Použijte šablony Smartsheet ke správě vaší firmy etechblog.cz

Najděte některé z nejlepších šablon Smartsheet, které vám pomohou řídit projekty a obchodní pracovní postupy v různých odvětvích.

Smartsheet je jedním z lídrů v oblasti řízení projektů, práce a spolupráce v malých i velkých podnicích. Podle nedávné zprávy Datanyze je podíl Smartsheet na trhu v oblasti projektového řízení a spolupracujících aplikací na pracovišti 5,28 %.

Je tedy zcela zřejmé, že malý počet společností používá Smartsheet pro řízení úkolů a projektů. Pokud jste také do tohoto nástroje a chcete snížit svůj čas na řízení podniku, můžete použít šablony Smartsheet.

Čtěte dále a objevte některé profesionální a úžasné šablony Smartsheet, které vám během několika minut pomohou začít s řízením projektů nebo práce.

Co jsou to šablony Smartsheet?

Šablony jsou tabule Smartsheet pro správu projektů nebo práce, které můžete použít v podobných obchodních případech. V knihovně obsahu Smartsheet je spousta šablon. Najít šablonu, která odpovídá vašemu podnikání nebo oboru, nebude náročné.

Šablony obsahují všechna pole, která byste potřebovali v listu projektového řízení. Například plán událostí a rozpočet obsahují následující položky:

• Sloupce pro Název úkolu, Přiřazeno, Průběh, V ohrožení, Datum splatnosti, Množství, Rozpočet, Poznámky atd.
• Úkoly a dílčí úkoly
• Různá zobrazení, jako je Ganttův diagram, zobrazení karet, zobrazení kalendáře atd.

Nyní vše, co musíte udělat, je změnit pole úkolů a dílčích úkolů a spustit projekt správy událostí.

Získáte bezplatný přístup ke všem šablonám Smartsheet, když získáte placené předplatné. Vývojový tým Smartsheet navíc pravidelně přidává nové šablony.

Proč potřebujete šablony Smartsheet?

Primárním důvodem, proč používat šablony řízení projektů nebo práce ve Smartsheetu, je zahájit projekt co nejdříve. Existuje několik dalších důvodů, které můžete najít níže:

Zajistěte, aby byly vaše projekty a listy pro řízení podniku konzistentní. Klienti se mohou změnit, ale přehledy vašich obchodních dat, analýzy atd. zůstávají vždy stejné.

Takové šablony vytvářejí interní profesionální odborníci společnosti Smartsheet. Proto při používání těchto šablon zajistíte, že budete používat standardní obchodní terminologii a formáty výkazů projektů.

Vytvoření šablony projektu od začátku je časově náročný projekt. Můžete se soustředit na plánování projektu a týmové schůzky, zatímco aplikace Smartsheet je tu pro vytvoření projektu, kdykoli budete potřebovat.

Majitelé malých podniků a projektoví manažeři pro stážisty mohou díky šablonám Smartsheet zahájit své projekty Smartsheet bez jakékoli nákladné odborné pomoci.

Jak získat přístup k šablonám Smartsheet

Nyní musíte mít velký zájem o používání šablon. Najít šablony, které hledáte, je však náročné. Nebojte se! Chcete-li se naučit navigovat pomocí šablon Smartsheet, postupujte podle následujících kroků:

Zaregistrujte se k odběru Smartsheet

Pokud nemáte účet, zaregistrujte si jej podle níže uvedených kroků. Smartsheet je zdarma po dobu 30 dnů.

• Klikněte na tlačítko Vyzkoušet Smartsheet zdarma.
• Kromě ‚Nemáte účet?‘ klikněte na Vytvořit.

• Zadejte svůj e-mail nebo se zaregistrujte pomocí účtu Google/Microsoft.

Přihlaste se do Smartsheet

Pokud již účet máte, postupujte podle těchto kroků:

• Navštivte přihlašovací portál webové aplikace Smartsheet.
• Zadejte svůj e-mail a heslo.
• Stiskněte tlačítko Přihlásit se.

