Váháte, zda pro svůj podnik zvolit Confluence nebo SharePoint? Přečtěte si tohoto komplexního průvodce srovnáním Confluence a SharePoint, který vám pomůže učinit informované rozhodnutí.
Pokud potřebujete podpořit spolupráci na datech mezi různými odděleními nebo dokonce externími partnery, hledáte pravděpodobně nástroje pro správu znalostí a efektivní datovou spolupráci.
Confluence a SharePoint patří mezi nejoblíbenější platformy v této oblasti. Čtěte dále a zjistěte, jak se tyto dva systémy vzájemně porovnávají. Také se dozvíte, jak správně zvolit mezi Confluence a SharePoint podle potřeb vašeho podnikání.
Confluence: Stručný pohled
Confluence představuje robustní nástroj pro správu znalostí a brainstorming, vhodný pro podniky všech velikostí a oborů. V Confluence můžete vytvářet týmové pracovní prostory pro různé oblasti podnikání, jako například:
- Tvorba obchodních strategií
- Návrh služeb, produktů, aplikací
- Řízení lidských zdrojů a mezd
- Marketing a prodejní aktivity
- Dokumentace a reporting
- Plánování projektů
- Správa produktů
- Firemní pravidla a směrnice
V rámci tohoto nástroje vytváříte prostory a v nich následně mnoho stránek. Pro lepší organizaci můžete využít strom stránek, který umožňuje vytvářet hierarchickou strukturu stránek s metadaty.
Confluence funguje kompletně v cloudu, s možností hostování v datových centrech nebo na vlastních serverech. Pokud spolupracujete s mezinárodními vydavateli, obsahovými agenturami a firmami zaměřenými na řízení produktů a projektů, je pravděpodobné, že dostanete odkazy na Confluence stránky pro obchodní účely.
Přečtěte si také: Confluence vs. Jira: Rozdíly a podobnosti
Confluence jako nástroj pro pracovní spolupráci
Confluence nabízí intuitivní rozhraní, které je ideální pro vzdálenou a hybridní spolupráci týmů. Pomáhá vám vytvářet týmové prostory s klíčovými informacemi o týmu nebo projektu, jako jsou:
- Úvodní obrázek
- Popis prostoru
- Týmové cíle
- Kontaktní údaje
Používáním Confluence mají všichni – zaměstnanci i externí spolupracovníci – důležité informace vždy po ruce. Nástroj umožňuje nahrávání různorodého obsahu, jako jsou obrázky, texty, dokumenty, PDF, multimédia a kód, což z něj činí jednotný zdroj informací pro obchodní data, dostupný kdykoli a odkudkoli.
Podporuje mobilní práci a správu obsahu prostřednictvím aplikací pro Android a iOS. Většinu úkolů můžete provádět z mobilního zařízení, což zajišťuje kontinuitu vašeho podnikání i během dovolených klíčových manažerů.
Přínosy používání Confluence
- Confluence usnadňuje firmám vytvářet jednoduché znalostní báze, ke kterým má kdokoli přístup z počítače nebo mobilního telefonu.
- Nástroj zefektivňuje proces vytváření a publikování obsahu tím, že nabízí prostor pro spolupráci, automatizaci schvalování obsahu a jeho ochranu.
- Prezentací obchodního obsahu prostřednictvím Confluence můžete zvýšit zabezpečení a předejít neoprávněnému kopírování obsahu nebo ransomwarovým útokům.
- V případě, že webový vývojář omylem zveřejní nevhodný obsah, můžete ho rychle opravit a aktualizovat stránky pomocí správy verzí pro texty, kód a tabulky.
- Firmy, které již používají Jira Software, Jira Service Management nebo Jira Work Management, často volí Confluence jako centrální platformu pro veškerý digitální obsah.
