Efektivní pracovní skupina dokáže dosáhnout mimořádných výsledků. Bez ohledu na to, jak velký je váš tým, jeho produktivita je klíčová pro úspěch vašeho podnikání.
I když je nereálné očekávat, že každý zaměstnanec bude podávat špičkový výkon po celých 8-10 hodin pracovní doby, měl by být schopen vytvářet hodnotu i v kratším časovém úseku. Proto je důležité sledovat zapojení a výkon zaměstnanců, abyste mohli identifikovat faktory, které je motivují nebo naopak demotivují.
Proč je důležité věnovat pozornost produktivitě zaměstnanců?
Hodnocení pracovního výkonu je prospěšné jak pro firmu, tak pro její zaměstnance. Vzhledem k tomu, že mnoho společností přechází na hybridní modely práce, roste význam sledování pracovního procesu a odstraňování případných překážek. Pravidelné kontroly a specializované nástroje umožňují vyhodnotit výsledky práce týmu a čas potřebný k dosažení cílů. Software pro řízení výkonnosti může navíc pomoci manažerům měřit produktivitu a rychle řešit případné problémy.
Manažeři mohou na základě analýzy identifikovat příčiny nízké produktivity a navrhnout efektivní řešení. Hlavním cílem je udržet spokojenost klientů, motivaci zaměstnanců a zajistit hladký chod podniku. Problémy s efektivitou práce mohou být způsobeny různými faktory, jako je styl práce, styl vedení nebo pracovní podmínky.
Odhalení těchto problémů vyžaduje pečlivé sledování a analýzu. Nalezená řešení mohou zlepšit potenciál stávajících zaměstnanců a usnadnit novým pracovníkům adaptaci na pracovní prostředí. Manažer díky tomu také získá přehled o tom, jak zaměstnanci podávají nejlepší výkony a za jakých okolností.
Sledování produktivity zaměstnanců může rovněž pomoci vedení určit, kolik pracovníků je potřeba pro konkrétní úkol nebo projekt. Například, pokud má tým tří lidí odevzdat klientskou zprávu do týdne, a do středy zvládnou pouze 40 %, manažer si uvědomí, že bude potřeba posílit tým, aby mohl obsloužit daného klienta. Následně může požádat o přijetí nových zaměstnanců nebo přeřazení stávajících.
Hodnocení je také důležité pro roční navýšení mzdy. Zaměstnanec, který dosahuje požadovaných výsledků a dodržuje termíny, by měl být náležitě oceněn. Takový systém zajišťuje spravedlnost při odměňování.
Jak zvýšit produktivitu na pracovišti pomocí řízení výkonu
#1. Stanovte jasná očekávání
Nejasná očekávání neumožňují měřit výkon zaměstnanců, jelikož neexistuje jednoznačné měřítko úspěšnosti. Stanovení jasných krátkodobých i dlouhodobých cílů pomůže zaměstnancům udržet si vysokou produktivitu a dodržovat termíny.
#2. Počítejte úkoly, ne strávené minuty
Zaměřte se na množství práce, kterou zaměstnanec odvede, nikoli na čas, který stráví sezením u počítače. Někomu může trvat splnění úkolu pár hodin, zatímco jinému celý den. Důraz na splněné úkoly pomáhá dosáhnout celkových cílů.
#3. Poskytujte konstruktivní zpětnou vazbu
Zaměstnanci chtějí vědět, v čem se mohou zlepšit. Konstruktivní kritika a pochvala za dobře odvedenou práci posilují pozitivní motivaci a pomáhají splnit více úkolů. Pravidelná zpětná vazba a ocenění jsou klíčem k efektivitě.
#4. Sledujte čas
I když jsou splněné úkoly prioritou, je také důležité sledovat, jak zaměstnanci hospodaří se svým časem. Pokud zaměstnanci trvá déle, než je obvyklé, dokončení jednoduchého úkolu, může to negativně ovlivnit produktivitu celého týmu. Také vám to pomůže zjistit, kolik času je potřeba na jednotlivé aktivity nebo kolik času trvá jednomu člověku dokončení konkrétního úkolu.
