Software pro automatizaci workflow je nepostradatelným nástrojem pro jakoukoli firmu, která se zabývá mnoha kritickými dokumenty. Jedním z nejlepších nástrojů, které nabízejí robustní automatizaci zahrnující dokumenty, je airSlate.
Potrubí zpracování dokumentů obsahuje mnoho manuálních a opakujících se úloh, které jsou náchylné k chybám a měly by být přiděleny spíše automatizovanému nástroji než lidské pracovní síle. Z těchto produktivních a efektivních konceptů se na trhu objevilo mnoho nástrojů pro automatizaci pracovního toku dokumentů. Nemůžete si však vybrat jen tak některý z nich.
Připojte se k nám při kontrole softwaru pro automatizaci workflow airSlate, abychom zjistili, zda je tento nástroj skutečně prospěšný pro vaše podnikání.
Table of Contents
Co je automatizace pracovního postupu?
Automatizace pracovního postupu je proces navrhování, provádění a automatizace obchodního procesu na základě některých interních pravidel pracovního postupu. Většinou podniky, které se zabývají mnoha smlouvami, dokumenty, soubory, médii a obsahem, používají automatizaci pracovních postupů ke směrování úkolů, souborů a dokumentů mezi lidmi a stroji v závislosti na předem nastavených obchodních kritériích.
V současnosti existuje online nástroj pracovního prostoru, kde se všichni členové týmu přihlašují ke svým úkolům. Manažeři si mohou prohlédnout včerejší dokumenty a odeslat je dále ke schválení nebo je poslat zpět autorovi k úpravám.
Proč podniky skutečně potřebují automatizaci pracovních postupů?
Vyhýbání se lidským chybám
Lidské bytosti mají tendenci dělat chyby, když potřebují plnit opakující se úkoly. A v oblasti výpočetní techniky jsou opakující se úlohy nejlepšími scénáři pro automatizaci. Proto je třeba zautomatizovat pracovní postup zpracování dokumentů, abyste se vyhnuli chybám.
Přesnost obsahu
Obsah vašeho obchodního dokumentu bude přesnější a profesionálnější, když použijete stroje a šablony k zahájení a dokončení životního cyklu zpracování dokumentů.
Konzistence dokumentu
Můžete se také vyhnout zasílání více cenových nabídek různých hodnot klientům, když používáte automatizovaný systém pro správu smluv.
Obchodní značky
Firmy mají dopad na své klienty tím, že používají jedinečné značky. Když k vytvoření každého obchodního dokumentu používáte automatizovaný software, nemusíte se starat o vhodné označení každého souboru.
Provozní produktivita
Vaše firma může vytvořit stovky smluv, obsahu a dokumentů a odeslat je ke schválení, elektronickému podpisu a dalšímu během několika sekund. Pokud tedy zpracováváte důležité obchodní dokumenty ve velkém objemu, potřebujete software pro automatizaci pracovního toku dokumentů již nyní.
Efektivita procesu
Obsahový kanál vašich obchodních operací se stane vysoce efektivním, když dokážete vyvážit množství a kvalitu dokumentů pomocí automatizovaného systému.
Škálovatelnost
Pokud vaše firma zpracovává sezónně zvýšený objem dokumentů, musíte k rozšíření použít nástroj pro automatizaci pracovních postupů. Není třeba podstupovat bolest s najímáním dočasné pracovní síly.
Co je airSlate?
airSlate je cloudová aplikace typu vše v jednom, která zvládne každý krok vašeho procesu pracovního toku dokumentů od vytvoření toku až po analýzu procesů. Je to také nástroj bez kódu. Pro správu a odstraňování problémů s nástrojem nemusíte najímat specialistu na kódování. Nemluvě o tom, že nebudete muset svým zaměstnancům přidělovat školení, aby se naučili kódování.
Dodává se s mnoha integračními roboty a šablonami pro automatizaci bez kódu. Pokud můžete plně využít možnosti aplikace, můžete snížit manuální pracovní sílu ve vašem oddělení zpracování dokumentů na polovinu. Můžete tak uvolnit více zaměstnanců a znovu je přiřadit k prodeji a marketingu, který přináší příjmy.
Kromě toho je nástroj plně kompatibilní s cloudem. To znamená, že nepotřebujete hostovat žádná data ani software v obchodním prostředí. AirSlate můžete také propojit s dalšími cloudovými aplikacemi, které vaše firma používá, jako jsou NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce a Microsoft Power Automate.
