Život je, zdá se, pouhou sérií událostí, souhlasíte?
Nicméně, neexistuje žádné pevné pravidlo, že by se veškeré aktivity musely nutně odehrávat fyzicky v přeplněných prostorách. V současné době se stále větší množství akcí přesouvá do online prostředí.
Hledáte tedy někoho, kdo by se ujal koordinace vaší nadcházející firemní konference? V takovém případě se ujistěte, že využíváte kvalitní software pro řízení událostí!
Dobře zpracovaný softwarový nástroj pro správu událostí může mít zásadní vliv na to, jak úspěšná vaše akce bude. Pomůže vám s plánováním, organizací a realizací vaší konference jako profesionál. Tento nástroj pro řízení událostí můžete využít k zasílání pozvánek, sledování potvrzení účasti a organizaci vystupujících.
Co je to software pro správu událostí?
Software pro správu událostí představuje pomoc pro manažery akcí při správě specifických oblastí jejich každodenních činností. Umožňuje jim efektivně plánovat a realizovat akce, včetně registrace, harmonogramu a finančních operací.
Aplikace pro správu událostí nabízejí komplexní řešení „vše v jednom“, čímž snižují pracovní zátěž. Platforma dokáže spravovat události i zaměstnance interně i externě, v závislosti na zvoleném řešení. Software vám také umožňuje efektivně komunikovat s účastníky.
Jaké aspekty zahrnuje organizace akce?
Při plánování akce je potřeba brát v potaz mnoho různých aspektů.
- Plánování a rozpočet – Tento proces zahrnuje sestavení rozpočtu. Stejně tak je důležité si ujasnit, o čem celá akce bude.
- Výběr místa – Při výběru prostoru hrají klíčovou roli faktory jako velikost akce, její typ, lokalita a dostupné vybavení.
- Marketing akce – Propagace akce a cílená reklama pro vaši cílovou skupinu jsou nedílnou součástí marketingu.
- Řízení dobrovolníků – Při práci s dobrovolníky je nezbytné je správně náborovat, školit a organizovat jejich harmonogram.
- Doprava – Logistické oddělení se stará o zajištění dopravy, ubytování a stravování.
- Řízení rizik – Řízení rizik zahrnuje identifikaci potenciálních rizik a vypracování strategií pro jejich minimalizaci.
- Zákaznický servis – Zákaznický servis je o tom, abyste se postarali o to, že se všichni účastníci dobře baví.
Funkce softwaru pro správu událostí pro plynulý průběh
- Plánování a přizpůsobené procesy: Systémy pro řízení událostí vám umožňují vytvářet a publikovat online žádosti, vyžadovat schválení a vytvářet vlastní formulářová pole.
- Dokumentace a zdroje: Tyto systémy mají knihovnu zdrojů a plánovač dokumentace, ke které mají uživatelé přístup.
- Mobilní přístup: Pro usnadnění používání systémů správy událostí je nezbytná mobilní aplikace. Žijeme v technicky vyspělé době, takže mobilní přístup je zásadní.
- Správa a zabezpečení dat: Zabezpečené řešení pro události umožňuje organizátorům zobrazovat nebo skrývat data podle místností, stavu, typu události nebo uživatele. Zabezpečení událostí by mělo mít také možnost dohlížet na dodržování protokolů. Data studentů a zaměstnanců by měla být bezpečně monitorována, pravidelně zálohována a šifrována.
- Snadné sledování a aktualizace událostí: Prostřednictvím jednoduchého rozhraní můžete snadno sledovat události a provádět změny. Pro změnu času, data, stavu nebo servisních požadavků byste neměli muset rušit a znovu provádět rezervaci.
Nyní, když rozumíte požadavkům na software pro správu událostí, pojďme si prozkoumat některé z nejlepších dostupných řešení.