#5. Monitorujte digitální aktivity
Pokud zaměstnanec není správcem sociálních médií, sociální sítě ho mohou odvádět od práce. Stejně tak může být rozptylující surfování po internetu. Sledování těchto aktivit vám pomůže pochopit chování zaměstnanců a reagovat na něj.
#6. Dbejte na kvalitu
Při hodnocení zaměstnanců je nutné mít na paměti, že kvalita by měla mít přednost před kvantitou. Pokud zaměstnanci potřebují více času na to, aby odvedli kvalitnější práci, měli by být odměněni, jelikož vynaložené úsilí je větší.
#7. Pravidelně se informujte
Zaveďte systém pravidelných schůzek se zaměstnanci, abyste sledovali jejich produktivitu i produktivitu ostatních členů týmu. Tím se podpoří týmová spolupráce a vy budete mít přehled o dosaženém pokroku. Odchylky v produktivitě vám navíc pomohou odhalit problémy a rychle na ně reagovat.
#8. Vše dokumentujte
Zaznamenávejte výsledky a časový harmonogram každého úkolu. Denní aktualizace s těmito údaji pomáhají udržovat konzistenci v plnění úkolů. Stanovení termínů také pomůže zaměstnancům pracovat efektivněji a lépe si organizovat čas.
Klíčové principy softwaru pro řízení výkonu
V systémech pro řízení výkonu by se zaměstnavatelé měli snažit identifikovat pracovní vzorce a výrobní cyklus každého zaměstnance. Následně je potřeba motivovat zaměstnance ke zlepšování a měřit dosažené výsledky. To vám umožní objektivně hodnotit výkon a odměňovat zaměstnance za kvalitní práci. Je důležité oceňovat a odměňovat zaměstnance za konkrétní pracovní výsledky, abyste podpořili žádoucí chování a zajistili dlouhodobou konzistenci výkonu.
Měření a sledování každého zaměstnance může být ovšem náročné. S rozvojem technologií byly proto vyvinuty různé nástroje, jako je software pro řízení výkonu, který pomáhá efektivně řídit tyto procesy. Tyto softwarové programy nabízejí různé funkce, které lze přizpůsobit individuálním potřebám firmy. Můžete si vybrat software, který vám i zaměstnancům pomůže sledovat práci, monitorovat průběh a zároveň umožňuje efektivní komunikaci.
Inteligentní systémy přinášejí inteligentní řešení a vysokou hodnotu. Proto je důležité vybrat si software, který bude odpovídat vašim potřebám. Než se podíváme na nejlepší software na trhu, pojďme si promluvit o tom, co by měl dobrý software pro řízení výkonu splňovat, aby byl přínosem pro vás i vaše zaměstnance.
#1. Pomáhá stanovovat jasná a srozumitelná měřítka.
Preferujte software, který není příliš složitý na používání. Takový systém vám umožní soustředit se na výsledky a pomůže vám nastavit kritéria pro úspěch.
#2. Vytváří automatizovaný systém
Dobře strukturovaný systém s umělou inteligencí může pomoci lépe sledovat průběh úkolů. Systém, který dokáže automaticky generovat připomenutí a ukládat důležité informace o každém zaměstnanci, vám usnadní řízení.
#3. Umožňuje sdílení úspěchů a cílů
Software, který umožňuje zaměstnancům sdílet své úspěchy a úspěšné cíle s kolegy, může zvýšit motivaci a produktivitu. Pravidelná zpětná vazba a pomoc od ostatních týmů a oddělení buduje pocit soudržnosti na pracovišti a podporuje pozitivní firemní kulturu.
#4. Umožňuje zaměstnancům sebehodnocení
Software, který nabízí nástroje pro sebehodnocení a dotazníky, pomáhá zaměstnancům sledovat jejich výkon a pokrok. To vede k pocitu spoluzodpovědnosti za úkoly. Zaměstnanec se zaměří na svůj růst, když má možnost sám zhodnotit svůj pokrok.
#5. Pomáhá stanovovat pravidelné cíle
Systém s funkcemi pro stanovování cílů nebo úkolů může zaměstnancům pomoci sledovat jejich práci. Zaměstnanci si mohou nastavit úkoly v systému, aby měli přehled o projektech a termínech. Manažeři tak získají přehled o stavu různých přidělených úkolů.
