Existují lidé, od kterých zprávy prostě nechceme přijímat. Ačkoli jim nemůžeme zabránit v odesílání e-mailů, můžeme nastavit Microsoft Outlook tak, aby tyto zprávy automaticky mazal ihned po doručení. Ukážeme si, jak na to.
V aplikaci Outlook existují dva hlavní způsoby, jak automaticky mazat e-maily: pomocí pravidel a funkce Sweep. Pravidla představují sady instrukcí, které Outlook sleduje. Můžete nastavit pravidlo, které Outlooku nařídí, aby trvale smazal e-maily od konkrétního odesílatele, jakmile dorazí.
Sweep je nástroj integrovaný do webové verze Outlooku, který slouží k hromadnému mazání e-mailů z doručené pošty. Používá se o něco snadněji než pravidla, avšak nenabízí takovou flexibilitu a rozsah možností. Pro jednoduché odstranění e-mailů je ale více než dostatečný.
Je důležité poznamenat, že pravidla platí pouze pro desktopovou aplikaci Outlook, zatímco Sweep funguje pouze ve webové verzi. Pokud používáte obě platformy, je nutné nastavit obě metody.
Použití pravidla v desktopové aplikaci Outlook
Pravidla fungují na úrovni složky, ve které je vytvoříte. Proto je nutné nejprve vybrat e-mail ve složce Doručená pošta. Poté klikněte na tlačítko Domů > Pravidla > Vytvořit pravidlo.
V zobrazeném okně „Vytvořit pravidlo“ klikněte na „Pokročilé možnosti“.
Zaškrtněte políčko vedle „Od [jméno]“. Tímto krokem určíte odesílatele, jehož e-maily budou automaticky mazány. Ujistěte se, že jste vybrali správného odesílatele. Následně klikněte na „Další“.
V dalším kroku zaškrtněte možnost „Trvale odstranit“.
Zobrazí se potvrzovací okno, kde klikněte na „Ano“.
Pokračujte kliknutím na tlačítko „Další“, dokud se nedostanete na poslední stránku průvodce.
Pojmenujte nové pravidlo, aktivujte možnost „Spustit toto pravidlo pro zprávy ve složce Doručená pošta“ a klikněte na „Dokončit“.
Nyní je vaše pravidlo aktivní a všechny e-maily od vybraného odesílatele budou automaticky a trvale odstraněny ihned po doručení do vaší doručené pošty.
Použití funkce Sweep ve webové aplikaci Outlook
Funkce Sweep je stejně jako pravidla vázána na konkrétní složky. Pro její použití musíte nejprve vybrat e-mail ve složce Doručená pošta. Poté klikněte na panelu nástrojů na „Vymazat“.
Zvolte „Přesunout všechny zprávy z doručené pošty a všechny budoucí zprávy“, nastavte „Přesunout do“ složky „Odstraněné položky“ a klikněte na „OK“.
To je vše. V zobrazeném potvrzovacím dialogu klikněte na „OK“.
Na rozdíl od pravidel v desktopové aplikaci Outlook funkce Sweep nepřeskočí složku Odstraněné položky. To znamená, že všechny automaticky odstraněné zprávy budou viditelné v této složce. Proto je nutné tuto složku pravidelně vyprazdňovat.