Správa zdrojů: Klíč k efektivitě projektů
Řízení zdrojů je klíčový proces, který manažeři a společnosti využívají k efektivnímu hospodaření se svými prostředky. Cílem je dosažení stanovených organizačních či projektových cílů. Mezi tyto zdroje patří lidské kapacity, časové rozvrhy, dostupné vybavení a finanční prostředky.
S dobře nastavenou strategií správy zdrojů je možné dosáhnout efektivního využití všech dostupných prostředků, realizovat projekty s optimalizovanými náklady a dodržet stanovený rozpočet.
Specializované nástroje pro správu zdrojů hrají klíčovou roli v přidělování správných zdrojů k odpovídajícím úkolům nebo projektům. Tím je zajištěno, že práce bude provedena v rámci finančních limitů a stanovených termínů, bez zbytečných komplikací či eskalací problémů.
Význam efektivní správy zdrojů
V kontextu řízení zdrojů je správná alokace klíčovým faktorem. Přetěžování nebo naopak nedostatečné vytížení zaměstnanců vede k vyhoření a vysoké fluktuaci.
Implementací automatizovaných procesů a technologií lze dosáhnout efektivního řízení zdrojů. Správně nastavené procesy umožňují manažerům optimálně využívat lidské i materiální zdroje i v rámci omezeného rozpočtu. Podle studie společnosti PMI Pulse, špatné řízení zdrojů může způsobit ztrátu až 11,4 % firemních zdrojů.
V době globální pandemie COVID-19 a rozšíření práce z domova se společnosti stále více zaměřují na nástroje pro správu zdrojů. Ty pomáhají efektivně řídit projekty a dodržovat stanovené harmonogramy.
Plánování zdrojů je zásadní pro splnění závazků v průběhu realizace projektu. Umožňuje lepší plánování, poskytuje přehled o potřebných zdrojích a dovednostech, usnadňuje přesun zdrojů v závislosti na aktuálním využití a kapacitě a umožňuje stanovit priority pro dosažení projektových cílů včas.
Jak funguje správa zdrojů v praxi?
S vývojem technologií se tradiční metody řízení zdrojů stávají zastaralými, nebo alespoň méně preferovanými.
V minulosti se pro správu, přidělování a plánování zdrojů používaly kalendáře, tabulky v Excelu, databáze v Microsoft Access a textové dokumenty ve Wordu.
Tradiční nebo jakékoli manuální metody správy zdrojů jsou časově náročné a nemusejí přinést požadované výsledky, zejména při řízení více projektů a týmů na různých místech a v prostředí práce z domova.
Moderní nástroje pro správu zdrojů poskytují lepší přehled o projektech nebo úkolech, na kterých se pracuje, o dostupnosti zdrojů a o plánech. Díky mechanismům konektivity v reálném čase mají manažeři, zaměstnanci i zainteresované strany aktuální informace o probíhajících i připravovaných projektech. To jim pomáhá činit informovaná rozhodnutí a efektivně stanovovat milníky.
Některé z výhod nástrojů pro správu zdrojů:
- Jasné stanovení očekávání a postupů pro úspěšné dokončení úkolů
- Zvýšení flexibility při správě vzdálených týmů
- Snadné plánování a organizování úkolů pomocí krátkých porad
- Sledování pracovního stavu zaměstnanců v reálném čase
- Zajištění dostupnosti a konektivity mezi týmy a manažery dle jejich potřeb
- Eliminace mikromanagementu, což vede k celkové spokojenosti
Proč by měly malé a střední podniky (MSP) implementovat software pro správu zdrojů (RMS)?
Zdroje jsou pro každou organizaci, bez ohledu na její velikost, zásadním aktivem. Pokud jsou zdroje správně alokovány, minimalizuje se riziko komplikací, zpoždění a především finančních ztrát. RMS a další nástroje CRM pomáhají firmám dosahovat jejich obchodních cílů a udržet si konkurenceschopnost.
