Jak přidat sdílenou schránku e-mailu k Outlooku: Kompletní průvodce

Pokud pracujete v organizaci, kde je důležitá týmová komunikace, určitě oceníte možnost sdílené e-mailové schránky. Tento nástroj umožňuje týmu efektivně spolupracovat a zajišťuje, že všechny důležité e-maily jsou centralizované. V tomto článku se podíváme na to, co je sdílená schránka, jaké jsou její výhody a jak ji přidat do Outlooku na různých platformách jako Windows, macOS a web. Dále si také probereme klíčové body, které byste měli mít na paměti, a poskytneme užitečné tipy pro správu vaší sdílené schránky. Díky tomuto průvodci se stanete odborníkem na práci se sdílenými schránkami a zlepšíte tak efektivitu svého týmu.

Hlavní body

• Sdílená schránka Exchange Online nabízí centralizovanou doručovací schránku pro týmy, aby mohly přijímat a odesílat e-maily z jedné e-mailové adresy.
• Sdílenou schránku můžete přidat do Outlooku na různých platformách, včetně Windows, macOS a webu.
• Správce Microsoft 365 musí před přidáním a použitím sdílené schránky udělit přístup delegátovi.

Pokud máte přístup k sdílené schránce ve vaší organizaci, budete ji potřebovat přidat do svého Outlook klienta. Zjistěte, jak to udělat na macOS, Windows 11 a webu.

Co je sdílená schránka a proč je užitečná?

Sdílená schránka, podobně jako sdílená doručovací schránka, je vlastně e-mailová adresa, která může být přístupná autorizovaným uživatelům v jejich Outlook klientovi na desktopu a webu. Když osoba odpoví na zprávu zaslanou do sdílené schránky, odpověď vypadá, jako by byla odeslána z této sdílené adresy, ne od jednotlivého uživatele.

Existuje několik důvodů, proč byste mohli chtít používat sdílenou schránku. Za prvé, může sloužit jako centralizovaná doručovací schránka, kde všechny e-maily na konkrétní adresu přicházejí do jedné schránky. Pokud má organizace různé oddělení, jako jsou HR, Podpora, Finance a IT, každé může mít svou vlastní sdílenou schránku.

Můžete dočasně převést běžnou schránku na sdílenou schránku, abyste ušetřili na licenčních nákladech. Můžete ji také použít jako e-mailový účet pro no-reply nebo jako sdílenou aplikaci kalendáře pro tým v klasickém Outlook klientovi.

Nicméně existují určitá omezení. Ve výchozím nastavení každá sdílená schránka má 50 GB úložného prostoru. Pokud překročíte limit, je potřeba dodatečná licence pro přidělení více úložného prostoru. I když může mít sdílená schránka až 25 uživatelů současně, může mít problémy, pokud příliš mnoho uživatelů přistupuje současně.

Jak přidat sdílenou schránku do Outlooku na Windows

Než budete moci přidat sdílenou schránku do Outlooku, správce Office 365 musí udělit potřebná oprávnění vašemu účtu. Jakmile tak učiní, sdílená schránka se zobrazí ve vašem účtu při dalším spuštění Outlooku.

Pokud se nezobrazí, můžete ji přidat ručně:

V Outlooku klikněte pravým tlačítkem na název vašeho účtu a zvolte Přidat sdílenou složku nebo schránku.

V dialogovém okně Přidat sdílenou složku nebo schránku zadejte adresu sdílené schránky. Poté klikněte na Přidat.

Po chvilce by se sdílená schránka měla zobrazit pod vaším e-mailovým účtem. Pokud vidíte chybu oprávnění, obraťte se na svého administrátora Office 365 a ujistěte se, že máte potřebný přístup.

Pokud sdílenou schránku nevidíte okamžitě, klikněte na rozšíření složky Sdílené se mnou, aby se zobrazila. Toto je výchozí zobrazení v novém Outlook klientovi. Bohužel není možné ji odebrat ze složky sdílené se mnou a udělat ji vypadat jako samostatný účet, jak tomu je u klasického Outlook klienta.

