Ať už se snažíte spravovat své obchodní finance, musíte si být vědomi toho, kam vaše peníze jdou. V důsledku toho je mít skener účtenek to nejlepší, co si člověk může vybrat.
Účtenky z jakýchkoli komodit nebo produktů, které nakupujete v obchodech, jsou náchylné k tomu, aby se ztratily, ať už v oceánu dokumentů nebo změti papírů. Na druhou stranu je pravděpodobnější, že fyzické papíry budou poškozeny nebo zničeny.
Převedení vytištěných účtenek a papírů do digitálních souborů může tyto problémy vyřešit a skener účtenek je pro tento úkol ideálním nástrojem. Některé skenery účtenek nabízejí internetové služby, které vám umožňují organizovat a získávat účtenky odkudkoli.
Tento článek pojednává o tom, co potřebujete vědět o skenerech účtenek. Takže bez dalších okolků začněme.
Table of Contents
Co jsou aplikace pro skenování účtenek?
Aplikace pro skenování účtenek vám umožní vyfotit vaše fyzické účtenky a přeměnit je na digitální kopie, které můžete snadno získat ze sdíleného cloudového úložiště. Než půjdeme dále, pojďme se naučit, co dělá skener účtenek.
Aplikace pro skenování účtenek je aplikace pro chytré telefony, která umožňuje vašim zaměstnancům zachytit účtenky pomocí jejich mobilních telefonů. Aby podniky ušetřily papírování, začaly používat skenery účtenek k pokrytí obchodních nákladů spolu se softwarem OCR (Optical Character Recognition).
Potřebuje vaše firma software pro skenování účtenek?
Musíte prozkoumat hodnotu potvrzení o přečtení pro vaši společnost. Nejviditelnějším způsobem, jak se rozhodnout, zda by vaše firma měla mít aplikaci pro skenování účtenek, je podívat se na to, jak často a jak složitý je systém proplácení vaší organizace.
Prozkoumejte minulá data o obchodních výdajích a zapojení zaměstnanců. Zeptejte se svých zaměstnanců, zda mají pocit, že jim to pomůže.
A co je nejdůležitější, promluvte si s finančním personálem, protože právě oni se denně zabývají proplácením a problémy souvisejícími s výdaji. Aplikace pro skenování účtenek může být přínosem pro všechny podnikové zaměstnance tím, že sníží množství ruční dokumentace potřebné pro správu dat o úhradě a nákladech.
Výhody použití aplikace pro skenování účtenek
Stará technika vyplácení náhrad vyžaduje čas jak pro zaměstnance, tak pro vaše finanční pracovníky. Postup je také citlivý na několik chyb. Pro zaměstnance bude náročné získat náhradu svých výdajů, pokud ztratí účtenky.
Zde vám může pomoci aplikace pro skenování účtenek. Umožňuje vašim zaměstnancům rychle odesílat účtenky v digitálním formátu. Algoritmy optického rozpoznávání znaků v aplikaci eliminují lidské chyby, které mohou nastat při přímém zadávání dat z účtenek.
Skener účtenek pro vaši firmu může také pomoci vašemu finančnímu oddělení. S digitálními účtenkami nebudou muset pronásledovat zaměstnance, aby předkládali žádosti o účtenky.
Skenery účtenek jsou k dispozici v různých konfiguracích, od fyzických (počítačové a mobilní skenery) až po digitální (např. aplikace a online software). Protože je však tento nástroj investicí, měli byste se před jeho zakoupením naučit základní aspekty, které nabízejí ty nejlepší.
Zde je seznam klíčových funkcí, které je třeba hledat u skeneru účtenek. Možná nebudete vyžadovat všechny, ale řiďte se těmito radami, abyste si vybrali ten nejlepší pro vás.
Vlastnosti skeneru účtenek
Je dobře známo, že každá společnost má jedinečné požadavky na sledování obchodních příjmů. Při výběru aplikace se ujistěte, že vyhovuje potřebám vaší společnosti. Vzhledem k tomu, že je dnes na trhu k dispozici mnoho alternativ, může být obtížné si vybrat.
