Sledování, kam plynou vaše finanční prostředky, je proces zaznamenávání vašich výdajů.
Jak často si vytváříte přehled o svých výdajích?
Sledujete své výdaje každou hodinu, denně, měsíčně, čtvrtletně nebo ročně? Na první pohled se to může zdát jako značné množství práce, nicméně časem poznáte jeho nezbytnost.
Opatrné hospodaření s finančními zdroji je zcela klíčové, a to již od vysokoškolských let. U některých jedinců to dokonce začíná ještě dříve. V dnešní době může i jediný účet za lékařskou péči uvrhnout člověka na pokraj finanční katastrofy.
Sledování výdajů na měsíční a roční bázi je osvědčenou metodou jak pro podnikatele, tak pro jednotlivce.
Proč je sledování výdajů důležité?
- Udržování správných výdajových návyků: Sledování výdajů vám pomůže identifikovat, omezit nebo se zbavit neefektivních výdajových zvyklostí. Navíc vám usnadní nasměrování peněz tam, kde jsou skutečně potřeba.
- Prevence nadměrného utrácení: Systematické sledování výdajů účinně zamezuje bezhlavému utrácení tím, že vás motivuje k vytvoření měsíčního rozpočtu. Dlouhodobé dodržování rozpočtu vám přinese významné výhody.
- Kontrola nad financemi: Pokud se neustále potýkáte se zadlužením, je dost možné, že nemáte své výdaje pod kontrolou. Sledování výdajů vám umožní investovat své finanční prostředky do produktivních oblastí.
Představte si situaci, kdy jste o víkendu vyrazili nakupovat s přáteli. Zjistili jste, že jste nakoupili věci, které jste původně neplánovali. Koupili jste je jen pod vlivem tlaku okolí. Místo toho jste mohli tyto peníze investovat do sebe, například nákupem motivační literatury nebo přihlášením se do nějakého zajímavého kurzu.
Proč je důležité sledovat výdaje ve firmách?
Pro vlastníky malých a středních podniků je sledování výdajů naprosto klíčové. Je rovněž zásadní oddělovat osobní náklady od firemních, neboť společnost je samostatným právním subjektem. Vaše podnikání je patrně vaší vášní a je třeba s ním tak i zacházet, protože:
- Ochrana před problémy: Vaše firma má nárok na právní ochranu, kterou vy osobně nemusíte mít. Pokud nejsou vaše výdaje oddělené, ohrožujete tuto ochranu a vystavujete se riziku odpovědnosti v případě soudního sporu. V takovém případě může být ohrožen i váš osobní majetek.
- Příprava na daňové období: Nebudete muset shánět faktury a účtenky po skříních či v autě. Navíc, pokud cestujete na služební cestu mimo město, můžete uplatnit část vzniklých nákladů. Určité firemní náklady jsou daňově uznatelné a lze je zahrnout do nákladů na obchodní jednání. Práce vašich účetních bude snazší, neboť bude jednoduché rozlišit daňově uznatelné položky od těch, které daňovému odpočtu nepodléhají.
- Snadné zjišťování zisků: Kdykoli se klienti zeptají, budete schopni přesně určit své zisky bez jakýchkoliv dohadů. V konečném důsledku vám sledování výdajů pomůže sestavit efektivní firemní rozpočet.
Jedním z moderních způsobů, jak sledovat firemní výdaje, je používání specializovaných aplikací. Tyto aplikace vám umožní vést přesné záznamy o vašich výdajích díky sledování účtenek a faktur. Některé aplikace jsou navíc propojené s vaším bankovním účtem a kreditními kartami, čímž šetří váš čas a eliminují ruční zadávání dat.
Pojďme se nyní podívat na některé z nejlepších aplikací pro sledování výdajů, které vám mohou usnadnit podnikání.
Zoho Expense
Zoho nabízí jednu z nejlépe hodnocených aplikací pro sledování výdajů. Z pohledu uživatelského rozhraní a uživatelské zkušenosti (UI/UX) je velmi uspokojující a nabízí širokou škálu funkcí. Zoho garantuje, že žádná účtenka nezůstane bez povšimnutí a že budou všechny digitálně uloženy. Své účtenky můžete automaticky přeposílat i e-mailem. I když vaše firma působí v zahraničí, Zoho vám umožňuje evidovat výdaje v různých měnách.
Zde si můžete vytvořit vlastní přehled výdajů a umožnit svým zaměstnancům rozdělovat náklady. Pokud vaše firma často cestuje, můžete s pomocí Zoho sledovat své náklady na ujeté kilometry se 100% přesností. To vám pomůže s omezováním nákladů.
Aplikace je kompatibilní s jakoukoli platformou včetně Androidu a iOS. Zoho nabízí novým uživatelům 14denní bezplatnou zkušební verzi.
