Úspěch jakéhokoli projektu se odvíjí od efektivního řízení a plánování. Pro projektové manažery je řízení projektů náročným úkolem, zejména když je nutné koordinovat několik projektů, termínů a členů týmu.
Naštěstí existuje software pro plánování projektů, který tento proces dokáže výrazně zjednodušit. Tyto nástroje poskytují řadu funkcí pro optimalizaci plánování a realizace projektu, včetně Ganttových diagramů a správy zdrojů.
Výběr toho správného softwaru však může být obtížný kvůli široké škále dostupných možností. Abychom vám pomohli s informovaným rozhodnutím a zvýšili šanci na úspěch vašeho příštího projektu, podíváme se na některá nejlepší softwarová řešení pro plánování projektů a důkladně prozkoumáme jejich funkce. Nejdříve si ale objasníme, jak důležité je plánování projektů v oblasti projektového řízení.
Proč je plánování projektů v projektovém řízení tak zásadní?
Plánování projektu je klíčovou součástí projektového řízení, protože napomáhá s organizací času, zdrojů a úkolů potřebných k úspěšné realizaci projektu.
- Řízení času: Plánování projektu umožňuje projektovým manažerům stanovit termíny pro dokončení jednotlivých úkolů i celého projektu. Pomáhá jim předvídat zpoždění, vytvářet záložní plány a zajistit, aby byl projekt dokončen včas.
- Alokace zdrojů: Zajišťuje efektivní rozdělení zdrojů, včetně personálu, materiálů a vybavení. To zaručuje, že projekt bude postupovat bez zbytečných prodlev a že zdroje budou dostupné v případě potřeby.
- Stanovení priorit: Projektoví manažeři mohou úkoly a aktivity seřadit podle priority a naléhavosti. To zajišťuje, že klíčové činnosti budou dokončeny včas a že projekt bude postupovat správným směrem.
- Komunikace: Plánování pomáhá informovat zainteresované strany, členy týmu a klienty o harmonogramu projektu, očekáváních a důležitých milnících.
- Rozpočtování: Plánování projektů umožňuje projektovým manažerům realisticky odhadnout čas a zdroje potřebné pro každý úkol, což usnadňuje sestavení rozpočtu a řízení nákladů.
Obecně platí, že plánování projektu hraje klíčovou roli v efektivním plánování, monitorování a kontrole projektů, aby bylo zajištěno, že budou dokončeny podle plánu, v rámci stanoveného rozpočtu a v souladu s cíli projektu.
Funkce, které byste měli hledat v softwaru pro plánování projektů
Při výběru softwaru pro plánování projektů je třeba vzít v úvahu následující důležité vlastnosti:
- Správa úkolů: Měl by umožňovat vytváření a správu úkolů, včetně jejich přidělování členům týmu, stanovení termínů a sledování postupu.
- Ganttovy diagramy: Jsou grafickým znázorněním časových os projektů. Program by měl umět vytvářet Ganttovy diagramy a umožňovat jejich úpravu.
- Spolupráce: Nástroje pro spolupráci jsou nezbytné při práci na projektu. Program by měl členům týmu umožnit interakci, sdílení souborů a společnou práci na projektech.
- Sledování času: Funkce sledování času jsou důležité pro sledování času stráveného na jednotlivých úkolech a projektech. Software by měl umožňovat sledování času stráveného každým členem týmu a generovat zprávy pro projektové manažery.
- Reportování: Projektoví manažeři by měli mít možnost sledovat stav projektu, jeho vývoj a identifikovat případné problémy pomocí funkcí reportování softwaru.
Nyní, když známe roli softwaru pro plánování projektů při úspěšném dokončování projektů v organizacích, podívejme se na nejlepší dostupné možnosti.
monday.com
monday.com je komplexní platforma pro řízení projektů, přičemž plánování projektů je jednou z mnoha jejích funkcí. Nástroj lze přizpůsobit potřebám organizace a pomáhá pochopit průběh úkolů spolu s jejich stavem.
Funkce časové osy monday.com vám umožňuje plánovat projekty, stanovovat termíny, přiřazovat členy týmu, definovat úkoly a vytvářet závislosti. Software také pomáhá s přeřazováním úkolů pouhým kliknutím a umožňuje sledování pokroku na základě dat z více tabulí.
Klíčové vlastnosti:
- Vytvářejte souhrnné grafy a exportujte plány projektů v různých formátech, jako je XML, PDF a další.
- Integrace s platformami jako Slack, Excel, Google Drive, Gmail, Kalendář Google, Jira, GitHub a další.
- Kanban tabule pro řízení všeho od projektů po oddělení.