SharePoint: Stručný pohled
Microsoft SharePoint je nástroj pro tvorbu intranetových a internetových stránek s funkcemi pro archivaci, publikování a distribuci obsahu. Pokud potřebujete samostatné webové portály pro veřejný obsah a obsah pro zaměstnance, může být Microsoft SharePoint tou správnou volbou.
Se SharePointem se nemusíte starat o vývoj webových stránek, správu obsahu nebo publikování. Stačí nasadit SharePoint v cloudu a využít jeho předpřipravené šablony k rychlému spuštění profesionálních webů, jako jsou Hub Site, Team Site a Communication Site.
Podniky SharePoint často používaly k uspořádání velkých objemů dat. Nicméně jeho popularita klesá kvůli komplexním požadavkům na vývoj, správu a zabezpečení.
Přečtěte si také: Efektivní nástroje pro monitorování výkonu SharePoint
Role SharePointu jako nástroje pro spolupráci
SharePoint slouží primárně jako spolehlivý intranetový portál. Zaměstnanci, ať už pracují v kanceláři nebo vzdáleně, mohou k intranetu přistupovat z autorizovaných zařízení. Poté mohou přejít na kartu Obsah webu a dokumenty a získat přístup k obchodním souborům pro své projekty nebo běžnou práci.
Úložiště dokumentů SharePoint funguje jako systém správy verzí. Ukládá všechny nahrané soubory, dokumenty, obrázky a multimédia v různých verzích. Pokud potřebujete spolupracovat na jednom souboru, můžete to udělat pomocí online nástrojů Microsoft Office, jako je Word, Excel nebo PowerPoint.
Funkce Checkout umožňuje dokument uzamknout pro úpravy a zabránit tak souběžným editacím. Dokud dokument znovu nezaškrtnete, ostatní členové týmu ho nemohou upravovat.
I přes svá omezení stále existují velké korporace a IT firmy, které používají SharePoint pro interní weby a mobilní aplikace.
Výhody používání SharePointu
- Velké organizace a státní správa často využívají SharePoint k bezpečnému přenosu dat a souborů na veřejném internetu.
- Používání SharePointu jako intranetového řešení snižuje náklady na vývoj intranetu a potřebu najímat webové vývojáře.
- SharePoint weby můžete použít i pro e-commerce, správu IT zařízení, archivaci obsahu a mnoho dalšího.
- Dobře se integruje s aplikacemi Microsoft 365, takže můžete vytvářet reporty, prezentace nebo mobilní aplikace i na cestách pomocí webového prohlížeče v notebooku nebo mobilním zařízení.
- Seznamy SharePoint vám pomohou se správou úkolů nebo psaním poznámek.
- Import a export kalendáře aplikace Outlook umožňuje plánování a správu událostí.
Confluence vs. SharePoint: Pracovní proces
Zásadním rozdílem mezi Confluence a SharePointem je pracovní proces. Začít s Confluence je velmi snadné. Nástroj vás provede celým nastavením prostoru a stránek podle vašich potřeb.
Na druhou stranu, SharePoint je náročnější na správu obsahu. Jeho nastavení je komplexní, stejně jako jeho architektura na internetu i intranetu. Vy nebo váš administrátor, který spravuje vaše SharePoint weby, musí mít s tímto nástrojem solidní zkušenosti. Zatímco stránku Confluence dokáže nastavit kdokoli, nastavení funkčního SharePoint webu vyžaduje zkušeného IT administrátora.
Pracovní proces v Confluence
Confluence funguje tak, že vám nabízí řídicí panel s přehledem úkolů, nejnovějších zpráv z vaší organizace a aktivit v prostorech. Atlassian v tomto nástroji pro správu obsahu a znalostí poskytuje následující rozhraní:
- Vaše jméno a prostory
- Možnost pokračovat tam, kde jste skončili a sledovat úkoly
- Přehled toho, co se děje – oblíbený a sledovaný obsah
- Prostory – každý pracovní prostor a stránka, které jste vytvořili nebo s vámi sdíleli
- Oznámení
- Kalendáře – osobní i týmové
Prostory v Confluence hostí veškeré aktivity v projektu, týmu, oddělení nebo celé organizaci. Malá firma může mít jeden prostor, zatímco nadnárodní korporace jich může mít i stovky.
