Význam automatizace dokumentů v moderním podnikání
Dokumenty představují po staletí základní stavební kámen každého odvětví. S růstem firem se ovšem objem obchodní dokumentace neustále zvětšuje a stává se čím dál tím komplexnější.
Pro zajištění efektivního využití dokumentů je nezbytné, aby podniky prováděly jejich přesnou kategorizaci a třídění. V opačném případě mohou vzniknout problémy pro zaměstnance.
V dnešním dynamickém světě je velkou výhodou existence softwaru pro automatizaci dokumentů, který dokáže výrazně usnadnit a urychlit tyto procesy.
Automatizace dokumentů je umožněna díky pokročilým technologiím, které transformují způsob, jakým firmy nakládají s dokumentací. To má za následek zjednodušení časově náročných a komplikovaných manuálních procesů spojených s dokumentací.
Vzhledem k množství dostupných řešení může být nicméně obtížné vybrat to nejvhodnější pro konkrétní podnik. Jednotlivá řešení se liší funkcemi a jsou často přizpůsobena specifickým typům uživatelů.
Například, potřeby automatizace dokumentů prodejního týmu se značně liší od požadavků právní firmy. Každá z těchto skupin proto ocení řešení, které je navrženo s ohledem na jejich specifické každodenní rutiny.
Tento článek vám přiblíží nejlepší software pro automatizaci dokumentů a ukáže, jak vám může ušetřit spoustu času.
Co je automatizace dokumentů?
Automatizace dokumentů využívá specializované programy a software k vytváření elektronických dokumentů s minimálním lidským zásahem.
Tento proces zahrnuje automatizaci různých pracovních postupů, jako je skenování, ukládání, extrakce, sběr dat a klasifikace dokumentů.
Uživatelé v softwaru pro automatizaci dokumentů vytvářejí takzvané „šablony“. Tyto šablony definují, jakým způsobem se dokumenty přidávají, mění nebo odstraňují na základě specifických vstupů.
Automatizaci dokumentů lze rozdělit do dvou hlavních kategorií:
- Zpracování dokumentů: Tato oblast se zaměřuje na extrahování relevantních informací z různých dokumentů, jejich ověřování a transformaci na obohacená data pro koncového uživatele. Během zpracování dokumentů je ošetřena každá fáze jeho životního cyklu.
- Vytváření dokumentů: V tomto případě se již shromážděná data používají jako vstupy pro generování návrhů, smluv, obchodních dopisů, faktur a dalších dokumentů.
Proč podniky potřebují automatizaci dokumentů?
Podniky musí zpracovávat velké množství dokumentů. Neefektivní správa této dokumentace může být nákladná.
Automatizace zpřístupňuje a usnadňuje zpracování dokumentů. Níže jsou uvedeny hlavní důvody, proč podniky potřebují automatizaci dokumentů:
Omezení opakované práce s dokumenty
Automatizace dokumentů snižuje čas a úsilí, které zaměstnanci věnují opakovaným činnostem. Skenování dokumentů, extrakce dat, klasifikace, indexování a ukládání dat jsou klíčové pro efektivní provoz každé firmy. Automatizace dokumentů tyto procesy plně pokrývá.
Rychlejší zpracování dokumentů
Používání přizpůsobených šablon zkracuje dobu potřebnou pro papírování a zefektivňuje zpracování dokumentů. To usnadňuje zavedení standardního postupu dokumentace, který mohou všichni zaměstnanci dodržovat, a optimálně tak využívat svůj čas a energii.
Snížení míry chybovosti
Při manuálním vytváření dokumentů se často chybuje při kopírování a vkládání, což vede k opakovaným opravám a zbytečným prodlevám. Pokročilá automatizace dokumentů dokáže tyto chyby eliminovat nebo výrazně omezit díky přesnosti a spolehlivosti. Předem definované šablony a technologie umělé inteligence, využívající sběr dat, usnadňují získávání potřebných informací a informování příslušného personálu o chybějících datech.
Úspora nákladů
Firmy, které automatizují tvorbu dokumentů, nepochybně ušetří náklady. Automatizace může výrazně snížit celkové výdaje spojené s tiskem dokumentů, budováním fyzických kartoték a zlepšit administrativní kontrolu.
Zlepšení interakcí s klienty a obchodních partnerství
Dobré vztahy mezi zaměstnanci, dodavateli a zákazníky jsou klíčové pro úspěch každé organizace. Pokud je ruční vytváření dokumentů zatíženo chybami, zpožděními a nejasnostmi, může to negativně ovlivnit tyto vztahy. Díky přístupu k online dokumentaci je práce s mnoha dodavateli a kontaktování více zákazníků jednodušší a bezpečnější. Snadné prohlížení dokumentů odkudkoli a kdykoli podporuje lepší interakci a pomáhá vytvářet individuální přístup ke klientům.
