6 způsobů, jak odstranit všechny e-maily v Gmailu

Nástroje pro mazání e-mailů se ukázaly být přínosem pro zaměstnance a podniky, protože zvyšují produktivitu tím, že zkracují čas strávený mazáním přeplněné doručené pošty.

Věděli jste, že několik průzkumů uvádí, že průměrný zaměstnanec utrácí? 28 % na e-maily každý den?

Kontrola a práce na e-mailech může být zdrcující, pokud ještě musíme e-maily organizovat nebo spravovat. V tomto článku probereme způsoby, jak dosáhnout nulové schránky a efektivně pracovat s e-maily. Zde je tabulka s některými nezbytnými nástroji, které musíte přidat do svého e-mailového arzenálu pro čistou a čerstvou doručenou poštu!

Titul

Popis

Prozkoumat

SaneBox

Odstraňuje nechtěné e-maily, vytváří složky a rychlost chytré AI.

Čistý e-mail

Organizovaný asistent, zastavení nevyžádaných e-mailů, zaměřené na soukromí.

Nadlidský

Správa e-mailů založená na umělé inteligenci s připomenutím a zobrazením stavu.

Mailstrom

Hromadné e-mailové akce pro podporu Google, Yahoo a Outlook.

Vymazat doručenou poštu = lepší produktivita

Správa e-mailů je účinná při maximalizaci efektivity na pracovišti. Pokračující poptávka po práci na dálku zvýšila používání Gmailu, protože je ve srovnání s jinými platformami považován za profesionální zdroj komunikace.

Proto je nutné organizovat e-maily nejlepším možným způsobem, který pomůže zefektivnit pracovní postup. Je to nejlepší způsob komunikace, který by měl být řízen denně nebo v pevně stanovený čas, protože obsahuje důležité organizační dokumenty.

#1. Časová efektivita

Lepší správa e-mailů zvyšuje časovou efektivitu, což nám umožňuje soustředit se na primární práci namísto jiných e-mailů. Mnoho e-mailů nás obvykle odvádí od cílového úkolu přejít na Gmail, což zabere více času, a to i u malých úkolů. Správa Gmailu nám usnadňuje hledání důležitých e-mailů a snižuje čas strávený vyhledáváním. Potenciální výsledek důležitých e-mailů je proto nalezen rychleji než dříve.

Čtěte také: Způsoby automatizace úloh Gmailu ke zvýšení efektivity

#2. Více zisků

Časová efektivita ovlivňuje ziskovost podniku a snižuje množství vynaložené na práci. Od organizování stovek e-mailů denně až po pravidelné zálohování a třídění důležitých e-mailů to zvyšuje obchodní náklady. Správa e-mailů provedla zpracování a třídění nezbytných e-mailů. Jedná se o levné řešení pro prioritizaci důležitých úkolů.

#3. Zvyšte produktivitu

Když software snadno provádí časově náročný úkol, umožňuje obchodníkům soustředit se na jiné úkoly. To umožňuje snazší práci a pomáhá zlepšit další produktivní toky. Lepší správa zabraňuje rozptylování tím, že blokuje zbytečná vyskakovací oznámení. Proto může být užitečné soustředit se na probíhající práci bez přerušení.

#4. Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem

Výhody správy e-mailů se spojují, aby odměňovaly podniky prostřednictvím lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Úspora času, výhody a produktivita v práci nám pomáhají žít po práci zdravý a ohleduplný život. Správa osobních e-mailů odděluje osobní a profesionální e-maily a snižuje tak zbytečnou pracovní zátěž doma.

Co je Zero Inbox a jeho výhody?

Zero Inbox je přístup ke správě e-mailů, jehož cílem je udržet Gmail téměř neustále prázdný. Strategii vyvinul odborník na produktivitu Merlin Mann, který vysvětluje, jak může záměna doručené pošty se seznamy úkolů ovlivnit produktivitu.