Zoho
Zoho je cloudový nástroj pro správu událostí, který vám pomůže s plánováním, organizací, registrací, sledováním a platbami za konference. Software je určen pro společnosti všech velikostí, od start-upů až po velké korporace, a umožňuje sponzorům vytvářet atraktivní sponzorské balíčky a spravovat žádosti o sponzorství. Snadno se přizpůsobuje a integruje s dalšími aplikacemi Zoho i nástroji třetích stran.
Funkce
- Automatizované procesy pro optimalizaci produktivity a snížení manuální práce
- Analýza dat a reporting v reálném čase
- Robustní mechanismus ochrany dat
- Integrace s dalšími službami a aplikacemi
- Schopnost škálovat podle růstu vaší firmy
S Zoho můžete začít s bezplatným plánem. V případě potřeby můžete přejít na placené varianty.
Zoho je uživatelsky přívětivá a intuitivní platforma, která kombinuje týmovou spolupráci, řízení projektů a zákaznický servis. Přilákání majitelů firem bude nejjednodušší součástí používání Zoho Backstage.
RSVPify
RSVPify je cloudová platforma pro řízení událostí, která vám pomáhá spravovat pozvánky, vstupenky, seznamy hostů a účastníky. Přehledný panel vám umožní vidět nadcházející akce, sledovat registrace a další.
Můžete také přiřadit hosty ke konkrétním stolům. Platforma nabízí řešení s možností white label, takže si firmy mohou přizpůsobit formuláře pomocí obrázků, log, motivů a písem.
QR kód usnadňuje odbavení, správu událostí s věkovým omezením a zajišťuje ochranu důvěrných informací. Uživatelé mohou odkudkoli spravovat usazování, včetně hlavních i vedlejších událostí, a vidět preference hostů ohledně jídla.
Funkce
- Zjednodušte proces registrace na akci pomocí flexibilních registračních formulářů
- Online prodej vstupenek je snadnější, rychlejší a pohodlnější než kdy dříve
- Nejjednodušší, nejrychlejší a nejvíce přizpůsobitelný způsob správy virtuálních událostí
- Zvyšte viditelnost své události a značky díky rozsáhlým možnostem přizpůsobení
- Vytvářejte personalizovaná data, pozvánky, aktualizace a připomenutí s vlastním brandingem
Náklady pro osobní použití začínají na 19 USD měsíčně, pro podnikatelské a ziskové účely pak na 39 USD. Měsíční podnikový plán začíná na 5 988 USD.
RSVPify je komplexní nástroj pro řízení akcí, který vám pomůže s plánováním, správou a propagací vašich akcí. Organizátoři a profesionálové si zamilují jeho snadno použitelné rozhraní s bohatou sadou funkcí.
Cvent
Cvent je platforma pro správu událostí, která pomáhá organizátorům plánovat a realizovat úspěšné akce. Umožňuje zefektivnit procesy související s událostmi, jako je registrace, prodej vstupenek, zajišťování zdrojů a propagační aktivity.
Platforma zjednodušuje logistiku akcí, poskytuje organizátorům poutavé zážitky a usnadňuje měření úspěšnosti událostí.
Funkce
- Organizátoři akcí mohou tento nástroj využít ke správě všech aspektů svých událostí
- Sledování, zaznamenávání a optimalizace účasti, zapojení a zpětné vazby je snadné
- Akci můžete propagovat několika způsoby, aby byla co nejefektivnější
- K dispozici jsou zprávy o výkonu, statistiky událostí a nepřetržitá zákaznická podpora
- Jedná se o mobilní aplikaci kompatibilní se zařízeními Android, iOS a Windows
Informace o ceně jsou k dispozici pouze po odeslání žádosti o cenovou nabídku. Zahrnuje základní školení a nastavení.
Cvent je vhodný pro neziskové organizace i komerční podniky. Nejlépe se hodí pro velké akce. Nabízí skvělé funkce za rozumnou cenu, což organizátoři ocení. Možnosti správy dat jsou na velmi vysoké úrovni.