Wallester
Wallester je jednou z nejznámějších platforem pro sledování firemních výdajů. Nabízí komplexní řešení pro všechny aspekty firemních výdajů, včetně sledování, nahrávání, sdílení platebních metod, nastavování nových platebních metod a mnoho dalšího.
Kdykoli a odkudkoli můžete vydat svým zaměstnancům nové virtuální platební karty pro firemní účely. Díky robustnímu systému upozornění máte vždy přehled o výdajích v reálném čase.
Můžete také povolit malé výběry hotovosti, které nahrazují uzamykatelnou pokladnu na kancelářské drobné, což je v mnoha ohledech nepraktické a rizikové.
Jako manažer nebo zainteresovaná osoba máte možnost v reálném čase rozhodovat o nákupech a výdajích tím, že můžete kartu na dálku deaktivovat. Kromě toho můžete vytvářet virtuální karty pro konkrétní projekty a distribuovat přístup k nim více členům týmu.
Vývojáři rovněž pracují na nové funkci nazvané sledování a nahrávání odolné proti výdajům. Tento nový systém bude zaměstnancům pravidelně připomínat, aby nahrávali účtenky, faktury, poukázky atd.
Nástroj pro sledování výdajů Wallester funguje online přes webový prohlížeč i v mobilních aplikacích a aktuálně nabízí bezplatnou zkušební verzi. Proto si jej vyzkoušejte a zjistěte, zda je vhodný pro vaši firmu.
Precoro
Firmy, které chtějí mít dokonalý přehled o všech organizačních výdajích, se mohou spolehnout na Precoro. Tento efektivní software pro správu výdajů nabízí podrobný náhled na provozní výdaje a zajišťuje efektivní využití rozpočtu.
S tímto softwarem si můžete automatizovat schvalovací proces, což šetří váš čas a zvyšuje celkovou efektivitu. Sledování faktur, účtenek a žádostí o proplacení je s touto platformou hračkou. Precoro můžete integrovat i se svým účetním softwarem pro obousměrnou synchronizaci dat.
Tento software vám umožňuje vytvářet pravidla pro utrácení, abyste nikdy nepřekročili stanovený rozpočet. Jeho přehledový panel v reálném čase je ideální pro vizualizaci vašich celkových výdajů. Společnosti navíc mohou získávat podrobné reporty o různých kategoriích nákladů.
Pro zajištění bezproblémového pracovního postupu je možné Precoro integrovat s platformami jako QuickBooks, Xero, NetSuite, Amazon Business Punch-in a Slack. Cenový model je transparentní a je nabízen s 14denní bezplatnou zkušební verzí.
Divvy
Divvy je komplexní řešení správy výdajů pro vaše podnikání. Platforma má několik unikátních funkcí, díky kterým je vhodnou volbou pro jakoukoli firmu. S firemní kreditní kartou můžete získat přístup k financování libovolné výše. Stačí si během několika minut zažádat o úvěrový rámec a můžete začít utrácet pomocí karet Divvy.
Správa výdajů je velmi snadná, protože každý nákup uskutečněný pomocí karet Divvy můžete roztřídit pomocí několika kliknutí. Ve firmě tak není potřeba manuálního vykazování výdajů.
Jakmile si prostřednictvím Divvy vytvoříte rozpočet pro firmu, můžete získat sledování v reálném čase, a tak mít své firemní rozpočty plně pod kontrolou.
Nejlepší na tomto špičkovém softwaru pro sledování výdajů je, že je zcela zdarma. Nejsou zde žádné skryté poplatky. Navíc si můžete pro své zaměstnance pořídit tolik fyzických i virtuálních karet, kolik potřebujete. Odměny za vaše výdaje, které Divvy nabízí, jsou dalším důvodem, proč tuto platformu vyzkoušet.
Rozlučte se s tradičním vykazováním výdajů a přivítejte tento pokročilý systém sledování výdajů.
Pleo
Pleo je fintech startup, který spravuje firemní výdaje prostřednictvím karet Pleo, a to jak kreditních, tak debetních. Své výdaje můžete uspořádat pomocí několika kliknutí na displeji.
Pleo můžete integrovat i s dalšími účetními nástroji. Umožňuje vám nastavit si limity pro utrácení, kdykoli si je přizpůsobit a vytvářet optimální postupy pro výdaje. Navíc jakmile proběhne platba vaší kartou Pleo, obdržíte upozornění a tento výdaj bude zaevidován.
Pleo je oblíbená aplikace pro malé a střední firmy a nabízí tři různé cenové tarify. Pleo vám ušetří spoustu neproduktivní práce a umožní vám plně se soustředit na vaše podnikání.
FreshBooks
FreshBooks je aplikace pro sledování firemních výdajů, která pomáhá monitorovat výdaje malých a středních podniků. Propojením vašeho bankovního účtu a kreditní karty bude váš účet aktualizován každý den.