- Týdenní kontrolní seznam pro organizaci týdenních úkolů a udržení projektů na správné cestě.
ProjectManager
Jak název napovídá, ProjectManager je jednoduchý software pro plánování projektů, díky kterému je vytváření detailních projektových plánů a harmonogramů hračkou. Své projektové plány si můžete vizualizovat pomocí časových os, Ganttových diagramů a kalendářů, abyste měli přehled o postupu.
Funkce správy úkolů a sledování času umožňují vašemu týmu vidět nadcházející úkoly a poskytovat aktuální informace o stavu zainteresovaným stranám. Celkově obsahuje všechny užitečné funkce, které udrží vaše projekty na správné cestě.
Klíčové vlastnosti:
- Ganttovy diagramy, seznamy úkolů, tabulky, Kanban nástěnky a kalendáře projektů pro nastavení závislostí, termínů a milníků a identifikaci fází projektu.
- Integrace s více než 1000 podnikovými aplikacemi, včetně Office 365, Google, Jira, Slack a Zapier.
- Umožňuje vytvářet vizuální plány a získávat aktualizace v reálném čase.
- Online projektové panely pro sledování zdrojů, dat a rozpočtu v reálném čase.
- Časové rozvrhy pro sledování času stráveného na každém úkolu.
Smartsheet
Smartsheet je sofistikovaná platforma pro plánování projektů, která podnikům pomáhá dodržovat harmonogramy projektů, sledovat úkoly a rozpočty a dodávat projekty včas. Díky intuitivním pohledům, jako jsou mřížka, Ganttův diagram a kalendář, mají členové týmu dostatečnou flexibilitu k analýze toho, na čem pracují.
Smartsheet podporuje spolupráci mezi členy týmu tím, že jim umožňuje sdílet svou práci a přistupovat k detailům projektu odkudkoli. Mezi klíčové funkce Smartsheet patří:
- Správa zdrojů, která umožňuje sledovat, na čem členové týmu pracují, a rychle upravovat přidělení úkolů.
- Vytvoření systému záznamů v reálném čase propojením podpůrné projektové dokumentace, detailů a komunikace s harmonogramem projektu a jednotlivými úkoly.
- Interaktivní zobrazení kalendáře s barevným označením pro rychlou identifikaci úkolů a nadcházejících termínů.
- Mobilní aplikace pro iOS a Android pro přístup k projektovým plánům na cestách.
- Integrace s aplikacemi jako Microsoft, Google, Dropbox, Jira a Salesforce.
- Šablony plánování projektů, které vám pomohou začít.
TeamGantt
TeamGantt, kterému důvěřují značky jako Amazon, Netflix a Nike, poskytuje vše, co potřebujete k dodržení termínů, úspoře času a dodávání projektů v rámci stanoveného rozpočtu. Tento software pro plánování projektů vám umožňuje přidělovat úkoly, vytvářet časové osy a zjednodušuje plánování a tvorbu časových os projektů.
Panoramatický pohled na časovou osu projektu umožňuje manažerům prohlížet úkoly každého člena týmu, aktualizovat plány projektů a přidělovat úkoly odkudkoli a na jakémkoli zařízení. Základní nastavení vám umožňuje porovnat původní plán projektu s aktuálním a vizualizovat dosažený pokrok.
Mezi další funkce TeamGantt patří zobrazení portfolia, reporty, kalendáře, zobrazení seznamů a mobilní aplikace pro správu projektů na cestách.
Klíčové vlastnosti:
- Funkce drag-and-drop pro snadné vytváření plánu.
- Aktualizace a kontrola plánů projektů z libovolného zařízení.
- Funkce pro spolupráci pro zjednodušení komunikace.
- Zobrazení pracovního vytížení a dostupnosti týmu.
- Formáty zobrazení kalendáře a seznamu.
Forecast
Forecast nabízí firmám intuitivní a snadno použitelnou platformu pro správu jejich projektů, zdrojů a rozpočtů. Inteligentní funkce tohoto softwaru využívající umělou inteligenci vám pomáhají s plánováním a prováděním projektů a rozhodováním na základě dat.
Unikátní vlastností Forecastu je jeho inteligentní varovný mechanismus, který pomáhá minimalizovat rizika, když plán selže.
Klíčové vlastnosti:
- Plánování projektů s umělou inteligencí pro chytřejší rozhodování.
- Možnosti správy zdrojů pro řízení práce, zdrojů a financí.
- Automatické hloubkové obchodní statistiky pro podložení obchodních rozhodnutí.
- Efektivní týmová spolupráce, která udržuje všechny v kontaktu.
- Software pro řízení projektů pro plánování, sledování a řízení projektů a správu financí.