Mezi hlavní faktory, které nutí malé a střední podniky používat RMS, patří náklady, nedostatečné dovednosti a omezený přehled o stavu realizace projektů. Nicméně, díky zavedení RMS založeného na SaaS (Software-as-a-Service) a snadno použitelných platforem se situace mění.
Nový přístup k cenotvorbě RMS na základě předplatného povzbuzuje malé a střední podniky k implementaci RMS za účelem zvýšení efektivity svého podnikání.
RMS pomáhá malým a středním podnikům správně plánovat zdroje, přidělovat úkoly, zvyšovat transparentnost, umožňovat automatizaci, podporovat digitální transformaci, udržovat si konkurenceschopnost, zlepšovat pracovní toky, řešit problémy s alokací zdrojů, snižovat složitost více projektů, poskytovat centralizovanou správu a vysokou úroveň kontroly.
Následující sekce představí nejlepší software pro správu zdrojů, který je výhodný pro malé a střední podniky.
Teamdeck
Teamdeck je komplexní řešení pro správu zdrojů (RMS), které je široce využíváno. Společnost uvádí, že její aplikaci používají týmy ze Severní i Jižní Ameriky, Evropy, Austrálie, Středního a Dálného východu a Afriky.
Nástroj nabízí všechny potřebné funkce pro efektivní správu zdrojů, včetně plánování, časového rozvrhu, sledování času a správy dovolené. Jeho přehledný kalendář umožňuje snadno sledovat nevyužité zdroje, přiřazovat jim aktivity a sledovat jejich pracovní plán.
Manažeři mohou sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) a návratnost investic (ROI) a získávat přehled o výkonnosti týmu díky adaptivním reportům.
Softwarový řídicí panel umožňuje předvídat budoucí potřeby projektů na základě projektů ve fázi vývoje.
Funkce:
- Pokročilé reportování, například reporty o rozpočtu nebo platech
- Efektivní správa zdrojů, včetně sledování odpracovaných hodin a týmových dovolených
- Správa dovolených, včetně schvalování/zamítání, státních svátků, evidenci nepřítomnosti a důvodů
- Kontrola využití zdrojů sledováním jejich nasazení v různých projektech
Celková týmová práce může být plánována a řízena pomocí tohoto softwaru, a rozhodnutí mohou být činěna na základě pokročilých reportovacích struktur. Software je založen na softwarovém předplatném a je nejlevnější v dané kategorii, začíná na 0,9 $ měsíčně. Nicméně, přístup k mobilní aplikaci není poskytován v této cenové variantě.
Wrike
Wrike je softwarové řešení od společnosti Citrix, světového lídra v oblasti virtualizace a cloudových služeb. Nabízí rozsáhlou funkčnost, která zajišťuje, že zdroje i manažeři týmu zůstanou organizováni během celého životního cyklu projektu.
Software vizualizuje projekty pomocí Kanban tabulí a Ganttových diagramů, podporuje spolupráci v distribuovaném prostředí a umožňuje efektivní řízení více projektů současně.
Řídicí panel rozděluje práci do tří sekcí: Úkoly, Projekty a Složky. Složky poskytují hierarchickou strukturu pro organizování úkolů v projektech. Každý projekt má za úkol specifický rámec. Projektový manažer může přiřazovat jednotlivé úkoly konkrétním zdrojům s definovanými daty a termíny.
Software obsahuje předpřipravené šablony, které pomáhají maximalizovat produktivitu zdrojů a projektů, včetně vytváření plánů produktů, zlepšení viditelnosti příchozích projektů, zefektivnění komunikačních plánů a rozdělení složitých projektů do zvládnutelných fází.
Funkce:
- Automatizace projektů a odhad rizik
- Zajištění 360stupňové viditelnosti koncových aktivit
- Nástroje šité na míru pro každý tým a každé odvětví
- Výkonné nástroje, jako jsou hlasové příkazy a chytré odpovědi
Platforma Wrike umožňuje více než 400 integrací, jako je Salesforce, různé nástroje CRM, Slack, Microsoft Teams a další. Software je založen na předplatném, přičemž cena začíná na 9,8 USD za uživatele/měsíc. K dispozici je také 14denní zkušební doba.
