Nelze než souhlasit s tím, že komunikace je páteří každého podnikání. V éře scénáře práce na dálku, kdy jsou spoluhráči daleko od sebe, je třeba komunikaci věnovat více pozornosti než dříve.
Kromě týmů pracujících na dálku spoléhají podniky, které jsou zpět v kancelářském prostoru, také na chatovací aplikace pro lepší komunikaci díky výhodám a funkcím, které nabízejí. To je místo, kde na scénu přicházejí aplikace pro chat na pracovišti. Tyto chatovací aplikace zjednodušují komunikaci a pomáhají zavést mezi členy týmu zdravou pracovní kulturu.
Table of Contents
Co je software Workplace Chat? 💻
Chatovací aplikace na pracovišti jsou komunikační nástroje, které převzaly e-mail, který byl kdysi primárním způsobem komunikace v pracovním prostoru. Tyto aplikace překračují možnosti e-mailu a umožňují členům týmu, aby se vzájemně zapojovali, diskutovali o práci a přicházeli s jedinečnými nápady, jak věci dokončit. Nástroje pro komunikaci na pracovišti nabízejí kromě jiných nástrojů produktivity mnoho funkcí, jako jsou soukromé chaty, skupinové konverzace, hlasové hovory a videohovory.
Pojďme se podívat na hlavní výhody používání chatovacího softwaru pro vaši firmu:
Zdroj obrázku: Unsplash
Vylepšená komunikace
Jednou z nejdůležitějších výhod, které získáte po použití chatovacího softwaru, je bezchybná komunikace mezi členy týmu, přestože jsou přítomni na různých místech. Umožňuje jim vyměňovat si zprávy, diskutovat o nápadech, účastnit se videohovorů a přitom být daleko od sebe.
Zjednodušený pracovní postup
Komunikační nástroje na pracovišti pomáhají týmu organizovat práci a zlepšovat workflow v organizaci. Zaměstnanci si mohou nastavit denní schůzky, na kterých si naplánují práci, zadají úkoly a okamžitě získají zpětnou vazbu.
Účast zaměstnanců
Kromě zlepšení pracovního postupu a usnadnění komunikace chatovací software také povzbuzuje zaměstnance, aby se zapojili do týmových aktivit, čímž se zvyšuje produktivita.
Zůstaňte organizovaní
Nevědomost o tom, co se děje, a zapomínání úkolů, které je třeba udělat, je běžným kancelářským scénářem, ale už ne u chatovacích aplikací. Týmové komunikační platformy udržují vše organizované a udržují vás v povědomí o tom, co se děje, a o úkolech, které musíte dokončit.
Šetří čas ⏳
Je nezbytné sledovat čas, kdy spolupracujete s ostatními členy týmu na dokončení úkolu. Komunikační aplikace na pracovišti šetří čas, který byste museli strávit odchodem od stolu a chozením k osobě prodiskutovat věci. Úsilí a zdroje se tak snižují, aby se snížily nevýznamné výdaje.
Budujte týmové vztahy 👨💻
Mezi zaměstnanci, kteří spolupracují jako tým, musí převládat zdravý pracovní vztah. Používání komunikačního softwaru ke spolupráci na projektech a úkolech pomáhá posilovat vztahy a vytvářet nové nápady.
V této příručce jsme sepsali nejlepší dostupný software pro chatování v pracovním prostoru, který může zlepšit komunikační hru vaší firmy. Na těchto komunikačních platformách je zajímavé, že nabízejí bezplatné plány pro malé týmy.
Pracoviště
Chat na pracovišti je komunikační platforma pro podniky, která pomáhá propojit členy týmu pracující na dálku jednoduchým, ale bezpečným způsobem. Ve vlastnictví společnosti Meta obsahuje funkce jako chat, videohovory, příspěvky, zpravodajství a skupiny, které pomáhají vysílat všechny informace související s podnikáním.
Workplace Chat lze snadno integrovat s obchodními nástroji vaší organizace a vytvořit tak bezpečný a produktivní způsob sdílení znalostí a budování pracovních komunit. Tento chatovací software umožňuje vašemu týmu interakci poskytováním návrhů v reálném čase prostřednictvím komentářů, reakcí a rychlých zpráv. Posílit pracovní kulturu a spojit se se spoluhráči z kterékoli části světa je docela snadné.
