Je pro vás řízení projektů a upřednostňování věcí příliš složité? Jak skvělé by bylo, kdyby existoval způsob, jak vám pomoci pochopit, jaké úkoly vyžadují, jaký druh pozornosti a energie.
Zde přichází na řadu Impact Effort Matrix neboli matice 2×2. Je to nástroj, který zjednodušuje stanovování priorit a pomáhá týmům a jednotlivcům znovu se spojit se svými cíli a identifikovat akceschopné kroky k zahájení práce.
Pokud hledáte šablonu matice pro snadný dopad, tento článek je skvělým vodítkem. Nejprve vás však seznámíme se základy matice impaktního úsilí.
Table of Contents
Co je to matice síly dopadu?
Impact Effort Matrix neboli matice 2×2 není nic jiného než nástroj, který firmy a jednotlivci používají k efektivnímu stanovení priorit úkolů. Stanovení priorit se děje analýzou úsilí, které je třeba vynaložit na úkol, a jeho porovnáním s dopadem, který bude mít.
Z větší části se matice dopadového úsilí vytváří brainstormingem s vaším týmem. To vám umožní identifikovat celkový počet úkolů a projektů pro všechny členy týmu. Poté můžete zjistit důležitost a naléhavost těchto úkolů.
Pomocí tohoto cvičení můžete určit pořadí úkolů, které je třeba provést, abyste dosáhli nejlepšího účinku s co nejmenším úsilím.
Obvykle jsou úkoly s nejnižším úsilím a nejvyšším dopadem ty, na které se musíte soustředit. To však neznamená, že malé úsilí a nízké dopady jsou zbytečné. Někdy i tito mohou nějakým způsobem pomoci.
4 kvadranty matice impaktního úsilí
Níže jsou uvedeny 4 kvadranty matice dopadového úsilí:
Tyto čtyři bloky jsou odděleny tím, že mají dopad na osu X a úsilí na osu y. Každý z bloků je následující:
#1. Rychlé výhry – nízké úsilí a vysoký dopad
Tento blok zahrnuje všechny úkoly, které lze provést snadno nebo rychle, ale významně ovlivňují společnost nebo vaši práci. Úkoly v tomto bloku mají nejvyšší prioritu.
#2. Velké projekty – vysoké úsilí a velký dopad
Tento blok zahrnuje všechny úkoly, které vyžadují značné úsilí a mají obrovský dopad. Ty jsou považovány za dlouhodobé cíle společnosti a mají slušně vysokou prioritu.
#3. Vyplňování – nízké úsilí a nízký dopad
Tento blok zahrnuje všechny úkoly, které lze provést snadno, ale nemají dostatečně velký dopad. Úkoly v tomto bloku tedy nejsou největší prioritou.
Tyto úkoly však stále můžete dělat ve svém volném čase, nebo když se necítíte produktivní, jen abyste tyto úkoly odstranili.
#4. Nevděčné úkoly – vysoké úsilí a nízký dopad
Tento blok zahrnuje všechny úkoly, které vyžadují spoustu času a úsilí, ale nemají dostatečný dopad. Tyto úkoly jsou velmi zbytečné a měly by být ponechány nedokončené, pokud je třeba provést všechny ostatní úkoly.
Kdy použít matici síly dopadu?
Na matici dopadového úsilí je třeba pracovat, kdykoli máte vy nebo váš tým více projektů nebo úkolů s širokou škálou potenciálních výhod.
Potřebujete jej také vždy, když si nejste jisti nejlepším postupem nebo se rozhodujete, kde začít.
Někdy vám matice 2×2 může dokonce pomoci uspořádat váš pracovní postup a usnadnit práci.
Obvykle začínající podniky nebo menší organizace mají spoustu různých prací, které musí dělat velmi malá skupina lidí. V takové chaotické struktuře by mohlo být brzděno mnoho nápadů a projektů. Takže matrice může tento nepořádek roztřídit a uvést organizaci do chodu.
Zde je seznam úžasných výhod, které má matice dopadového úsilí pro vás a váš tým:
Výhody matice síly nárazu
#1. Udržujte všechny ve smyčce a synchronizujte
Nejlepším přínosem matice dopadového úsilí je ve skutečnosti způsob, jakým přivádí všechny na stejnou stránku při práci na dosažení cíle. Váš tým může také použít šablony matice dopadu a přidat další vrstvu organizace práce.
#2. Optimalizujte zdroje a jejich alokaci
Když víte, jaké úkoly je třeba udělat a kdy je třeba udělat, můžete spravovat své zdroje a správně je přidělovat. Takže kritické zdroje jsou zachovány pro prioritní úkoly.
#3. Vytvoří posloupnost pracovních úkolů a stanoví priority úkolů
Matice úsilí o dopad pomáhá vytvořit sekvenci akcí/úkolů organizovaných na základě priority. To vytváří lineární cestu, kterou tým může následovat.