• Pokud jste se dříve přihlásili k odběru pomocí účtu Google, Apple nebo Microsoft, vyberte vhodnou možnost pro rychlé přihlášení.

Získejte šablony Smartsheet

• Jakmile se přihlásíte do Smartsheet, dostanete se na kartu Domů.
• Chcete-li prozkoumat šablony Smartsheet, můžete navštívit kartu Centrum řešení nebo tlačítko Vytvořit na kartě Domů.

• Na kartě Domů klikněte na možnost Vytvořit v pravém horním rohu webové aplikace.
• Otevře se kontextová nabídka s možnostmi jako List, Formulář, Zpráva, Procházet šablony atd.
• Klikněte na Procházet šablony.
• Nyní jste v Centru řešení a musíte vidět obrazovku Procházet všechna řešení.

• V závislosti na vaší volbě klikněte na Zobrazit více šablon nebo Zobrazit více sad šablon. Sady šablon obsahují více pracovních prostředků, jako jsou řídicí panely, sestavy, formuláře atd.
• Nyní získáte kompletní seznam šablon Smartsheet.
• Seznam můžete zúžit kliknutím na možnosti filtrování, jako jsou Klienti a zákazníci, Finance a účetnictví, Lidské zdroje, IT atd., v navigačním podokně pod sloupcem Centrum řešení.

Nejlepší šablony Smartsheet pro různá odvětví

Digitální marketing

Šablona integrovaného digitálního marketingového plánu je vhodná pro marketingové týmy, které vycházejí vstříc různým požadavkům na podporu a kreativitu od jiných obchodních týmů. Tabuli Smartsheet tedy můžete okamžitě použít k zahájení integrované digitální marketingové kampaně.

List má pokročilé tabulkové vzorce, automatizaci pracovních postupů a vlastní funkce formátování textu. To není vše! Obsahuje také podrobné plánování cesty projektu, podrobné podrobnosti o marketingových plánech a shrnutí pro manažery.

Z režimu mřížky můžete snadno přepnout na zobrazení Ganttova diagramu, protože šablona obsahuje potřebné sloupce Dokončení a Trvání. Existuje sloupec Flag, který můžete použít ke zvýraznění fáze projektu. Nemluvě o sloupci Rozpočet/Výdaje, který vám umožňuje spravovat marketingové výdaje.

Maloobchodní

Maloobchod se potýká s optimalizací zásob. Smartsheet tedy nabízí automatizovanou desku pro řízení zásob, která může zefektivnit následující maloobchodní obchodní činnosti:

• Optimalizace produktivity v oddělení zásob
• Vyrovnávání prodeje, objednávek a zásob
• Určení správného data naskladnění
• Snižte nadměrné výdaje na zásoby
• Získejte okamžitě podrobnosti o dodavateli

Šablona Řízení zásob má pole pro zadávání dat na pravé straně a pevné detaily na levé straně. Některé užitečné výchozí sloupce jsou Oddělení, Stav objednávky, Název položky, Hodnota zásob atd.

Správu zásob můžete automatizovat pomocí šablony správy zásob čárových kódů. Dodává se s exkluzivním sloupcem pro čárové kódy produktů. Ke sledování počtu různého zboží ve vašem skladu můžete použít čárové kódy nebo synchronizovat tabulku s nástrojem ERP.

Stavebnictví a inženýrství

Vaše stavební firma může mít velký prospěch, pokud použijete následující šablony Smartsheet v jejich příslušných případech použití:

• Šablona sledování stavební dokumentace
• Šablona plánu vybavení
• Šablona rozpočtu stavby
• Stavební plán s Ganttovou šablonou

Například šablona plánování výstavby je zvláště užitečná pro plánování, sledování a vizualizaci vašeho stavebního projektu. Šablonu můžete zkopírovat a přejmenovat, abyste mohli použít stejnou šablonu pro více stavebních projektů.

