Jak najít a odstranit duplikáty v Tabulkách Google

Pokud jste běžným uživatelem Tabulek Google, pravděpodobně jste narazili na problém, kdy jste do tabulky omylem přidali duplicitní záznamy. Tato situace může zničit datovou sadu, kterou jste tak pracně dali dohromady. Možná nevíte, že k této instanci došlo, zvláště když se váš počítač zhroutí nebo když narazíte na trackpad vašeho notebooku.

Je až příliš snadné něco přehlédnout, když je v tabulce obrovské množství dat. Typické výsledky zahrnují chyby ve výpočtech a duplicitní buňky, které je obtížné identifikovat při hledání zdroje problému.

Naštěstí je k dispozici několik různých metod, jak zvýraznit duplikáty v tabulkách.

• Použijte vestavěnou funkci Remove Duplicates Feature.
• Použijte zvýraznění k nalezení duplikátů.
• Zkopírujte jedinečné buňky a přesuňte je na nový list.
• Použijte vyhledávač duplicit třetí strany.
• Vytvořte kontingenční tabulku, která počítá duplikáty individuálně.

Výše uvedené procesy usnadňují nalezení duplicitních záznamů, takže je můžete v případě potřeby smazat nebo ignorovat. Zde jsou vaše možnosti.

Použijte funkci Odstranit duplikáty v Tabulkách Google

Ať už se snažíte najít duplikáty v jednom sloupci, dvou sloupcích nebo celém listu, funkce Odstranit duplikáty přesně odstraní buňky se stejnými daty. Uvědomte si však, že odstraní všechny duplikáty, i když nejsou spojeny se stejnými daty.

Zvýrazněte sloupce, ve kterých chcete zkontrolovat duplicitní data.

V nabídce nahoře vyberte „Data -> Vyčištění dat“ a poté vyberte „Odstranit duplikáty“.

Objeví se vyskakovací dialogové okno. Zaškrtněte políčka vedle každého sloupce v seznamu, který chcete zkontrolovat, nebo můžete zaškrtnout „Vybrat vše“ a poté kliknout na „Odstranit duplikáty“.

Tabulky Google zobrazují, kolik kopií bylo nalezeno a odstraněno, abyste se mohli ujistit, že proces fungoval podle očekávání.

Použití vestavěné funkce „Najít a odebrat duplikáty“ v Tabulkách Google je nejpřímější způsob, jak duplikáty odstranit, někdy však možná budete chtít kopie před odstraněním zkontrolovat. Skvělý způsob, jak toho dosáhnout, je barevné zvýraznění.

Zvýrazněte duplikáty pomocí barev pro snadné odstranění

Pokud jde o identifikaci chyb ve vašich tabulkách, dalším dobrým způsobem je použití zvýraznění ke zvýraznění nesprávných informací.

Otevřete soubor „Tabulky Google“. a zvýrazněte „sloupec nebo sloupce“, které chcete upravit.

V horní liště vyberte „Formátovat“.

V rozevírací nabídce vyberte možnost Podmíněné formátování.

Z nové nabídky, která se objeví, vyberte požadovaný „rozsah“.

V části Pravidla formátování změňte rozevírací část s názvem „Formátovat buňky, pokud…“ na „Vlastní vzorec je“.

Vložte následující „vzorec“ do pole umístěného pod možností „Vlastní vzorec je“:
=countif(A:A,A1)>1.

V části „Styl formátování“ vyberte „ikonu barvy výplně“ a zvýrazněte svůj obsah žlutým pozadím buňky (nebo libovolnou barvou dle vašeho výběru).

Kliknutím na „Hotovo“ uložíte změny, zkontrolujete své duplikáty a odstraníte ty, které najdete jako legitimní kopie.

Vaše tabulka nyní zvýrazní vaše duplicitní buňky barvou, kterou jste si vybrali, a můžete ve výběru naskenovat případné duplikáty.

Poznámka: Nejlepší je zvýraznit buňky sloupce začínající řádkem 1, než vybírat buňky uprostřed. Vzorec nemá rád použití řádku 2 jako prvního sloupce. Chybělo několik duplikátů ve vybraném poli (A2:B9). Jakmile byl přidán řádek 1 (A1:B9), byly nalezeny všechny kopie. Podívejte se na dva obrázky níže.

Obrázek č. 1: ukazuje chybějící duplikáty při výběru buněk řádku 2 jako prvních buněk (A2 a B2):

Obrázek č. 2: zobrazuje všechny duplikáty při výběru buněk řádku 1 jako prvních buněk (A1 a B1):

Ujistěte se, že všechny existující duplikáty jsou správné, protože některé kopie nejsou duplikáty vůbec. Mohou to být stejné číslo pro dva různé účty, uživatele, zaměstnance atd. Jakmile potvrdíte kopie buněk, které nepotřebujete, odstraňte je. Nakonec můžete zavřít nabídku formátování a obnovit standardní barvu buněk.

Zkopírujte jedinečné buňky do Tabulek Google pro snadné odstranění duplikátů

Pokud dáváte přednost automatickému třídění nezpracovaných dat, je nejlepší zkopírovat všechny jedinečné buňky, nikoli duplikáty. Tento proces umožňuje rychlejší třídění a filtrování. Pokud jste si jisti, že jsou vaše informace správné, a raději byste duplikáty odstranili, vyzkoušejte níže uvedenou metodu.

