Matice Dovedností a Ochoty je osvědčeným nástrojem pro efektivní řízení výkonnosti týmů, jednotlivých zaměstnanců a celkové angažovanosti.
Jako manažer firmy či projektu máte klíčový vliv na produktivitu, výkon a zapojení členů vašeho týmu. V oblasti obchodní administrativy a managementu existuje řada metod a technik pro zajištění plynulého chodu společnosti a jejího růstu rok od roku (YOY).
Jedním z takových nástrojů je právě analýza Dovedností a Ochoty. Manažeři v různých oblastech, jako jsou lidské zdroje, provoz nebo projektové řízení, využívají tento nástroj k individuálnímu přístupu ke svým zaměstnancům a členům týmů.
V tomto článku vás seznámíme s tímto nástrojem od základů, abyste mohli sami pochopit jeho koncept a efektivně ho aplikovat na vašem pracovišti. Důkladným osvojením si práce s maticí dovedností získáte navíc cennou dovednost, která z vás může udělat úspěšného obchodního lídra.
Co je Matice Dovedností a Ochoty?
Vedení firem a manažeři využívají matici Dovedností a Ochoty k hodnocení výkonnosti zaměstnanců na základě dvou klíčových faktorů:
- Kompetence, neboli dovednosti zaměstnanců.
- Motivace zaměstnanců k práci, neboli ochota.
Matice je vizuálně podobná kvadrantu 2×2. Představte si ji jako graf, kde na vodorovné ose (X) se nachází úroveň dovedností – levá část reprezentuje nízkou dovednost, pravá část vysokou.
Na svislé ose (Y) je zobrazena úroveň ochoty – dolní část reprezentuje nízkou ochotu a horní část vysokou. Když nyní na tento graf zakreslíte kvadrant, získáte čtyři oblasti. Každá tato oblast představuje různé kombinace dovedností a ochoty, což vám pomůže posoudit vhodnost daného jednotlivce pro konkrétní projekt.
S lidmi spadajícími do těchto čtyř odlišných oblastí je třeba zacházet různými způsoby, abyste z vaší pracovní síly vytěžili maximum. Alternativou je propuštění stávajících zaměstnanců a najmutí nových s vysokou kvalifikací a ochotou. Nicméně i při náboru takových zaměstnanců se vám tento analytický nástroj pro ověření kompetencí a ochoty hodí.
Jak vznikla Matice Dovedností a Ochoty?
Ken Blanchard a Paul Hersey vytvořili v roce 1970 Situační model vedení, který se zaměřuje na vývojovou úroveň následovníků a vedení. Tento model využívá matici 2×2 pro čtyři typy lídrů: Řídící, Koučující, Podporující a Delegující.
Pro následovníky/zaměstnance existují čtyři typy: Vysoká kompetence s vysokým závazkem, Vysoká kompetence s proměnlivým závazkem, Určitá kompetence s nízkým závazkem a Nízká kompetence s vysokým závazkem.
Kvadrant pro následovníky je předchůdcem dnešní matice Dovedností a Ochoty. Popularitu jako manažerská technika však získala až po vydání knihy „The Tao of Coaching“ od Maxe Landsberga v roce 1996.
Význam Dovedností a Ochoty v Matici
Pro vytvoření účinné matice Dovedností a Ochoty je nezbytné nejdříve porozumět definici obou pojmů. Zde je základní vysvětlení:
Dovednost
Dovednosti zahrnují kreativní a technické schopnosti, které zaměstnanci přinášejí. Zahrnují například výpočty, práci s databázemi, správu souborů, průzkum, sběr dat, vývoj webových stránek, vývoj aplikací, prodej a marketing. Díky nim je možné efektivně řídit chod firmy.
Zaměstnanci získávají dovednosti prostřednictvím neustálého učení, školení, vystavení novým konceptům a především díky svým pracovním povinnostem. Na základě úrovně dovedností lze zaměstnance rozdělit do kategorií expert, pokročilý, středně pokročilý a začátečník.
Ochota
Ochota udává míru motivace daného zaměstnance. Může zahrnovat:
- Motivaci k včasnému dokončení úkolu.
- Ochotu učit se novým firemním nástrojům, dovednostem, kreativním technikám, obchodním konceptům, atd.
- Motivaci k profesnímu růstu.
- Ochotu svědomitě dodržovat pokyny.
Úroveň vzdělání, pracovní zkušenosti a dovednosti významně ovlivňují ochotu zaměstnanců. Manažeři by tedy měli být ohleduplnější při jednání s méně ochotnými zaměstnanci, než je tomu u vysoce motivovaných.
Účel Matice Dovedností a Ochoty
Jakmile identifikujete a klasifikujete zaměstnance podle úrovně dovedností a ochoty, musíte najít styl vedení, který bude vyhovovat jednotlivým skupinám. Matice Dovedností a Ochoty vám pomůže tyto styly identifikovat.