Zde je stručný přehled kritických věcí, které je třeba zvážit při výběru aplikace pro správu účtenek.
Přizpůsobivost
Přenosný skener účtenek můžete vyžadovat, když potřebujete sledovat výkazy výdajů a účtenky pro pracovníky nebo dodavatele. To by mohlo mít podobu přenosného skeneru.
Velikost skeneru je také důležitá pro přenositelnost. Vyberte si gadget, který je lehký a dostatečně malý, aby se pohodlně vešel do aktovky nebo tašky.
Online dostupnost
Praktický je skener účtenek, který lze zpřístupnit online, jako je mobilita. Budete se moci velmi rychle propojit s účetním softwarem, což urychlí váš proces. Díky tomu budete moci vyzvednout své účtenky kdykoli a odkudkoli.
Úložný prostor a zabezpečení
Ať už zvolíte fyzické nebo digitální cloudové úložiště, měli byste zvážit omezení skeneru účtenek. Skenovali byste účtenky denně nebo týdně? Budete ji používat jen ve výjimečných případech, nebo ji budete používat celý rok? To vám může pomoci zjistit, kolik úložného prostoru budete potřebovat pro software skeneru účtenek nebo na externím disku.
Nepřehlédněte bezpečnost vámi zvoleného úložiště. Budete chtít zajistit, aby všechny účtenky a doklady byly chráněny více než jednou úrovní ochrany.
Tradiční účtenky a dokumenty mohou být fyzicky poškozeny nebo zničeny, ale digitální záznamy mohou skončit ve špatných rukou, pokud nebudou přijata příslušná bezpečnostní opatření.
Rychlost
Jednou z nejnepříjemnějších prací, kterou může podnik provádět, je skenování účtenek pro výkazy výdajů. Lidé obvykle chtějí tuto práci dokončit co nejdříve a bleskově rychlý skener účtenek může pomoci. Některé skenery mohou zachytit obrázek vašich dokumentů již za 7,5 sekundy. To je užitečné pro skenování mnoha účtenek najednou.
Formáty souborů
Vaše účtenky mohou být naformátovány v konkrétním formátu podle toho, k čemu je používáte. Daňový účetní může vyžadovat, abyste naskenovali nebo nahráli všechny vaše účtenky jako PDF, ale váš program pracovních výdajů přijímá pouze fotografie ve formátu JPEG. Zkontrolujte, jaké formáty souborů přijímá váš skener účtenek, abyste je nemuseli po ručním skenování měnit.
Exportovatelnost
Nakonec se ujistěte, že váš skener po naskenování účtenek pokryje celou vaši rutinu. Budete je držet v cloudu? Pošleš je někomu jinému? Váš skener účtenek musí být schopen bez námahy přenášet naskenované papíry.
Podívejte se na nejlepší aplikace pro skenování účtenek na trhu, když už znáte základní funkce skeneru účtenek. Zde je seznam těch nejlepších.
Úhledné účtenky
Neat Receipts je inteligentní organizační nástroj a přenosný skener. Pomocí mobilního skeneru Neat Receipts můžete na cestách skenovat účtenky, kontaktní karty a papírování, protože software detekuje, načítá a organizuje příslušná data.
Funkce
- Přenosný skener NeatReceipts je lehký a dostatečně kompaktní, aby se vešel do aktovky, batohu nebo příruční tašky. Rovněž nevyžaduje napájení střídavým proudem. Připojte jej přes USB k počítači a můžete začít.
- Váš počítač jej může napájet přes USB.
- Neat skenuje a extrahuje data ze všeho, co skenujete, což vede k digitálním zdrojům.
- S údaji o účtence můžete rychleji vytvářet daňové výkazy nebo výkazy výdajů, exportovat do Excelu nebo synchronizovat kontakty pomocí Outlooku nebo Adresáře.