Uvnitř prostoru se nachází několik stránek. Pokud použijete přednastavený prostor pro správu projektů v Confluence, najdete zde například tyto stránky:
- Plán projektu
- Dokumentace rozhodnutí
- Zpráva o stavu
Na rozdíl od SharePointu, nemůžete jen tak povolit přístup k vašim Confluence prostorům, stránkám nebo blogům. Můžete poslat pozvánku externím spolupracovníkům, ale ti si musí vytvořit bezplatný nebo placený účet Confluence, aby mohli s vámi spolupracovat.
Pracovní proces v SharePointu
Již první přístup k SharePointu je náročný, stejně jako samotná správa tohoto nástroje. Chcete-li najít SharePoint, musíte se přihlásit na portál Microsoft 365 a vybrat jej v nabídce Aplikace na levém panelu.
Na úvodní stránce SharePointu můžete vytvářet nové weby nebo příspěvky. Dokud nenastavíte SharePoint web, nemůžete vytvářet jednotlivé příspěvky. SharePoint web se skládá z následujících prvků:
- Domů
- Konverzace
- Dokumenty
- Zápisník
- Stránky
- Obsah webu
- Koš
- Upravit
Při vytváření webu si můžete vybrat mezi týmovým webem a komunikačním webem. Po jeho vytvoření ho můžete nastavit jako veřejný nebo soukromý. Ať už se jedná o veřejný nebo neveřejný web, musíte návštěvníka pozvat pomocí panelu Sdílení webu. Váš web vám a vašim zaměstnancům umožní zůstat produktivní díky integraci s aplikacemi jako Teams, Seznamy, OneNote nebo OneDrive.
Confluence vs. SharePoint: Využití
Využití Confluence
Zde je seznam hlavních využití Confluence:
- Vývoj firemních wiki a stránek
- Správa úkolů a projektů společně s obsahem
- Vytváření publikačních workflow pro online i offline média
- Tvorba plánů kariérního rozvoje pro jednotlivce i týmy
- Vytvoření glosáře pro design obsahu
Využití SharePointu
Zde je seznam užitečných využití SharePointu:
- Návrh a publikování intranetových stránek pro firmy
- Vytvoření knihovny dokumentů pro týmy nebo celou organizaci
- Nastavení úložného prostoru pro velké obchodní soubory, jako jsou videa, kód nebo moduly aplikací
- Automatizace podnikových workflow pomocí dalších nástrojů Microsoft, jako jsou Power Automate a Power Apps
Confluence vs. SharePoint: Srovnání funkcí
| Funkce | Confluence | SharePoint |
| Úpravy v reálném čase | Dostupné | Dostupné |
| Vkládané komentáře | Dostupné | Dostupné |
| Objevování obsahu | Snadné | Složité |
| Přístup k obsahu | Otevřený | Skrytý v rozhraní |
| Navigace | Intuitivní | Vyžaduje školení |
| Hierarchie obsahu | Prostory > Stránky > Blogy | Tým/Komunikační web > Dokumenty a domovská stránka s informačním kanálem |
| Řídicí panel | Dostupný | Není dostupný, musí se vytvořit pomocí aplikací a stránek |
| Analýza prostorů/stránek | Snadno přístupná z levého panelu | Standardní analýzy chybí, pokročilé lze nastavit pomocí aplikací třetích stran |
| Flexibilní stránky | Dostupné | Chybí, nutné složité makra formátování |
| Weby | Dostupné | Nutné použít složité skripty Power Automate |
| Vizuální digitální tabule | Dostupné s integracemi jako Miro, Lucidchart, Mural atd. | Chybí |
| Šablony pracovního prostoru | Více než 100 šablon zdarma | Žádné |
| Cloudové úložiště | 250 GB pro Standard a neomezeně pro Premium/Enterprise | 1 TB pro SharePoint Online Plan 1 a neomezeně pro SharePoint Online Plan 2/Office 365 E3 |
| Předplatné zdarma | Doživotně zdarma pro 10 uživatelů | Není k dispozici bezplatná zkušební verze |
Confluence vs. SharePoint: Případy použití
Případy použití Confluence
#1. Plánování kapacity
Confluence můžete použít k plánování celkové kapacity týmu pro konkrétní obchodní potřeby. Můžete také klasifikovat kapacitu členů týmu pro jednotlivé projekty. V tabulce „Individuální alokace času“ členové týmu zadají jméno, úkoly, požadované hodiny a hodiny věnované na úkol.
