Ať už pracujete sami nebo jako součást většího týmu, Ganttovy diagramy jsou vynikajícím způsobem, jak řídit složité projekty. Mnoho nástrojů pro řízení projektů nabízí možnost používat Ganttovy diagramy a Notion je jedním z nich.
Vědět, jak používat Ganttovy diagramy v Notion, může být skličující, pokud jste to nikdy předtím neudělali. Ale pokud hledáte tutoriál, jste na správném místě, protože právě ten vám dnes ukážeme.
Table of Contents
Co je Ganttův diagram?
Než se začneme zabývat tím, jak používat Ganttův diagram, stojí za to pochopit, co to je. Ganttovy diagramy jsou rámce, které můžete použít k měření postupu velkých projektů. Ačkoli je často uvidíte používat ve větších organizacích, můžete také použít Ganttovy diagramy, pokud jste na volné noze nebo student. Jsou také vynikající pro týmy pracující na dálku.
Ganttovy diagramy obvykle obsahují nástin každého úkolu v rámci projektu, jako je přepracování webových stránek nebo spuštění marketingové kampaně. Poté můžete vidět časovou os pro očekávaná data dokončení spolu s procenty průběhu. Stejně jako u mnoha jiných metod projektového řízení můžete úkoly delegovat také na ostatní.
Pokud jste součástí vzdáleného týmu, můžete si vyzkoušet tyto špičkové nástroje pro správu projektů pro vzdálenou spolupráci.
Jak vytvořit a používat Ganttův diagram v Notion
I když můžete v Notion vytvořit Ganttův diagram úplně od začátku, je mnohem jednodušší použít předem navrženou šablonu – zvláště pokud jste začátečník. Notion má bezplatnou šablonu Ganttova diagramu, kterou si můžete stáhnout a používat ve svém preferovaném pracovním prostoru, a to je to, co budeme používat v tomto tutoriálu.
Šablonu získáte takto:
Nyní, když máte šablonu, přejděme k přizpůsobení a používání Ganttova diagramu v Notion.
1. Zadání názvů projektů
Než začnete se složitějšími aspekty přizpůsobení, měli byste začít zadáním názvů projektů. Postup je velmi jednoduchý:
Případně můžete v tabulce kliknout na název, který chcete změnit, a upravit podle potřeby tímto způsobem. Opakujte oba procesy, dokud nezměníte všechny názvy projektů tak, aby vyhovovaly vašim vlastním požadavkům.
2. Přizpůsobení specifik každého projektu
Jakmile změníte název každého projektu ve svém Notion Ganttově diagramu, jste připraveni začít přizpůsobovat další specifika. Můžete změnit každou z následujících možností:
- Přidávání dílčích úkolů do každého okna.
- Aktualizace vašeho stavu a pokroku.
- Časová osa
Abychom vám tento proces usnadnili, rozdělíme je níže do různých částí.
Přidávání dílčích úkolů do každého okna
Přidávání dílčích úkolů je možná nejlepší místo, kde začít poté, co změníte názvy projektů. Postup:
Po přidání nových úkolů si můžete vše přizpůsobit stejným způsobem jako u přednastavených verzí.
Aktualizace stavu vašeho úkolu
Pokud chcete aktualizovat úkoly v šabloně Notion Gantt, otevřete kartu související s vaším projektem nebo dílčím úkolem. Zde najdete sekci nazvanou Stav; rozbalte rozbalovací nabídku a vyberte aktuální stav projektu.
Pravděpodobně si všimnete procenta v záložce Progress. Toto můžete aktualizovat dokončením dílčích úkolů v rámci vašeho projektu.
Pokud s Notion začínáte, zvažte prostudování tohoto průvodce užitečnými věcmi, které můžete v Notion dělat.
Časová osa
Pokud potřebujete změnit časovou osu pro každý úkol, můžete použít sekci Časová osa. Když se zobrazí kalendář, vyberte nové datum zahájení a ukončení.
Svůj projekt můžete také posouvat na časové ose Ganttova diagramu přetažením požadovaných úkolů.
3. Změna pohledu
Pokud chcete změnit zobrazení v Ganttově diagramu, máte několik možností. Na pravé straně uvidíte rozevírací nabídku se zadanou časovou osou; může to být měsíc, rok, čtvrtletí nebo něco v tomto smyslu.
Vyberte si z nabídky preferované časové období. Kartu Dnes můžete také použít k přeskočení na aktuální den.
Další možností je změnit zobrazení úkolu podle priority. Chcete-li to provést, vyberte možnost Podle priority na levé straně obrazovky. Případně vyberte Všechny projekty a získáte úplný přehled o všem.
Všimněte si, že pokud chcete, můžete všechny tyto názvy upravit. Pokud právě začínáte, můžete se také podívat na tuto rychlou úvodní příručku k šablonám projektů a úkolů společnosti Notion.
4. Zobrazení a delegování úkolů
Pokud používáte Ganttův diagram pro sólové projekty, tuto sekci nepotřebujete. Ale pokud jste svůj Notion Ganttův diagram navrhli tak, aby fungoval jako součást většího týmu, je důležité, abyste věděli, jak delegovat úkoly.
Případně můžete postupovat podle těchto pokynů:
Pokud se později rozhodnete, že Ganttovy diagramy nejsou tím nejoptimálnějším způsobem řízení vašich projektů, nemějte obavy. Existuje několik alternativ projektového řízení ke Ganttovým diagramům.
Vytvářejte efektivní Ganttovy diagramy v Notion
Přestože Ganttovy diagramy mohou na první pohled vypadat zmateně, jsou také efektivním způsobem, jak řídit vaše projekty. Znalost použití Ganttových diagramů v Notion je užitečným výchozím bodem a možná zjistíte, že váš tým je díky tomu produktivnější.
I když tyto grafy používáte pouze pro jednotlivé projekty, může být pro vás snazší sledovat vaše velké úkoly. Ganttovy diagramy můžete použít pro několik typů projektů a jsou zvláště užitečné pro dlouhodobé projekty.