#1. Řízení
Řízení se zaměřuje na určení, co motivuje zaměstnance s nízkou úrovní dovedností a nízkou ochotou. Následně je třeba tuto motivaci efektivně využít k dosažení požadovaných výsledků. Zajistěte, aby byl výsledek kvalitní, přínosný pro firmu, měřitelný a dosažený včas.
#2. Koučování
Matice ukazuje, že zaměstnanci s nízkou dovedností, ale vysokou ochotou, potřebují vedení a podporu. Ujistěte se, že dodržujete následující:
- Prodiskutujte rozsah a cíle koučování s daným zaměstnancem.
- Dokumentujte každé koučovací sezení či projekt.
- Vysvětlete a předveďte pracovní postup.
- Definujte standardy kvality.
Při koučování zaměstnance postupujte dle standardních obchodních modelů koučování.
#3. Motivování
Mezi členy vašeho týmu se mohou objevit i vysoce kvalifikovaní jedinci s nízkou motivací. Tito zaměstnanci potřebují pouze mírnou stimulaci a mohou dosahovat skvělých výsledků. Stačí respektovat jejich práci a ocenit jejich přínos.
#4. Delegování
V každé firmě se vždy najdou vysoce kvalifikovaní pracovníci s vysokou motivací. Identifikujte je pomocí matice Dovedností a Ochoty a svěřte jim projekty. Před zadáním úkolů definujte standardy kvality, termíny a očekávané výstupy.
Kvadranty Matice Dovedností a Ochoty
Kvadrant 1: Nízká Dovednost a Nízká Ochota
Zaměstnanci v tomto kvadrantu vyžadují největší pozornost. Musíte je intenzivně školit, aby získali dovednosti potřebné pro daný projekt. Je také nutné motivovat je k včasnému plnění úkolů a dosahování výsledků.
Kvadrant 2: Nízká Dovednost a Vysoká Ochota
Zaměstnanci z tohoto kvadrantu mohou dosahovat vyšší produktivity a efektivity, pokud jim poskytnete dostatečné poradenství a podporu. Umožněte jim absolvovat školení, aby se naučili potřebné dovednosti a postupy. Následně je zapojte do projektu s pečlivým dohledem, který s postupem času snižujte, jakmile vidíte pokrok.
Kvadrant 3: Vysoká Dovednost a Nízká Ochota
Zaměstnanci v této kategorii vyžadují určitou motivaci. Zorganizujte osobní schůzky, abyste zjistili hlavní příčinu jejich nízké motivace k aktivnímu zapojení do projektu. Nejlepšími způsoby, jak s nimi pracovat, je poskytování zpětné vazby, změna stylu řízení a sledování jejich výkonu.
Kvadrant 4: Vysoká Dovednost a Vysoká Ochota
Členové týmu v této skupině jsou ideální pro delegování úkolů. Nechte je pracovat samostatně, zatímco vy stanovíte cíle, termíny a standardy kvality. Často tyto jedince chvalte a sdílejte s nimi úspěchy. Můžete je také zapojit do rozhodovacích procesů.
Matice Dovedností a Ochoty vs. Matice Kompetencí
Matice kompetencí je databáze dostupných a požadovaných dovedností, kterou manažeři používají před tím, než přidělí či najmou zaměstnance na nový projekt. Zahrnuje také oddělené sloupce pro měření zájmu a úrovně znalostí o dané dovednosti specifické pro projekt.
Matice Dovedností a Ochoty naopak mapuje vysoké a nízké dovednosti vs. vysokou a nízkou ochotu v kvadrantu 2×2. Poté můžete jasně identifikovat čtyři typy zaměstnanců/následovníků: Delegát, Motivující, Kouč a Řídící. Konečným cílem je vytvoření plánu učení a rozvoje pro zaměstnance ve skupinách Řídící a Koučující.
Hlavní Použití Matice Dovedností a Ochoty
#1. Agilní/DevOps projekty
Agilní projekty DevOps se zaměřují na produktivitu, efektivitu, neustálé zlepšování a včasné dodání produktů a služeb.
Manažeři mohou použít matici Dovedností a Ochoty k nalezení nejvhodnějších zaměstnanců pro okamžité zapojení do projektu. Následně je možné usnadnit školení, aby se ostatní zaměstnanci stali kompetentními a ochotnými se připojit.
#2. Nástup Nového Manažera
Tato matice je skvělým nástrojem pro manažery, kteří přicházejí do nového týmu z jiné společnosti. Provedením analýzy Dovedností a Ochoty můžete okamžitě získat vědecký přístup k interakci s vaším novým týmem.
#3. Návrat do Kanceláře po Pandemii
S návratem firem k běžnému provozu po pandemii COVID-19 bude většina organizací muset provést analýzu Matice Dovedností a Ochoty, aby změřila:
- Perspektivu práce.
- Zvládání pracovního zatížení.
- Kompetence, které zaměstnanci nabyli či ztratili.
- Profesní cíle a ambice.
- Finanční potřeby.
Jako manažer tak můžete rychle zapojit tým zpět do pracovního procesu.