Stova
Platforma pro řízení setkání a událostí Stova umožňuje podnikům všech velikostí a odvětví řídit různé procesy spojené s akcemi.
Stova umožňuje uživatelům vytvářet webináře, spravovat a přizpůsobovat sekce, přidávat účastníky a vytvářet detailní reporty. Stova se integruje s mnoha aplikacemi třetích stran a má API, které mohou uživatelé využít k integraci se svými vlastními aplikacemi.
Funkce
- Je to efektivní způsob, jak propagovat události, zvyšovat povědomí a komunikovat s cílovou skupinou
- Odbavení je jednoduché a bezpečné díky odznakům STOVA a bezkontaktnímu vstupu
- Virtuální stánky Stova vám umožňují komunikovat s potenciálními zákazníky a převádět leady na obchodní příležitosti
- Stova udržuje vaše virtuální i fyzické účastníky ve spojení. Všechny události jsou řízeny z jednoho místa
- Sleduje také chování uživatelů a poskytuje detailní informace o klíčových metrikách vaší akce
Cenu si u Stova můžete nastavit dle svých specifických požadavků.
Snadno ovladatelné rozhraní Stova zjednodušuje plánování a koordinaci událostí. Můžete snadno spravovat události, spolupracovat s ostatními členy týmu a sledovat výkonnost akcí.
Planning Pod
Planning Pod je výkonný online nástroj pro správu událostí, který uchovává všechny vaše detaily na jednom místě. Obsahuje více než 30 snadno použitelných nástrojů, které může váš tým využít pro správu úkolů, kontrolních seznamů, kalendářů, souborů, průzkumů, dodavatelů, sponzorů a dobrovolníků. Tato platforma integruje více než 30 nástrojů pro zjednodušení a zefektivnění celého procesu plánování akcí.
Funkce
- Můžete vytvářet úkoly, přiřazovat je členům týmu a sledovat jejich průběh
- Pomocí plánování zdrojů můžete efektivně organizovat zdroje a řídit dostupnost vašeho týmu
- Synchronizuje se s vaším kalendářem, abyste měli neustále přehled
- Propojte svůj tým pomocí integrovaných nástrojů pro zasílání zpráv, sdílení souborů a spolupráci
- Mějte přehled o svém podnikání díky komplexním reportům a analýzám
Planning Pod nabízí základní měsíční plán za cenu od 19 USD.
Tento software pro správu událostí zjednodušuje pracovní postupy organizátorů a díky intuitivnímu rozhraní a výkonným funkcím usnadňuje, zrychluje a zefektivňuje organizaci událostí.
Eventbrite
Eventbrite je online systém pro správu akcí, který lidem umožňuje plánovat, nabízet a řídit události. Pomocí tohoto softwaru mohou uživatelé vytvářet, upravovat a sdílet události online a spravovat prodej, registrace a platby spojené s těmito akcemi. Eventbrite také nabízí robustní analytické a reportingové nástroje pro sledování a analýzu výkonnosti událostí.
Funkce
- Zjednodušuje proces vytváření, správy a propagace událostí
- Eventbrite poskytuje podrobné analýzy, které uživatelům pomáhají sledovat prodej vstupenek a návštěvnost
- Integrované zpracování plateb usnadňuje přijímání a rozdělování plateb
- Uživatelé mohou Eventbrite využít k propagaci událostí prostřednictvím stránek událostí a sociálních médií
Můžete si vyzkoušet bezplatnou variantu, kterou Eventbrite nabízí. Cenové plány začínají na 1 % plus 0,99 USD za Essential, 2,5 % plus 1,99 USD za Professional a 5 % plus 4,99 USD za Premium.
Eventbrite je skvělý pro koncerty, vystoupení celebrit, semináře a podobné akce. Bezplatný plán má omezené funkce, ale přátelský design a otevřené API ho činí ještě atraktivnějším.
Swoogo
Swoogo vám umožňuje vytvářet registrační formuláře s neomezenými podmínkami, typy registrujících a vlastními otázkami. Přizpůsobení těchto formulářů pro každou událost je snadné a můžete je klonovat pro další akce.
