Excel je nepochybně fantastický nástroj, který mnoha uživatelům usnadnil analýzu a zpracování rozsáhlých datových souborů. Osobně ho považuji za mimořádně užitečný program, který se uplatní téměř v každém oboru (snad s výjimkou ropných plošin). Nedávno jsme publikovali článek o pěti funkcích Excelu, které mohou být neocenitelné pro zjednodušení rutinní a monotónní práce. Mnozí z nás, kteří se denně zabýváme manažerskými nebo administrativními úkoly, jsou s mnoha funkcemi Excelu dobře obeznámeni. Avšak i když víme, jak danou funkci použít a k čemu nám může být užitečná, není vždy zcela jasné, jak ji efektivně aplikovat. Dnes se podrobněji podíváme na tři způsoby využití velmi jednoduché funkce „Počet“ v Excelu.
Funkcí „Počet“ mám na mysli všechny varianty této funkce, včetně funkcí COUNTBLANK a COUNTIF.
COUNTA
Syntaxe: =COUNTA(A1:A2)
Tato funkce jednoduše spočítá buňky v zadaném rozsahu. Mohlo by se zdát, že ji není potřeba, protože Excel vám počet buněk v označeném rozsahu sám zobrazí. Jedním z hlavních využití funkce COUNTA je kvantifikace textových hodnot. Může to být například spočítání počtu položek ve sloupci vydaných dokladů konkrétnímu oddělení. Funkce se nejlépe uplatní, když se data v buňkách liší.
COUNTIF
Syntaxe: =COUNTIF(A1:A2, „Absent“)
Toto je podmíněná varianta funkce COUNT. V podstatě spočítá všechny buňky, které obsahují konkrétní hodnotu, kterou si sami definujete. Může to být číslo, slovo nebo argument typu „větší než“ nebo „menší než“ číslo. Funkci lze využít k získávání kvantifikovaných informací z tabulky s různorodými daty. Představte si situaci, kdy potřebujete zjistit, kolik zaměstnanců v oddělení mělo zpoždění v daný den, přičemž máte k dispozici pouze netříděný seznam jmen a časů příchodu. Funkce COUNTIF snadno zjistí, kolikrát se v datové sadě vyskytuje konkrétní položka, o kterou máte zájem. Může být použita jak pro číselné, tak pro textové hodnoty. Například, pokud chcete zjistit, kolik lidí v kanceláři se jmenuje „Charlie“, použijte tuto funkci. Můžete ji také použít se zástupnými znaky, takže její využití je omezeno pouze vaší fantazií (a druhem práce, kterou potřebujete provést). V nouzi můžete pomocí této funkce zjistit i to, kolik zaměstnanců má konkrétní krevní skupinu.
COUNTBLANK
Syntaxe: =COUNTBLANK(A1:A2)
Hledáte chybějící informace a nejste si jisti, jak nekompletní jsou vaše data? Vyzkoušejte funkci COUNTBLANK. Můžete ji použít k určení, kolik lidí neposkytlo potřebné informace, pokud máte seznam prodejců a chcete ověřit, zda u některého nechybí údaje, nebo k odhalení případných falešných záznamů ve vašich datech.
Využijte je naplno: Funkce COUNT a všechny její varianty se zdají samy o sobě málo významné. Avšak v kombinaci s dalšími jednoduchými funkcemi, jako je třídění a zvýrazňování, vás překvapí nové možnosti, které se vám otevřou. V kombinaci s dalšími funkcemi Excelu se z vás stane excelovský mistr.