Jestliže vám symboly používané ve vývojových diagramech připadají poněkud nejasné, tento obsáhlý průvodce vám pomůže stát se odborníkem na tvorbu vývojových diagramů během krátké chvíle!
Obchodní a akademické týmy často využívají vývojové diagramy k vizualizaci komplikovaných procesů do přehledného formátu, který je snadno pochopitelný.
Vývojové diagramy se v obchodním a akademickém prostředí objevují již od roku 1921, kdy Lillian Gilbreth a Frank Gilbreth prezentovali tento nástroj pro vizualizaci procesů Americké společnosti strojních inženýrů (ASME).
Všichni tvůrci vývojových diagramů však čelí společné výzvě, kterou je správné použití jednotlivých symbolů. Pokud nebudete používat standardizované symboly, vaše vývojové diagramy nebudou profesionální.
V tomto článku si vysvětlíme většinu symbolů, které budete využívat při tvorbě různých diagramů a vizualizací procesů. Také se seznámíte se základy, jako je definice a princip fungování vývojového diagramu. Bez dalších okolků, čtěte dál!
Co je to vývojový diagram?
Vývojový diagram je vizuální schéma, které znázorňuje systém, pracovní postup, počítačový algoritmus nebo proces. Vývojové diagramy můžete využívat při různých činnostech, jako je dokumentování, plánování technických i netechnických systémů, vytváření studijních plánů, zlepšování existujících procesů nebo sdílení myšlenek.
Je to populární nástroj pro objasnění složitých metod nebo postupů do snadno srozumitelných grafů, kterým může porozumět každý, ať už je z oboru, nebo ne.
Vývojové diagramy primárně využívají ovály, čtverce, kosočtverce, obdélníky a mnoho dalších tvarů k určení různých kroků v procesu. Společně s těmito symboly se používají i čáry nebo šipky jako spojnice mezi jednotlivými symboly, čímž se definuje sekvence nebo tok.
Podobně jako vývojové diagramy používají určité symboly a konvence pro znázornění sekvencí, mohou mít také různé podoby. Může se jednat o komplexní, počítačově generovaný vývojový diagram s mnoha sekvencemi, nebo jednoduchý, ručně kreslený vývojový diagram s jedinou sekvencí.
Zajímavostí vývojových diagramů je, že jsou běžně používány v technických i netechnických oblastech. Například výtvarník i softwarový vývojář mohou využít vývojové diagramy k plánování svých projektů.
Běžné symboly vývojového diagramu
Začátek / Konec
K označení začátku a konce vývojového diagramu použijte symbol terminátoru. Vypadá jako pilulka nebo oválný knoflík. Často se v tomto tvaru objevuje nápis „Začátek“ nebo „Konec“.
Tento tvar také symbolizuje výsledek sekvence ve vývojovém diagramu. Pokud vytváříte složitý vývojový diagram, může existovat více symbolů začátku a konce.
Vstup / Výstup
Symbol pro vstup a výstup dat je paralelogram. Použijte jej k reprezentaci dat, která do systému vstupují a opouštějí jej.
Například klient, který si zakoupí váš produkt, představuje vstupní data, a odeslání tohoto produktu ze skladu jsou výstupní data. Občas se můžete setkat s vyjádřeními typu „Ano/Ne“ nebo „Pravda/Nepravda“, která se používají v počítačových algoritmech.
Ruční vstup
Pokud váš proces nebo algoritmus vyžaduje, aby uživatel zadával data pro další postup, použijte symbol ručního vstupu.
Pro tento účel můžete použít jakýkoli lichoběžník. Tento symbol je vhodný tam, kde uživatelé musí zadávat přihlašovací údaje, platební informace a podobně.
Šipky
Šipky nebo křivky spojují všechny kroky ve vývojovém diagramu, jako jsou začátek, akce, vstup, výstup, ruční vstup, rozhodnutí, smyčky, dokumenty a další.
Plná čára znamená tok dat z jednoho symbolu do druhého. Přerušovaná čára označuje alternativní cestu. Paralelní čáry se používají k vyjádření, že data proudí synchronně z jednoho kroku do druhého.
Akce / Proces
Obdélník reprezentuje každou akci nebo proces v rámci vývojového diagramu. K seskupování různých procesů do podskupin lze použít různé barvy výplně.
Symbol procesu vždy naznačuje, že v dané fázi bude dokončen určitý úkol. Poté se tok přesune k dalšímu symbolu, což značí průběh vývojového diagramu.
Rozhodnutí
Rozhodovací symbol má tvar kosočtverce. Tok z předchozího kroku vstupuje do jednoho vrcholu a z dalších tří směřují linky toku k různým procesům. To znamená, že změnou rozhodnutí dojde k aktivaci jiného procesního toku.