Swoogo nabízí bezplatné integrace, tvůrce stránek událostí s funkcí drag-and-drop a vestavěnou analytiku. Jeho odchozí webhooky a integrace API usnadňují začlenění do komplexních martech systémů. Události můžete vytvářet pomocí nástroje Swoogo drag-and-drop, BYOC (přineste si vlastní kód) a backendu optimalizovaného pro mobilní zařízení.
Funkce
- Na každou registrační stránku můžete pomocí tvůrce formulářů s funkcí drag-and-drop přidat svůj brand
- Umístěte veškeré informace o události, obsah, sponzory a možnosti networkingu na jedno místo
- Swogo Analytics vám poskytne jasný přehled o tom, jak se vaše publikum zapojuje a co ho zajímá
- Marketing akcí můžete usnadnit pomocí funkcí drag-and-drop (nebo vložením HTML kódu)
- Můžete zdarma integrovat HubSpot, Zoom, Pigeonhole, Marketo, Salesforce a další.
Swoogo nabízí čtyři cenové plány. Ceny začínají na 9 800 USD ročně pro jeden plán, 15 000 USD ročně pro tři plány, 24 000 USD ročně pro pět plánů a individuální ceny pro podnikové plány.
Software pro správu událostí Swoogo zjednodušuje organizaci, správu a propagaci akcí. Může pomoci organizátorům akcí všech velikostí, od malých firem až po velké korporace.
Social Tables
Social Tables vám umožňuje vybrat si místo konání, naplánovat událost, spravovat hosty a odbavení na vaši akci. Bezplatné nástroje vám umožní sdílet komplexní strategii s vašimi místy konání, klienty a partnery. Správa VIP návštěv, objednávek speciálních jídel a rozvržení sezení je také snadná.
Díky intuitivnímu uživatelskému rozhraní můžete v Social Tables snadno procházet akcemi. Můžete umožnit partnerům používat váš systém bez nutnosti školení. Veškeré informace o události jsou uloženy na jednom centrálním místě.
Funkce
- Tato platforma představuje rychlý a snadný způsob vytváření a správy půdorysů
- Pro udržení pořádku můžete vést kontrolní seznam a seznam úkolů
- Vyhledejte další plánovače a dodavatele a navažte s nimi vztahy
- Využijte výkonné analytické nástroje k analýze výkonu událostí
- Je možná integrace s platformami a softwarem pro prodej vstupenek
Můžete si vybrat ze dvou cenových plánů jejich softwaru pro správu událostí: Bezplatný plán zahrnuje 150 účastníků, jeden účet a spolupráci v reálném čase. Profesionální plán (od 199 USD měsíčně) zahrnuje 250 účastníků, e-mailovou podporu a dvě akce.
Social Tables je výhodnější pro plánovače událostí, kteří potřebují vytvářet půdorysy a podobné grafické prvky. Mnoho světových značek v pohostinství doporučuje Social Tables. Díky aplikaci je organizace akcí hračkou, zejména pro středně velké společnosti, snadné odbavení a uspořádání míst.
Hopin
Hopin je cloudová platforma pro správu událostí, která pomáhá firmám organizovat, nabízet a koordinovat virtuální, hybridní a živé události. Analytický software Hopin umožňuje organizátorům měřit zapojení návštěvníků a komunikovat s účastníky pomocí anket a kvízů.
Manažer může vytvářet různé typy vstupenek, využívat e-mailový marketing, generovat potenciální zákazníky a spravovat vstupenky. Můžete vytvářet vstupní stránky s modulárními bloky, přidávat vlastní rozvržení a motivy, vytvářet propagační kódy a zpracovávat vrácení peněz.
Hopin se integruje s mnoha aplikacemi, jako jsou HubSpot CRM a Slack. K dispozici je měsíční předplatné s možností e-mailové a chatové podpory.