Toto by mělo být uvedeno jako #3
Smartsheet
Smartsheet vám umožňuje stát se profesionálem v oblasti správy zdrojů díky přehledu o rutinních činnostech vaší organizace z ptačí perspektivy.
Díky výkonnému sledování času můžete sledovat produktivitu na minutové úrovni, abyste z vašich pracovních sil vytěžili maximum. Sekce Lidé umožňuje přístup na základě rolí a pomáhá řídit zaměstnance na plný úvazek a smluvní partnery.
Kromě toho, můžete zkontrolovat přehled každého projektu a sledovat čísla, které indikují nedostatečné nebo nadměrné využití zdrojů.
Smartsheet navíc podporuje 100 operací plánování v rámci aktivní relace prohlížeče.
S využitím šablon projektů lze současně aktualizovat nebo importovat více projektů.
Reporty o čase, výdajích, rozpočtu a využití vám umožňují snadno analyzovat celkovou výkonnost a zlepšit budoucí projekty.
Vše a mnohem víc si můžete vyzkoušet na vlastní kůži s 14denní bezplatnou zkušební verzí, která nevyžaduje kreditní kartu.
Forecast
Forecast je oceňovaná platforma. Získala řadu ocenění od přední světové platformy G2 za nejlepší projektové řízení, řízení zdrojů a správu úkolů.
Jedná se o kompletní software pro řízení projektů, který pomáhá zajistit realizaci činností a efektivní využití kapacity všech zdrojů. Další moduly, jako je projektový management, týmová spolupráce, řízení času, business intelligence a automatizace práce s umělou inteligencí, lze snadno integrovat s platformou pro správu zdrojů.
Jednou z jeho výhod je, že se jedná o software, který se rychle implementuje, což pomáhá týmům z malých a středních podniků rychleji implementovat a dosahovat výsledků. Software má vyšší míru akceptace uživatelů než jakýkoli jiný software v této kategorii.
Funkce:
- Rychlejší sledování času zdrojů na základě návrhů umělé inteligence
- Zobrazení v reálném čase využití a kapacity všech zdrojů
- Úprava pracovní zátěže pro prevenci problémů
- Automatický výpočet využití zdrojů pro lepší pochopení času stráveného používáním
Software Forecast pomáhá manažerům zdrojů nebo projektů plánovat a upravovat aktivity, řešit úzká místa a stanovovat standardy pro dodržení termínů. Cena začíná na 29 USD/místo/měsíc, s minimálním počtem 10 míst. Software je k dispozici pro 14denní zkušební verzi.
Activecollab
Activecollab je další snadno použitelný software pro správu všech fází projektového řízení, včetně řízení práce, týmové spolupráce, řízení času a zdrojů, řízení zákazníků a ziskovosti.
Manažeři mohou tento software používat k plánování projektových aktivit a řízení zdrojů od začátku až do konce projektu.
Je to jednoduché prostředí pro budování efektivní komunikace a spolupráce s vaším týmem, ostatními manažery a zákazníky. Je zdarma pro malé projekty s limitem 3 uživatelů.
Funkce:
- Automatizované plánování úkolů
- Import projektů z jiných aplikací a integrace se Zapier, Slack, Webhooks
- Zobrazení seznamu úkolů a Kanban
- Integrace cloudového úložiště
Jednoduchá platforma pro hodnocení stavu projektů, času stráveného na zdrojích a ziskovosti podniku, která pomáhá zajistit dodržení stanoveného rozpočtu. Cena začíná na 7,5 USD pro tři uživatele. Tento software můžete bezplatně testovat po dobu 14 dnů.
Float
Float byl vyvinut speciálně pro řízení zdrojů, plánování a plánování kapacity. Umožňuje vytvářet a přidělovat úkoly v několika sekundách, přidávat fáze projektu, termíny, alokovat zdroje a spravovat kapacity týmu.
Podle společnosti se používá v různých odvětvích, včetně agentur, poradenských firem, architektonických firem, IT firem a dalších.