Pro firmy nebo zaměstnance jsou e-maily plné tisíců e-mailů, které odvádějí pozornost od důležité práce a mohou je během dne zmást. Merlin Mann představil pět konceptů pro řešení tohoto problému:

• Některé e-maily jsou důležitější než jiné: Ne s každým e-mailem se musí zacházet stejně. Je třeba odpovědět pouze na několik důležitých e-mailů a zbytek by měl být smazán. Tento koncept se ukazuje jako úspora času, ale je důležité jej oddělit a přitom mít na paměti, co je důležité a co může být v budoucnu potřeba.
• Čas je k nezaplacení: Zero inbox je užitečný způsob, jak ušetřit čas pro produktivní den. Jednotlivec se musí vypořádat s tím, kolik e-mailů zvládne za den; to také pomáhá denně sledovat postup práce. Tento koncept zajišťuje, že pouze důležitá a záslužná práce vyžaduje první pozornost a chrání náš čas.
• Méně může být více: Koncept doručené pošty nula dokazuje, že k vyjádření významu v e-mailové odpovědi stačí méně slov. Dlouhé eseje jsou zbytečné a při psaní se nemusíme cítit zavázáni.
• Svoboda od viny: Příliš mnoho e-mailů může být ohromující, ale život ve vině není řešením. Podle Manna nechte vinu za sebou, zaměřte se na úklid nepořádku a snažte se nejprve vyřešit důležité problémy.
• Lhaní sami sobě nevyprázdní schránku: V první řadě musíme být k sobě upřímní, přijmout situaci, která se děje, a pokusit se s ní vyrovnat. Na tisíce e-mailů je třeba odpovědět v omezeném čase, ale pokud se jim budete vyhýbat, budou se hromadit e-maily, které již nejsou užitečné.

Přečtěte si také: Nejlepší software pro archivaci e-mailů pro budoucí audity/stahování

Výhody

Správa e-mailů a koncept nulové schránky šetří čas a prokazatelně fungují pro podniky. Nulový e-mail je považován za přínosný, protože nám umožňuje soustředit se na důležité úkoly bez přerušení.

• Metoda Zero Inbox šetří čas především proto, že nás učí, jak v té době vyřizovat emaily. Když jasně pochopíme, s čím se musíme vypořádat, je pravděpodobnější, že na potřebné úkoly budeme reagovat bez rozptylování.
• To zlepšuje komunikaci se zúčastněnými stranami, protože nulová schránka umožňuje okamžité odpovědi na příchozí e-maily. Respondenti získají výhodu místo hodinového čekání.
• Koncepty nulové schránky zabraňují zmeškání důležitých úkolů, protože prázdná schránka zobrazuje nově přijaté e-maily jako první. E-maily, které si zaslouží pozornost, dostávají prioritu a zvyšují produktivitu firmy.

Proč čistit doručenou poštu Gmailu

Vymazání doručené pošty je ideální způsob, jak zvýšit produktivitu. V Gmailu člověka je za jediný den spousta zpráv, včetně malwaru, nevyžádané pošty, spamu a dokonce i propagace. Tyto nežádoucí soubory je třeba odstranit, protože narušují hlavní funkci nebo zabírají místo Gmailu. Uspořádaná doručená pošta je klíčem k produktivnímu dni se zaměřením na seznamy úkolů.