Rozhodnutí mohou být typu „Ano/Ne“ nebo „Pravda/Nepravda“, pokud se jedná o algoritmus. Většinou se jedná o otázky, na které je třeba odpovědět pro další rozhodnutí.
Dokument
Symbol dokumentu má tvar obdélníku s vlnovkou na jedné straně. Jedná se o další symbol pro vstup a výstup dat ve vývojovém diagramu. Tento tvar použijte v procesních mapách, kde je nutné zmínit vstup dokumentu nebo zprávy, která bude mít konkrétní výstup.
Více dokumentů
Tento symbol je podobný předchozímu symbolu pro dokument. Rozdíl je v tom, že tento symbol znázorňuje více dokumentů naskládaných na sebe jako složky v kartotéce.
Tento symbol se používá v případech, kde je potřeba více dokumentů. Alternativně jej lze použít i v případě, že jeden proces generuje mnoho dokumentů.
Konektor
Pokud je váš vývojový diagram složitý a pro pokračování vyžaduje více sekvenčních spojení, použijte symbol konektoru. Jedná se o jednoduchý kruh. Používá se jako konektor na stránce, protože propojuje symboly a sekvence z jedné stránky.
Pro propojení symbolů nebo sekvencí z různých stránek lze použít pravoúhlý pětiúhelník s rovnými rameny. Jinak se nazývá symbol odkazu.
Příprava
Symbol přípravy nebo inicializace odlišuje kroky, které vykonávají práci, od kroků, které se na práci připravují.
Tento šestiúhelník se používá při zavádění kroků nastavení před pokračováním v pracovním postupu. Například projekt DevOps musí nejprve nasadit nový softwarový balíček, než může začít testovací fáze.
Sloučení
Symbol sloučení se používá k označení kroku, kde dochází ke sloučení dvou nebo více seznamů nebo procesů. Tento symbol sloučení vypadá jako obrácený trojúhelník nebo trychtýř, kde se více větví pracovního postupu kombinuje do jedné.
Seřadit
Symbol řazení, který připomíná tvar diamantu, se používá, když je potřeba uvést požadavek na uspořádání jakýchkoli informací v určitém pořadí podle předem stanovených kritérií.
Použijte jej například k třídění barev produktů na základě poptávky zákazníků před přechodem k výrobnímu kroku.
Podprogram
Symbol pro předdefinovaný proces nebo podprogram má tvar obdélníku. Používá se k označení postupu, který je plně zdokumentován v jiném vývojovém diagramu.
I když je podproces členům vašeho týmu známý, nepoužívejte tento symbol, pokud není proces definován jinde.
Smyčky
Ve vývojovém diagramu se používají dva typy symbolů smyček: ruční smyčka (obdélníkový tvar) a limit smyčky (tvar podobný domečku). První označuje sekvenci příkazů, která se bude opakovat až do manuálního zastavení, zatímco druhá označuje místo, kde se má smyčka zastavit.
Zpoždění
Pokud očekáváte zpoždění v pracovním postupu procesu, můžete vložit jeden nebo více symbolů zpoždění. Symbol zpoždění má poloviční oválný tvar. Zpoždění mezi dvěma akcemi nebo symboly znamená, že určité úkoly musí být dokončeny během doby zpoždění, než bude vývojový diagram pokračovat dále.
Úložiště
Vývojový diagram obsahuje dva symboly související s úložištěm. Symbol datového úložiště má tvar válce rozříznutého na polovinu a označuje krok, kdy dochází k ukládání dat.
Symbol vnitřního úložiště má tvar čtverce a většinou se používá ve vývojových diagramech vývoje softwaru. To znamená, že data se ukládají do paměti během programování.
Databáze
Tvar připomíná magnetický disk, který je celosvětově uznáván jako symbol databáze. Použijte jej k označení dat uložených v úložném zařízení, které podporuje vyhledávání, třídění a filtrování dat uživateli.
Nyní, když jste se seznámili s běžnými symboly vývojových diagramů, podívejme se, jak tento koncept vizuálního mapování funguje.
Jak funguje vývojový diagram?
Vývojový diagram funguje tak, že vizualizuje libovolný proces na 2D ploše, ať už na papíře nebo digitálně. Graf obvykle začíná symbolem „Start“.
Poté se přidávají různé symboly podle daného procesu, spojují se křivkami a nakonec se dospěje k rozhodnutí nebo symbolu „Konec“ procesu.
Pokud vývojový diagram definuje jeden proces, jedná se o jednoduchý vývojový diagram. Většina reálných vývojových diagramů, které se používají v podnicích, je však složitá, protože před konečným rozhodnutím existuje mnoho vzájemně propojených sekvencí.