Platforma umožňuje integraci stávajících firemních pracovních postupů pro řízení projektů, plánování, aktualizace a další. Kromě vizualizace kapacity zdrojů a vytváření reportů, dokáže software spravovat i komplexní projektové požadavky.
Funkce:
- Předpovědi zdrojů zobrazující odhady projektů v porovnání se skutečností
- Předvyplněný vestavěný časový rozvrh, který pomáhá zdrojům snadno vykonávat práci
- Flexibilní plánování zdrojů pro manažery a zaznamenávání času pro zdroje odkudkoliv
- Ochrana osobních údajů na základě souladu s GDPR a SOC2
Float je jednou z nejoblíbenějších platforem pro správu zdrojů v dané kategorii. Je snadno použitelný a snadno se implementuje, a to od 6 USD měsíčně. K dispozici je také 30denní zkušební doba.
Saviom
Saviom je pokročilý software pro správu zdrojů s vlastními konfiguračními možnostmi, které lze upravit dle požadavků projektu. Software údajně pomáhá snížit náklady na zdroje o 10 až 30 % a zvýšit jejich využití o 10 až 20 %.
Jednou z jeho výhod je plná transparentnost zdrojů, včetně požadavků, nezaplacených zdrojů, nadměrného a nedostatečného využití, plánování kapacity s multidimenzionální analýzou v reálném čase.
Jedná se o komplexní platformu pro správu zdrojů, která pomáhá malým a středním podnikům předvídat potřeby zdrojů na základě analýzy nabídky a poptávky.
Tento software vám pomůže rychle identifikovat a včas alokovat správné zdroje podle příležitostí, umístění, zájmových oblastí atd.
Funkce:
- Přehled o financování projektu, včetně nákladů, výnosů a ziskové marže
- Optimalizace nevyfakturovaných zdrojů pro zlepšení jejich využití
- Identifikace rozdílů mezi skutečným stavem a prognózou
- Inteligentní obchodní panel pro analýzu a vytváření reportů
Pokud hledáte komplexní software pro správu zdrojů pro strojírenství, účetnictví, IT, stavebnictví, poradenství, Saviom je dobrá volba. Pomáhá s plánováním, sestavováním a analýzou zdrojů, a také integrací s jinými platformami. Ceny jsou k dispozici na vyžádání.
Process
Process je software pro práci a řízení zdrojů. Jedná se o snadno použitelný software pro vytváření více pracovních postupů, přidělování různých zdrojů a sledování pokroku.
Jedním z klíčů k efektivnímu řízení pracovních postupů je organizace dokumentů. Tento software poskytuje jednoduché rozhraní pro vytváření, organizaci a sdílení dokumentů v rámci týmů.
Díky rozhraní drag-and-drop mohou manažeři vytvářet a přidělovat úkoly týmům během několika minut a sledovat pokrok pomocí řídicích panelů. Jednou z výhod je možnost vytvářet úkoly na základě podmínek, které jsou splněny (např. if/then).
Funkce:
- Vytvoření workflow na základě schvalovací matice, jednostupňové nebo vícestupňové
- Možnost integrace s více než 1000 aplikacemi
- Automatické plánování a přiřazování pracovních postupů a aktualizace dalších aplikací
- Integrované formuláře pro automatické shromažďování dat z jiných aplikací
Jedná se o kompletní software pro týmovou spolupráci a správu pracovních toků, který nabízí mnoho funkcí, jako je automatizace úloh, plánování pracovních postupů a další automatizační moduly, které usnadňují vytváření, přiřazování a sledování pracovních postupů a zdrojů. Software lze používat zdarma po dobu 14 dnů. Cena začíná na 25 USD za měsíc/uživatele.
Instagantt
Instagantt je platforma pro projektové řízení založená na Ganttově diagramu. Ganttův diagram je sloupcový graf, který se používá k plánování, časovému rozvržení a sledování projektů jakékoli velikosti.
Kromě platformy pro sloupcové grafy, má také řadu vestavěných funkcí, které pomáhají spravovat úkoly, týmy a rozpočty a zajišťují úspěch projektů.