Zvýšení bezpečnosti a ochrany soukromí
Systémy automatizace dokumentů obsahují vestavěná digitální úložiště s nastavitelnými přístupovými právy, která zabraňují ztrátě dokumentů a zvyšují bezpečnost dat. Právní a zdravotnický sektor například může chránit citlivé údaje před úniky a narušením pomocí softwaru pro automatizaci dokumentů s dodatečnými bezpečnostními opatřeními.
Jak je automatizace efektivnější než ruční zpracování dokumentů?
Pokud často vytváříte stejné typy dokumentů, jako jsou smlouvy, faktury nebo měsíční zprávy, pravděpodobně se setkáváte s následujícími problémy:
- Manuální sběr dat z mnoha zdrojů, provádění složitých výpočtů a vytváření vizualizací pro ilustraci dat vyžaduje velké množství času a úsilí.
- Je náročné zajistit, aby dokumenty byly zcela bez chyb, a to i po dlouhých hodinách (nebo dnech) hledání chyb.
Tyto problémy lze vyřešit pomocí softwaru pro automatizaci dokumentů, který umožňuje automatický sběr dat z různých zdrojů a jejich uspořádání podle potřeby.
Výsledkem je, že můžete generovat jakoukoli zprávu během několika sekund a současně si být jisti, že všechny informace jsou přesné a bez chyb.
Funkce
#1. Webový přístup
V dnešní době, kdy je internet tak široce dostupný, je nezbytné, aby uživatelé měli přístup ke svým dokumentům odkudkoli. Webový software pro automatizaci dokumentů nabízí rychlý a snadný přístup k souborům a složkám, což je zásadní. Mezi jeho funkce patří:
- Mobilní přístup k prohlížení nebo úpravám dokumentů
- Cloudové úložiště pro ukládání dokumentů
- Sdílení složek nebo jednotlivých souborů s ostatními
#2. Přetahování
Funkce přetahování je základním prvkem každého systému automatizace dokumentů. Umožňuje uživatelům přetahovat soubory z jednoho místa na druhé, nebo i z jedné aplikace do jiné.
#3. Vyhledávání dokumentů
Uživatelé mají obvykle velké množství souborů. Proto je důležité, aby je mohli rychle vyhledávat pomocí několika písmen hledaného výrazu. Software pro automatizaci dokumentů pomáhá efektivně organizovat ukládání dokumentů, aby bylo možné v případě potřeby snadno nalézt potřebné dokumenty.
Funkce vyhledávání dokumentů umožňuje snadno procházet uložený obsah.
#4. Verze dokumentů
Správa verzí je další klíčová funkce systému automatizace dokumentů. Uživatelé mají díky verzování přístup k předchozím verzím dokumentu, mohou je porovnávat a v případě potřeby se vrátit k předchozí verzi.
#5. Uzamčení souborů
Zamykání souborů je klíčovou součástí softwaru pro automatizaci dokumentů. Uživatelé nemohou provádět změny v uzamčeném souboru, dokud jej neodemkne osoba, která ho zamkla.
#6. Integrovaný prohlížeč a editor
Integrovaný prohlížeč umožňuje prohlížet a upravovat dokumenty přímo v softwaru, bez nutnosti je stahovat nebo otevírat v novém okně, což šetří čas tím, že se nemusíte přepínat mezi kartami nebo programy.
Když software zjistí, že někdo jiný provádí úpravy souboru, uzamkne jej a po dokončení úprav jej odemkne.
#7. Hodnocení a sdílení
Dobrý software pro automatizaci dokumentů by měl uživatelům umožnit bezpečné a pohodlné sdílení dokumentů.
Systém může mít také funkci hodnocení, která umožňuje uživatelům přiřadit každému dokumentu číselnou hodnotu pomocí předem určené stupnice. Tento způsob hodnocení pomáhá sledovat, které dokumenty se zaměstnancům líbí a které vyžadují úpravu.
#8. Oprávnění pro soubory a složky
Jakýkoli software pro automatizaci dokumentů musí obsahovat možnost nastavení oprávnění k souborům a složkám. Správce může regulovat, co může tým dělat s dokumenty, na kterých pracuje, a to udělením specifických práv k úpravám.
#9. Propojování dokumentů
Propojování dokumentů je proces, při kterém se dokumenty, soubory nebo jiné zdroje dat propojí tak, aby k nim bylo možné přistupovat z jednoho místa.
Tato funkce umožňuje propojit dokument s libovolným jiným relevantním záznamem v softwaru pro automatizaci dokumentů, nebo získat přístup k jedné kopii z jiného místa.
#10. Inteligentní správa obsahu
Nejlepší systémy by se měly bez problémů aktualizovat napříč všemi účty a zdroji dat, upravovat šablony, vytvářet pracovní postupy na míru a vynucovat pravidla, která zajišťují přesnost, shodu a standardy značky.