Funkce
- Hopin nabízí nástroje pro správu událostí, jako je registrace, prodej vstupenek, propagace a virtuální expozice
- Účastníci mohou sledovat živé přenosy a videokonference odkudkoli
- K dispozici je vytváření programu pomocí drag-and-drop, automatická připomenutí a průzkumy po události
- Hopin nabízí více než jen ochranu heslem a dvoufaktorové ověřování
- Nástroje pro vytváření reportů a analýzy společnosti Hopin umožňují organizátorům sledovat metriky zapojení
Hopin nabízí bezplatný plán s mnoha zajímavými funkcemi. Můžete také vyzkoušet placené plány, které začínají na 67 USD měsíčně, zatímco obchodní plány stojí přibližně 6 000 USD.
Software pro správu událostí Hopin vám pomůže snadno plánovat a spravovat virtuální události. Nabízí mnoho funkcí, jako je prodej vstupenek a streamování. Tuto službu mohou využívat organizace a firmy, které chtějí pořádat akce online.
Bizzabo
Bizzabo je software pro správu událostí určený pro střední a velké společnosti. Plánování konferencí a fundraisingových akcí je s ním snadné, takže se organizátoři mohou soustředit na marketing. Má vše, co potřebujete pro urychlení práce a usnadnění spolupráce.
Bizzabo Experience OS s bohatými daty pomáhá organizátorům akcí transformovat události do významných obchodních příležitostí. Bizzabo vám umožní získat více registrací na události. Bizzabo vytváří e-mailové kampaně a vstupní stránky. Zlepšuje také návratnost investic sponzorů. Analýza po události probíhá okamžitě. Pomocí Bizzabo můžete vytvářet i mobilní aplikace pro události.
Funkce
- Bizzabo kombinuje veškerá vaše data o událostech, jako jsou registrace a profily účastníků, na jednom místě
- Bizzabo vám umožňuje přizpůsobovat, sledovat a dolaďovat marketingové kampaně akcí
- Účastníci akce mohou využít seznam účastníků a osobní profily Bizzabo k online networkingu
- S Bizzabo zvládnete vše, co se týká vaší akce, od plánování až po rozpočet
- Pokročilá analytika Bizzabo poskytuje komplexní analýzu chování a zapojení účastníků
Bizzabo nabízí základní cenu 15 000,00 USD za rok a v závislosti na rozsahu se ceny mohou navyšovat.
Software pro správu událostí Bizzabo usnadňuje vytváření, správu a analýzu událostí. Nabízí intuitivní uživatelské rozhraní, výkonnou analytiku, vlastní registrační formuláře, automatické e-mailové kampaně a další. Při organizaci skvělých akcí s Bizzabo ušetříte čas i peníze.
Ungerboeck
Ungerboeck pomáhá sportovním areálům, výstavním centrům, divadlům, organizátorům akcí a muzeím spravovat vše od hostů až po faktury bez zbytečných auditů.
Pomocí modulů CRM a řízení prodeje mohou vedoucí pracovníci spravovat propagační kampaně, komunikaci se zákazníky, smlouvy a návrhy. Společnost může umístit produkty na webové stránky specifické pro danou značku a přetáhnout je do uspořádání stánků pomocí expo služby.
Organizátoři mohou sledovat účastníky na celé řadě akcí, včetně seminářů, kempů, školení, workshopů a dalších akcí.
Funkce
- Pomocí tohoto komplexního systému je snadné vytvářet a spravovat registrace na události
- Automatizovaný prodej vstupenek umožňuje zákazníkům vytvářet a spravovat vstupenky online
- Plánování zdrojů umožňuje zákazníkům plánovat personál, zdroje a místa konání
- Zákazníci mohou přijímat platby online díky integrovanému zpracování plateb
- Poskytuje přehled o událostech zákazníků prostřednictvím analýz a reportů
Platforma pro správu událostí Ungerboeck zjednodušuje plánování a realizaci událostí, takže stojí za vyzkoušení pro každého, kdo chce řídit velké akce.