Toto je jen zjednodušené vysvětlení principu fungování vývojového diagramu. Ve hře je více konceptů a logiky. Pokud například změníte typ vývojového diagramu, změní se i pravidla kreslení a způsob, jakým by se měl diagram číst.
Pro lepší pochopení se nejprve podívejme na nejoblíbenější typy vývojových diagramů:
- Vývojový diagram pro tvorbu, schvalování, zpracování a archivaci dokumentů
- Vývojový diagram datového toku nebo zpracování
- Vývojový diagram systému
- Vývojový diagram programu
- Rozhodovací nebo zdůvodňující vývojový diagram
- Logický vývojový diagram pro řízení rizik
- Vývojový diagram produktu
- Vývojový diagram výsledku procesu
Nyní se z výše uvedeného seznamu podívejme na vývojový diagram dokumentů. Funguje tak, že vizualizuje několik ovládacích prvků nad pracovním postupem zpracování dokumentů pomocí různých symbolů, jako je začátek, vstup, výstup, ruční zadání, akce, příprava, sloučení, skládání, smyčky, zpoždění, úložiště a konec.
Konečný diagram musí být nakreslen zleva doprava a publikum by jej mělo číst také tímto směrem.
Kromě toho vývojový diagram dělá následující, pokud jej vytváříte podle standardních pravidel:
#1. Identifikace úkolů
Je nutné identifikovat všechny úkoly a zapsat si je, než začnete s tvorbou diagramu. Kromě vizuálního postupu technického nebo netechnického nápadu získáte také hrubý časový plán projektu.
#2. Uspořádání prvků procesu
Vývojový diagram také organizuje všechny materiály a zdroje, které bude váš tým používat po zahájení projektu.
#3. Sestavení informací
Pomůže vám sestavit veškerá data, která budete potřebovat, abyste mohli proces nakreslit do vývojového diagramu.
#4. Kontrola toku procesu
Umožní vám, vašemu týmu i obchodním partnerům společně zkontrolovat všechny kroky, ovládací prvky, toky, sekvence atd. před nakreslením prvního návrhu.
#5. Převod úkolů do tvarů
Vývojový diagram je v podstatě překlad procesních kroků do vizuální podoby. Používá relevantní tvary k zobrazení určitých kroků, jako jsou zákazníci kupující produkt, generování objednávky, zadávání objednávky, kontrola objednávky, kontrola zásob atd.
#6. Improvizace
Po prvním návrhu se váš tým může sejít na další schůzce a celý diagram vylepšit. V této fázi také můžete objevit potenciální úzká místa projektu.
#7. Komunikace
Nakonec váš plán srozumitelně a vizuálně sdělí publiku.
Ruční tvorba vývojového diagramu je náročná. Může to zdržet váš projekt. Pro tvorbu vývojových diagramů je vhodné používat online nástroje. Většina těchto nástrojů obsahuje všechny symboly, které můžete potřebovat.
Webové aplikace pro tvorbu vývojových diagramů
Miro
Miro je nástroj pro tvorbu vývojových diagramů, který nabízí kombinaci rychlosti a jednoduchosti. Ať už chcete vytvořit diagram pro každodenní rutiny pracovního postupu projektu, platforma má šablonu pro každý případ.
Pomocí sady ikon, závislostí barevných kódů a funkcí vkládání odkazů můžete vytvořit graf jako profesionál.
Creately
Pokud jde o vizualizaci procesů a pracovních postupů, Creately je spolehlivou volbou. Nabízí funkce jako automatické kreslení a rozhraní „táhni a pusť“ pro rychlé vytváření vývojových diagramů.
Můžete si vybrat z více než 1000 vlastních šablon. Navíc získáte videokonference a živé sledování myši pro spolupráci v reálném čase.
Lucidchart
Lucidchart vám pomůže vytvářet diagramy s několika funkcemi, včetně přizpůsobených tvarů, importu dat a dalších. Kromě jednoduchého rozhraní nabízí také knihovnu dynamických tvarů vývojových diagramů, která zahrnuje všechny potřebné tvary, symboly a plavecké dráhy.
Uživatelé mohou navíc získat pokročilé funkce, jako je podmíněné formátování, akční tlačítka, propojení dat a externí odkazy.
Závěrečné shrnutí
Použití správných symbolů ve vývojovém diagramu ukazuje, že máte o konceptu dokonalý přehled. Pokud se vám nepodaří vložit správné symboly, vývojový diagram nemusí být vaším obchodním partnerům, klientům ani publiku sympatický.
Nyní znáte kompletní seznam symbolů, které budete muset používat při vytváření vývojových diagramů. Článek také vysvětluje, jak diagramy fungují, abyste mohli vytvářet profesionálně vypadající schémata, která se budou příjemně číst.
Mohla by vás také zajímat retrospektiva „start stop continue“ pro zlepšení procesu.