Jak zajistit doručení důležitých e-mailů: Průvodce bezpečnými seznamy
Pojďme se podívat na to, jak si u různých e-mailových klientů, jako je Gmail, Yahoo, Outlook a další, nastavit takzvaný „bezpečný seznam“ e-mailových adres. To vám zajistí, že vám neuniknou důležité zprávy.
E-maily jsou klíčovým nástrojem pro obchodní komunikaci a získávání nových zákazníků. Firmy si toho jsou vědomy a nemalou část svých marketingových rozpočtů investují do e-mailového marketingu a rozesílání newsletterů.
Nicméně, e-maily, které odesíláte, se často nedostanou k zamýšlenému adresátovi kvůli sofistikovaným algoritmům pro detekci spamu. Proto je dobré informovat vaše odběratele o možnostech bezpečného zařazování e-mailových adres, abyste zajistili plynulou komunikaci.
A jako příjemci e-mailů si jistě nepřejeme, aby nám unikly důležité zprávy od firem, se kterými jsme v kontaktu.
V takových případech se právě hodí seznamy bezpečných odesílatelů, tzv. safelisty.
Co je to „bezpečný seznam“?
Zařazení e-mailové adresy do bezpečného seznamu zajistí, že zprávy od daného odesílatele skončí přímo ve vaší složce „Doručená pošta“, a ne v „Spamu“.
V podstatě se jedná o vytvoření výjimky, díky které e-mailové filtry nebudou považovat zprávy od konkrétního odesílatele za spam.
Následující kapitoly popisují, jak nastavit bezpečný seznam u nejpoužívanějších e-mailových služeb. Pro demonstraci budeme používat fiktivní e-mailovou adresu ‚et[email protected]‘, kterou používáme pro rozesílání našeho newsletteru.
Gmail
V Gmailu je proces velmi jednoduchý a nevyžaduje vstup do nastavení. Stačí mít Gmail otevřený ve webovém prohlížeči na vašem počítači.
Otevřete svůj Gmail a klikněte na ikonu filtru, která se nachází v prázdném vyhledávacím poli.
Do zobrazeného pole zadejte e-mailovou adresu, kterou si přejete zařadit do bezpečného seznamu, a klikněte na „Vytvořit filtr“. Následně zaškrtněte políčko „Nikdy neposílat do spamu“ a znovu klikněte na „Vytvořit filtr“.
Tímto zajistíte, že všechny budoucí e-maily z této adresy dorazí do vaší doručené pošty. Nastavení si můžete ověřit v sekci „Nastavení“ pod položkou „Filtry a blokované adresy“.
Outlook
V Outlooku máte možnost zadat buď konkrétní e-mailovou adresu, nebo celou doménu, čímž zajistíte, že se do bezpečného seznamu dostanou všechny e-maily z daného zdroje.
Spusťte Outlook na svém počítači, klikněte na ikonu ozubeného kola a vyberte možnost „Zobrazit všechna nastavení Outlooku“.
V bočním panelu vyberte položku „Pošta“ a následně „Nevyžádaná pošta“. Poté klikněte na „+Přidat“, zadejte e-mailovou adresu nebo doménu, kterou chcete přidat do seznamu bezpečných odesílatelů, a potvrďte klávesou Enter.
V dolní části se objeví tlačítka „Uložit“ nebo „Zahodit“. Pro uložení změn vyberte „Uložit“.
Yahoo
Yahoo nabízí podobný postup jako Gmail. Přejděte do „Nastavení“ (ikona ozubeného kola) a vyberte „Další nastavení“.
V bočním panelu klikněte na „Filtry“ a v sekci „Vaše filtry“ vyberte „+ Přidat nové filtry“.
Začněte tím, že filtr pojmenujete. Následně rozbalte sekci „Z nastavení pravidel“ a vyberte možnost „Obsahuje“.
Zde můžete zadat e-mailovou adresu nebo doménu, zvolit cílovou složku a uložit pravidlo kliknutím na tlačítko „Uložit“.
Proton Mail
Proton Mail, známý jako jeden z nejlepších poskytovatelů e-mailových služeb s důrazem na soukromí, nabízí pokročilé filtry pro bezpečné uložení vašich oblíbených odesílatelů.
Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu a vyberte možnost „Přejít na nastavení“.
Na bočním panelu vyhledejte sekci „Filtry“ a v části „Vlastní filtry“ klikněte na „Přidat filtr“. Můžete také využít pokročilé filtry Sieve, kde si můžete sami napsat skript pro filtrování e-mailů.
Pro zjednodušení se však zaměříme na jednodušší metodu.
Po kliknutí na „Přidat filtr“ se otevře okno, které vás provede čtyřstupňovým procesem pro bezpečné zařazení e-mailu nebo domény.
Začíná to pojmenováním filtru a následným nastavením podmínek.
Vyberte možnosti „Odesilatel“ a „Obsahuje“ z rozbalovací nabídky, zadejte e-mailovou adresu, kterou si přejete zařadit do bezpečného seznamu, a klikněte na „Další“.
Dostanete se na kartu „Akce“, kde můžete zvolit štítky, cílovou složku a provést další úpravy před uložením a zobrazením náhledu filtru.
Zajímavou funkcí je možnost aplikovat filtry i na stávající e-maily.
Celkově lze Proton Mail označit za jednoho z nejlepších poskytovatelů e-mailových služeb, který klade důraz na ochranu soukromí a nabízí výkonné a snadno nastavitelné filtry.
Zoho Mail
Zoho, které má více než 80 milionů uživatelů po celém světě, nabízí vynikající sadu aplikací s důrazem na soukromí, které často konkurují i gigantům jako je Google.
Jejich e-mailová služba nabízí vysoce produktivní rozhraní, kde můžete snadno zařadit e-mailové adresy nebo domény do bezpečného seznamu.
Zařazování do bezpečného seznamu začíná kliknutím na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu. V zobrazeném okně vyberte z levého panelu položku „Filtry“.
Následně budete vyzváni k zadání názvu filtru, podmínek a klíčových slov. Zde můžete zadat konkrétní e-mailovou adresu nebo doménu.
Nakonec vyberte „Akce“ a klikněte na „Uložit“ v dolní části, aby se filtry aktivovaly.
GMX Mail
GMX je méně známý poskytovatel e-mailových služeb s poněkud retro vzhledem, ale plně funkčním rozhraním.
Pro zahájení zařazení do bezpečného seznamu klikněte na „Více“ v hlavním panelu GMX a z rozbalovací nabídky vyberte „Nastavení e-mailu“.
V bočním panelu vyhledejte položku „Pravidla filtru“ a vyberte „Vytvořit osobní pravidla filtru“.
Zde nastavíte podmínky pro odesílatele. Můžete zadat cokoli, co byste chtěli mít v bezpečném seznamu.
Můžete zadat konkrétní e-mailovou adresu nebo celou doménu, a tím povolit všechny e-maily z dané webové stránky.
Nakonec vyberte akci a složku pro označené e-maily v sekci „Provést následující úlohy“ a klikněte na „Vytvořit pravidlo filtru“ v pravém dolním rohu.
Závěrem
Je na vás, abyste si u svého e-mailového poskytovatele upravili nastavení a zajistili si tak, že vám neuniknou žádné důležité zprávy. Toto jsou jednorázové konfigurace, které stojí za to provést.
PS: Každá internetová registrace vyžaduje váš e-mail a vy tak dostáváte množství marketingových nabídek. Můžete si ale situaci usnadnit tím, že budete používat jednorázové e-mailové adresy a tím udržíte svoji hlavní doručenou poštu bez spamu.