- Integrace s populárními nástroji pro správu projektů a produktivitu, jako jsou Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira a další.
GanttPro
GanttPro umožňuje přesné plánování úkolů a sledování projektů pro urychlení procesu řízení. Software bezproblémově funguje pro všechny typy online plánů a umožňuje vytváření úkolů jediným kliknutím. Ganttův diagram zobrazuje úkoly, milníky, termíny a závislosti vizuálně atraktivním způsobem.
GanttPro vám umožňuje na první pohled sledovat a monitorovat plán, což z něj činí ideální volbu pro jakýkoli scénář, kde je plánování a správa projektů nezbytná.
Klíčové vlastnosti:
- Přiřazení a správa úkolů a přidělení jediným kliknutím.
- Funkce týmové spolupráce pro zvýšení produktivity.
- Správa zdrojů, včetně pracovního vytížení, a možnost přeřazení úkolů v případě potřeby.
- Export a sdílení plánů projektu se zainteresovanými stranami, klienty a členy týmu.
- Porovnání aktuálního průběhu plánu s původním plánem pro identifikaci rizik.
SmartTask
Značky jako Pepsi, Reliance a Hitachi spolu s více než 2000 firmami důvěřují SmartTask pro řízení projektů a plánování. Jednoduchá, ale výkonná platforma nabízí vše potřebné pro spolupráci s členy týmu, práci na projektech a udržování pořádku.
Centralizovaný ovládací panel je vysoce přizpůsobitelný a umožňuje přepínat zobrazení jako seznam, tabuli, kalendář a časovou osu. Rozsáhlý modul pro tvorbu sestav lze použít k vytváření grafů v reálném čase a identifikaci potenciálních problémů.
Klíčové vlastnosti:
- Projektové milníky pro sledování hlavního pokroku projektu.
- Časová osa pro snadné prohlížení a sledování pokroku a identifikaci toho, na čem se pracuje.
- Automatické plánování závislých úloh při zpoždění.
- Výchozí stav pro porovnání aktuálního pokroku s původním plánem projektu.
- Šablony projektů pro rychlou implementaci opakujících se projektů.
Clockify
Clockify je renomovaný software pro časové rozvrhy, který vám také poskytuje možnost řídit a plánovat projekty a zdroje. Umožňuje vám řídit zaměstnance, vizualizovat směny a projekty na časové ose a sledovat čas strávený členy týmu, abyste měli přehled. Můžete také vytvářet a exportovat zprávy o projektech ve formátu Excel a PDF a sdílet je se zainteresovanými stranami.
Použití Clockify pro plánování projektu je jednoduché. Je třeba nastavit projekty a kategorizovat je podle klientů. Poté přiřadíte členy týmu a můžete začít plánovat úkoly. Projekty, milníky a úkoly lze přidávat přímo z ovládacího panelu.
Klíčové vlastnosti:
- Umožňuje sledovat čas, události, úkoly a průběh projektu.
- Vizualizace průběhu projektu a předvídání jeho výkonu.
- Zprávy o přiřazení pro porovnání plánovaného a skutečného plánu projektu.
- Žádosti o volno a jejich sledování.
- Clockify lze snadno synchronizovat s Outlookem a Kalendářem Google.
ProProfs
Cloudový software pro plánování projektů ProProfs umožňuje bezproblémové sledování projektů a úkolů a usnadňuje spolupráci mezi členy týmu. Projektovým manažerům umožňuje sledovat pokrok pomocí Ganttova diagramu a získávat připomenutí v Kalendáři Google, aby stíhali termíny.
Pomocí tohoto programu pro plánování projektů můžete znovu přidělovat úkoly, sledovat průběh, získávat okamžité aktualizace a efektivně využívat zdroje.
Klíčové vlastnosti:
- Spolupráce v reálném čase a vytváření závislostí úkolů.
- Dodržování termínů a plánování projektů pomocí Kalendáře Google a tabulí Kanban.
- Dosažení projektových milníků a sledování pokroku projektu pomocí Ganttových diagramů.
- Sledování času a výkonu každého člena týmu.
- Vytváření přehledných zpráv a jejich export v různých formátech pro sdílení se zainteresovanými stranami.
Závěrem
Software pro plánování projektů umožňuje projektovým manažerům a členům týmu plnit své úkoly, řídit čas a rozpočet a dodržovat termíny. Vše však závisí na výběru správného softwaru pro plánování projektů, který splní vaše obchodní požadavky. Než se pro některý rozhodnete, pečlivě si prostudujte jeho vlastnosti a porovnejte nabídky, abyste z něj vytěžili maximum.
Můžete také prozkoumat nějaký bezplatný software pro správu úkolů a projektů.