Jak vytvořit filtry Gmailu pro snadné uspořádání doručené pošty

Klíčové věci

• Filtry Gmailu vám umožňují organizovat a spravovat doručenou poštu přidáváním štítků, označováním e-mailů jako přečtených nebo mazáním e-mailů.
• Vytvářejte filtry z panelu Hledat, e-mailu nebo nabídky Nastavení, abyste na příchozí poštu aplikovali kritéria a automatické akce.
• Upravte nebo odstraňte filtry v části Filtry a blokované adresy v nastavení Gmailu, abyste měli ve své doručené poště pořádek a pořádek.

Filtry Gmailu jsou přesně to, co název napovídá. Pomohou vám udržovat vaši e-mailovou schránku organizovanou a přehlednou automatickým přesměrováním e-mailů. Zde je návod, jak vytvořit, přizpůsobit a spravovat filtry v Gmailu.

Jak vytvořit filtry v Gmailu

Chcete-li vytvořit filtry Gmailu, budete muset použít počítač. V současné době není možné vytvářet filtry prostřednictvím mobilní aplikace Gmail (iOS nebo Android).

Existuje několik způsobů, jak vytvořit filtr v Gmailu, ale nejjednodušší je použít vyhledávací lištu. Přejděte do horní části doručené pošty a vyberte ikonu posuvníku s názvem „Zobrazit možnosti vyhledávání“.

Navíc můžete vytvořit filtr přímo z e-mailu ve vaší doručené poště. Chcete-li vytvořit filtr z přijatého e-mailu:

Otevřete e-mail, který odpovídá vašim kritériím.

Klikněte na možnost Více vedle informací o odesílateli.

Vyberte Filtrovat zprávy takto ze seznamu možností, které se objeví.

Mělo by se zobrazit okno „Možnosti vyhledávání“ s již vyplněnými kritérii Od. Tato možnost funguje nejlépe, pokud dostáváte několik e-mailů ze stejné adresy.

Po použití požadovaných kritérií filtru v okně možností vyhledávání vyberte Vytvořit filtr vedle tlačítka Hledat.

Měl by vám být předložen seznam potenciálních automatických akcí, které je třeba provést, když obdržíte e-mail splňující definovaná kritéria.

Tento seznam by měl obsahovat možnost archivovat e-mail, označit jej jako přečtený, označit hvězdičkou, smazat, vždy nebo nikdy jej označit jako důležitý a označit jej štítkem nebo kategorií. Můžete se také rozhodnout použít filtr na existující konverzace v doručené poště, které odpovídají stejným kritériím.

Chcete-li se dozvědět více o tom, jak nastavit kritéria pro vaše filtry, podívejte se na Článek Google Workspace na toto téma.

Příklady užitečných filtrů Gmailu

Podívejme se na praktické příklady filtrů Gmailu, které mohou výrazně zlepšit vaši správu e-mailů.

1. Filtrujte e-maily na základě klíčových slov v Gmailu

Chcete-li zablokovat všechny e-maily obsahující slovo „investice“ od určitého odesílatele, můžete postupovat podle následujících kroků:

Otevřete okno Možnosti hledání.

Zadejte e-mailovou adresu odesílatele (nebo tento krok vynechejte, chcete-li zablokovat všechny odesílatele).

Do pole Obsahuje slova zadejte slovo „investice“.

Pokud chcete filtrovat e-maily na základě více výrazů, použijte k jejich oddělení operátor „OR“; Gmail poté vyhledá e-maily obsahující alespoň jeden ze zadaných výrazů. U e-mailů, které musí obsahovat všechny výrazy, můžete slova spojit mezerami nebo použít „A“.

Kliknutím na Hledat můžete najít všechny aktuální e-maily, které odpovídají vybraným kritériím.

Až budete hotovi, klikněte na Vytvořit filtr a zaškrtněte políčko vedle možnosti Smazat, aby se všechny e-maily, které odpovídají kritériím, odeslaly do koše. (Můžete je místo toho archivovat výběrem možnosti Přeskočit doručenou poštu).

Znovu vyberte Vytvořit filtr.

Měli byste vidět zprávu, kterou váš filtr vytvořil. Všechny e-maily, které obsahují zadaná slova, budou nyní smazány, jakmile budou doručeny.

