MS Excel je výjimečně inteligentní tabulková aplikace a není to jen proto, že podporuje spoustu logických argumentů. Aplikace dokáže rozpoznat data, jaká jsou, např. ví, kdy jde o měnu a kdy o časové hodnoty. Právě proto jsou mnohé funkce a vzorce v MS Excel tak užitečné. Nejen, že sčítají a odečítají čísla, ale lze je také aplikovat na čas a měnu. Tato funkce je užitečná ve všech případech, dokud nezačne nesprávně identifikovat data. Někdy MS Excel rozpozná data, která nejsou datem, jen tak. Změní hodnotu v buňce a ovlivní vzorce, které použijete. Jediný způsob, jak se s tím vypořádat, je zastavit převod čísel na datum.
K tomu dochází většinou, když zadáváte alfanumerické hodnoty v určitém formátu, ale není to omezeno pouze na to. Pokud například do buňky napíšete 02-02, bude t automaticky rozpoznáno jako 2. února. Buňka pak rozpozná všechna data, která do ní zadáte, jako hodnotu data nebo času.
Vzorce, které použijete na buňku, jsou následně ovlivněny, protože se nezabývají čísly. Místo toho se zabývají zcela jiným typem dat. Řešení tohoto problému je podivně jednoduché.
Nejprve vyberte buňku s nesprávně identifikovanými daty. Pokud se podíváte na rozevírací seznam v panelu nástrojů „Číslo“, zobrazí se „Vlastní“. Nečte ani ‚Datum‘ nebo ‚Čas‘ az toho pramení problém.
Otevřete tuto rozevírací nabídku a vyberte možnost „Text“. Údaje, které jste zadali do buňky, se změní na číslo. Je to ekvivalent data, které Excel rozpoznal. Smažte obrázek, který vidíte, a zadejte své původní údaje znovu. Tentokrát, s buňkou nastavenou tak, aby vše rozpoznala jako ‚Text‘, se nepřevede na datum, čas ani nic jiného.
To nevyřeší všechny problémy, se kterými se můžete setkat s daty v buňce. Když na buňku použijete vzorec, data jsou stále rozpoznána jako datum, kromě toho, že je Excel převede na číselnou hodnotu pro toto datum. Vzorec, který použijete, vám neposkytne přesnou hodnotu. Neexistuje žádný snadný způsob, jak to obejít a pravděpodobně budete muset přeformátovat způsob, jakým vybíráte hodnoty ve vzorci, nebo změnit způsob, jakým je zadáváte do buňky.
Pokud musíte použít vzorec, je zde spousta pokusů a omylů, ale pokud se zabýváte pouze prezentací dat, nastavení buňky tak, aby data rozpoznávala jako text, bude stačit. Toto nastavení zůstane zachováno bez ohledu na to, na kterém zařízení list prohlížíte.