Aplikace má funkci, která převezme potřebná data z obrázku účtenky či faktury. Své účtenky můžete také ukládat do FreshBooks. V době podávání daňového přiznání tak máte vše potřebné po ruce. Během realizace projektů může váš tým sledovat své výdaje a vy máte možnost sledovat výdaje celého týmu.
Aplikace vám umožňuje sledovat množství práce odvedené během dne odkudkoli. Vy se soustřeďte na rozvoj svého podnikání, protože vše ostatní je automatizováno.
Nabízené ceny se liší podle zvoleného tarifu, avšak aplikace je dlouhodobě užitečná bez ohledu na cenu.
Mint
S aplikací Mint máte možnost získat komplexní přehled o svých financích. Mint vám nabízí individuální řešení, díky kterým je vaše správa výdajů personalizovaná.
Všechny vaše splátky a měsíční výdaje lze integrovat do Mintu, a to i ve spojení s dalšími aplikacemi. Aplikace vám pomůže nenechat si ujít žádnou platbu a sledovat, kam putují vaše peníze.
Aplikace vám umožňuje nastavit si rozpočet a zajistí, že ho budete dodržovat, a to i díky včasným upozorněním při jeho překročení. Poskytuje také doporučení, jak ušetřit peníze a rychleji dosáhnout vašich finančních cílů.
Proces otevření účtu je bezpečný a je dostupný na všech zařízeních.
Expensify
Expensify umožňuje uživatelům vést záznamy o neomezeném množství účtenek. Synchronizací vašich účtů s Expensify budete mít během daňového období minimum starostí. Můžete si nastavit vlastní daňové sazby pro konkrétní výdajovou politiku.
Ruční nahrávání výdajů je již minulostí. Zde jsou všechny vaše účty a účtenky automaticky naskenovány jediným kliknutím. Navíc, pokud vás veškeré výše zmíněné procesy nudí, můžete se rozhodnout pro kartu Expensify namísto tradičních účtenek.
Můžete si vyzkoušet bezplatnou verzi, která se snadno používá a pomůže vám zaměřit se správným směrem při správě vašich firemních výdajů. Pomáhá vám sledovat náklady na cestách, doma i v kanceláři.
Bench
Aplikace Bench funguje jako váš virtuální účetní. V aplikaci Bench dochází ke kombinaci softwaru a lidského myšlení. Hlavní zaměření je na malé firmy a podnikatele, pro které jsou připravovány účetní závěrky.
Tým zkušených odborníků se o vše postará a kontaktují vás pouze v případě, že je něco potřeba. Účetnictví je zpracováváno měsíčně, díky čemuž jste vy i vaše podnikání finančně připraveni na daně. Tým je rychlý a spolehlivý.
Aplikace vám umožní soustředit se pouze na řízení vašeho podnikání bez obav z daňových systémů. Jedná se o jeden z nejvyužívanějších softwarů. Ceny jsou dostupné a na začátku máte k dispozici zkušební verzi, abyste aplikaci lépe pochopili.
Shoeboxed
Shoeboxed je aplikace, která poskytuje svým uživatelům služby digitalizace. Jejím cílem je digitalizovat skutečné účtenky a snížit tím lidské chyby. Podporuje i integraci s dalšími aplikacemi pro zjednodušení pracovního postupu.
Aplikace zpracovává daňová přiznání, uchovává naskenované účtenky a faktury a nabízí přehledy výdajů. Udržování základních dokumentů v archivní složce se vám hodí, když je urgentně potřebujete.
Pomocí této aplikace si můžete vytvořit online seznam svého týmu a udržovat ho aktuální. Aplikace je podporována na platformách Android i iOS. Její přesné sledování kilometrů se vám hodí na cestách.
Dext
Dext je aplikace pro sledování firemních výdajů, která si klade za cíl minimalizovat papírování a přejít k digitálnímu zpracování. Zjednodušuje manipulaci s čísly a papíry tím, že vaše účty převádí do digitální podoby.
Dext extrahuje potřebná data a uloží je do paměti po nahrání faktur, účtenek nebo jiných dokladů. Má více než 95% přesnost při vyplňování dokumentů a šetří váš čas i energii. Díky tomu vám zbyde více času na rozvoj vašeho podnikání.
Nahrávejte data odkudkoli a z jakéhokoli zařízení. Dext nabízí a vyžaduje více než 30 integrací pro zefektivnění pracovního procesu. Aplikace je navržena tak, aby byla jednoduchá a snadno pochopitelná. Pokud je vaše firma malá nebo jste začínající podnikatel, můžete nyní získat bezplatnou zkušební verzi.
Concur
Concur vám pomůže růst jako profesionálovi, neboť aplikace se neustále rozvíjí a přidává nové funkce. Úpravou nastavení si aplikaci můžete přizpůsobit svým potřebám.
