Microsoft Teams je platforma, kterou aktivně využívá více než 15 milionů lidí. Každou sekundu se k nim připojuje zhruba 1300 nových uživatelů. Během pandemických let 2021 a 2022 došlo k markantnímu nárůstu jeho popularity. Umožnil totiž virtuální propojení lidí při práci i během dálkových schůzek. Angažovanost aplikace a počet aktivních uživatelů v Teams dosahují mimořádných hodnot. Jedná se o excelentní náhradu za Skype pro firmy, která nabízí řadu pozoruhodných funkcí. Mezi klíčové rysy a výhody Microsoft Teams patří například skupinové chaty, audio i video hovory, sdílení obrazovky, velké online schůzky a výukové prostory. Schůzky v Microsoft Teams, které jsou součástí ekosystému Microsoft 365, v sobě integrují prvky z Outlooku, SharePointu a dalších aplikací Microsoftu. Zkrátka, Microsoft Teams nabízí bohatou škálu funkcí a výhod. Níže uvádíme výběr těch nejzajímavějších. Věřím, že vám tento článek poskytne cenné informace.
10 Skvělých Funkcí Microsoft Teams
V následujícím textu se zaměříme na seznam užitečných funkcí schůzek v Microsoft Teams, které možná zůstaly skryty vaší pozornosti. Projděte si je a sdílejte s přáteli, kterým by mohly přijít vhod.
1. Sdílení e-mailů do Teams
Občas je potřeba přenést informace z Outlooku do chatu v Teams. Kopírování a vkládání je sice běžná praxe, avšak zbytečná. Funkce sdílení pošty do Teams je mnohem efektivnější. Díky integraci mezi Outlookem a Teams můžete e-maily snadno sdílet přímo do Teams.
- Tato funkce je ideální pro organizace, které komunikují s externími klienty, dodavateli nebo kolegy.
- E-maily lze přesouvat do vybraného kanálu Teams, čímž se předejde nejasnostem a zmatečným odpovědím.
- Pro sdílení e-mailů z Outlooku do Teams je nutné mít doplněk aplikace Outlook. Tento doplněk se obvykle automaticky nainstaluje uživatelům Teams. Funkce není dostupná pro mobilní uživatele Teams.
Postup pro sdílení e-mailů s Teams:
1. V desktopové aplikaci najdete na panelu nástrojů tlačítko „Sdílet do Teams“. V webové aplikaci klikněte na ikonu „Další akce…“ v pravém horním rohu e-mailu.
2. Zadejte jméno osoby, skupiny nebo kanálu, kam chcete e-mail odeslat.
Přílohy z e-mailu se automaticky zahrnou při odesílání do Teams. Pokud je chcete odstranit, zrušte zaškrtnutí políčka „Zahrnout přílohy“. Využívejte tento přímý způsob odesílání e-mailů do Teams.
2. Využití oddělených místností
Tato funkce v Microsoft Teams je k dispozici pouze pro organizátory schůzek v desktopových aplikacích (Microsoft a Mac). Není možné ji použít, pokud se schůzky účastní více než 300 osob. Nelze také přidat více než 300 osob do oddělených místností vytvořených před začátkem schůzky.
- V oddělených místnostech nelze přidávat lidi do schůzky z panelu účastníků, přidávat další osoby do chatu, využít funkci „Zavolej mi“ ani kopírovat obsah schůzky „Připojit se“. Nicméně všechny ostatní funkce chatu a sdílení informací zůstávají plně funkční.
- Oddělené místnosti v Teams lze vytvořit na začátku schůzky i během ní, aby menší skupiny účastníků mohly diskutovat a spolupracovat.
- Pro jednu schůzku lze vytvořit až 50 oddělených místností. Účastníky schůzky je tak možné rozdělit do menších skupin pro diskuzi o konkrétních tématech.
Jako organizátor schůzky můžete oddělené místnosti vytvořit dle následujícího postupu:
1. Vytvořte pozvánku na schůzku a zahajte ji.
2. Klikněte na možnost „Oddělené místnosti“, jak je zvýrazněno níže.
3. V následujícím okně vyberte z rozbalovací nabídky požadovaný počet místností a klikněte na „Vytvořit místnosti“.
Po vytvoření oddělených místností je můžete přejmenovat a manuálně nebo automaticky k nim přiřadit účastníky. Jako administrátor oddělené místnosti můžete místnosti přidávat a odstraňovat, spravovat účastníky, připojovat se k místnostem, opouštět a otevírat místnosti, nastavovat časové limity, odesílat oznámení a dle potřeby místnosti znovu vytvořit. Pokud nemáte možnost spravovat oddělené místnosti, můžete správou pověřit účastníka nebo přednášejícího.