AirSlate navíc přichází s rozsáhlou knihovnou skládající se z desítek tisíc šablon pro automatizaci dokumentů pro většinu průmyslových odvětví. I když tedy nemáte žádné odborníky na automatizaci, stále můžete používat automatizované pracovní postupy na airSlate pouze pomocí šablon.
Hlavní produkty airSlate
airSlate se dodává se všemi nástroji, které potřebujete v kompletním softwaru pro automatizaci dokumentů. Zde jsou produkty této cloudové aplikace, které musíte pravidelně používat:
#1. Tvůrce toku
Flow Creator umožňuje vytvářet vizuální reprezentaci pracovního postupu dokumentů v uživatelském rozhraní (UI) přetažením. Může také automatizovat živé podmíněné směrování a přiřazení kroků k vytvoření a spuštění různých efektivních pracovních postupů během několika minut.
#2. elektronický podpis
Můžete rychle nastavit právně závazné elektronické podpisy pro digitální formuláře, průzkumy, dokumenty a obsah během několika sekund. K dispozici máte více než 100 robotů bez kódu pro přiřazení kroků, automatizaci, integraci s CRM a upozornění.
#3. Robotická automatizace procesů
roboti airSlate usnadňují automatizaci robotických procesů a nemusíte psát jediný řádek kódu. Tito roboti zvládnou většinu úkolů pracovního postupu zpracování dokumentů, jako je vytváření dokumentů, směrování, odesílání ke schválení, shromažďování elektronických značek, odesílání oznámení a provádění analýzy dat.
#4. Vyjednávání smlouvy
Umožňuje automaticky vytvářet smlouvy různých formátů a regulačních požadavků. Dokument smlouvy můžete také předem vyplnit interními obchodními daty z místních serverů, cloudových aplikací, tabulek, CRM a databází SQL.
Modul směruje smlouvy přes vaše klienty, umožňuje vám provádět změny jediným kliknutím a nakonec podepsat dohodu bez čekání týdnů.
#5. Generování dokumentu
Tento produkt airSlate vám umožňuje vytvářet formuláře, smlouvy, dohody, zprávy atd. téměř okamžitě. Někteří roboti mohou také vyplnit dokumenty vašimi obchodními daty a aktivy značky.
#6. Online průzkumy
Pomocí nástroje Online Surveys můžete vytvářet ankety, dotazníky, kvízy, veřejné průzkumy, formuláře pro testování beta aplikací atd. Navíc můžete integrovat různá cloudová CRM, ERP, znalostní báze atd. a sdílet data mezi průzkumy. a stroj.
#7. Webové formuláře
Webové formuláře vám pomohou zachytit živou zpětnou vazbu a data od zaměstnanců nebo klientů. Tyto online formuláře jsou citlivé a bez námahy se otevírají na počítačích, tabletech a mobilech.
#8. Platby
Umožňuje vám automatizovat platební systém integrací platební platformy do faktur, smluv, dohod a účetních pracovních postupů.
#9. Procesní analytika
Modul Analytics vám poskytuje klíčové nástroje, které potřebujete k provádění auditů pracovních postupů, vytváření obchodních sestav a analýze pracovního postupu, aby byl produktivnější.
#10. Editace PDF
PDF Editor umožňuje vám, vašemu týmu a vašim klientům provádět všechny základní i pokročilé úlohy úprav PDF. Jedná se o úpravy obsahu, nahrazování podpisů, zvýrazňování, přidávání poznámek, přidávání obrázků a redigování dokumentů.
#11. Software pro automatizaci pracovních postupů
Umožňuje vám instalovat kroky v automatizovaném pracovním postupu, usnadňovat podmíněné směrování, automatizovat opakující se úlohy a integrovat data s CRM.
#12. Správa smluv
Nástroj Správa smluv slouží ke správě vašich procesů nákupu a prodeje. Umožňuje vám vytvářet objednávky, nabídky, smlouvy a faktury. Na stejném nástroji můžete také přijímat platby a sledovat zpracování smluv.
airSlate jako automatizace pracovního postupu
airSlate je v podstatě nástroj pro automatizaci pracovního toku dokumentů. Pomocí tohoto nástroje můžete vytvořit mnoho pracovních postupů s dokumenty a automatizovat procesy pomocí robotů. Navíc můžete v rámci pracovních postupů přiřadit několik zaměstnanců, kteří budou dohlížet na celou operaci.