Poté vyplňte kapacitu týmu pro projekt s údaji o roli, % týdenního času věnovaného projektu a týdenních hodinách na projektu.
#2. Dokument řízení změn
Confluence je nápomocné při plánování změn ve vašem podnikání. Jedná se o textový editor s podporou multimédií, takže můžete vytvořit návrhy transformace podniku přímo na Confluence stránce. Uveďte kroky řízení změn, jako je definování problému, klíčové principy, komunikace se zaměstnanci, komunikační kanály, workflow řízení změn, role a zodpovědnosti.
Případy použití SharePointu
#1. Řízení prodeje
Jedním z nejčastějších případů použití týmového webu SharePoint je správa prodejních operací. Domovská stránka slouží jako řídicí panel pro nejnovější zprávy v týmu nebo organizaci.
Kartu Konverzace lze využít pro komunikaci v reálném čase prostřednictvím Teams nebo asynchronní komunikaci pomocí aplikace Outlook. Obchodní zástupci a manažeři mohou používat kartu Dokumenty pro přístup k prodejním nabídkám, smlouvám, brožurám nebo fakturám. Karta Zápisník umožňuje vytvářet rychlé poznámky při návštěvách klientů nebo dodavatelů.
#2. Vytvořte knihovnu dokumentů
Dalším skvělým způsobem, jak využít SharePoint, je vytvoření knihovny dokumentů pro týmy, oddělení nebo celou organizaci. Tímto způsobem můžete předcházet datovým silům. Můžete přidat nové složky pro další klasifikaci dokumentů v rozsáhlém adresáři. Knihovna dokumentů vám také umožňuje vytvářet soubory Word, Excel nebo PowerPoint.
Confluence vs. SharePoint: Verdikt
Nyní by vám mělo být jasné, zda pro své podnikání potřebujete Confluence nebo SharePoint. Pokud chce vaše organizace snížit náklady na údržbu serverů a IT personál, měla by zvážit Confluence.
Confluence je skvělou volbou, pokud hledáte snadné vytváření znalostní báze, spolupráci na dokumentech, brainstorming v reálném čase a správu úkolů. Předplatné Confluence začíná na 5,75 $/uživatele/měsíc a nabízí přístup k skvělým předpřipraveným šablonám, vhodným pro každý typ podnikání.
Na druhou stranu, SharePoint je vhodný, pokud vaše firma již hodně spoléhá na aplikace Microsoft 365. Pokud si předplatíte pouze SharePoint, přijdete o funkce, které vyžadují další nástroje Microsoftu, jako je Outlook, OneDrive, Power Apps nebo Power Automate.
Firemní předplatné SharePoint začíná na 10,00 USD/uživatele/měsíc, což je dražší než Confluence, a nemluvě o času a úsilí, které musíte investovat do nastavení webů.
Confluence je tedy chytřejší a dostupnější software pro správu obsahu a spolupráci než SharePoint.
Dále se podívejte na software pro automatizaci dokumentů, který vám ušetří pracovní čas.