3. Virtuální tabule
Microsoft Teams je propojen s Microsoft Whiteboard, což umožňuje sdílet nápady prostřednictvím společného kreslení, psaní a skicování během schůzky. Spolupráce na tabuli je dostupná všem účastníkům schůzky. Pro použití Whiteboardu v Teams je nutné mít aplikaci Microsoft Whiteboard nainstalovanou ve vašem zařízení.
Na tabuli můžete psát, přidávat text, poznámky, obrázky z knihovny, Bing nebo fotoaparátu, vkládat dokumenty a využívat další funkce. Tabuli zpřístupníte všem účastníkům schůzky podle následujících kroků:
1. Po zahájení nebo připojení ke schůzce klikněte na ikonu „Otevřít sdílenou lištu“, jak je uvedeno níže.
2. V pravé části okna klikněte na Microsoft Whiteboard dle obrázku.
Microsoft Whiteboard se načte na obrazovce. Po dokončení se zobrazí obrazovka podobná té na obrázku.
Účastníci schůzky mohou sdílet své myšlenky pomocí této funkce. Uživatelé ze stejného tenantu mohou spolupracovat na tabuli, zatímco externí, federovaní nebo anonymní uživatelé tuto možnost nemají. Při sdílení obsahu na schůzce Teams přes Whiteboard, který je zaznamenáván, se obsah nezahrne do záznamu. Funkce je stále ve vývoji a Microsoft oznámí jakékoli změny.
Zajímavé je, že funkce Microsoft Whiteboard je dostupná všem účastníkům chatové konverzace i po ukončení schůzky.
4. Živý přepis během schůzek
Během schůzky v Teams se může objevit živý přepis mluveného slova ve formě textu přímo vedle okna se schůzkou. Jedná se o užitečnou funkci, kterou ocení zejména uživatelé se sluchovým postižením, jazykovými bariérami nebo v případě, že se účastní schůzky v hlučném prostředí. Živý přepis na schůzkách je dostupný pouze v desktopové verzi Teams.
Pro aktivaci živého přepisu na schůzkách Teams postupujte dle níže uvedených kroků:
1. Připojte se ke schůzce a klikněte na ikonu „Další akce“, jak je uvedeno níže.
2. V rozbalovací nabídce vyberte možnost „Spustit přepis“.
Všichni účastníci schůzky obdrží oznámení, že probíhá přepis obsahu schůzky. Jazyk přepisu lze měnit. Změna jazyka ovlivní všechny uživatele.
Jazyk přepisu lze přepnout na:
angličtina (USA), angličtina (Kanada), angličtina (Indie), angličtina (Velká Británie), angličtina (Austrálie), angličtina (Nový Zéland), arabština (Spojené arabské emiráty) (náhled), arabština (Saúdská Arábie) (náhled), čínština (kantonština), čínština (mandarínština), dánština, nizozemština (Belgie) (náhled), nizozemština (Nizozemsko), francouzština (Kanada), francouzština (Francie), finština (náhled), němčina, hindština, italština, japonština, korejština (náhled), norština, polština (náhled), portugalština (Brazílie), ruština (náhled), španělština (Mexiko), španělština (Španělsko), švédština.
5. Příkazy lomítka
Jak dlouho už používáte Teams? Věděli jste, že příkazy s lomítkem (/) mohou zvýšit vaši produktivitu a efektivitu v aplikaci?
Ano. Pomocí příkazů s lomítkem můžete například přepnout na oblíbený kanál, změnit stav, vyhledat poslední zprávu nebo přejít na uložené zprávy.
Přejděte do vyhledávacího pole a zadejte /. Objeví se seznam doporučených příkazů.