Workplace by Meta vám umožňuje vytvářet prostory pro spolupráci známé jako skupiny. Tyto skupiny pomáhají spravovat projekty a přidělovat úkoly spoluhráčům, poskytovat zpětnou vazbu, sdílet aktualizace, zmiňovat kolegy a sdílet soubory bezpečně bez jakýchkoli omezení úložiště. Tyto skupiny můžete nastavit jako soukromé, veřejné nebo tajné a můžete dokonce vytvářet skupiny se členy z více společností. Správci skupiny mohou omezit přístup členů týmu, aby zajistili, že k nim budou mít přístup pouze oprávněné osoby.
Aplikace Workplace Chat lze integrovat s více než 50 obchodními nástroji, z nichž hlavní jsou Office 365, Google Workspace a ServiceNow. Je také možné navrhnout vlastní integrace pro propojení chatu na pracovišti s jakýmkoli jiným nástrojem vaší společnosti. Společnost zajišťuje, že citlivé informace uživatelů zůstanou důvěrné.
Klíčové funkce Workplace Chat od Meta jsou následující:
- Funkce živého videa a hlasových hovorů fungují jako komunikační médium pro vysílání událostí a informací vaší společnosti pro posílení ducha týmu.
- Knihovna znalostí se hodí k vytváření, ukládání a sdílení obchodních dokumentů v chatovací aplikaci. Tímto způsobem jsou všechny informace lépe uspořádané a vyhodnotitelné na vašem PC a chytrých telefonech.
- Skupiny na pracovišti pomáhají úspěšně komunikovat a spolupracovat s týmem na růstu pracovní kultury.
- Informační kanál založený na ML zobrazuje personalizované, relevantní a prioritní informace, které vám pomohou zůstat soustředění a produktivní.
Workplace od Meta je nezávislý na platformě a můžete jej používat na stolních i mobilních zařízeních, abyste byli informováni odkudkoli. Cena chatu na Workplace začíná na 4,00 USD měsíčně; získáte také 30denní zkušební období na otestování softwaru před jeho zakoupením.
Chatování
Chatování poskytuje týmům nový, efektivní způsob práce. Pro každý týmový projekt existují chatovací místnosti, takže konverzace o každém projektu zůstávají organizovány v jejich samostatných místnostech. Všichni členové týmu mohou vidět pokrok, podrobnosti a rozhodnutí a mohou se účastnit v reálném čase.
Chatwork nabízí následující funkce, které umožňují členům týmu synchronizovat práci a vzájemně se spojovat:
Správa chatu
- Sekce Můj chat vám umožňuje poznamenat si důležité informace
- Chatujte přímo s kterýmkoli členem týmu
- Vytvořte samostatnou skupinu pro každý projekt ve skupinové chatovací místnosti
- Vyhledávejte staré zprávy pomocí klíčových slov
Správa úloh
- Vytvářejte a přidělujte úkoly svým spoluhráčům, aby si každý byl vědom svých povinností
- Sledujte průběh úkolu ohledně termínu dokončení
- Označte úkol jako dokončený a bude automaticky upozorněn manažera
Sdílení souborů
- Sdílejte soubory různých formátů, jako je Word, Excel a Obrázky.
- Před nahráním si nahrané soubory prohlédněte v prohlížeči.
- Stáhněte si soubory, které vám sdílejí vaši kolegové
Videohovor
- Uspořádejte videohovor schůzky se členy skupiny
- Chatujte s členy skupiny tváří v tvář
- Snadno sdílejte svou obrazovku s ostatními účastníky videohovoru
- Sdílejte obrázky ve videohovorech prostřednictvím chytrých telefonů
Správa kontaktů
- Pozvěte spoluhráče, aby se připojili k chatování vaší organizace.
- Přijměte nebo odmítněte žádosti o připojení.