• Snadné vyhledání důležitých e-mailů: Uspořádaný gmail je nezbytný pro udržení důležitých e-mailů v bezpečí. To je důležité při sledování, abychom mohli snadno najít e-maily, které potřebujeme. Nevyžádané nebo spamové e-maily zatěžují produktivitu v nabitém obchodním plánu. Když pravidelně čistíme doručenou poštu, můžeme bez přerušení řešit důležité úkoly.
• Uvolnění úložiště: Google nabízí 15 GB bezplatného úložiště sdíleného mezi Diskem, Fotkami a dalšími aplikacemi Google. Plně zaplněné úložiště způsobuje zpoždění a přestává přijímat e-maily. Proto je nutné čas od času vyčistit úložiště, aby byla doručená pošta zdravá a aby byl zachován efektivní tok e-mailů.
• Vymazání nevyžádaných souborů: Gmail má složky Spam, které automaticky ukládají nevyžádané e-maily do doručené pošty. Google jej automaticky smaže do 30 dnů, ale některé e-maily jsou škodlivé a mají komerční účely, které se s námi snaží spojit. Vymazání a blokování těchto e-mailů je nezbytné, protože odesílatel se může pokusit připojit prostřednictvím jiných e-mailů. Důrazně doporučujeme, abychom se odhlásili z odběru nebo vymazali nevyžádané e-maily, abychom zabránili rozptýlení nebo poškození.
• Zůstaňte soustředění: Systematický řád brání mysli v bloudění. Když začínáme svůj den, záplava e-mailů vytváří tlak a nutí nás, abychom nevěděli, kde začít; systematická struktura e-mailů nám dává podnět k akci.

Přehledná schránka je tedy přímým způsobem, jak produktivně začít den.

Jak vyčistit doručenou poštu Gmailu

Existují způsoby, jak odstranit e-maily, protože je třeba je filtrovat podle kategorie, velikosti, odesílatele, přečtených nebo nepřečtených. Zde je několik kroků k hromadnému odstranění e-mailů:

#1. Hromadně smazat

Smazání je snadný způsob, jak rychle vymazat naši doručenou poštu Gmail, především proto, aby se vyřešil problém s plným úložištěm. Google umožňuje odstranění mnoha nevyžádaných e-mailů, které zabírají úložiště, jako je spam, propagace a další. Sníží se tak břemeno individuálního mazání pošty, které vyžaduje čas.

Postup hromadného odstranění e-mailů:

• Přihlaste se do Gmailu na mobilu, PC nebo notebooku.
• Klikněte na pole nalevo od tlačítka Aktualizovat.

• Kliknutím na políčko vyberete všechny e-maily.

• Klikněte na tlačítko Odstranit, které se v řádku zobrazí jako tlačítko koše.
• Umožňuje nám také skrýt e-maily, které nechceme mazat, ale přistupovat k nim, kdykoli je to možné. Tuto funkci aktivuje tlačítko Archiv, které se nachází přímo na boku krabice.

A voila! Velká část vaší doručené pošty je nyní jasná!

#2. Smazat podle kategorie

Google kategorizoval e-maily podle jejich použití, tj. sociální, aktualizační, primární nebo propagační. Umožňuje mazání konkrétních kategorií zpráv, což umožňuje vymazat konkrétní kategorii e-mailů a uložit ostatní.

Postup odstranění e-mailů v kategoriích:

• Klikněte na rozevírací nabídku vlevo; zobrazený seznam má ve spodní části sekci Kategorie.
• Vyberte konkrétní, které chceme smazat, například Sociální sítě, Aktualizace, Fóra nebo Propagace.

• Zaškrtněte políčko jako obvykle vlevo nahoře.
• Kliknutím na modrý text vyberete všechny e-maily.
• Klikněte na Smazat nebo Archivovat, jak chceme.

Aktualizace, spamové e-maily a propagační akce tak můžete rychle vymazat, aniž byste museli ztrácet čas jejich ručním odškrtáváním.

#3. Mazání podle časového období

Google umožňuje mazání e-mailů na základě konkrétních dat, čímž snižuje zátěž při posouvání. Můžeme si prohlížet e-maily před nebo po jejich preferovaném datu a mazat staré nevyžádané e-maily nebo nové e-maily, které v budoucnu nemají žádné využití.

Postup hromadného smazání:

• Do vyhledávacího panelu Gmailu zadejte před:RRRR/MM/DD a vyberte e-mail před konkrétním datem.
• Do vyhledávacího pole zadejte po:RRRR/MM/DD a stiskněte klávesu Enter, chcete-li získat e-mail po určitém datu.

• E-maily zobrazené na obrazovce patří do zvoleného časového období.
• Znovu zaškrtněte políčko a kliknutím vyberte všechny konverzace.
• Klikněte na Smazat nebo Archivovat.