Zde je několik často používaných příkazů v Teams:
| Příkaz | Použití |
| /aktivita | Zobrazí aktivitu uživatele. |
| /k dispozici | Nastaví stav na dostupný. |
| /pryč | Nastaví stav na pryč. |
| /zaneprázdněný | Nastaví stav na zaneprázdněný. |
| /volání | Zavolá na telefonní číslo nebo kontakt Teams. |
| /dnd | Nastaví stav na Nerušit. |
| /soubory | Zobrazí naposledy použité soubory. |
| /jít do | Přejde přímo do týmu nebo kanálu. |
| /Pomoc | Zobrazí nápovědu k Teams. |
| /připojit se | Připojí se k týmu. |
| /klíče | Zobrazí klávesové zkratky. |
| /zmíní | Zobrazí všechny @zmínky. |
| /org | Zobrazí organizační schéma uživatele. |
| /uložené | Zobrazí uložené zprávy. |
| /testcall | Zkontroluje kvalitu hovoru. |
| /nepřečtený | Zobrazí všechny nepřečtené aktivity. |
| /co je nového | Zobrazí novinky v Teams. |
| /SZO | Umožní položit otázku „Kdo“ o uživateli. |
| /wiki | Přidá rychlou poznámku. |
Využijte tyto příkazy a zefektivněte své pracovní postupy v Teams.
6. Zaostření na lidi
V Teams můžete zaostřit konkrétní video, které se zvýrazní pro všechny účastníky schůzky. Jako hostitel nebo přednášející schůzky můžete zaostřit až 7 uživatelů. Pokud je aktivní režim Velká galerie nebo Spolu, zaostření není možné. Níže najdete instrukce, jak zvýraznit uživatele během schůzky v Microsoft Teams.
1. Připojte se ke schůzce a přejděte na seznam účastníků.
2. Klikněte pravým tlačítkem na jméno uživatele, kterého chcete zaostřit, a vyberte možnost „Zaostřit pro všechny“, jak je znázorněno níže.
3. Potvrďte výzvu opětovným kliknutím na „Zaostřit pro všechny“.
Video vybraného účastníka bude zvýrazněno. Pro ukončení zaostření postupujte následovně:
4. Stejným způsobem klikněte pravým tlačítkem na jméno účastníka a vyberte možnost „Ukončit zaostření“.
5. Potvrďte výzvu kliknutím na „Ukončit zaostření“, jak je znázorněno níže.
Poznámka: Pro zaostření vlastního videa klikněte pravým tlačítkem myši na video a vyberte možnost „Zaostřit mě“ nebo přejděte na seznam účastníků, klikněte pravým tlačítkem na své jméno a vyberte „Zaostřit mě“.
7. Režim prezentujícího
Režim prezentujícího udržuje publikum více zapojené do schůzky tím, že je prezentující viditelný během prezentace. Namísto sdílení pouze okna nebo obrazovky se prezentující stane součástí schůzky díky funkci „Vystoupit“ (která odstraní pozadí a zobrazí obsah prezentace), „Vedle sebe“ (kde se prezentující a obsah zobrazí vedle sebe) a „Reportér“ (prezentace se objeví vedle prezentujícího, jako byste ji sledovali v televizních zprávách). Zde je návod, jak použít režim prezentujícího v Teams.
Poznámka: V webové aplikaci nebo mobilní verzi Teams se prezentující a prezentace zobrazí odděleně. Pro plné využití této funkce se doporučuje použít desktopovou verzi aplikace. Funkce režimů prezentujícího.
1. Po zahájení schůzky klikněte na možnost „Sdílet obsah“ podle obrázku.
2. Ujistěte se, že máte zapnutou kameru a vyberte režim prezentujícího, který chcete použít. Při používání tohoto režimu si můžete přizpůsobit pozadí, zahrnout nebo vyloučit zvuky počítače a dát kontrolu ostatním.
3. Chcete-li sdílení ukončit, klikněte na možnost „Zastavit prezentaci“ na panelu nástrojů prezentace.
8. Klávesové zkratky
Níže uvedené klávesové zkratky vám pomohou efektivněji pracovat v Teams. Tyto funkce jsou užitečné zejména pro uživatele se zrakovými problémy. Seznam klávesových zkratek vám umožní snadný přístup k Teams bez použití myši.
Poznámka: Pro zkratky, které využívají numerický vstup, použijte číselné klávesy nad klávesami abecedy.