Jedná se o kompletní software pro řízení projektů, který pomáhá plánovat termíny, vytvářet závislosti a základní linie, alokovat zdroje a organizovat týmovou práci.
Funkce pro řízení pracovní zátěže zajišťují, že žádný zdroj není přetížený ani nedostatečně využitý, což vede k vyváženému rozdělení práce.
Funkce:
- Rychlejší Ganttovy diagramy s intuitivní platformou
- Interaktivní řídicí panel pro vizualizaci termínů, průběhu a zdrojů pro každý projekt
- Snadná integrace s projekty v Asaně
Pokud hledáte software pro řízení zdrojů a projektů založený na platformě Ganttova diagramu, Instagantt je dostačující. Toto pokročilé řešení Ganttova diagramu je k dispozici za ceny od 5 USD/měsíc. Můžete vyzkoušet zkušební verzi na 7 dní před nákupem.
Mavenlink
Mavenlink je oceňovaný software pro dynamickou optimalizaci zdrojů. V roce 2021 byl společností G2 Grids označen jako 1. pro řízení zdrojů, projektové řízení a řízení práce.
Používá se pro nasazování týmů v reálném čase na základě obchodních scénářů s různými potřebami. Software umožňuje sledovat dopad na produktivitu a ziskovost při úpravách na úrovni zdrojů.
Jednou z jeho výhod je predikce zdrojů potřebných pro nadcházející projekty. Pomáhá analyzovat požadavky a ziskovost probíhajících projektů.
Tento software nabízí vše potřebné ke správě zdrojů v reálném čase a ke splnění stále rostoucích očekávání.
Funkce:
- Navrženo pro demonstraci neustálého zlepšování díky reakcím v reálném čase
- Definování oblastí pro udržitelný rozvoj
- Pomáhá vyvážit kompetence zdrojů na základě projektové poptávky
- Posuzování více plánů současně
Mavenlink získal řadu ocenění. Nejedná se pouze o pokročilý software pro správu zdrojů, ale také platformu pro komplexní správu projektů a úkolů s predikcí budoucích potřeb. Ceny jsou k dispozici na vyžádání.
Hubplanner
Hubplanner nabízí kompletní řešení s několika klíčovými funkcemi, jako je správa zdrojů, plánování úkolů, sledování času a plánování projektů na jednom řídicím panelu, který je snadno implementovatelný a použitelný.
Jeho jednoduchý řídicí panel nabízí úplnou transparentnost plánu celého týmu napříč projekty a událostmi. Struktura reportování byla vyvinuta s ohledem na návrh na podnikové úrovni, který poskytuje komplexní ukazatele pro sledování využití.
Má samostatný modul pro plánování, který lze integrovat do správy zdrojů. Jeho jedinečnost spočívá v možnosti plánovat rozpočet projektu, nastavovat fakturační sazby a vypočítávat náklady projektu.
Funkce:
- Snadné plánování projektů přetažením myší
- Sledování realizace jednotlivých zdrojů nebo projektů
- Zobrazení analýzy všech projektů a zdrojů v reálném čase
- Pracovní postup pro evidenci opuštění zdrojů, dovolených, požadavků a schvalování
Tento software lze používat zdarma po dobu 60 dnů. Pokud hledáte komplexní správu zdrojů, Hubplanner je dobrou volbou. Jeho cena začíná na 7 dolarech za zdroj/měsíc.
Závěr
Správa zdrojů je jedním z nejnáročnějších úkolů v každé fázi projektového řízení, ale se správnými nástroji a softwarem může být mnohem jednodušší.
Téměř všechny výše uvedené nástroje pro správu zdrojů jsou oceňované, mají podobnou funkcionalitu a jsou založeny na SaaS s drobnými rozdíly ve funkcích. Malé a střední podniky by měly tyto nástroje otestovat a uzavřít dohodu před konečným nákupem.
Máte zájem o virtuální asistenty? Podívejte se na platformy, které nabízejí virtuální asistenty pro vaši firmu.
Využijte tyto nástroje k vytvoření řídicího panelu klíčových ukazatelů výkonnosti.