#4. Sladí tým s cíli společnosti
Spolu s nalezením prioritních úkolů matice také vysvětluje, proč je třeba stanovit prioritu úkolů. Tým tedy rozumí cílům, které za ním stojí, a na oplátku chápe cíle společnosti.
#5. Úspora času a maximalizace efektivity v pracovním postupu
S matricí se můžete vyhnout tomu, abyste trávili čas věcmi, které vyžadují příliš mnoho času na mnohem menší dopad. Takže váš pracovní postup bude citlivější na čas a vaše pracovní efektivita se zvýší.
Jakkoli jednoduše vypadá matice dopadového úsilí, stále existuje několik věcí, které můžete udělat, abyste maximalizovali výhody a užitečnost této praxe.
Tipy pro usnadnění matice dopadu
#1. Definujte jasné cíle pro Matrix
Všude je důležité proč všech věcí. Ujistěte se, že to najdete i pro matici. Mít jasné cíle a důvody pro vytvoření matice vám dá přesný směr, jak tuto praxi správně provádět.
#2. Proberte všechny aktivity a úkoly se svými spoluhráči
Brainstorming vždy umožňuje holistickou diskusi o věcech. Pokud tak učiníte se svými spoluhráči, přinese to na matici jiný pohled a úkoly lze upřednostnit s ohledem na každého.
#3. Vytvořte pevný akční plán pro proces po vytvoření matice
Pouhým vytvořením matice impaktního úsilí se věci neudělají. Vlastně mít pevný akční plán a jeho provedení je to jediné, co bude. Ujistěte se tedy, že máte připravený plán pro všechny úkoly a jejich sekvence pro hladký průběh práce.
#4. Komunikujte v týmu dobře a vytvářejte zprávy o úkolech
Jakmile práce začne, budete muset proaktivně komunikovat s týmem, zda sekvence nebo priority byly dostatečně přesné.
Pokud existují oblasti zlepšení, nezapomeňte vytvořit zprávu o tom, jak to šlo s úpravami, pro příště, až uděláte další matici dopadu.
To bylo vše, co jste potřebovali vědět o Impact Effort Matrix. Nyní se podívejme na několik šablon Impact Effort Matrix, které vám usnadní život!
Miro
Miro je fantastický nástroj určený pro týmy i jednotlivce k vytváření grafů, tabulek, map a dalšího pro plánování a organizaci věcí.
Při používání této šablony jsme zjistili několik věcí:
- Aspekt návrhu je velmi uživatelsky přívětivý a každý, kdo má základní znalosti o úpravě těchto šablon návrhu, může tento nástroj použít
- S vysvětlením, jak šablona matice dopadu úsilí funguje, není moc pomoci, takže začátečník možná bude muset prozkoumat, co to je a jak se to dělá.
- Při zahájení vašeho prvního návrhu vás nástroj požádá o vaše zkušenosti s používáním návrhářských nástrojů, jako je Miro, díky čemuž je z hlediska designu vhodný pro začátečníky.
Miro je freemium nástroj, takže jej můžete použít k vytváření šablon zdarma. Můžete jej však také upgradovat, abyste získali přístup k prémiovým funkcím, jako jsou neomezené projekty, spolupráce s více členy týmu atd.
Lucidspark
Lucidspark je další návrhářský nástroj speciálně vytvořený pro produktivitu a úkoly související s prací. Vyznačuje se jednoduchým uživatelským rozhraním a snadnou tvorbou a úpravou šablon.
Zde jsou vlastnosti šablony matice dopadu Lucidspark:
- Uživatelské rozhraní je jednoduché a rychlé; matici můžete rychle vytvořit přidáním projektů do polí
- Šablona má základní design, ale můžete přidávat obrázky a měnit barvy a písma, abyste si ji přizpůsobili
- Základní rozvržení čtyř kvadrantů je vytvořeno tak, aby obsahovalo úkoly s proměnlivou úrovní úsilí a dopadu, nejen že je definujte pod jeden blok, ale můžete je podle toho posouvat.
S Lucidspark můžete začít zdarma, ale můžete jej také upgradovat, abyste získali přístup k dalším prémiovým funkcím.
Canva
Canva je návrhářský nástroj, který lze použít pro všechny druhy návrhových potřeb. Můžete jej použít k vytvoření grafů produktivity, jako je matice úsilí o dopad, návrh log, infografiky a mnoho dalšího.
Zde je několik věcí o šabloně Canva pro matici dopadu:
- Obsahuje řadu designových funkcí, jako je přidávání prvků, změny barev a písem, přidávání obrázků a videí, vytváření animací atd., což je poněkud přehnané
- Skvělý nástroj pro uživatele, kteří jej budou často používat pro jiné požadavky na design a tvorbu obsahu
- Šablona matice impaktního úsilí se vyznačuje tradičním designem, který může vypsat pouze úkoly pod bloky a nemá pro to vlastní úrovně.
Pouze pro produktivní použití se Canva může zdát příliš pokročilá pro mnoho začátečníků.
Může však být vynikajícím nástrojem pro středně pokročilé nebo pokročilé uživatele k vytváření jedinečných návrhů a šablon.