- Nabízí bezplatnou 30denní zkušební verzi NeatCloud, která vám umožní synchronizovat a zálohovat soubory Neat a prohlížet je z libovolného prohlížeče nebo mobilního zařízení.
Navíc, pokud jste předplatitelem NeatCloud, budete dostávat NeatCare, který poskytuje další asistenci a pojištění náhodného poškození pro váš NeatDesk.
Dext
Dext připraví a shromáždí vaši dokumentaci s 99% přesností a poté ji okamžitě zpracuje do vašeho účetního softwaru. Umožňuje vám investovat více času do činností, které vytvářejí hodnotu.
Funkce
- Dext Prepare je nádherně přímočaré řešení pro organizaci a digitalizaci všech vašich dokumentů.
- Odešlete účtenku, účet nebo bankovní výpis a Dext shromáždí požadované informace a doručí je do vašeho účetního systému. Získáte přesné údaje, které potřebujete, místo toho, abyste si je museli sednout a fyzicky je zadávat.
Dext Prepare zachycuje a zpracovává přední data na trhu před jejich publikováním do vašeho účetního systému. Rozvrh vašeho týmu je uvolněn pro důležitější práci a vy získáte jistotu, že jednáte s těmi nejlepšími.
V krabici od bot
Pokud hledáte spolehlivé úložiště pro digitální daňové doklady, pak by ShoeBoxed byla ideální aplikace pro skenování účtenek. Pomůže vám to usnadnit manipulaci s účtenkami.
Funkce
- Zjednodušte si každodenní účetní úkoly.
- Prozkoumejte funkce a nástroje vytvořené pro malé podniky, účetní a účetní.
- Své účtenky můžete přeměnit na extrahovaná, lidmi ověřená, kategorizovaná, organizovaná, prohledávatelná a upravitelná data, ke kterým máte přístup kdykoli a kdekoli chcete.
Kromě toho můžete vytvářet komplexní zprávy o výdajích, které obsahují obrázky vašich účtenek a exportovat, sdílet nebo tisknout svá data pro snadnou přípravu daně nebo refundaci.
Snadné výdaje
Easy Expense extrahuje základní informace, jako je prodejce, divize, daně, částka a typ platby pomocí výkonného zpracování obrazu a AI.
Tento skener účtenek navíc bez námahy monitoruje výdaje na kreditní karty a bankovní účty. Easy Expense se integruje s vašimi bankovními účty a prohledá až 18 měsíců transakcí kvůli nákladům a daňovým odpisům.
Funkce
- Funguje offline, takže je ideální pro použití na cestách.
- Nejrychlejší způsob zachycení, oříznutí a sledování účtenek
- Díky automatické synchronizaci do cloudu nikdy neztratíte účtenku.
- Inteligentní automatická kategorizace pro maximalizaci srážek
- Hromadná kontrola transakcí
Pomocí Easy Expense můžete synchronizovat mezi uživateli v reálném čase prostřednictvím uživatelských oprávnění. Můžete snadno omezit, kdo může vidět relevantní informace.
Řízení výdajů
Od neomezeného skenování účtenek a sledování ujetých kilometrů až po refundaci do druhého dne vám může pomoci se správou vašeho účetního systému nástroj pro sledování nákladů, jako je Expense Management.
Funkce
- Sledování a organizace účtenek při cestování nebo práci na dálku může být obtížné a někdy může vést ke ztrátě účtenek.
- Můžete skenovat účtenky bez omezení, zaznamenávat své ujeté kilometry, odesílat je e-mailem ke schválení a dělat další věci.
V kombinaci s funkcí SmartScan jsou vaše účtenky okamžitě naskenovány a načteny, což vám šetří čas a energii.
Chytré účtenky
Smart Receipts přemění váš telefon na skener účtenek a generátor zpráv o výdajích! Shromažďuje informace o potvrzení a umožňuje vám vytvářet zprávy ve formátu PDF a CSV, které můžete odesílat na své e-mailové účty.