#6. Usnadňuje hodnocení zaměstnanců manažerům a zaměstnavatelům
Software by měl usnadnit manažerům hodnocení zaměstnanců tím, že jim poskytne všechny potřebné informace o jejich práci na jedné obrazovce. Měl by zjednodušit sběr, ukládání a sledování pracovních návyků zaměstnanců.
Zefektivnění pracovních procesů vám pomůže ušetřit čas, který byste jinak strávili manuálním sledováním všech detailů. Na trhu existuje celá řada systémů, ale nejlepší software nabízí všechny výše zmíněné funkce a poskytuje vám mnoho dalších výhod.
BambooHR
BambooHR je software pro hodnocení výkonu, který pomáhá personalistům vytvářet přesné hodnocení na základě odpovědí každého zaměstnance. Pomocí tohoto nástroje můžete plánovat hodnocení a sledovat práci zaměstnanců i celkovou atmosféru v týmu.
BambooHR umožňuje personalistům i manažerům zobrazit zprávu o pokroku zaměstnanců s hodnotícími tabulkami na jedné stránce. Software vám umožňuje sbírat zpětnou vazbu a sledovat kariérní růst zaměstnanců. Pomůže vám také extrahovat zprávu o pokroku společnosti, abyste mohli měřit dosažený pokrok a stanovovat další cíle. Tento nástroj pomáhá manažerům porozumět motivaci zaměstnanců a jejich pohledu na společnost.
Eloomi
Systém hodnocení výkonu Eloomi pomáhá zaměstnancům s nástupem, hodnocením a školením. Tento nástroj vám pomůže prozkoumat videa o konkrétních dovednostech a učit se v práci, vyplňovat průzkumy dodržování předpisů, vytvářet denní kontrolní seznamy, vyplňovat dotazníky a sdílet své výsledky s týmem.
S Eloomi mohou zaměstnanci měřit svůj pokrok v plnění úkolů a rozvoji dovedností, komunikovat s manažery a získávat zpětnou vazbu a hodnocení. Uživatelské rozhraní je navrženo tak, aby usnadnilo přístup k relevantním dovednostem a povzbudilo zaměstnance k osobnímu rozvoji. Navíc získáte přípravné materiály, které vám pomohou se s jistotou připravit na hodnocení.
AssessTeam
AssessTeam je skvělý nástroj pro 360stupňové hodnocení zaměstnanců. Jedná se o snadno instalovatelný software, ke kterému máte přístup i z mobilního telefonu.
Tento systém umožňuje jednoduché hodnocení dovedností a konzistentnosti zaměstnance pomocí nástrojů pro sledování a správu. Personalisté získají flexibilitu pro přizpůsobení procesů firemním hodnotám a poskytování zpětné vazby na základě zapojení zaměstnanců. Software umožňuje zaměstnancům získávat zpětnou vazbu z různých zdrojů, včetně manažerů z jiných oddělení.
Tento software je skvělým nástrojem pro stanovení očekávání jak pro nové, tak i pro stávající zaměstnance. Díky metodě hodnocení 30-60-90 můžete pravidelně sledovat pokrok zaměstnance. Data poskytovaná softwarem lze porovnat s výkonností odvětví a celkovou výkonností společnosti.
PerformYard
Software PerformYard byl vyvinut, aby usnadnil procesy HR pomocí formálního hodnocení a reportingu. Stejně jako předchozí software vám umožňuje nastavit systém podle potřeb vaší organizace.
Jedná se o systém zaměřený na zpětnou vazbu a výkon, který pomáhá získávat hodnocení a pravidelné kontroly od zaměstnanců. Software umožňuje zaměstnancům spravovat jejich denní, týdenní i měsíční cíle a pomáhá zaměstnavatelům tyto cíle sledovat a poskytovat zpětnou vazbu na základě výkonu. Umožňuje vám zpracovat zprávy před hodnocením na konci roku a zajistit tak požadované výsledky od zaměstnanců.
