Většina z nás se potýká s tím, jak dosáhnout více s omezenými zdroji. Čas je vzácný a klíčem k produktivitě je jeho efektivní využití.
Na trhu je nepřeberné množství e-mailových nástrojů. Většina se zaměřuje na dílčí aspekty produktivity, což často vyžaduje kombinaci více zdrojů pro dosažení optimálního výkonu.
SaneBox se odlišuje. Nejedná se jen o nástroj pro správu e-mailů, který vám pomůže uklidit doručenou poštu, ale nabízí mnohem více. Na rozdíl od mnoha běžných nástrojů, SaneBox funguje téměř s jakýmkoli poskytovatelem e-mailu.
Během let jsem vyzkoušel různé e-mailové nástroje. Většina z nich odvádí dobrou práci v tom, co umí, ale často postrádají komplexnější přístup. Proto mě SaneBox zaujal.
V tomto článku se podíváme na SaneBox a ukážeme si, jak může převzetí kontroly nad e-mailem vést k vyšší produktivitě.
Začněme!
Co je to SaneBox?
Pro pochopení užitečnosti SaneBoxu je klíčové si uvědomit, že se nejedná o jeden nástroj, ale o sadu nástrojů integrovaných do jediného produktu. Pokud máte e-mailový účet IMAP nebo Exchange, můžete SaneBox používat, což znamená, že funguje téměř s každým poskytovatelem e-mailu.
SaneBox existuje již více než deset let, poprvé se objevil v roce 2010. To svědčí o stabilitě a zkušenostech společnosti, která má dostatek znalostí pro správné fungování služby.
SaneBox funguje na principu systému složek. Umělá inteligence se učí, které e-maily jsou pro vás důležité, a následně je pro vás prioritně zobrazuje. Výsledkem je čistší doručená pošta a méně času stráveného zpracováním e-mailů.
SaneBox většinou pracuje na pozadí, aniž byste o něm museli přemýšlet. Jen občas je potřeba mu dát zpětnou vazbu, když se e-mail objeví na nesprávném místě.
Inteligentní systém filtrace se učí vaše návyky a následně třídí e-maily do odpovídajících složek. Vaše doručená pošta se tak stane prioritním prostorem pouze pro ty nejdůležitější zprávy.
Funkce SaneBox
#1. Výkonné složky
Označení složek za „výkonné“ se může zdát zvláštní, ale jsou klíčové pro fungování SaneBoxu. Algoritmus a inteligence, která rozhoduje o umístění e-mailů, je mozkem celého systému.
Při spuštění SaneBoxu máte k dispozici několik přednastavených složek. Tři hlavní složky, které SaneBox vytvoří automaticky, jsou:
- SaneLater – Zprávy, které jsou důležité, ale ne prioritní pro doručenou poštu.
- SaneNews – Složka pro odběry newsletterů.
- SaneBlackHole – Konečné řešení pro „odhlášení“.
Po přijetí e-mailu SaneBox rozhodne, do které složky se nejlépe hodí. Pokud se zpráva objeví na nesprávném místě, můžete ji přesunout do správné složky a SaneBox se učí vaše preference. Můžete používat všechny přednastavené složky, nebo jen některé, a můžete je libovolně měnit.
Během dne zjistíte, že do vaší doručené pošty chodí méně e-mailů. To je žádoucí stav! Nicméně to znamená, že čas od času je potřeba zkontrolovat složky SaneLater a SaneNews. To nás přivádí k další funkci.
Ke složkám se ještě vrátíme.
#2. SaneBox Digest
Vzhledem k intenzivnímu filtrování je logické, že se v některých složkách nahromadí velké množství zpráv. Je snadné na ně zapomenout (sejde z očí, sejde z mysli?). E-maily ve složce SaneLater jsou ale stále důležité a je potřeba je občas zkontrolovat.
SaneBox Digest vám v tom pomůže. Každý den v určený čas obdržíte e-mail s informací, kolik zpráv se nachází ve vašich složkách SaneLater a SaneNews. Pokud používáte SaneCC nebo vlastní složky (o nich si povíme), uvidíte počty i pro ně.
V digestu jsou odkazy na jednotlivé e-maily, pokud si je chcete přečíst. Můžete je také smazat, archivovat, odložit nebo přesunout do doručené pošty. Pro rychlé zpracování je k dispozici funkce „Vybrat vše“ s omezenými možnostmi akcí.
#3. Připomenutí
Funkce připomenutí v SaneBoxu jsou velmi užitečné, a to díky flexibilitě jejich použití. Například si můžete nastavit připomínku pro vynášení koše každé čtvrteční ráno. Stačí poslat e-mail na adresu [email protected] s předmětem „Vynést odpadky“. Každý čtvrtek pak dostanete e-mail s připomenutím.
Nejvíce se mi líbí zpracování přirozeného jazyka pro časování. Například mohu napsat na adresu [email protected] a dostanu připomenutí za hodinu. Nebo „každý 10. den“ mi připomene 10. den každého měsíce.
Připomenutí ale neslouží jen k tomu. Můžete také přeposílat zprávy, které budou důležité později. Pokud jste si například koupili lístky na koncert, který se koná až za osm týdnů, přepošlete e-mail na adresu „eight.weeks“ nebo „july.5“ a v daný čas obdržíte e-mail s lístky zpět do doručené pošty.