Funkce
- Profesionální reporty lze vytvářet jak pro sledování vašeho rozpočtu, tak pro požadavky vaší práce pomocí kompletně konfigurovatelných reportů ve formátu PDF, CSV a ZIP.
- Inteligentní účtenky vám umožňují vybrat si z více než 20 různých výchozích typů dat (jako jsou data, ceny, daně, kategorie účtenek, poznámky, možnosti platby atd.).
Tato funkce vám může pomoci při vytváření ideálního dokumentu, ušetří vám nespočet hodin práce a umožní vám soustředit se na věci, které jsou pro vás důležitější.
Předpisy
Aplikace Foreceipts je ideálním řešením správy účtenek, které po celém světě používá více než 500 000 vlastníků společností, samostatně výdělečně činných pracovníků, agentur a nezávislých pracovníků.
Funkce
- Vyfoťte své papírové účtenky nebo si pošlete své digitální účtenky. Aplikace Foreceipts okamžitě naskenuje data na vašich účtenkách a vloží je do vaší knihy. Můžete také přidat příjem skenováním faktur.
- Sdílejte své zprávy o výdajích v Excelu nebo PDF se svým účetním nebo je použijte k podání daní. Každý z vašich obrázků účtenek je uložen, takže jste chráněni v případě auditu.
Zavedli kategorie obchodních výdajů pro Spojené státy a Kanadu, takže vaše zpráva o výdajích na konci roku bude řádně splňovat požadavky na daňové podání. Podle potřeby můžete také změnit kategorie.
Velmi
Světově nejrychlejší a nejbezpečnější aplikace OCR Capture and Data Extraction pro účtenky, účty a faktury je zde. Zbavte se zadávání dat a vedení účetnictví; ušetřit hodiny každý týden. Veryfi načítá dodavatele, platby, součty, daně a dokonce i řádkové položky během několika sekund.
Funkce
- OCR API Veryfi extrahuje, kategorizuje a vylepšuje všechny informace z neorganizovaných nákupních záznamů spotřebitelů, faktur a účtů až po řádkové položky (údaje o nákupu na úrovni SKU) ve velkém, čímž odstraňuje potřebu skriptů nebo lidí ve smyčce.
- Veryfi OCR API vám poskytuje jednu z nejvlivnějších a nejpropracovanějších platforem API pro extrakci dat OCR (Optical Character Recognition) a ICR (Intelligent Character Recognition), které jsou v současné době k dispozici.
Tyto funkce vám umožní překonat konkurenci a poskytnout vašim uživatelům ty nejlepší možné služby na celém trhu.
Jak si vybrat nejvhodnější aplikaci pro příjem?
Správné uspořádání účtenek je jedním z nejjednodušších způsobů, jak se vyhnout stresu z daňové sezóny. Nástroje, které jsme zmínili, umožňují přístup, aniž by bylo nutné uchovávat stovky malých papírků.
Zvažte své individuální potřeby jako nezávislého pracovníka nebo majitele firmy, kdykoli s tím souhlasíte. Přemýšlejte o následujícím:
- Na kolik lidí dohlížíte?
- O kolik zákazníků se staráte?
- Kolik komerčních nákupů měsíčně provedete?
- Jak často a kam cestujete za prací?
V závislosti na vašich okolnostech možná budete potřebovat více nástrojů k přizpůsobení systému sledování účtenek.
Závěr
Musíte mít přehled o svých kancelářských výdajích organizovaných, abyste neztratili právo na jejich vrácení. Pokud tak neučiníte, peníze budou k dispozici až v příštím platebním cyklu.
Jako skenery účtenek lze tedy použít mnoho různých druhů softwaru. Každý z nich tento proces usnadňuje tím, že nabízí lepší funkce a služby. Takže, pojďme to zabalit. Nejlepší aplikace pro skenování účtenek uvedené výše se vyplatí používat. Pokud jste to ještě neudělali, měli byste si jeden pořídit!
Můžete také prozkoumat nejlepší software pro sledování a správu výdajů pro vlastníky malých a středních podniků.