S vysokou přesností si můžete vypočítat návratnost investic (ROI) vašeho podnikání. K dispozici je přehledný řídicí panel, díky kterému máte přehled o všech vašich výdajích na jediné stránce. Své rozpočty můžete upravovat a spravovat kdykoli a odkudkoli.
Můžete se podívat i na ukázku fungování aplikace, která je poměrně jednoduchá. Concur vám umožňuje přijímat finanční rozhodnutí podložená solidními daty. Ukazuje se, že je velkou pomocí pro malé podnikatele a začínající firmy.
Certify
Certify poskytuje užitečné informace o správě výdajů. Tento nástroj umožňuje snadno vytvářet a zpracovávat výkazy a realizovat úhrady. Stačí nahrát obrázek vašeho výdaje a výkaz se vytvoří automaticky.
Jedná se o ideální řešení pro globální podnikání, neboť je k dispozici ve více než 60 jazycích a 140 měnách. Do aplikace můžete integrovat firemní kreditní karty a zásady a vše si přizpůsobit vašemu rozpočtu.
Integrace s mnoha aplikacemi je samozřejmostí, abyste mohli efektivně pracovat. Aplikace je podporována na všech zařízeních a má bezproblémový výkon a vysokou spokojenost uživatelů.
MMC Receipt
MMC Receipt je aplikace pro sledování výdajů a skenování účtenek. Aplikace rychle skenuje účty a účtenky v různých měnách s vysokou přesností dat.
Nahrávání účtenek a počtu uživatelů není nijak omezeno. O úložný prostor se nemusíte starat, protože aplikace má neomezené cloudové úložiště a umožňuje ukládat data bez omezení.
Funkce vícestupňového schvalování dává vašemu podnikání další rozměr. Aplikace posuzuje, zda jsou data připravena k exportu, což napomáhá zlepšit vaše rozhodovací schopnosti.
Můžete se podívat na demo verzi, abyste lépe porozuměli funkcím aplikace, případně vyzkoušet její bezplatnou verzi.
Everlance
Společnost Everlance si klade za cíl automatizovat maximum firemních procesů. S jediným kliknutím na obrazovce můžete třídit a spravovat své výdaje. Přizpůsobte si své osobní i firemní výdaje a ušetřete si stres v daňovém období.
Přenos dat je zabezpečený a organizace cloudového úložiště je snadná. Propojte více platebních karet najednou, a šetřete tak čas a námahu při správě výdajů. Návrhy týkající se daňových odpočtů jsou jejím unikátním prvkem. Poskytnutím včasných a správných informací můžete ušetřit na daních.
Tým zákaznické podpory je vám k dispozici sedm dní v týdnu pro případné dotazy. Můžete si vybrat její bezplatnou verzi, která nabízí celou řadu funkcí. Navíc si můžete vytvořit vlastní šablonu podle vašich specifických potřeb.
Wave
Wave se zaměřuje na podporu malých podniků, aby mohly plně využít svůj potenciál. Nabízí hi-tech software, který je snadno ovladatelný a bezpečný pro správu vašich výdajů.
Umožňuje vám také sledovat vaše zisky a ztráty v reálném čase a připravit se na daňové období. Software je zdarma k použití bez omezení a skrytých poplatků.
Jediné, co k přístupu k aplikaci potřebujete, je připojení k internetu. Je podporována na všech zařízeních a její použití je poměrně snadné. Přenos dat z různých aplikací a webových stránek je dostupný na dálku.
Veryfi
Veryfi pomáhá malým podnikům růst rychleji než kdy dříve. Aplikace slouží svým zákazníkům a má velký potenciál růstu.
Zde můžete odhadnout náklady na projekt nebo firemní výdaje ještě před samotným zahájením projektu. Data se do aplikace zadávají automaticky, není tedy potřeba ruční práce. Měsíční přehled si můžete prohlédnout kdykoli a odkudkoli, protože je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
Aplikace je k dispozici na všech zařízeních a na všech platformách. Můžete synchronizovat svůj e-mail s Veryfi pro snadné nahrávání faktur a účtenek. Má širokou škálu dalších funkcí a uplatnění v mnoha oblastech.
Závěr
Dávno jsou pryč doby, kdy jste museli hledat kvalitního účetního pro daňové přiznání. Vše, co potřebujete, je aplikace pro sledování firemních výdajů a nic víc. Stejně důležité je však vybrat správnou aplikaci pro růst vaší firmy a efektivní řízení nákladů. Používáním těchto aplikací ušetříte spoustu času, energie i peněz, které pak můžete věnovat sobě a své rodině.
Následuje několik nástrojů, které vám pomohou se správou prostředků, a služba Active Directory a Office 365 Management pro vaši firmu.