- Chcete-li vyhledat spoluhráče, zadejte Chatwork ID nebo e-mail
Správa oznámení
- Povolte svému prohlížeči, aby vás upozorňoval na aktivitu na Chatwork
- Povolit nebo zakázat zvuky upozornění
- Nakonfigurujte Chatwork tak, aby vás upozornil, když obdržíte e-maily do doručené pošty
správa uživatelů
- Přidat nové členy do skupiny (limit uživatelů závisí na předplatném)
- Kategorizovat a kontrolovat členy
- Aktualizujte uživatelské údaje, jako je heslo
Správa profilu
- Přidejte avatar nebo svůj obrázek jako profilový obrázek
- Přidejte titulní fotku, která se zobrazí na profilu
Přizpůsobte si své Chatwork ID
- Přidejte své kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa a telefonní číslo.
K dispozici je bezplatná verze Chatwork, ale s omezenými funkcemi. Pokud chce vaše společnost upgradovat na prémiovou verzi, bude to stát 5 USD na uživatele a měsíc účtované ročně.
Microsoft Teams
Teams je oblíbený pracovní prostor společnosti Microsoft pro spolupráci v rámci sady Office 365. Organizace chválí Microsoft Teams za jeho klíčovou roli při usnadňování konverzací na pracovišti, spolupráci mezi členy týmu, videochatování a sdílení dokumentů s cílem zlepšit komunikaci a produktivitu zaměstnanců.
Zatímco Microsoft Teams je široce známý pro své možnosti videokonferencí, jeho Skupinový chat segmentu příliš nezaostává. Úspěšně nahradily e-mail jako prostředek konverzace, zejména u členů týmu, kteří pracují na dálku.
Kromě vzájemné interakce vám Microsoft Teams Group Chat umožňuje také integraci s jinými obchodními aplikacemi. Zaměstnanci se zkrátka cítí, jako by v kanceláři pracovali virtuálně. Teams Group Chat je k dispozici jako součást základního desktopového klienta Microsoft Teams, webového klienta a mobilní aplikace. K Microsoft Teams můžete přistupovat z jakéhokoli operačního systému, iOS, macOS, Windows nebo Android. Kromě toho je Microsoft Teams k dispozici také jako rozšíření prohlížeče, které lze přidat do vašeho preferovaného prohlížeče.
Teams Group Chat je bohatý na funkce a obsahuje všechny nástroje přítomné v jakékoli aplikaci pro obchodní chat. Ať už jde o emotikony, GIFy, úpravy formátovaného textu, zmínky, odpovědi na vlákna a sdílení souborů. Uživatelé mohou snadno přepnout z rychlých zpráv na videohovory kliknutím na ikonu. Kromě toho můžete ztlumit diskuse, abyste přestali dostávat oznámení, a dokonce můžete připnout důležité konverzace.
Další funkce jsou následující:
- Dostávat upozornění, když vás někdo označí nebo upozorní.
- Sdílejte soubory se členy týmu a přistupujte k souborům, které odesílají.
- Funkce Message Search umožňuje vyhledávat zprávy zadáním klíčových slov.
- Kromě rychlých zpráv můžete nastavit zvukový hovor pro komunikaci se členy týmu.
- Microsoft Teams lze integrovat s dalšími obchodními nástroji používanými ve vaší společnosti.
- Umožňuje uživatelům stáhnout si nástroj jako doplněk k předplatným nebo konkrétním službám, jako je Outlook 365.
Jak již bylo zmíněno, Microsoft Teams je k dispozici jako součást Office Suite 365. Bezplatná verze Teams nabízí omezený úložný prostor a přináší další omezení. Na druhou stranu Microsoft Teams Essentials poskytuje několik doplňků a stojí 4,00 USD za každého uživatele měsíčně. Microsoft 365 Business Basic začíná na 5,00 USD za uživatele a měsíc.
Google Chat
Google Chat je software pro obchodní komunikaci, který je nedílnou součástí Google Workspace. Poskytuje členům týmu podniků a organizací prostředek ke spolupráci a komunikaci na projektech a úkolech. Google Chat funguje jako centralizované centrum, kde mohou členové týmu a manažeři vytvářet virtuální chatovací místnosti, konfigurovat vlákna chatu, monitorovat průběh úkolů a přijímat následné kroky.