Otevřete dokument „Tabulky“, který chcete seřadit. Zvýrazněte „sloupec“, který chcete upravit. Tento proces zaznamená rozsah sloupců pro další krok.

Klikněte na „prázdný sloupec“, kde chcete, aby se jedinečné položky objevily. Po zvýraznění (neklikejte na buňku) vložte následující vzorec: =UNIQUE(). Měl by být přirozeně umístěn v horní buňce.

Zadejte „souřadnice buňky“ původního sloupce do závorky, například: (A3:A9).

Stiskněte „Enter“ pro přesunutí nových dat do sloupce, který jste určili dříve.

Po dokončení můžete položky zkontrolovat ručně nebo importovat data do pracovní tabulky.

K vyhledání a odstranění duplikátů v Tabulkách použijte doplněk třetí strany

Pro použití s ​​Tabulkami Google jsou k dispozici online pluginy. Doplňky najdete na Google Workspace Marketplace, včetně nástrojů pro automatické odstraňování duplicitních záznamů.

Odstraňte duplikáty podle Ablebits

Vhodný nástroj známý jako Remove Duplicates by Ablebits vám umožňuje rychle najít duplikáty v celém listu informací nebo prohledáním až dvou sloupců.

Výsledky můžete přesouvat, mazat a zvýraznit. Nástroj obsahuje dvě nastavení průvodce: najít a odstranit duplikáty a najít jedinečné buňky nebo kvality v dokumentu. Tyto dvě možnosti usnadňují sledování informací za pochodu.

Celkově lze říci, že použití nástroje průvodce k nalezení vašich informací se může z dlouhodobého hlediska vyplatit. Tato možnost je primárně pro uživatele, kteří neustále hledají duplikáty ve svých tabulkách a kteří by raději trávili čas něčím jiným.

Použijte kontingenční tabulku k nalezení duplicitních řádků v Tabulkách

Kontingenční tabulka je pohodlný nástroj pro bližší prohlížení dat. Kontingenční tabulka automaticky neodstraní duplicitní buňky nebo řádky; poskytuje rozpis, které sloupce mají duplikáty, takže se můžete ručně podívat na svá data a zjistit, co, pokud vůbec něco, potřebujete odstranit.

Vytvoření kontingenční tabulky je složitější než jiné metody uvedené v tomto článku. Pro každý sloupec musíte přidat kontingenční tabulku, abyste zajistili, že výsledky budou jednotné a že přesně identifikují duplikáty.

Poznámka: Pokud v tabulce nemáte názvy sloupců, kontingenční tabulky nebudou při hledání duplikátů fungovat přesně. Zkuste dočasně přidat nový řádek a poté pojmenujte sloupce pomocí tohoto nového řádku.

Zde jsou kroky pro použití kontingenční tabulky k identifikaci duplicitních buněk nebo řádků.

Vyberte „všechna data tabulky“ a poté přejděte na „Data -> Kontingenční tabulka“.

V případě potřeby upravte rozsah buněk a poté vyberte „Vytvořit“.

Zvolte „Přidat“, které je vedle „Řádky“. Tento krok vybere sloupec pro hledání duplikátů. Ano, čtete správně. Z rozbalovací nabídky vyberte požadovaný sloupec. Pokud editor kontingenční tabulky ztratíte, kliknutím na vyplněnou buňku ji vrátíte zpět.

Nyní vyberte „Přidat“ vedle „Hodnoty“ a vyberte „stejný sloupec jako výše“, ale nastavte jej tak, aby byl shrnut podle „POČET“ nebo „POČET“. Už by to mělo být výchozí.

Nová kontingenční tabulka identifikuje všechny duplikáty, jak je uvedeno níže.

Pokud chcete zobrazit jiný sloupec, můžete zopakovat výše uvedené kroky (chcete-li zachovat předchozí výsledky) nebo znovu otevřít editor kontingenční tabulky a změnit existující tabulku.

Kontingenční tabulka se změní a zobrazí nové úpravy.

Jak již bylo zmíněno, metoda kontingenční tabulky je trochu více zapojena. Přesto vám poskytuje konkrétní zprávu o umístění vašich duplicitních záznamů, což může být užitečné pro analýzu dat. Další informace o kontingenčních tabulkách najdete ve výukovém programu Alphr o vytváření, úpravách a obnovování kontingenčních tabulek v Tabulkách Google.

Celkově může duplicitní buňka v Tabulkách Google způsobit problémy s vašimi daty, pokud si nedáte pozor, zejména při řazení finančních informací do užitečné tabulky.

Nejběžnější příčiny duplicit jsou:

• Několik lidí přidalo stejného zákazníka, fakturu, kategorii, položku atd.
• Importy dat se přidají k již přítomným datům podruhé.
• Akce kopírování/vkládání přidaly duplicitní položky.

Naštěstí je identifikace, odstraňování a mazání identických datových buněk v Tabulkách Google překvapivě snadné, což je pozitivní, pokud se ve svém každodenním pracovním postupu neustále zabýváte tabulkami. Pokud hledáte něco pro rychlejší třídění obsahu, můžete vždy použít doplněk, jako je Remove Duplicates by Ablebits, abyste zajistili, že vaše informace budou dobře setříděny a uspořádány.

Máte nějaké zkušenosti, tipy nebo dotazy ohledně používání některé z metod uvedených v tomto článku? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže.