Airtable představuje flexibilní platformu pro zvýšení produktivity, která kombinuje robustní možnosti databáze s intuitivním ovládáním tabulkového procesoru. Umožňuje tak efektivnější správu a interakci s daty.
Jednou z klíčových funkcí jsou vzorce. Pokud vás zajímá, jak je využít ve svých Airtable databázích, tento návod vám ukáže, jak začít s polími typu Vzorec.
Vložení pole Vzorec do tabulky
Chcete-li pracovat se vzorci v Airtable, prvním krokem je přidání pole Vzorec do vaší tabulky.
V tabulkovém zobrazení klikněte na ikonu plus („+“) umístěnou na konci záhlaví sloupců. Možná budete muset posunout zobrazení doprava, pokud máte mnoho sloupců. Z nabídky vyberte možnost Vzorec. Otevře se dialogové okno pro úpravu pole, do kterého můžete zadat vzorec.
Airtable automaticky rozpoznává typy dat, jako jsou čísla, procenta nebo data, a to na základě toho, co do vzorce vložíte. Vzhled těchto dat v poli můžete změnit kliknutím na kartu Formátování.
Po zadání vzorce klikněte na tlačítko Vytvořit pole, čímž přidáte pole do tabulky. Pokud máte zkušenosti s funkcemi a vzorci v aplikaci Microsoft Excel, princip fungování pole Vzorec v Airtable by vám měl být povědomý.
Existují ale určité odlišnosti. Například, specializované funkce z oblasti financí nebo inženýrství nejsou dostupné. A hlavně, pole Vzorec aplikuje stejný vzorec na všechny záznamy v tabulce. Nelze tedy upravit vzorec nebo použít zcela odlišný vzorec pouze pro některé buňky.
Jak odkazovat na buňky v polích Vzorce v Airtable
Možná se ptáte, jak ve vzorcích odkazovat na konkrétní hodnoty v tabulce, když Airtable nemá označení buněk jako A1 nebo C5, jaké známe z Excelu.
V Airtable můžete vytvářet odkazy na jiná pole jednoduše zadáním jejich názvů. Pokud tedy máte pole s názvem „Cena“, jednoduše napíšete:
Cena
Pokud název pole obsahuje více slov, musíte jej uzavřít do složených závorek (tj. { a }), například pro pole „Počet objednávek“ zadáte:
{Počet objednávek}
Složené závorky můžete použít i u jednoslovných názvů polí, ale není to nutné.
Odkazy na buňky v Airtable tak připomínají pojmenované rozsahy v Excelu. Nicméně názvy jsou již nastavené, umožňují mezery a můžete se na ně odkazovat rovnou bez předchozího nastavení.
Použití operátorů v poli Vzorec
Airtable podporuje celou řadu symbolů, takzvaných „operátorů“, které umožňují provádět logické, textové a numerické operace.
K běžným matematickým operacím patří: sčítání ( + ), odčítání ( – ), násobení ( * ) a dělení ( / ). Závorky ( ( a ) ) můžete použít ke zpřehlednění složitějších rovnic.
Znak ampersand ( & ) slouží ke spojování textů, podobně jako funkce CONCAT v Excelu. Airtable má také svou funkci CONCATENATE(), která funguje stejně.
Pokud chcete do výstupu pole přidat další text, musíte ho uvést do uvozovek ( ” ” ), včetně mezer a speciálních znaků. Pokud chcete do výstupu přidat uvozovky samotné, musíte je v textu označit pomocí zpětného lomítka a uvozovky, tedy “ \” „.
Airtable nabízí i logické operátory, které vracejí hodnotu „TRUE“ (pravda) nebo „FALSE“ (nepravda), podle toho, zda je daná podmínka splněna. Jsou to: „větší než“ ( > ), „menší než“ ( < ), „větší nebo rovno“ ( >= ), „menší nebo rovno“ ( <= ), „rovná se“ ( = ) a „nerovná se“ ( != ).
Základní funkce v Airtable
Pokud hledáte snadný začátek se vzorci, zde jsou některé základní funkce, které můžete v Airtable použít.
Toto je jen malá ochutnávka z toho, co Airtable umí. Kompletní seznam funkcí najdete v dokumentaci Airtable. Vytvořili i databázi s příklady výstupů, které můžete zkopírovat do svého prostoru a upravit.
Funkce IF
Funkce IF je jednou z nejdůležitějších funkcí v tabulkových procesorech a její implementace v Airtable je velmi podobná funkci IF v Excelu.
IF(výraz, hodnota1, hodnota2)
Funkce testuje logický výraz. Pokud je výraz pravdivý, vrátí hodnotu1, jinak vrátí hodnotu2. Stejně jako v Excelu můžete vytvářet vnořené příkazy IF a vkládat další funkce do vzorce IF.
Složité příkazy IF se lépe vizualizují s použitím „víceřádkového editoru“ Airtable. V tomto editoru můžete psát vzorce jako kód, s odsazením pro vnořené příkazy a s barevným odlišením syntaxe.
Odlišností je, že neexistuje ekvivalent k funkci ISBLANK z Excelu. Místo toho musíte použít porovnání hodnoty s BLANK().
Funkce SUM
Funkce SUM je stejně jako IF základní funkcí. Funguje stejně jako v jiných tabulkách a sečte všechny hodnoty uvedené uvnitř (hodnoty polí i čísla zadaná přímo do vzorce).
SUM(číslo1, [číslo2, ...])
Funkce DATEADD
Funkce DATEADD je užitečná pro přidávání časových úseků k datumům a časům. Tato funkce je méně běžná v tabulkových procesorech, ale v Airtable je velmi efektivní.
DATEADD(datum, časová_hodnota, jednotka)
V prvním segmentu syntaxe zadáte datum nebo datum a čas, buď přímo, nebo odkazem na pole typu „Datum a čas“. (Bez data nemůžete přidávat jen čas; vzorec zobrazí chybu).
Poté zadáte číselnou hodnotu a časovou jednotku. Jednotkami mohou být: ‚milisekundy‘, ‚sekundy‘, ‚minuty‘, ‚hodiny‘, ‚dny‘, ‚týdny‘, ‚měsíce‘, ‚čtvrtletí‘ nebo ‚roky‘.
Funkce jako TODAY() (zobrazující aktuální datum) nebo NOW() (zobrazující aktuální datum a čas, aktualizované každých 15 minut nebo při přepočítání databáze) fungují s DATEADD namísto použití polí nebo konkrétních hodnot.
Kompletní funkce DATEADD může vypadat například takto:
DATEADD("18.07.23 14:55:29", 760, "minuty")
Zrychlení práce s Airtable
Pole Vzorec vám dává silný nástroj pro analýzu a práci s vašimi daty v Airtable. Od jednoduchých operací až po složité vzorce s více funkcemi, flexibilita vzorců přináší jedny z nejužitečnějších funkcí tabulek do vaší databáze.
Pokud máte zkušenosti s tabulkovými procesory, rychle si osvojíte práci se vzorci a odhalíte tak nové možnosti a přitom využijete výhody databázového modelu Airtable. To je jen jedna z mnoha unikátních funkcí, díky kterým je Airtable oblíbeným nástrojem pro zvýšení produktivity.