To funguje dobře pro staré e-maily, které jsou nadbytečné a jen zabírají místo.

#4. Smazání od konkrétního odesílatele

Gmail usnadňuje mazání e-mailů od jednotlivých odesílatelů, takže je užitečné vymazat data z konkrétní adresy. Tuto funkci můžeme použít, když jejich doručená pošta přetéká pouze od jedné osoby, například e-mailových obchodníků.

Kroky k odstranění e-mailů od konkrétního odesílatele:

• Zaškrtněte políčko na levé straně, pokud chceme smazat všechny e-maily, nebo můžeme konkrétně vybrat přečtené nepřečtené zprávy.
• Klikněte na smazat nebo archivovat

Fuj! Kdo si myslel, že čistá schránka může být tak uspokojivá, že?

#5. Mazání přečtených/nepřečtených

Smazání přečtených nebo nepřečtených zpráv je dobrý způsob, jak občas vyčistit e-maily. To znamená, že můžeme smazat všechny jejich přečtené zprávy nebo vymazat jejich doručenou poštu, aniž bychom se na ně dívali.

Postup odstranění přečtených nebo nepřečtených e-mailů:

• Chcete-li odstranit přečtené nebo nepřečtené zprávy z e-mailu, Typ je: přečteno nebo je: nepřečtené.

• Stiskněte Enter a zaškrtněte políčko na levé straně.
• Postupujte podle kroků hromadného mazání, zaškrtněte políčko a vyberte všechny konverzace.
• Dále si můžeme vybrat mezi smazáním nebo archivací

To je skvělé pro ty otravné e-maily s odběrem, které prostě nechcete obtěžovat otevíráním!

#6. Mazání podle velikosti

Mazání e-mailů podle velikosti je nejlepší způsob, jak uvolnit omezené úložiště Gmailu. Některé e-maily obsahují přílohy nebo velké soubory, které zabírají zbytečné úložiště, i když jsou zbytečné. Google umožňuje mazání e-mailů na základě jejich velikosti, čímž odlehčuje platformě úložiště.

Kroky k odstranění e-mailů na základě jejich velikosti:

• Klikněte na Nastavení na pravé straně vyhledávacího pole.
• Zobrazí se možnost výběru velikosti přílohy.

• Zadejte velikost a vyberte větší nebo menší než.
• Vyberte e-mail a klikněte na Smazat.

Můžete tak rychle uvolnit místo tím, že se zbavíte e-mailů, které zabírají nejvíce úložiště.

Zde je několik nástrojů, které jsou podle mého názoru velmi užitečné a pomáhají nám efektivně čistit a spravovat e-maily:

SaneBox

SaneBox je software pro správu e-mailů s automatickým e-mailovým asistentem. Nástroj odstraňuje nevyžádané e-maily z doručené pošty a vkládá je do konkrétní složky, čímž šetří čas na správu.

Klíčová vlastnost

• Nástroj odstraní nevyžádané e-maily z doručené pošty a vloží je do konkrétní složky.
• Má složku SaneBlackHole, která nám umožňuje umístit na něj konkrétního odesílatele a od tohoto odesílatele nedostaneme žádnou poštu.
• SaneBox umožňuje vytváření složek pro účtenky nebo rodiny, což snižuje složitost Gmailu.
• Poskytuje složku SaneAttachment, která ukládá všechny přílohy e-mailů v cloudu, aby se uvolnilo úložiště.
• Můžeme si naplánovat přestávku od e-mailů úpravou funkce „Nerušit“ nebo můžeme e-mail odložit, abychom se mohli soustředit na svou práci.

Je to chytrá a vyškolená AI, která zrychluje e-maily a umožňuje nám soustředit se na naši hlavní práci.

Čistý e-mail

Clean Email je organizovaný e-mailový asistent, který efektivně spravuje přetížené, nevyžádané a nepřečtené e-maily. Je to software zaměřený na soukromí, který přebírá úplnou kontrolu nad našimi e-maily. Filtruje a seskupuje e-mailové segmenty, což pomáhá identifikovat důležitou a spamovou poštu.

