Jak zjednodušit proces fakturace pomocí softwaru pro správu nabídek
Pro agentury, které spolupracují s klienty, je proces fakturace často zdrojem mnoha obtíží. Zahrnuje několik kroků, od vytváření nabídek až po jejich schvalování, což může zabrat značné množství času.
Pokud hledáte způsob, jak ušetřit čas a zefektivnit celý proces fakturace, je pro vás ideálním řešením softwarový systém pro správu nabídek. Ten vám umožní centralizovat veškeré finanční operace a zjednodušit tok práce.
V tomto článku se blíže podíváme na to, co přesně software pro správu nabídek obnáší a které nástroje jsou na trhu dostupné.
Co je software pro správu nabídek?
Software pro správu nabídek je nástroj, který vám usnadňuje přípravu obchodních návrhů a rychlou reakci na požadavky klientů. Umožňuje vám automatizovat proces tvorby návrhů, vkládat údaje z vašeho CRM systému a urychlit proces fakturace.
Představte si to takto: cenová nabídka je prvním kontaktním bodem mezi vaší firmou a potenciálním klientem, hned po marketingových a prodejních aktivitách. Profesionálně zpracovaná, přesná a kompletní nabídka vám pomůže udělat ten správný dojem.
Na rozdíl od tradiční e-mailové komunikace umožňuje platforma pro správu cenových nabídek centralizovat veškerou komunikaci na jednom místě. To platí pro majitele firem, obchodní manažery i klienty.
Nyní se podívejme na některé klíčové vlastnosti, které byste měli u softwaru pro správu nabídek sledovat.
Klíčové vlastnosti softwaru pro správu nabídek
#1. Profesionální šablony obchodních nabídek
Přesná a kompletní nabídka prezentovaná v profesionálním designu je klíčem k úspěšnému prvnímu dojmu. Software pro správu nabídek nabízí šablony, které můžete přizpůsobit potřebám vašeho podnikání a vytvářet tak dokumenty s profesionálním vzhledem.
#2. Automatizace pracovních postupů
Díky propojení s účetním softwarem můžete snadno vyplňovat nabídky aktuálními informacemi o produktech a cenách.
#3. Snížení lidských chyb
Automatizované nabídky generované softwarem snižují riziko chyb, které se mohou vyskytnout při ručním vytváření.
#4. Možnosti upsellu
Do nabídek můžete snadno přidat detailní a přehledné možnosti dodatečného prodeje.
#5. Přehled o prodejním cyklu
Dostávejte upozornění, když si klient prohlédne vaši cenovou nabídku. Můžete tak reagovat včas a snadno diskutovat o všech záležitostech přímo v platformě.
#6. Automatické platební cykly
S pomocí softwaru pro správu nabídek nemusíte manuálně vystavovat opakované faktury.
Nyní, když máte přehled o důležitých funkcích, pojďme se podívat na nejlepší softwary pro správu nabídek a faktur.
Začněme.
SuperOps.ai
SuperOps.ai je platforma pro automatizaci profesionálních služeb (PSA), která pomáhá společnostem zefektivnit jejich provoz. Obsahuje funkci pro správu nabídek, která umožňuje odesílat nabídky klientům pouhými několika kliknutími.
Vytvořenou nabídku se všemi položkami a službami můžete odeslat klientovi prostřednictvím odkazu. Klienti tak mohou nabídku snadno schválit nebo odmítnout. Navíc mohou přidávat komentáře, které zajišťují lepší komunikaci a snižují nedorozumění.
Díky možnosti vést konverzace přímo u konkrétní nabídky v SuperOps.ai, můžete zapomenout na zdlouhavé e-mailové diskuze.
Scoro
Scoro je platforma pro spolupráci, která zjednodušuje proces tvorby nabídek, fakturaci a sledování všeho na jednom místě. Váš tým tak může efektivně spolupracovat na projektech a mít přehled o všech úkolech. Dále umožňuje sledovat čas strávený nad úkoly a podle toho fakturovat klientům.
Scoro zefektivňuje proces tvorby cenových nabídek pomocí připravených šablon pro různé služby, segmentované profily klientů a ceníky pro více měn. Můžete si také přizpůsobit faktury a převést je do PDF formátu. Dále je možné sledovat prodejní výsledky vašeho týmu a nastavit cíle pomocí přizpůsobitelných řídicích panelů.
Scoro se integruje s více než 1000 aplikacemi přes Zapier, včetně nástrojů pro řízení projektů, jako jsou Slack, Asana, Jira, Trello a Basecamp. Snadno se integruje i s komunikačními kanály jako Gmail a Google Kalendář.
Bitrix24
Bitrix24 je software pro sjednocenou spolupráci, který pokrývá různé aspekty správy, spolupráce a týmové komunikace. Jedná se o webové řešení, které sjednocuje různé operace společnosti na jedné platformě. Nabízí správu projektů, sdílení souborů, správu prodeje, kontakty, e-maily a další funkce.
