Příliš velký objem dat v jediném sloupci může ztížit orientaci v tabulce aplikace Microsoft Excel. Pro zlepšení čitelnosti a přehlednosti dat je vhodné zvážit rozdělení takového sloupce do více sloupců. K tomu můžete využít dvě užitečné funkce: „Text do sloupců“ a „Rychlé vyplnění“ (Flash Fill).
Funkce „Text do sloupců“ rozdělí jeden sloupec na několik sloupců, přičemž použije stejná data, ale rozdělí je na základě definovaného oddělovače. Naproti tomu funkce „Rychlé vyplnění“ vytváří nové, oddělené sloupce s replikovanými daty, ale původní sloupec zůstává beze změny.
Jak pracovat s funkcí „Text do sloupců“
Microsoft Excel nabízí speciální nástroj pro rozdělení nadměrně dlouhých sloupců. Tato funkce rozděluje data do sloupců na základě oddělovačů, jako jsou čárky, středníky nebo mezery.
K nástroji „Text do sloupců“ se dostanete na kartě „Data“ v horním pásu karet aplikace Microsoft Excel.
Pro ukázku použijeme datový soubor (seznam zaměstnanců s jmény, daty narození a dalšími informacemi) uložený v jednom sloupci. Jednotlivé části dat v každé buňce jsou odděleny středníkem.
Nejprve vyberte buňky s daty, která chcete rozdělit (v našem příkladu buňky A1 až A12).
Na kartě „Data“ v Excelu klikněte na tlačítko „Text do sloupců“, které najdete v sekci „Datové nástroje“.
Otevře se okno „Průvodce převodem textu na sloupce“, které vás provede procesem rozdělení dat. Z možností vyberte volbu „S oddělovači“ a poté klikněte na tlačítko „Další“.
Excel se ve výchozím nastavení pokusí rozdělit data podle nalezených tabulátorů. Nicméně v našem případě jsou data oddělena středníky.
V nabídce oddělovačů vyberte ten, který odpovídá vašemu případu. Pro náš příklad vybereme středník.
V části „Náhled dat“ ve spodní části okna vidíte, jak budou data rozdělena do sloupců.
Po dokončení nastavení klikněte na tlačítko „Další“.
Nyní je třeba nastavit formát dat pro každý sloupec. Pokud například máte sloupec s daty, můžete pro něj zvolit vhodný formát. Standardně je každý sloupec nastaven na „Obecné“, kdy Excel automaticky rozpozná typ dat. Chcete-li formát nastavit ručně, vyberte sloupec v části „Náhled dat“ a z nabídky „Formát dat sloupců“ vyberte požadovaný typ.
Pokud sloupec nechcete importovat, vyberte jej a zvolte možnost „Neimportovat sloupec (Přeskočit)“. Kliknutím na „Dokončit“ zahájíte převod.
Data v původním sloupci se rozdělí do jednotlivých sloupců podle zvoleného oddělovače a s nastaveným formátem buněk.
Použití funkce „Rychlé vyplnění“ (Flash Fill)
Pokud chcete zachovat původní data nedotčená, ale přesto data rozdělit, můžete využít funkci „Rychlé vyplnění“.
Opět si ukážeme příklad se seznamem zaměstnanců, kde v jednom sloupci (A) jsou data oddělená středníky a na prvním řádku jsou záhlaví.
Pro použití „Rychlého vyplnění“ nejprve zadejte záhlaví sloupců do prvního řádku. V našem případě by tedy „ID zaměstnance“ bylo v buňce B1, „Jméno“ v C1 atd.
Nyní vyberte záhlaví pro každý nový sloupec. Začněte s buňkou B1 (záhlaví „ID zaměstnance“), a v sekci „Nástroje dat“ na kartě „Data“ klikněte na „Rychlé vyplnění“.
Tento krok zopakujte pro všechny buňky se záhlavím (C1, D1 atd.). Excel automaticky vyplní nové sloupce odpovídajícími daty.
Pokud je formátování dat v původním sloupci správné, Excel sám rozdělí data podle obsahu buňky A1 (záhlaví) jako vzoru. V případě, že se objeví chyba, zadejte druhou hodnotu v sekvenci do buňky pod buňkou se záhlavím a znovu klikněte na „Rychlé vyplnění“.
V našem příkladu bychom tedy do buňky B2 zadali “101”, což je první hodnota pro ID zaměstnance, která se nachází v původním sloupci v buňce A2.
Každý nový sloupec se vyplní daty z původního sloupce, přičemž jako vodítko se použije první nebo druhý řádek.
V našem ukázkovém příkladu byl jediný dlouhý sloupec (A) rozdělen do šesti nových sloupců (B až G).
Díky tomu, že rozložení řádků 1 až 12 je identické, „Rychlé vyplnění“ je schopno zkopírovat a rozdělit data podle řádku záhlaví a prvních dat.