Trakstar
Jak sami uvádějí na svých stránkách, Trakstar ukazuje zaměstnancům, jak vypadá „dobrá práce“. Tento software je jedním z nejlepších v oboru a personalisté a manažeři mu při hodnocení zaměstnanců velmi důvěřují.
Nástroje a funkce, které software poskytuje, pomáhají udržovat zaměstnance zapojené a umožňují provádět včasné kontrolní cykly. Pomáhá zaměstnancům vytvářet hodnotu pro firmu tím, že jim umožňuje sledovat jejich cíle, a motivuje je k lepším výkonům prostřednictvím podrobného sledování výsledků.
Zaměstnavatelé mohou vytvářet popisy práce a definovat očekávání týmů přímo v softwaru. To urychluje procesy pomocí upozornění a oznámení, což snižuje zátěž personalistů. Tento software zajišťuje spokojenost zaměstnanců i zaměstnavatelů díky pravidelným kontrolám a zpětné vazbě od obou stran.
Culture Amp
Culture Amp je software pro řízení výkonnosti, který pomáhá udržovat celou společnost v souladu s jejími hodnotami a principy. Pomáhá zaměstnancům porozumět jejich cílům a očekáváním.
Jak již název napovídá, Culture Amp se zaměřuje na vytváření kultury zpětné vazby a rozvoje. Hodnocení a důsledné sledování motivace a rozvoje zaměstnanců pomáhají týmům posilovat a zvyšovat výkon. Vytváří spojení mezi manažerem a zaměstnancem a podporuje týmového ducha. Zaměstnavatel navíc získá přehled o cílech stanovených zaměstnancem.
Lattice
Lattice byl vyvinut s cílem podpořit a motivovat zaměstnance napříč odděleními. Lattice pomáhá vedení podporovat své zaměstnance a pomáhá jim postupovat v kariéře.
Díky pravidelným aktualizacím a cílům, které software Lattice nabízí, mají týmy přehled o stanovených cílech a očekáváních. Pomáhá týmům vytvářet agendu a koordinovat schůzky. Manažeři jsou vedeni k tomu, aby se pravidelně scházeli se zaměstnanci a domlouvali si s nimi individuální schůzky. Díky funkcím veřejného uznání a zpětné vazby software udržuje týmy motivované a připravené plnit další úkoly. Zaměstnanci mohou sledovat individuální i týmové výkony a tak podporovat jejich růst.
Traitify
Traitify používá vědecké a vizuální formáty k hodnocení zaměstnanců. Je to skvělý způsob, jak personalizovat zkušenosti náborových manažerů a nových zaměstnanců.
Tento software se liší od ostatních v seznamu tím, že vám umožňuje i hledat zaměstnání. Umožňuje personalistům hodnotit kandidáty a poskytovat rozsáhlou zpětnou vazbu. Také urychluje proces náboru tím, že shromažďuje informace a dokumenty o zaměstnancích na jednom místě.
Prostřednictvím tohoto softwaru mohou manažeři zajistit vysoký výkon v týmu. Pravidelná zpětná vazba napomáhá rozvoji osobnosti zaměstnance a celkovému růstu týmu. Jednou z nejlepších funkcí tohoto softwaru jsou nástroje pro hodnocení soft-skills, které vám pomohou pochopit vaši osobnost a pracovat na sobě.
ChartHop
ChartHop pomáhá analyzovat výsledky hodnocení výkonu a umožňuje zaměstnancům růst jako tým.
Platforma vám umožňuje přizpůsobit a upravit otázky pro hodnocení výkonu podle potřeb vaší organizace. Tento nástroj vám pomůže zhodnotit výkon a růst vašich zaměstnanců. Data získaná z analýzy vám umožní stanovovat cíle do budoucna a hodnotit úrovně výkonu.
Závěr
Ať už se rozhodnete použít jakýkoli software, mějte na paměti, že transparentnost a podpora jsou klíčové pro udržení spokojenosti zaměstnanců. Motivovaný zaměstnanec bude podávat lepší výkony při každém hodnocení. Nástroje pro řízení výkonu mohou také pomoci zaměstnavatelům, jelikož jim zpětná vazba od zaměstnanců může pomoci zlepšit jejich styl vedení.
Mohli byste se také podívat na tyto systémy pro řízení zaměstnanců.