Používání je zdarma, ale prémiová verze vám umožní přístup k různým šablonám a dalším prvkům.
Vytvořit
Vytvořit je nástroj pro návrh produktivity speciálně vytvořený pro podniky a organizace, aby zvládl organizační úkoly, jako je vytvoření šablony matice dopadu.
Zde jsou funkce šablony Creately impact matice:
- Šablona je jednoduchá a barevná, s velmi jednoduchými způsoby, jak zapsat úkoly do každého kvadrantu
- Rozvržení matice usnadňuje pochopení, ale nenabízí vyšší úroveň přizpůsobení
- Přívětivé pro začátečníky, ale omezuje uživatele v přizpůsobení šablony pro lepší návrhy a rozvržení matice
Přestože Creately není nejlepší pro přizpůsobení, svou práci plní velmi dobře a je skvělým řešením pro vedoucí týmů a manažery, kteří chtějí svůj úkol zvládnout snadno a rychle.
Skupinová mapa
Skupinová mapa je jedním z nejlepších nástrojů na tomto seznamu pro šablonu matice dopadu. Kombinuje to nejlepší z obou světů, tj. design a efektivitu.
Zde jsou funkce šablony matice dopadu skupinové mapy:
- Šablona je velmi dobře zpracovaná, stačí kliknout kamkoli a začít psát úkoly a stále bude vypadat úžasně
- Rozvržení je velmi plynulé a můžete mikro-upravit úrovně dopadu a úsilí potřebné pro tento úkol
- Není toho moc co dělat, pokud jde o navrhování, ale šablona má atraktivní design, který dělá svou práci
Pokud jde o design, existuje omezení pro vaše přizpůsobení, kde můžete změnit rozložení pozadí a os tak, aby vyhovovaly vašim potřebám. Můžete však vytvořit vynikající a efektivní matrici s minimálním úsilím.
Ayoa
Ayoa je nástroj pro návrh map produktivity, kde můžete najít šablony pro vývojové diagramy projektů, grafy, matice atd.
Zde jsou vlastnosti šablony matice dopadu Ayoa:
- Se šablonou se snadno pracuje a má dostatek možností návrhu, aby bylo možné přidat trochu přizpůsobení
- Rozložení matice rázové síly se vyznačuje plynulým designem s jednotlivými projektovými boxy, aby bylo možné každý z nich správně identifikovat
- Uživatelské rozhraní je vhodné pro začátečníky, ale je poněkud pomalejší než ostatní nástroje v tomto seznamu
Bezplatná zkušební verze Ayoa trvá pouze 7 dní, poté musíte získat prémiovou verzi, abyste mohli vytvářet nové šablony.
Figma
Figma je návrhářský nástroj, který nabízí různé šablony pro různé typy map a grafů, které organizace potřebují pro produktivitu a řízení týmu.
Zde jsou vlastnosti šablony matice dopadu úsilí Figma:
- Když spustíte jakýkoli diagram nebo šablonu na Figmě, uvítá vás návod na používání tohoto nástroje, což je skvělá funkce pro začátečníky.
- K dispozici je také krabice s pokyny, jak používat šablonu pro matici nárazového úsilí a jak ji můžete přizpůsobit pro lepší účinnost.
Nástroj je minimalistický a nabízí dostatek vodítek pro úplného začátečníka, aby vytvořil úctyhodnou matici nárazového úsilí bez cizí pomoci. Je to úžasné pro začínající uživatele a dokonce i pro veterány, kteří to chtějí mít rychle hotové a oprášené.
Venngage
Venngage je freemium designový nástroj používaný k vytváření různých designových šablon a grafiky. Matice Impact Effort Matrix je součástí obchodní verze Venngage, což je placená verze nástroje.
Zde jsou vlastnosti šablony matice dopadu Venngage:
- Šablona matice dopadu úsilí nabízí skvělé plynulé rozvržení, kde můžete upravit množství úsilí a dopad, který má projekt
- Pokud jde o design, nástroj nabízí skvělé přizpůsobení a slušnou úvodní šablonu pro vytvoření atraktivního designu pro efektivní zobrazení vašich projektů.
Šablona matice impaktního úsilí od Venngage je skvělý nástroj, ale úroveň přizpůsobení, kterou nabízí, není dost dobrá, aby zaručila nákup. Bez ohledu na to, pokud hledáte dobrý designový software pro více návrhových projektů, je to dobrý nástroj!
Zabalit se
Matice Impact Effort Matrix je základním postupem pro změření časové osy a priorit vaší práce. K tomu potřebujete také ideální šablonu, která funguje přesně tak, jak potřebujete.
Po použití všech těchto nástrojů jsme zjistili, že k získání slušné šablony matrice nepotřebujete mít vysokou úroveň přizpůsobení.
Pokud však použijete nástroje, které to nabízejí, můžete maximalizovat atraktivitu a efektivitu matice.
Můžete se také podívat na některé šablony rozhodovacího stromu.