Důležité body
- Filtry v Gmailu slouží k uspořádání a správě příchozí pošty pomocí štítků, označování e-mailů jako přečtených a mazání zpráv.
- Filtry lze vytvářet z panelu vyhledávání, přímo z e-mailu nebo v nastavení, a to s cílem automaticky aplikovat pravidla a akce na příchozí zprávy.
- V nastavení Gmailu, v sekci „Filtry a blokované adresy“, lze filtry upravovat nebo mazat, což vám pomůže udržovat pořádek v doručené poště.
Gmail filtry, jak název napovídá, vám pomohou s automatickou organizací e-mailové schránky. Níže se dozvíte, jak filtry v Gmailu vytvářet, upravovat a spravovat.
Jak vytvořit filtry v Gmailu
Pro tvorbu filtrů Gmail je nutné použít počítač, mobilní aplikace (pro iOS nebo Android) tuto funkci momentálně nenabízí.
Existuje několik způsobů, jak v Gmailu vytvořit filtr, ale nejjednodušší je to pomocí vyhledávacího panelu. V horní části doručené pošty klikněte na ikonu posuvníku s názvem „Zobrazit možnosti vyhledávání“.
Alternativně, filtr lze vytvořit i z konkrétního e-mailu. Postup je následující:
- Otevřete e-mail, který chcete použít jako vzor pro filtr.
- Klikněte na „Více“ vedle informací o odesílateli.
- Z nabídky vyberte „Filtrovat zprávy tohoto typu“.
- Zobrazí se okno „Možnosti vyhledávání“, kde je pole „Od“ již vyplněno. Tato metoda se hodí, pokud dostáváte mnoho e-mailů od jednoho odesílatele.
- Po zadání požadovaných kritérií filtru klikněte na „Vytvořit filtr“ vedle tlačítka „Hledat“.
- Zobrazí se seznam možných akcí, které se automaticky provedou, pokud e-mail splňuje zadaná kritéria.
V tomto seznamu je možné e-mail archivovat, označit jako přečtený, přidat hvězdičku, smazat, označit jako důležitý (vždy nebo nikdy) a přidat štítek nebo kategorii. Dále lze filtr aplikovat na existující konverzace, které odpovídají stejným kritériím.
Více informací o nastavení kritérií pro filtry naleznete v článku Google Workspace.
Příklady užitečných filtrů Gmailu
Podívejme se na několik příkladů filtrů, které vám mohou usnadnit správu e-mailů.
1. Filtrování e-mailů podle klíčových slov
Chcete-li blokovat všechny e-maily obsahující slovo „investice“ od konkrétního odesílatele, postupujte následovně:
- Otevřete okno Možnosti vyhledávání.
- Zadejte e-mailovou adresu odesílatele (nebo tento krok přeskočte, chcete-li blokovat všechny odesílatele).
- Do pole „Obsahuje slova“ zadejte slovo „investice“.
- Pro filtrování e-mailů s více výrazy použijte operátor „OR“ k jejich oddělení. Gmail tak vyhledá e-maily obsahující alespoň jeden z těchto výrazů. Pro e-maily, které musí obsahovat všechny výrazy, slova spojte mezerami nebo použijte „A“.
- Klikněte na tlačítko „Hledat“ pro zobrazení všech e-mailů, které splňují tato kritéria.
- Poté klikněte na „Vytvořit filtr“ a zaškrtněte políčko u možnosti „Smazat“ pro přesunutí e-mailů do koše. (Alternativně je můžete archivovat pomocí možnosti „Přeskočit doručenou poštu“).
- Opětovně klikněte na „Vytvořit filtr“.
- Nyní byste měli vidět zprávu, že filtr byl vytvořen. Všechny e-maily obsahující zadané slovo budou automaticky smazány po doručení.
2. Třídění pošty pomocí adresování s plusem
Adresování s plusem umožňuje přidávat znaky k e-mailové adrese, přičemž zprávy jsou stále doručovány do vaší schránky. Tato funkce se hodí pro vytváření jednorázových e-mailových adres pro rychlé registrace a pro třídění e-mailů od různých odesílatelů.
Pro použití adresování s plusem jednoduše přidejte znak plus (+) před symbol @. Například, [email protected] se změní na [email protected].
Tuto adresu můžete použít pro přihlášení k odběru newsletteru a následně vytvořit filtr, který automaticky označí e-maily z tohoto newsletteru. Další výhodou je, že v případě spamu snadno zjistíte, která společnost vaši adresu prodala.
Pro filtrování e-mailů pomocí adresování s plusem postupujte takto:
- Otevřete okno Možnosti vyhledávání.
- Do pole „Obsahuje slova“ vložte kritéria: {to:[email protected] doručeno:[email protected]}. Nahraďte „makeuseof+tech“ vaší vlastní e-mailovou adresou.
- Složené závorky zde fungují jako operátor OR. Existují i další pokročilé operátory vyhledávání, které lze použít v Gmailu a naleznete je v nápovědě Gmail.
- Klikněte na „Vytvořit filtr“ a vyberte „Použít štítek“.
- Z rozevíracího seznamu vyberte vhodný štítek. Pokud nemáte vhodný štítek, můžete si vytvořit nový.
- Klikněte na „Vytvořit filtr“.
3. Filtrování e-mailů podle předmětu nebo odesílatele
Můžete nastavit filtr pro automatické zařazení e-mailů s určitým předmětem nebo od konkrétního odesílatele pod jeden štítek. Nicméně Gmail v okně Možnosti vyhledávání kombinuje kritéria pomocí operátoru AND, nikoliv OR. To znamená, že filtr vybere e-maily, které splňují všechna kritéria najednou, nikoliv jakékoli z nich.
Místo vytváření samostatných filtrů pro každé kritérium je jednodušší použít pole „Má slova“. Pro vytvoření filtru, který zařadí všechny pracovní e-maily pod štítek „Práce“, postupujte takto:
- Otevřete okno Možnosti vyhledávání.
- Zadejte odesílatele s operátorem from:. Můžete zadat i více odesílatelů pomocí složených závorek nebo operátoru OR.
- Pomocí operátoru subject: zadejte klíčové slovo, které se má vyhledávat v předmětu.
- Pro vyhledání klíčových slov v celém e-mailu (nejen v předmětu), zadejte je za definici odesílatele. Nezapomeňte spojit klíčová slova pomocí operátoru OR.
- V dalším okně vyberte štítek pro e-maily splňující kritéria. V tomto případě je to „Práce“.
Nezapomeňte si prohlédnout náš seznam inteligentních filtrů Gmail, které vám pomohou zvládnout přetížení e-maily, kde najdete další příklady užitečných filtrů.
Jak upravit a odstranit filtry Gmailu
Pokud filtry již nepotřebujete nebo je chcete upravit, můžete to udělat takto:
- Klikněte na ikonu ozubeného kolečka a vyberte „Zobrazit všechna nastavení“.
- Vyberte „Filtry a blokované adresy“.
- Klikněte na „Upravit“ nebo „Odstranit“ u požadovaného filtru. Při úpravě změňte kritéria filtru a klikněte na „Pokračovat“ > „Aktualizovat filtr“.
- Pro odstranění více filtrů zaškrtněte políčko u každého z nich a klikněte na „Odstranit“ v dolní části stránky.
Filtry usnadňují správu e-mailů a pomáhají udržovat pořádek v doručené poště. Nicméně, filtry nejsou jediný způsob, jak si zorganizovat schránku. Můžete se také podívat, jak třídit doručenou poštu v Gmailu podle odesílatele, předmětu a štítku.