Chcete-li odesílat e-maily jménem sdílené schránky nebo jako tato schránka, klikněte na Nový e-mail. Poté klikněte na rozbalovací nabídku Od a vyberte adresu sdílené schránky. Napište svůj e-mail a klikněte na Odeslat.

Přidat sdílenou schránku do Outlook Classic

Pokud používáte klasický Outlook klient, můžete přidat sdílenou schránku následujícími kroky:

Otevřete klasický Outlook klient, klikněte na Soubor, poté na Nastavení účtu a zvolte znovu Nastavení účtu.

V dialogu Nastavení účtu vyberte svůj pracovní e-mailový účet, poté klikněte na Změnit.

Zvolte Další nastavení > Pokročilé > Přidat.

Zadejte e-mailovou adresu sdílené schránky a klikněte na OK.

Klikněte na Použít a OK pro uložení změn.

Zvolte Další > Dokončit > Zavřít.

Pokud je možnost Přidat šedá, pravděpodobně máte nastavena více Exchange účtů ve stejném profilu Outlooku. Chcete-li to opravit, vytvořte nový profil a přidejte pouze účet spojený se sdílenou schránkou. Jakmile je to hotovo, možnost Přidat by měla být k dispozici.

Abychom vytvořili nový profil Outlooku:

Přejděte na Soubor > Nastavení účtu > Správa profilů.

V dialogu Nastavení pošty klikněte na Zobrazit profily.

Na kartě Obecné klikněte na Přidat, zadejte název nového profilu a klikněte na OK.

Zadejte údaje účtu spojeného se sdílenou schránkou, kterou chcete přidat. Zadejte tedy své jméno, e-mailovou adresu a heslo a klikněte na Další. Postupujte podle pokynů na obrazovce, abyste dokončili přidání účtu.

Zpět v dialogu Pošta klikněte na OK pro uložení změn.

Po vytvoření nového profilu zopakujte kroky pro přidání sdílené schránky. Chcete-li přepnout profil Outlooku, přejděte na Soubor > Nastavení účtu > Změnit profil, poté klikněte na OK pro zavření Outlooku. Znovu spusťte Outlook, vyberte svůj preferovaný profil a klikněte na OK.

Jak přidat sdílenou schránku do Outlooku na macOS

Přidání sdílené schránky do klienta Outlook na macOS je jednoduchý proces. Zde je postup:

Otevřete klienta Outlook, klikněte na menu Nástroje a zvolte Účty.

Vyberte účet, který má přístup k sdílené schránce. Poté zvolte Delegace a Sdílení.

Otevřete kartu Sdíleno se mnou.

Klikněte na ikonu + pro přidání sdílené nebo delegované schránky.

Zadejte e-mailovou adresu sdílené schránky a vyberte ji z výsledků hledání.

Klikněte na Přidat. Outlook zkontroluje potřebná oprávnění a přidá sdílenou schránku. Jakmile to bude hotové, klikněte na Hotovo.

Nová sdílená schránka se zobrazí jako samostatný účet pod vaším stávajícím účtem Outlook.

Přidat sdílenou schránku do zastaralého Outlooku pro Mac

Přidání sdílené schránky do zastaralého Outlooku pro Mac je trochu jiné. Tady je postup:

Ve starém klientu Outlook otevřete menu Nástroje a zvolte Účty.

Klikněte na Pokročilé a poté otevřete kartu Delegáti.

Klikněte na tlačítko + (Přidat).

Zadejte název nebo e-mailovou adresu sdílené schránky a vyberte ji.

Klikněte na Přidat a poté na OK pro uložení změn.

Jak přidat sdílenou schránku do Outlooku na webu

Pokud používáte Microsoft Outlook Online, postupujte podle těchto kroků pro přidání sdílené schránky:

Přihlaste se do Outlook na webu.

V levém panelu klikněte pravým tlačítkem na Složky a zvolte Přidat sdílenou složku nebo schránku.

V dialogovém okně zadejte adresu sdílené schránky a vyberte ji. Poté klikněte na Přidat.