Některé platformy navíc poskytují funkce dávkové automatizace, které uživatelům umožňují generovat stovky nebo tisíce prezentací, výpisů, zpráv a dalších typů dokumentů najednou. To umožňuje obchodníkům vytvářet technickou dokumentaci na vyžádání, která se zaměřuje na konkrétní segmenty klientů.
Abychom vám usnadnili orientaci v široké nabídce softwaru pro automatizaci dokumentů, sestavili jsme seznam nejpopulárnějších řešení se stručným přehledem jejich klíčových funkcí.
DocuPilot
DocuPilot je uživatelsky přívětivý a flexibilní program pro automatizaci dokumentů. K vytváření dokumentů můžete využít dostupná data a kreativní šablony. Integrovaný tvůrce dokumentů umožňuje vytvářet přizpůsobené šablony.
Dokumenty vytvořené pomocí tohoto softwaru můžete také odeslat e-mailem do služeb jako Dropbox, Zapier a Docusign.
Funkce:
- Předdefinované šablony: DocuPilot nabízí šablony, které lze využít pro generování nabídek, dohod, faktur a dalších dokumentů.
- Integrace: Software lze propojit s datovými zdroji, jako jsou CRM, formuláře, online databáze, průzkumy a HR.
- Zabezpečení: DocuPilot umožňuje chránit dokumenty heslem a šifrováním. Tímto způsobem můžete zajistit soukromí klientů a podpořit jejich důvěru.
- Automatický pracovní postup: DocuPilot usnadňuje i ty nejsložitější pracovní postupy s dokumenty. Automatizace celého procesu eliminuje potřebu opakovaně zadávat stejná data při sestavování různých dokumentů.
DocuPilot vyniká svou relativně nízkou cenou, díky které je dostupnější.
airSlate
AirSlate je cloudová aplikace typu „vše v jednom“, která spravuje každou fázi automatizace dokumentů, od generování toku až po analýzu procesů. Jedná se také o nástroj bez nutnosti kódování.
Pokud využijete aplikaci na maximum, může se váš tým pro manuální zpracování dokumentů zmenšit až o polovinu.
Funkce:
- Flow Creator: Uživatelské rozhraní s funkcí přetahování Flow Creator umožňuje vizualizovat pracovní postupy dokumentů.
- Elektronický podpis: K digitálním formulářům, průzkumům, dokumentům a obsahu lze snadno přidat právně závazné elektronické podpisy.
- Online průzkumy: Pomocí online průzkumů můžete vytvářet veřejné ankety, dokumenty k testování beta verzí aplikací a dotazníky.
- Robotická automatizace procesů: S roboty AirSlate můžete automatizovat procesy bez nutnosti psát jediný řádek kódu.
AirSlate navíc disponuje rozsáhlou knihovnou s tisíci šablonami pro automatizaci dokumentů pro většinu odvětví.
PandaDoc
PandaDoc umožňuje vytvářet, upravovat a podepisovat dokumenty na jednom místě.
Ať už potřebujete software pro elektronické podpisy, automatizované návrhy, prodejní a marketingové nástroje nebo bezpečné zpracování dokumentů, PandaDoc vám poskytne nástroje potřebné k urychlení obchodních procesů a bleskovému podepisování dokumentů.
PandaDoc se snadno integruje s více než 30 aplikacemi a dalšími, což zajišťuje bezproblémovou správu dokumentů napříč různými digitálními platformami.
Funkce:
- Přetahování: Uživatel má k dispozici možnosti přetahování a umístění prvků do dokumentu na základě kategorií, nikoli pouze na základě šablon.
- Digitální podpis: Tato funkce umožňuje uživatelům digitálně podepisovat dokumenty bez použití papíru.
- Vytváření dokumentů: Uživatelé mohou vytvářet libovolné dokumenty a ovládat jejich další obsah. Tato funkce je ideální pro vytváření obchodních smluv, návrhů, nabídek a dalších dokumentů.
- Záznamy archivů: Po vytvoření dokumentu je možné jej kategorizovat a zaznamenat do archivu.
Zákazníci oceňují flexibilitu šablon PandaDoc. Další užitečnou funkcí, kterou uživatelé využívají, je sledování a analýza dokumentů.
Crove
Pomocí Crove můžete navrhovat a automatizovat veškerou firemní dokumentaci. Díky robustnímu editoru dokumentů můžete automatizovat všechny své dokumenty. Pro automatizaci jakéhokoli dokumentu můžete přidávat proměnné, logické podmínky, vzorce z Excelu a elektronické podpisy.