Šablona je vhodná pro mobilní i webové aplikace. Proto mohou inženýři a supervizoři aktualizovat potřebné sloupce pro úkoly. K dispozici jsou přednastavené sloupce stavu, jako je datum zahájení, datum ukončení, přiřazeno, stav, % hotovo, trvání, poznámky atd.

Sloupec Název úkolu obsahuje většinu konstrukčních úkolů a dílčích úkolů. Jsou to například úkoly jako Instalatérství, Izolace, Skříňky atd. Pokud úkoly rozšíříte, najdete podúkoly jako Zemní práce, Hrubý zátah, Netopýři, Foukání, Mistrovská koupel, Kuchyně, Suterén a tak dále.

Zábava a pohostinství

Pohostinský a zábavní průmysl potřebuje přesně sledovat výdaje, odpovědnost za úkoly, docházku hostů, prodej vstupenek, mapování vstupenek k výnosům, mapování spotřeby jídla s hosty v reálném čase a tak dále.

Chcete-li splnit vaše výše uvedené potřeby, zde jsou desky Smartsheet, které se vám budou hodit:

• Spuštění události a šablona rozpočtu
• Fundraising Gala Šablona
• Šablona hotelu a průkazů zaměstnanců události
• Šablona plánu úkolů události

Například formát Event Staff Hotel & Passes je ideální pro správu hotelového ubytování pro vaše zaměstnance nebo klienty, kteří se účastní zábavní akce.

Projektová deska obsahuje důležité datové sloupce, jako je typ karty, cena vstupenky, odhad ceny hotelu, název hotelu, přihlášení, odhlášení, kreditní karta, sazba atd.

Finance a finanční služby

Ve svých projektech finančních služeb budete potřebovat přesné zachycování dat a snadnější možnosti auditu. Následující šablony Smartsheet by mohly splnit většinu vašich požadavků v tomto obchodním sektoru:

• Šablona kontrolního seznamu projektu IPO
• Šablona plánu amortizace úvěru
• Šablona finančního měsíce-konce

Uvažujme, že plánujete vstoupit na burzu prostřednictvím nabídek IPO. Je to obrovský projekt pro každou firmu, která chce sbírat peníze z akciového trhu prostřednictvím prodeje akcií. Pomocí nástěnky Smartsheet naplánujte vše o IPO, i když neznáte všechny kroky.

Jeho sloupec Přípravné práce již nastiňuje všechny úkoly, které musíte zabalit. Například:

• Účetní závěrka
• Připravte se na Due Diligence
• Příprava na dvoutřídu
• EIP a ESPP
• Příprava S-1
• Kontrolní období SEC
• Dokončit a veřejně uložit S-1

Další důležitá pole sloupců, která potřebujete, jsou Datum zahájení, Datum splatnosti, T-minus týdny, Závislosti, Trvání, Přiřazeno atd.

Výrobní

Vaše výrobní závody vyžadují různé suroviny, vybavení, receptury produktů, pokyny pro vývoj produktů a další. To vše můžete efektivně sledovat na listech projektového řízení dostupných v Smartsheet. Potřebujete například následující:

• Protokol hlášení o incidentu se šablonou formuláře
• Schválení nového produktu se šablonou formuláře
• Šablona plánu vývoje nového produktu
• Šablona plánu údržby stroje

Formát plánu údržby stroje je jednoduchý kontrolní seznam, který si můžete vytisknout nebo digitálně sledovat. Nastiňuje většinu polí, která potřebujete sledovat, jako je stav stroje, název stroje, umístění, datum poslední údržby, datum příští údržby, kadence údržby, přiděleno technikovi stroje a poznámky.

Lidské zdroje

Smartsheet má zdaleka několik velmi užitečných šablon pro personální agentury. Firmy, které udržují svůj personální tým, mohou také používat tyto tabule Smartsheet. Některé skvělé příklady jsou:

• Adresář informací o zaměstnancích
• Kontrolní seznam kontroly zaměstnanců
• Formulář žádosti o zaměstnání
• Sledování uchazečů o zaměstnání
• Žadatel Resume Tracker s formulářem
• Dokumentace k ukončení pracovního poměru zaměstnance
• Proces rozhovoru s Ganttem
• Nový kontrolní seznam pronájmu
• Jízdní Karta S Automatizovaným Schvalováním

Například potřebujete najmout 10 zaměstnanců pro váš marketingový tým. V tomto scénáři musíte použít šablonu Proces rozhovoru s Ganttem.