#4. SaneBlackHole
Tato funkce vyžaduje trochu vysvětlení, ale je tak šikovná, že jsem ji chtěl zmínit.
SaneBlackHole je jako tlačítko pro odhlášení odběru, které neexistuje v samotných e-mailech. Prodejce, který vám posílá e-maily každých pár dní? Pošlete ho do BlackHole.
Nejedná se o spamový filtr, ale spíše o nástroj, jak se vyhnout zprávám od lidí nebo služeb, které vás obtěžují. Jakmile něco přesunete do BlackHole, všechny stávající i budoucí e-maily z této adresy tam budou uloženy.
Rozdíl je v ukládání. SaneBox uchovává e-maily ve složce BlackHole po dobu sedmi dnů. Můžete si je tak stále přečíst, pokud potřebujete, ale zároveň si nezahlcujete doručenou poštu ani složku SaneLater.
#5. Vlastní složky
Dostávám spoustu e-mailů. Používám je také jako systém pro sledování projektů, osobních plánů a mnoho dalšího. Vlastní složky mi pomáhají mít vše pod kontrolou. Obzvláště se mi líbí složka „Projekty“, kde jsou uloženy všechny e-maily související s aktuálními projekty.
SaneBox je chytrý, ale až s vlastními složkami jsem si uvědomil, jak moc. SaneBox umí dobře rozeznat, co do které složky patří, aniž by byl příliš horlivý. Pokud se zpráva týká projektu, ale je důležitá, stále se zobrazí v doručené poště. Na začátku jsem se obával, že mi budou unikat důležité zprávy, ale časem jsem se SaneBoxu naučil důvěřovat a nezklamal mě.
#6. Nerušit
Mnoho e-mailových klientů nabízí funkci Nerušit, ale SaneBox s ní pracuje jinak. Můžete si nastavit výjimky, získávat přehled e-mailů a dokonce nastavit automatickou odpověď. Všechny e-maily, které obdržíte během režimu Nerušit, se přesunou do složky SaneDoNotDisturb a můžete si je přečíst později.
#7. E-mail Deep Clean
Pokud jste jako já, máte jednu e-mailovou adresu, kterou používáte velmi dlouho. V mém případě je to účet Gmail, který jsem založil v roce 2004. Stal se mou hlavní adresou, kam „chodí všechno“. Za ta léta se v něm nahromadilo mnoho zbytečností.
SaneBox nabízí funkci Deep Clean, která je velmi užitečná pro uvolnění místa. Cokoli staršího než pět let pro mě již nemá velkou hodnotu. Požádal jsem tedy SaneBox, aby vyhledal velké e-maily starší než pět let.
Trvalo chvíli, než systém dokončil svou práci, ale výsledek byl ohromující. SaneBox vytvořil seznam odesílatelů, ze kterého jsem mohl vybrat ty, kteří již nejsou důležití. Také mi umožnil filtrovat e-maily podle velikosti, data a typu, což usnadnilo zbavení se velkých příloh. Díky Deep Clean jsem ušetřil stovky megabajtů místa, místo abych Googlu platil více za úložiště.
#8. Praktické doplňky
SaneBox má tolik funkcí, že je těžké probrat všechny. Některé nástroje jsou ale tak šikovné, že si zaslouží zmínku. Ke svému SaneBoxu mohu například připojit cloudovou hostingovou službu. Když obdržím velkou přílohu, přesune se do mého Dropboxu, místo aby zabírala místo v mém Gmailu.
Funkce SaneConnect umožňuje profesionální spojení. Po zadání domény se zobrazí všichni, které jste z dané společnosti kontaktovali. Funkce vyhledávání titulů vám také ukáže, kdy jste s nimi naposledy komunikovali. To bylo užitečné při hledání kontaktů z minulých projektů.
Nástroj Uspořádat vám pomůže rychle uspořádat starší e-maily. Můžete archivovat, označovat jako přečtené, odkládat, přesouvat a hromadně trénovat SaneBox. Vývojáři SaneBoxu dokonce přidali klávesové zkratky pro snazší zpracování většího počtu e-mailů.
Zabezpečení SaneBox
Zajímalo mě, jak je na tom SaneBox se soukromím. Společnost vysvětluje na svých webových stránkách:
„Obsah vašich e-mailů se nikdy nestahuje na naše servery, a proto jej náš software nevidí.“
SaneBox také uvádí, že vaše připojení jsou izolovaná od veřejného internetu. To znamená, že SaneBox nebude přijímat příchozí připojení. Takže když se připojíte k SaneBoxu, pouze SaneBox může číst hlavičky vašich e-mailů.
Ceny SaneBox
Ceny SaneBoxu jsou flexibilní a závisí na počtu připojených účtů a rozsahu funkcí. Jeden účet a dvě funkce stojí při dvouleté platbě jen 4 $ měsíčně. K dispozici je také dvoutýdenní bezplatná zkušební verze, abyste si mohli službu vyzkoušet.
Závěrečná slova
Osobně považuji všechny funkce za natolik užitečné, že stojí za to za ně platit. Pro většinu uživatelů by však měla stačit střední úroveň „Lunch“.
Nástroje s mnoha funkcemi často nezvládají všechny na špičkové úrovni. To ale není případ SaneBoxu. Společnost odvádí dobrou práci, a nezahltila službu bezcennými doplňky. SaneBox vřele doporučuji.