Každá chatovací místnost má samostatné možnosti pro chatování, sdílení souborů a přiřazení a dokončení úkolů. To umožňuje snadný přístup k souborům sdíleným vámi a vašimi spoluhráči v místnosti. Kromě toho můžete úkol přidělit ostatním a zobrazit úkoly, které vám byly přiděleny v místnosti. Kromě toho získáte několik tlačítek pro provádění různých úkolů, jako je nahrávání příloh, vkládání emodži a animovaných obrázků GIF a dokonce i nastavení videohovoru pomocí Google Meet.
Google Chat podporuje přímé zprávy i skupinové konverzace; Zaměstnanci mohou povolit upozornění, aby dostávali upozornění, když jejich kolegové sdílejí soubory, odkazy a komentáře v Dokumentech, Tabulkách nebo Prezentacích Google. Firmy mohou bez námahy synchronizovat aplikaci pro zasílání zpráv s Kalendářem Google, což usnadňuje plánování schůzek v závislosti na dostupnosti členů týmu. Google Chat je v souladu s nařízeními a zásadami GDPR, HIPAA, ISO a AICPA a umožňuje vám nastavit způsob přihlášení nebo dvoufaktorové ověření pro posílení zabezpečení.
Google Chat má podporu API, díky které se integruje s aplikacemi GSuite a dalšími nástroji a aplikacemi třetích stran. Chatovací platforma také podporuje široce žádanou funkci vyhledávání doručené pošty, která uživatelům umožňuje rychle vyhledávat staré zprávy a sdílené soubory v konverzacích.
Google Chat je nezávislý na platformě a lze k němu přistupovat na Windows, Mac, chytrých telefonech Android a iPhonech prostřednictvím webového klienta a samostatné aplikace. Chcete-li získat přístup ke službě Google Chat, musíte mít účet Google Workspace.
Účet pracovního prostoru je již k dispozici pro uživatele, kteří mají účet Gmail. Google Chat je součástí Google Workspace a Google Chat můžete používat z bezplatného účtu Google Workspace. Můžete však upgradovat na prémiovou verzi Google Workspace, která stojí 6 USD na osobu a měsíc, abyste získali přístup k dalším funkcím.
Slack
Slack je oblíbená aplikace pro zasílání zpráv a komunikaci v pracovním prostoru, která společnostem pomáhá zlepšit komunikaci a spolupráci mezi členy týmu a poskytuje jim přístup k obchodním nástrojům bez ohledu na jejich aktuální polohu a pracovní režim. Podporuje kanály, které seskupují členy týmu na základě projektu, oddělení, umístění kanceláře a dalších věcí. Uživatelé tak mohou snadno zůstat v povědomí o věcech, které je zajímají.
Každý má přístup k veřejným kanálům, takže všechny týmy vědí, na čem druhý tým pracuje. Například noví truhláři se mohou rychle dostat na trať místo čekání na někoho, kdo je povede od nuly.
Slack také podporuje otevřené diskuze, soukromé skupiny, přímé zasílání zpráv, archivaci zpráv, sdílení souborů a hloubkové kontextové vyhledávání. Může se synchronizovat s dalšími nástroji a službami používanými společností, aby pomohla centralizovat oznámení, soubory a další data na jednom místě. Odpadá tedy nutnost neustále přepínat z karet na řídicí panely, pamatovat si přihlašovací údaje pro různé platformy a žonglovat s pracovními nástroji.
Slack je navržen pro integraci s nástroji jako MailChimp, Dropbox a Google Drive, které vám pomohou chytře pracovat a dělat efektivní rozhodnutí. Automaticky vše indexuje a archivuje, což společnosti pomáhá vybudovat rozsáhlou znalostní základnu bez jakéhokoli úsilí. Kromě těchto funkcí, které jsou společné pro všechny platformy pro zasílání zpráv na pracovišti, se Slack liší jeho třemi jedinečnými vlastnostmi:
- Naplánovat odeslání: Slack vám umožňuje naplánovat si zprávy tak, aby byly odeslány v pevně stanovený čas v budoucnu, místo toho, abyste je posílali v tuto chvíli.
- Slack Huddles: Tato funkce umožňuje kterémukoli členovi týmu rychle pozvat ostatní, kteří jsou součástí kanálu nebo skupiny, aby se připojili k audio nebo video hovoru. Hodí se, když si chcete zorganizovat rychlou verbální komunikaci.