Tato tabulka obsahuje všechny fáze, které můžete v náborovém procesu očekávat. Například fáze před pohovorem, fáze pohovoru kandidáta, fáze výběru kandidáta a fáze náboru.

Vývěska projektu automaticky zobrazuje Ganttův diagram v pravém navigačním podokně a zobrazení Kalendář v horních sloupcích. Manažeři lidských zdrojů tak mohou zkontrolovat stav celého projektu pohledem na řídicí panel Ganttova diagramu.

Nezisková

Následující šablony Smartsheet jsou skutečně vhodné pro neziskové a nevládní organizace (NGO):

• Marketingový plán neziskových akcí
• Podání Pole Tým S Formulářem
• Management dárců
• Seznam dobrovolníků

Neziskový účetní proces je zásadní pro udržení vašeho statusu osvobození od daně v USA a Spojeném království. Proto musíte sledovat údaje o dárcích, jako jsou jejich darované částky, jméno, adresa, TAX ID atd.

Můžete tedy použít formát Správa dárců ze Smartsheet. Dodává se se standardními datovými poli, která můžete potřebovat.

Ve výchozím nastavení jsou zde například záhlaví sloupců, rok darování, jméno dárce, e-mail, telefonní číslo, adresa, region, název fondu atd. Vzhledem k tomu, že desky Smartsheet jsou založeny na tabulkových procesorech, můžete tato data snadno importovat do různých účetních softwarů pro neziskové organizace.

Účetnictví

Smartsheet má rozsáhlou sbírku šablon pro účetní agentury a firmy. Některé pozoruhodné formáty, které máte k dispozici, jsou:

• Přehled o peněžních tocích
• Rozvaha
• Výkaz zisku a ztráty
• Konec finančního měsíce
• Roční daňová příprava

Malé, střední a začínající podniky mohou pomocí těchto formátů snadno ušetřit tisíce dolarů. Udržování těchto šablon Smartsheet vám umožní dodržovat účetní předpisy, aniž byste museli platit externí agentuře.

Alternativy k šablonám Smartsheet

Prozkoumali jste obrovské sbírky šablon od Smartsheet. Nyní se podívejte na následující aplikace pro správu projektů, které také nabízejí šablony:

Monday.com šablony

monday.com má propracovanou knihovnu šablon pro různé obchodní případy. Jakmile vstoupíte do knihovny šablon, uvidíte vybrané kategorie šablon, jako je Marketing, Project Management, Design, Sales & CRM, HR a Software Development. Můžete však získat více šablon výběrem obchodních kategorií z levého navigačního panelu.

ClickUp Templates

Knihovna šablon ClickUp předvádí často používané šablony přímo na domovské stránce šablony. Ty jsou z obchodních výklenků, jako je design, kreativita, inženýrství, finance, produkt, účetnictví atd. Na levém postranním panelu jsou také dvě úrovně filtrů. Tyto filtry jsou úrovně a případy použití. Vhodnou šablonu najdete úpravou filtrů.

Závěr

Šablony jsou skvělým zdrojem pro zahájení nových projektů bez dohadů nebo lidských chyb. Většina aplikací pro správu projektů proto nabízí hotové šablony. Smartsheet se nijak neliší a nabízí bezplatné šablony pro osobní nebo komerční použití bez jakýchkoliv licenčních potřeb.

Článek dosud vysvětloval některé vynikající šablony pro obchodní a projektové řízení od Smartsheet. Výše musíte najít nástěnku Smartsheet související s vaší firmou. Začněte ihned používat šablony nebo si je přizpůsobte, aby si šablony vytvořily podle sebe.

Také by vás mohly zajímat nejlepší šablony faktur pro Word a Notion.