Klíčové vlastnosti

• Tento software nám umožňuje zastavit nevyžádané e-maily, včetně odhlášení z odběru newsletterů.
• Má funkci prověřování, která blokuje poštu od nechtěných a nových odesílatelů.
• Čistý e-mail umožňuje snadné mazání velkého množství e-mailů a doporučuje návrhy na vyčištění na základě našich zvyklostí.
• Software umožňuje vytvoření vlastního pravidla pro e-maily, což pomáhá udržovat s minimálním úsilím. To znamená, že uživatelé mohou denně archivovat nebo automaticky číst e-maily ze sociálních sítí.

Email Assistant si snadno poradí s velkým množstvím e-mailů a poskytuje nám to nejlepší soukromí.

Nadlidský

Nadlidský je software pro správu využívající umělou inteligenci, který nám pomáhá snadno spravovat e-maily v Gmailu a Outlooku. Software má vestavěné úryvky, které pomáhají rychleji vytvářet e-maily, psát nejvhodnější fráze, odstavce nebo celé studené e-maily v případě potřeby.

Klíčové vlastnosti

• Umožňuje nastavení připomenutí odeslaných e-mailů, což pomáhá zvládat důležitou práci bez delegování.
• Umožňuje odložení e-mailů na konkrétní časové období, pomáhá nechat zátěž stranou a podle potřeby se zaměřuje na jinou práci.
• Stav jejich e-mailu vidíme, když jej příjemce obdrží nebo přečte. Umožňuje také sdílení stavu mezi týmem pro zlepšení efektivity.
• Umělá inteligence umožňuje automatické opravy psaní, podporuje další znaky, chybějící znaky, transponované znaky, chybějící interpunkci a nesprávnou kapitalizaci.

Software s podporou umělé inteligence zlepšuje možnosti psaní e-mailů, čímž šetří čas. Také nám připomíná e-maily, takže uživatel může plnit důležité úkoly.

Mailstrom

Mailstrom je software pro správu e-mailů, který podporují Google, Yahoo a Outlook. Tento systém je navržen pro podniky všech typů a velikostí, aby pomohl hromadně odesílat, mazat nebo archivovat jediným kliknutím.

Klíčové vlastnosti

• Tento nástroj je poháněn lidskou inteligencí, která snadno identifikuje a seskupuje tisíce e-mailů.
• Chrání doručenou poštu před spamem a umožňuje blokování nežádoucích odesílatelů nebo subjektů.
• Používá špičkový IMAP prostřednictvím šifrování OAuth2, což znamená, že software nikdy nezíská heslo uživatele.
• Software umožňuje odhlásit se z newsletteru bez návštěvy konkrétní webové stránky.

Lidská inteligence Mailstrom Software ji odlišuje od ostatních, protože zachází s e-maily z lidské perspektivy.

Závěrečná slova

Čištění Gmailu je důležitým úkolem každého obchodníka, profesionála i jednotlivce. Naše e-mailová schránka je často plná důležitých zpráv a úkolů, ale součástí naší práce je také zpracování nepořádku a nevyžádané pošty.

Uspořádaná doručená pošta udržuje mysl šťastnou na začátku dne a pozitivně ovlivňuje produktivitu. Když je doručená pošta plná příliš mnoha e-mailů, potřebujeme si ujasnit, co dělat nebo jak to udělat.

E-maily by proto měly být jasné a bez zbytečných souborů a zpráv, aby byly zajištěny nejlepší výsledky. Různý software dostupný na internetu poskytuje službu pro nejlepší optimalizaci Gmailu.

Někteří používají umělou inteligenci k dosažení nejlepších výsledků, ale ze všech těchto věcí je mezi námi největším problémem bezpečnost. Gmail obsahuje e-maily, které nechceme sdílet, takže software byl vybrán po analýze jeho zabezpečení.

Nepoužíváte Gmail? Zde jsou některé aplikace pro čištění pošty, které fungují také na Yahoo a Outlook!