S Bitrix24 můžete vytvářet neomezený počet nabídek a integrovat platformy, jako je PayPal, pro přijímání online plateb. Je založen na cloudu a má open source charakter. Nabízí také integraci s účetními aplikacemi, jako je Xero, což usnadňuje interakci s klienty.
Po registraci v Bitrix24 získáte přístup k mnoha dalším možnostem kromě nástroje pro fakturaci. Můžete spolupracovat s různými odděleními vaší společnosti (marketing, prodej, lidské zdroje) pomocí nástrojů pro správu nabídek a faktur. Využívá ho milion společností a má mobilní řešení pro Android, iPhone i iPad.
ITarian
ITarian je platforma pro správu IT, která nabízí služby pro zpracování lístků, vzdálenou správu pracovních postupů, vzdálenou plochu a zabezpečení koncových bodů.
ITarian nabízí funkci správce nabídek, která pomáhá zefektivnit proces vytváření profesionálních nabídek. Tyto nabídky jsou integrovány s CRM, což umožňuje obchodním zástupcům věnovat více času budování vztahů se zákazníky.
Disponuje předem připravenými šablonami nabídek, které urychlují prodejní cyklus. Můžete automaticky vyplňovat nabídky daty od distributorů.
Hubspot
Hubspot je populární marketingová platforma a CRM nástroj. Umožňuje vám odesílat e-maily a sledovat odpovědi zákazníků na řídicím panelu. Je známý svým jednoduchým rozhraním pro správu obsahu, které umožňuje generovat formuláře pro přihlášení k odběru e-mailů nebo je používat na vstupních stránkách.
Málokdo ví, že Hubspot nabízí také software pro tvorbu nabídek. S pomocí tohoto nástroje můžete vytvářet nabídky během několika minut. Můžete navrhovat nabídky, které odpovídají značce vaší společnosti, a vždy mít na paměti potřeby vašich zákazníků.
CRM nástroj vám také pomáhá shromažďovat elektronické podpisy a spravovat platby na jednom místě. Nabídky automaticky načítají veškeré informace o kontaktech a produktech, což šetří čas strávený manuálním vyplňováním.
On-pipeline
Onpipeline je cloudové CRM řešení, které pomáhá společnostem zlepšovat vztahy se zákazníky. Umožňuje prodejním týmům spravovat kontakty, obchody, aktivity, automatizovat procesy a řídit celý prodejní cyklus odkudkoli.
Funkce schvalování nabídek umožňuje ukládat všechny nabídky do sady návrhů ke schválení, bez ohledu na stav schválení. Nabídky můžete odeslat klientům jedním kliknutím, jakmile jsou dokončené a připravené.
S Onpipeline mohou uživatelé přidávat položky z předem připraveného ceníku nebo vytvářet vlastní, bez nutnosti nahlížet do ceníku. To umožňuje vytvářet efektivnější a efektivnější nabídky.
Quoter
Quoter je intuitivní a snadno použitelný nástroj, který urychluje tvorbu cenových nabídek. Jedná se o cloudový software, který je přístupný celému vašemu týmu bez nutnosti kupovat více licencí. Získáte přístup k mnoha šablonám, které si váš tým může rychle přizpůsobit a odesílat nabídky.
Jednou z hlavních výhod je integrace Quoter s platformami třetích stran a nástroji SaaS, jako jsou Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho a další. Z hlediska účetních integrací spolupracuje s FreshBooks Classic, QuickBooks Online a Xero.
Quoter také umožňuje bezproblémové zpracování opakovaných plateb. Jakmile jej integrujete s vaším účetním softwarem, můžete si vybrat platební bránu pro automatické zpracování opakujících se plateb. Quoter také umožňuje nastavit e-mailové upomínky pro klienty s neuhrazenými nabídkami.
PandaDoc
PandaDoc je software pro správu smluv a elektronický obchod, který zjednodušuje správu nabídek, fakturaci, získávání podpisů a schvalování od manažerů na jedné platformě. Nabízí právně závazné elektronické podpisy, je v souladu s GDPR a chrání právní informace před chybami.
Software pro správu nabídek PandaDoc pomáhá společnostem zvýšit efektivitu prodejního týmu pomocí automatizace tvorby smluv. Můžete generovat prodejní nabídky a faktury během několika minut. Dále můžete upravovat popisky produktů a úkolů, upravovat množství a přidávat obrázky.
PandaDoc nabízí přes 750 šablon faktur, které vám ušetří čas a úsilí. Nabídky můžete odesílat klientům a oni mohou platit pomocí Stripe a kreditních karet. Poté můžete nastavit automatické připomínky pro platby.
Závěrem
Zpracování plateb klientů je zodpovědný úkol, který nelze podceňovat. Vlastníci firem vědí, že je to náročné a prodejní týmy tráví čas vytvářením nabídek.
Zavedení softwaru pro správu nabídek zjednodušuje většinu úkolů a šetří prodejnímu týmu čas. Ten se pak může soustředit na generování prodeje.
Vytváření faktur je klíčové a začít experimentovat s těmito platformami může mít jen pozitivní dopad na vaše podnikání.
Podívejte se také na vlastní kalkulačky cenových nabídek.