2. Seřaďte svou doručenou poštu Gmail pomocí filtrů adres Plus

Plus adresování je funkce, která vám umožňuje přidávat znaky k vaší e-mailové adrese a přesto si nechat zprávy doručovat do vaší doručené pošty. To lze použít k vytvoření jednorázových e-mailových adres pro rychlé přihlášení a k uspořádání e-mailů od různých odesílatelů.

Chcete-li použít adresování plus, jednoduše přidejte znaménko plus (+) ke své e-mailové adrese před symbol @. Například, [email protected] stal by se [email protected].

Tuto novou adresu můžete použít k přihlášení k odběru zpravodaje a poté vytvořit filtr, který automaticky označí e-maily odeslané z tohoto zpravodaje. Další výhodou této funkce je, že pokud vám začnou chodit spamové e-maily, můžete snadno zjistit, která společnost vyprodala vaši e-mailovou adresu.

Chcete-li k filtrování e-mailů používat plus adresování, postupujte podle následujících kroků:

Otevřete okno Možnosti hledání.

Vložte svá kritéria do pole Obsahuje slova: {to:[email protected] doručeno:[email protected]}. Nezapomeňte nahradit „makeuseof+tech“ svou vlastní e-mailovou adresou.

Místo operátoru OR lze použít složené závorky, které zde plní stejnou funkci. Existují další pokročilé operátory vyhledávání, které můžete použít při vyhledávání a filtrech v Gmailu, a najdete je v seznamu Nápověda Gmail.

Klikněte na Vytvořit filtr a vyberte Použít štítek.

Z rozevíracího seznamu můžete vybrat vhodný štítek. Pokud nemáte žádné vhodné štítky, můžete vytvořit nový.

Až budete hotovi, klikněte znovu na Vytvořit filtr.

3. Filtrujte e-maily podle předmětu nebo odesílatele v Gmailu

Možná budete chtít nastavit filtr Gmailu, abyste kategorizovali všechny e-maily související s konkrétním předmětem nebo od určeného odesílatele do jednoho štítku. Gmail však kombinuje kritéria v okně Možnosti vyhledávání pomocí operátoru AND, nikoli operátoru OR. Výsledkem je tedy filtr, který vybere e-maily splňující všechna zadaná kritéria, místo aby našel e-maily, které splňují jakékoli jediné kritérium.

I když můžete vytvořit samostatné filtry pro každé kritérium, je mnohem jednodušší použít pole „Má slova“. Chcete-li vytvořit filtr pro uspořádání všech e-mailů souvisejících s prací pod štítkem „Práce“, postupujte podobným způsobem, jaký je popsán níže:

Otevřete okno Možnosti hledání.

Zadejte odesílatele, kterému předchází operátor from:. Můžete zadat více odesílatelů pomocí složených závorek nebo operátoru OR.

Pomocí operátoru subject: můžete zadat klíčové slovo, které se má hledat v předmětu.

Pokud chcete, aby filtr hledal určitá slova v celém e-mailu (ne nutně pouze v předmětu), zadejte je po určení odesílatele. Nezapomeňte spojit více klíčových slov pomocí operátoru OR.

V dalším okně vyberte štítek, který chcete použít na e-maily, které splňují kritéria. Zvolil jsem označení „Práce“.

Nezapomeňte se podívat na náš seznam chytrých filtrů Gmailu, které se vypořádají s přetížením e-mailů, kde najdete další příklady užitečných filtrů Gmailu.

Jak upravit a odstranit filtry Gmailu

Pokud již některé filtry nepotřebujete nebo je chcete upravit tak, aby zahrnovaly určitá kritéria, můžete filtry Gmailu upravit a odstranit takto:

Vyberte ikonu ozubeného kolečka a klikněte na Zobrazit všechna nastavení.

Klikněte na Filtry a blokované adresy.

Vyberte upravit nebo odstranit vedle požadovaného filtru. Při úpravách změňte požadovaná kritéria filtru a vyberte Pokračovat > Aktualizovat filtr.

Pokud chcete odstranit více filtrů, klikněte na zaškrtávací políčko vedle každého z nich a po dokončení vyberte ve spodní části možnost Odstranit.

Filtry mohou zjednodušit proces správy vašich e-mailů a udržovat pořádek ve vaší doručené poště. Filtry ale nejsou jediným způsobem, jak udržet pořádek v doručené poště. Můžete se také dozvědět, jak třídit doručenou poštu Gmailu podle odesílatele, předmětu a štítku.