#4. Fúze a Akvizice
Při příchodu nových členů z jiné části společnosti je vhodné provést analýzu jejich dovedností. Následně můžete efektivně určit, kdo potřebuje školení a kdo může rovnou začít s úkoly.
#5. Organizační nebo Obchodní Restrukturalizace
Když společnost prochází restrukturalizací, je nutné přizpůsobit pracovní sílu novým modelům, cílům a růstovým strategiím. Provedením analýzy Dovedností a Ochoty je možné přesunout zaměstnance do potřebných vertikál ze zastaralých oddělení.
#6. Sledování Dovedností
Před analýzou Dovedností a Ochoty je nutné shromáždit data o dovednostech zaměstnanců. Tato aktivita představuje příležitost k vytvoření databáze dovedností, která usnadní identifikaci zaměstnanců se specializovanými dovednostmi pro budoucí projekty.
Jak Vytvořit Matice Dovedností a Ochoty
Vedoucí tým nebo samostatný manažer může sestavit matici analýzy dovedností. Je nutné mít k dispozici předběžná data o zaměstnancích či členech týmu.
Tato data pomohou určit úroveň ochoty a dovedností. Pro získání těchto dat můžete poslat zaměstnancům online dotazník s následujícími dvěma sadami otázek:
Hodnocení Úrovně Dovedností
- Vzdělání.
- Počet let pracovních zkušeností.
- Silné a slabé stránky.
- Osvědčené obchodní dovednosti.
- Absolvované kurzy a certifikace.
- Počet kladných a záporných zpětných vazeb.
Hodnocení Úrovně Ochoty
- Osobní a profesní cíle.
- Proaktivní nebo reaktivní přístup k úkolům.
- Četnost změn pracovních pozic.
- Interakce v týmu.
- Celkový postoj.
- Angažovanost na pracovišti.
Nyní vytvořte matici s kvadranty 2×2 a pojmenujte je na základě zjištěných informací. Můžete se podívat na výše uvedenou sekci Kvadranty, abyste zjistili, jak kvadranty pojmenovat.
Nejjednodušším způsobem je však využití některé z následujících šablon:
Šablony Matice Dovedností a Ochoty
Creately
K vytvoření grafu analýzy dovedností a ochoty jsou běžně zapotřebí aplikace jako Microsoft Word, Microsoft Visio nebo Microsoft Excel. S Creately vám stačí pouze webová aplikace. Jedná se o propojený pracovní prostor pro sběr, analýzu a plánování dovedností vašich zaměstnanců v minimálním čase.
Šablonu Creately lze využívat zdarma v rámci zkušební doby. Před přechodem na placený tarif si tak můžete vyzkoušet efektivitu této šablony. Některé z klíčových funkcí šablony:
- Online sběr dat o zaměstnancích.
- Společná analýza dovedností zaměstnanců.
- Vlastní databáze.
- Integrace s oblíbenými obchodními aplikacemi.
- Moderní tvary, emotikony, přílohy, pole pro komentáře a další funkce.
Navíc si můžete práci uložit offline ve formátech PNG, SVG, PDF, JPEG a CSV pro budoucí použití či pro tisk.
Scilife
Scilife je renomovaným poskytovatelem řešení pro kontrolu kvality, správu dokumentů a vytváření pracovních postupů pro zdravotnictví. V rámci svého projektu bezplatných nástrojů a průvodců nabízí ke stažení šablonu pro matici dovedností zdarma. Tuto matici lze použít pro sběr dat o kompetencích zaměstnanců před přidělením projektů.
Tato matice dovedností, vytvořená v Microsoft Excel, nabízí tyto funkce:
- Snadno identifikujte mezery v dovednostech, které brání úspěchu v obchodních projektech.
- Sbírejte a vizualizujte týmové kompetence a porovnejte je s požadavky na dovednosti pro nadcházející projekt.
- Formulujte plány učení a rozvoje pro zaměstnance na základě jejich kompetencí.
- Nestranný nástroj pro získání přesného přehledu o úrovni dovedností zaměstnanců.
Soubor můžete jednoduše stáhnout a otevřít pomocí aplikace Excel. I když tato šablona nenabízí standardní kvadrant 2×2 pro matici dovedností, můžete ji s úspěchem použít pro předběžný sběr dat.
Závěrečné Myšlenky
Matice Dovedností a Ochoty je osvědčený rámec, který globální společnosti přijímají jako účinný nástroj pro hodnocení výkonu zaměstnanců, úrovně dovedností, vzdělávacích příležitostí, atd. Využijte tuto manažerskou techniku při náboru nových členů týmu pro nadcházející projekty. Dále ji můžete využít k školení stávajících zaměstnanců pro podporu produktivity a růstu.
Po přečtení tohoto komplexního průvodce byste měli být schopni zdokonalit svůj tým na pracovišti. Kromě toho existují šablony připravené k okamžitému použití, které vám pomohou vytvořit matici dovedností během okamžiku a efektivně ji využít v praxi.
Pro správné sledování a řízení postupu projektu si také přečtěte tento dokonalý průvodce grafy milníků.