prodejci aut, jednotlivci, firmy.

Vstup: Model vozů, specifikace, cena.

Proces: Implementace testovací jízdy, Výběr modelů aut, které úspěšně projdou předtestovací jízdou, Proces.

Výstup: Auto, papírování, servisní smlouva.

Zákazník: Kupující automobilů, společnosti, prodejce.

To jednoduše popisuje následný proces a kroky, které byly provedeny, aby dospěly ke konečnému výstupu. Pomocí níže uvedených nástrojů si můžete vytvořit svůj vlastní SIPOC diagram dle požadavku.

Lucidchart

Lucidchart je jedním z nejpřívětivějších vizuálních nástrojů pro vytváření platforem pro začátečníky. Diagramy SIPOC můžete vytvářet pomocí online nástroje nebo si stáhnout jeho aplikaci pro Android. Existuje konkrétní šablona, ​​kterou si můžete přizpůsobit podle svých potřeb. Před použitím šablony se však musíte zaregistrovat nebo zaregistrovat ve službách Google, Slack nebo Office 365.

Funkce

• V bezplatném plánu můžete přidat až 60 tvarů do jednoho diagramu a v placeném plánu více.
• Může se integrovat s platformami jako Jira, GitHub, Slack a dalšími a dokonce importovat jejich data.
• Vytvořte lepší verze porovnáním dvou dokumentů, protože zvýrazní rozdíly.
• Spolupráce v reálném čase je lépe ovladatelná díky řazení časových razítek, pojmenování verzí a podobným funkcím řízení přístupu.
• Snadné rozvržení a dobře organizované GUI pro rychlé dohánění.

Není divu, že Lucidchart je vynikající nástroj pro vytváření diagramů pro vytváření SIPOC a dalších takových diagramů. S bezplatnou verzí jej můžete použít pro základní diagramy. Chcete-li dosáhnout pokroku, musíte upgradovat na profesionální verzi.

Vizuální paradigma

Vizuální paradigma, jak název napovídá, vám pomůže zmapovat paradigmata zapojená do jakéhokoli procesu. Můžete s ním tedy vytvářet libovolné diagramy a uživatelé si jej oblíbili pro vytváření diagramů SIPOC. Má slušnou škálu 200 šablon, které si můžete přizpůsobit pro svůj projekt.

Funkce

• Široká škála vestavěných nástrojů pro pohodlné vytvoření požadovaného SIPOC.
• Nakreslete diagramy SIPOC jako výkresy Visio a importujte je do Visual Paradigm pro spolupráci v reálném čase.
• Umožňuje vkládat diagramy a integrovat je do aplikací Word, PowerPoint, Outlook a podobných platforem Microsoft Office.
• Podporuje export SIPOC diagramů do PNG, JPG, PDF, SVG a podobných formátů souborů.

Uživatelé na tomto nástroji milují to, že k jeho používání nepotřebují praktické školení, protože je vhodný pro začátečníky. Navíc neexistuje žádné omezení počtu tvarů, čar nebo prvků, které můžete použít. Jedná se tedy o komplexní nástroj, který usnadňuje navrhování diagramů SIPOC.

Creately je další nástroj pro vytváření diagramů, který je vhodný také pro spolupráci. Jeho plátno má mnoho funkcí pro chytré přizpůsobení šablon SIPOC. Dříve známá jako platforma pro správu práce, je jedničkou díky svému chytrému univerzálnímu plátnu. Pojďme se tedy pustit do toho, čím je to neuvěřitelné!

Funkce

• Snadné úpravy pomocí intuitivní funkce drag and drop.
• Umožňuje vám udělit řízení přístupu vašemu týmu.
• Má funkci restrukturalizace grafů v případě potřeby.
• Má vestavěnou funkci hlasování pro názory na nástroj.
• CMS Integrations vám umožní ukládat vaše diagramy tam nebo importovat data z nich do diagramů SIPOC.
• Obsahuje vestavěnou možnost sdílení obrazovky pro odesílání diagramů na schůzkách.

Můžete jej používat online i offline. V prvním případě můžete použít odkaz pro kdykoli přístup. Kromě toho si pro posledně jmenovaný můžete stáhnout nástroj, který lze spustit na počítačích Windows, Mac a Linux.

Asana je hlavně CRM, přesto vám umožňuje vytvářet vaše SIPOC diagramy nebo šablony zdarma. I když je odlišnější než ostatní, jeho funkce jsou docela pokročilé pro diagramy řízení obchodních projektů vyšší úrovně. Pojďme se na ně podívat.

Funkce

• Vytvářejte SIPOC bez kódu pomocí několika kliknutí a můžete je také automatizovat pomocí Workflow Builders
• Integrace s Slack, Creative Cloud a Zoom vám pomohou rychle předvést diagramy na vaší schůzce.
• Lze také přizpůsobit ze stávajících šablon.
• Různé tvary a barvy pro vytvoření dobře vyznačeného diagramu.

Asana je jedním z nejpokročilejších nástrojů používaných v komerčním prostoru díky pokroku a automatizaci pracoviště, které nabízí. Navíc se snadným GUI usnadňuje vytváření procesu.

Závěrečná slova

SIPOC diagramy jsou nezbytnou součástí řízení obchodních projektů. Můžete jej použít k naplánování plánu vašeho projektu, a proto můžete sledovat každého z dodavatelů, dodávek, zúčastněných zaměstnanců, očekávané plány, výsledky a dodávky zákazníkovi.

Poté jej můžete rozdělit na milníky a vědět, která fáze bude dokončena v požadovaném čase. Strategická implementace pomáhá šetřit náklady, poskytuje výhodu nad zdroji, šetří čas, zvyšuje efektivitu a následně zvyšuje zisky.

Můžete také prozkoumat některé tvůrce inteligentních vývojových diagramů a vytvořit procesy, diagramy a další.