Attendease
Společnost Attendease byla založena v roce 2001 pod názvem Coverall Crew. Zpočátku nabízela online registraci událostí a webdesign pro webové stránky akcí, a nyní je to plnohodnotný systém pro správu událostí. Ať už plánujete velkou nebo malou akci, Attendease je vynikající software pro správu událostí. Je ideální pro veřejné, soukromé i bezplatné akce.
Správci událostí mohou také pracovat na více akcích najednou. Váš proces plánování událostí lze automatizovat, aby byl opakovatelný a škálovatelný. Můžete vytvořit mobilní aplikaci, která zapojí účastníky prostřednictvím sdílení na sociálních sítích. Účastníci získají plně personalizovaný zážitek z akce, od webových stránek přes online registraci až po e-mailový marketing.
Funkce
- Attendease umožňuje uživatelům vytvářet vlastní formuláře a spravovat informace o účastnících
- Jeho program pro tvorbu harmonogramu událostí usnadňuje vytváření a přizpůsobení programu
- Uživatelé mohou vytvářet a přizpůsobovat své webové stránky akcí pomocí softwaru pro správu událostí Attendease
- Pomocí softwaru pro správu událostí Attendease můžete zpracovávat platby a spravovat vstupenky
- Analytické a reportingové funkce Attendease poskytují přehled o výkonnosti akcí, návštěvnosti a dalších metrikách.
Pro informace o cenách můžete kontaktovat přímo Attendease.
Platforma pro správu událostí Attendease vám umožňuje efektivně organizovat události. Její implementace je rychlá a poskytne vám cenné informace o výkonu akce. Attendease je vynikající volbou, pokud potřebujete komplexní řešení správy událostí.
Accruent
Accruent je cloudová platforma pro správu nemovitostí a zařízení. Můžete ji přizpůsobit pro potřeby vzdělávání, zdravotnictví, veřejného sektoru, maloobchodu, veřejných služeb a výroby.
Platforma Accruent spravuje požadavky, zefektivňuje údržbu, zvyšuje viditelnost a automatizuje preventivní údržbu. Accruent umožňuje uživatelům spravovat zboží a nákupy na základě metrik inventáře.
Nabízí aplikace Accruent pro správu údržby, majetku, inventáře, prostoru, přesunů, preventivní údržby a pracovních příkazů. K dispozici je také funkce plánování trhu a výběru místa konání. Předplatné služby společnosti Accruent zahrnuje telefonickou, e-mailovou a online podporu.
Funkce
- Snadno spravujte více událostí pomocí robustních kalendářů událostí
- Poskytuje snadno ovladatelný řídicí panel pro správu událostí, účastníků a míst
- Údaje o účastnících lze získat pomocí vlastního registračního formuláře
- Odesílejte účastníkům automatizované e-mailové kampaně, abyste je udrželi informované a zapojené
- Komplexní systém reportů pro měření úspěšnosti akcí a návratnosti investic
Ceny platformy pro správu událostí společnosti Accruent se pohybují od několika stovek do několika tisíc dolarů měsíčně.
Platforma pro správu událostí společnosti Accruent zjednodušuje proces plánování a správy událostí efektivním a nákladově úsporným způsobem.
Certain
Platforma Certain automatizuje a usnadňuje různé úkoly plánování událostí prostřednictvím komplexního řešení pro správu událostí a marketingu. Pomáhá vytvářet soudržný uživatelský ekosystém integrací platebních systémů, aplikací pro odbavení a CRM.
Organizátor akce může pomocí platformy Certain vytvářet webové stránky a registrační formuláře. Systém pro zpracování plateb umožňuje účastníkům zaplatit za registraci. Odbavení funguje nejen pro celou akci, ale i pro jednotlivé sekce. Můžete získat analýzu v reálném čase, abyste mohli lépe rozhodovat plánovací, marketingové a prodejní týmy.