Centralizací operací s dokumenty v rámci Crove se můžete zbavit nepotřebných nástrojů. Díky integrované knihovně šablon Crove překračuje rámec jednoduché automatizace dokumentů.
Funkce:
- Výpočty: Použijte matematické vzorce k provádění výpočtů přímo v polích v dokumentech.
- Formuláře: Vytvořte průzkum, zahrňte logiku pro skrytí nebo zobrazení otázek a umožněte komukoli vytvářet dokumenty pomocí odpovědí na otázky.
- Rychlý náhled: Vyplňte dotazník a zkontrolujte své dokumenty v reálném čase.
- Zveřejnění formulářů: Zveřejněte formuláře pod veřejnou URL adresu. Kdokoli pomocí nich může vytvářet dokumenty v souladu s omezeními, která jste pro daný odkaz nastavili.
Pokud hledáte bezplatný software pro automatizaci dokumentů, Crove může být pro vás ideální volbou.
Documate
Documate je snadno použitelný software pro automatizaci dokumentů bez nutnosti kódování. Primárně se zaměřuje na tvorbu právních dokumentů.
Skupina právníků a technologů vytvořila Documate původně proto, aby pomáhala charitativním organizacím poskytujícím právní pomoc při vytváření pracovních postupů pro klienty.
Tento software primárně používají právníci. Nicméně i další podniky mohou využívat jeho jednoduché funkce k vyvíjení dokumentů.
Funkce:
- Webové formuláře: Uživatelé mohou navrhovat jedinečné webové formuláře, které vkládají data do dokumentů Word nebo PDF.
- Online průzkum: Uživatelé vytvoří průzkum a poté načtou dokumenty šablon, které se připojí k polím formuláře průzkumu.
- Vkládání: S pomocí programu mohou uživatelé generovat dokumenty ze vstupních dat, distribuovat vyvinuté pracovní postupy nebo je dokonce vkládat na webové stránky.
Tato platforma pro automatizaci dokumentů je vhodná pro profesionály a právníky, kteří hledají řešení bez nutnosti kódování s jednoduchým uživatelským rozhraním.
Templafy
Velké podniky mohou rychle organizovat firemní obsah a aktiva pomocí tohoto softwaru pro automatizaci dokumentů – Templafy.
Systém zajišťuje dodržování značky a legislativních požadavků v dokumentech a zároveň zvyšuje efektivitu pro koncové uživatele automatizací tvorby dokumentů.
Tato platforma je flexibilní a přizpůsobitelná neustále se vyvíjející IT a aplikační infrastruktuře, kterou dnešní podniky a organizace používají.
Funkce:
- Systém založený na oprávněních: Umožňuje manažerům a týmům pro dodržování předpisů mít kontrolu nad kvalitou všech dokumentů a zajistit, aby členové týmu používali pouze povolené informace.
- Integrace: Zaměstnanci mohou zjednodušit vytváření smluv, návrhů a prodejních materiálů v rámci svých programů pro zpracování textu pomocí nástrojů pro automatizaci dokumentů Templafy, které jsou propojeny s aplikacemi Microsoft Office a Google G Suite.
- Administrátorské rozhraní: Zaměstnanci mají přístup ke standardním nástrojům pro generování dokumentů s centrální distribucí šablon kancelářských dokumentů.
Templafy je vhodné pro větší podniky, protože vyžaduje minimálně 50 uživatelů.
ExperLogix
Firemní uživatelé mohou zefektivnit, vylepšit a automatizovat procesy kritických dokumentů s pomocí komplexního, ale uživatelsky přívětivého softwaru pro automatizaci dokumentů od společnosti Experlogix.
Funkce:
- Toky dokumentů: Pomocí vizuálního rozhraní můžete rychle vytvářet toky dokumentů, které využívají podmíněnou logiku bez nutnosti programování.
- Návrh šablon: Poskytuje nástroje potřebné k vytváření dynamických šablon založených na datech a k nastavení složitých pracovních postupů.
- Sběr digitálních dat: Experlogix Smart Forms jsou flexibilní, vložené a webové formuláře pro sběr dat, které uživatelům nebo zákazníkům usnadňují elektronické zadávání a odesílání informací.
- Správa výstupu: Dokumentové služby nabízejí flexibilní automatizované metody pro manipulaci s velkými objemy výstupu dokumentů.
Content Manager od Experlogix je bezpečné a organizované úložiště, které zjednodušuje správu, ukládání a načítání digitálních aktiv, včetně formulářů a dokumentů PDF, log, obrázků a multimediálního obsahu.
Závěrečná slova
Software pro automatizaci dokumentů je v současnosti nezbytností. Automatizací vytváření podobných dokumentů může vaše firma omezit chybovost, ušetřit peníze a zbavit se náročných a zdlouhavých úkolů.
Můžete se také podívat na nejlepší nástroje pro spolupráci na dokumentech.