- Slack Connect DMs: Slack Connect DMs je pouze součástí prémiových účtů a umožňuje vám pozvat další uživatele, kteří nejsou součástí skupiny, aby s vámi přímo konverzovali.
Bezplatná verze vám umožňuje přístup pouze k základním funkcím. Verze Pro, která stojí 2,67 USD na uživatele, poskytuje výkonné funkce pro malé týmy a verze Business+ stojí 5 USD na uživatele a pomáhá rozšířit vaše podnikání. Slack má také verzi Enterprise vhodnou pro velké společnosti, které požadují výkonnější funkce.
Mattermost
Mattermost je výkonné komunikační řešení typu vše v jednom, které umožňuje vývojářům spolupracovat bez ohrožení bezpečnosti. Zahrnuje tři klíčové platformy:
- Kanály – Pomáhá vašemu týmu komunikovat a zůstat ve spojení na individuální bázi a prostřednictvím zpráv ve skupině.
- Příručky – Umožňuje podnikům sestavit a nastavit procesy a dosáhnout očekávaných výsledků
- Boards – Mattermost zahrnuje struktury Kanban Boards, které usnadňují řízení projektů a úkolů a pomáhají tak dosáhnout klíčových milníků.
Vyhlídka spolupráce Mattermost založená na kanálech pomáhá propojit zaměstnance, procesy a všechny nástroje vaší firmy na jednom místě. Tato jedinečná a open source aplikace pro zasílání zpráv v pracovním prostoru je nezávislá na platformě a je k dispozici jako aplikace založená na prohlížeči, klient pro stolní počítače a mobilní aplikace.
Kanálová platforma Mattermost obsahuje rozsáhlé funkce, jako je hlášení o dodržování předpisů, archivace chatů a vyhledávání zpráv. Kromě toho Mattermost zahrnuje také další funkce, jako jsou soukromé/skupinové chaty, sdílení souborů a odkazů, vlastní emotikony, podpora více jazyků, příkazy lomítka, prohledávatelná historie zpráv, webhooky a další.
Všechny tyto funkce pomáhají společnosti Mattermost stát se významnou platformou pro zasílání zpráv na pracovišti pro podniky, která umožňuje bezproblémovou komunikaci mezi členy týmu bez jakýchkoli úskalí a zmatků.
Kromě těchto funkcí poskytuje edice Enterprise této komunikační platformy několik doplňků, jako je jednotné přihlášení (SSO), pokročilá oprávnění a vícefaktorové ověřování (MFA), funkce sledování výkonu, zprávy o shodě, vlastní branding a možnosti podnikového vyhledávání.
Další přednosti tohoto produkčního komunikačního kanálu jsou následující:
- Matttermost splňuje všechny bezpečnostní požadavky organizací a poskytuje maximální možnou kontrolu nad citlivými daty společnosti.
- Je vysoce rozšiřitelný a je kompatibilní s celou řadou aplikací a integrací třetích stran.
- Podporuje formátování RTF a zvýrazňování syntaxe kódu pro usnadnění snadné komunikace mezi vývojáři
- Integrované hlasové/videokonference vám umožní okamžitě přepnout do režimu osobního připojení jediným kliknutím tlačítka.
Starter verze Mattermost je k dispozici zdarma a je vhodná pro malé týmy vyžadující omezené funkce. Pokud potřebujete nějaké další funkce, můžete využít profesionální verzi za 10 USD na uživatele měsíčně. Pokud chcete používat Enterprise edition, budete si muset vyžádat cenovou nabídku.
Mattermost je k dispozici také jako samostatně hostované řešení, což znamená, že jej můžete nasadit na svůj oblíbený cloudový server nebo si jej připravit Kamatera za pouhých 6 dolarů měsíčně.
Zabalení
Doufáme, že jste se dozvěděli o nejlepším softwaru pro chat, který může zlepšit komunikaci a spolupráci mezi členy týmu vaší společnosti, zejména těmi, kteří pracují na dálku. Bez ohledu na chatovací software, který používáte, se spolupráce na pracovišti mezi členy týmu ve vzdáleném pracovním prostředí jistě zlepší.