- Obecné klávesové zkratky
| Úkol | Desktopová aplikace | Webová aplikace |
| Zobrazit klávesové zkratky | Ctrl+tečka (.) | Ctrl+tečka (.) |
| Přejít na Hledat | Ctrl+E | Ctrl+E |
| Zobrazit příkazy | Ctrl+lomítko (/) | Ctrl+lomítko (/) |
| Otevřete filtr | Ctrl+Shift+F | Ctrl+Shift+F |
| Jít do | Ctrl+G | Ctrl+Shift+G |
| Otevřít plovoucí nabídku aplikací | Ctrl+Accent (`) | Ctrl+Accent (`) |
| Začněte nový chat | Ctrl+N | Levý Alt+N |
| Otevřete Nastavení | Ctrl+čárka (,) | Ctrl+čárka (,) |
| Otevřete Nápovědu | F1 | Ctrl+F1 |
| Zavřít | Esc | Esc |
| Přiblížit | Ctrl+rovná se (=) | Žádná zkratka |
| Oddálit | Ctrl + znaménko mínus (-) | Žádná zkratka |
| Obnovte úroveň přiblížení | Ctrl+0 | Žádná zkratka |
- Navigační klávesové zkratky
| Úkol | Desktopová aplikace | Webová aplikace |
| Otevřete Aktivitu | Ctrl+1 | Ctrl+Shift+1 |
| Otevřete chat | Ctrl+2 | Ctrl+Shift+2 |
| Otevřete týmy | Ctrl+3 | Ctrl+Shift+3 |
| Otevřete Kalendář | Ctrl+4 | Ctrl+Shift+4 |
| Otevřete Hovory | Ctrl+5 | Ctrl+Shift+5 |
| Otevřete Soubory | Ctrl+6 | Ctrl+Shift+6 |
| Přejít na předchozí položku seznamu | Levý Alt+šipka nahoru | Levý Alt+šipka nahoru |
| Přejděte na další položku seznamu | Levý Alt + šipka dolů | Levý Alt + šipka dolů |
| Posunout vybraný tým nahoru | Ctrl+Shift+šipka nahoru | Žádná zkratka |
| Přesuňte vybraný tým dolů | Ctrl+Shift+šipka dolů | Žádná zkratka |
| Otevřete nabídku Historie | Ctrl+Shift+H | Žádná zkratka |
| Přejděte na předchozí sekci | Ctrl+Shift+F6 | Ctrl+Shift+F6 |
- Klávesové zkratky pro zasílání zpráv
| Úkol | Desktopová aplikace | Webová aplikace |
| Přejděte na další sekci | Ctrl+F6 | Ctrl+F6 |
| Začněte novou konverzaci | Alt+Shift+C | Alt+Shift+C |
| Přejděte do pole pro psaní zpráv | Alt+Shift+C | Alt+Shift+C |
| Rozbalte pole pro psaní zpráv | Ctrl+Shift+X | Ctrl+Shift+X |
| Odeslat (rozbalené pole pro psaní zpráv) | Ctrl+Enter | Ctrl+Enter |
| Začít nový řádek | Shift+Enter | Shift+Enter |
| Odpověď na vlákno | Alt+Shift+R | Alt+Shift+R |
| Označit jako důležité | Ctrl+Shift+I | Ctrl+Shift+I |
| Hledat aktuální zprávy chatu/kanálu | Ctrl+F | Ctrl+F |
- Klávesové zkratky související se schůzkami a hovory
| Úkol | Desktopová aplikace | Webová aplikace |
| Přijmout videohovor | Ctrl+Shift+A | Ctrl+Shift+A |
| Přijmout zvukový hovor | Ctrl+Shift+S | Ctrl+Shift+S |
| Odmítnout hovor | Ctrl+Shift+D | Ctrl+Shift+D |
| Spusťte audiohovor | Ctrl+Shift+C | Ctrl+Shift+C |
| Zahajte videohovor | Ctrl+Shift+U | Ctrl+Shift+U |
| Ukončete audiohovor | Ctrl+Shift+H | Žádná zkratka |
| Ukončete videohovor | Ctrl+Shift+H | Žádná zkratka |
| Přepnout ztlumení | Ctrl+Shift+M | Ctrl+Shift+M |
| Oznámit zvednuté ruce (čtečka obrazovky) | Ctrl+Shift+L | Ctrl+Shift+L |
| Zvedněte nebo spusťte ruku | Ctrl+Shift+K | Ctrl+Shift+K |
| Spusťte relaci sdílení obrazovky | Ctrl+Shift+E | Žádná zkratka |
| Přepnout video | Ctrl+Shift+O | Žádná zkratka |
| Filtrovat aktuální seznam | Ctrl+Shift+F | Ctrl+Shift+F |
| Přejděte na panel nástrojů sdílení | Ctrl+Shift+mezerník | Ctrl+Shift+mezerník |
| Odmítnout sdílení obrazovky | Ctrl+Shift+D | Žádná zk |