Umožňuje vám vytvořit následující:
- Použitelné šablony obchodních dokumentů pro budoucí potřeby
- Zefektivněte integrace, upozornění a rutinní automatizaci
- Vestavěný nástroj eSignature pro procesy schvalování dokumentů
To není vše! Při produkci dokumentů můžete spolupracovat s externími i interními stranami. Jakmile bude obsah, soubor a dokumenty připraveny, můžete je bez námahy sdílet prostřednictvím QR kódů, SMS atd.
Výhody softwaru airSlate Workflow Automation
- Dodává se se všemi druhy základních a pokročilých pracovních postupů.
- Můžete také vytvořit vlastní pracovní postupy pro velmi vzácné obchodní případy.
- Většina pracovních postupů, které zavedené obory potřebují, je již obsažena v knihovně šablon airSlate.
- Můžete provádět podmíněné směrování bez psaní jakýchkoli kódů.
- Aplikace pro automatizaci pracovních postupů ukládá váš dokument na každém kroku. Můžete tedy snadno získat předchozí verzi, aniž byste museli skákat přes obruče
Vlastnosti softwaru airSlate Workflow Automation
- Základní pracovní postupy pro malé a střední podniky
- Pokročilé pracovní postupy pro začínající podniky a podniky
- Podmíněné směrování bez kódu
- Přizpůsobené pracovní postupy
- Vývoj robotů na míru
- Kontrola verzí obsahu v každé fázi jeho životního cyklu
- Role příjemců ve smlouvách, dokumentech, formulářích atd.
- Vestavěné pracovní postupy
- Multi-cloudová automatizace pracovních postupů a synchronizace dat
- Přidělujte úkoly online
- elektronický podpis
Jak funguje automatizace workflow airSlate?
V podstatě pouze replikuje všechny ruční a opakující se úkoly, které děláte v projektu zpracování dokumentů. Jakmile vytvoříte pracovní postup nebo znovu použijete šablonu pracovního postupu z její knihovny, nástroj po obdržení spouštěcího signálu vytvoří dokument.
Poté vyplní dokument, například obchodní nabídku, obchodními daty z vašich cloudových aplikací nebo serverů. Nástroj směruje tento koncept ke schválení dalšímu manažerovi prodeje, marketingu nebo vyjednávání. Po schválení se nabídka dostane buď do poštovní schránky obchodního zástupce, nebo přímo do e-mailové schránky zákazníka.
V každém kroku tohoto procesu nástroj uloží verzi nabídky. Pokud tedy potřebujete zkontrolovat nabídku, nemusíte začínat od nuly.
Jak používat airSlate?
- Zaregistrujte si bezplatný účet pomocí účtu Google Facebook nebo Apple.
- Jakmile uvidíte airSlate Dashboard, klikněte na Create new flow.
- Na obrazovce Přidat dokumenty a formuláře můžete vytvořit vlastní tok pomocí Import dokumentů a Nahrání dokumentů.
- Pokud chcete vytvořit nový tok z existujícího procesu, vyberte kteroukoli z 9 možností v části Vytvořit.
- Jakmile nahrajete dokument, můžete nyní vybrat Pracovní postupy a roboty pro automatizaci.
- V Workflows můžete vložit spouštěč automatického spuštění z možnosti Přidat autostart.
- Mohou to být ze služby SharePoint, aktualizace tabulek Google, plánované spuštění atd.
- Nyní můžete přidat nový krok pro přiřazení příjemce do pracovního postupu.
- Pokud potřebujete schválit dokument od více manažerů, můžete přidat novou pobočku a poté přidat nové kroky.
- Nyní začněte přidávat nějaké roboty pro automatizační úlohy, jako je předvyplnění souborů SharePoint, export do PostgreSQL, ukládání do Dropboxu atd.
- Klepnutím na Pokračovat odešlete tok příjemcům, které jste přidali v části Pracovní postup.
Aplikace airSlate Workflow
AirSlate potřebujete, pokud vaše firma působí v některém z následujících odvětví:
- Vzdělávání: Žádosti o kurzy, žádosti o podporu studentů, žádosti o změnu programu atd.
- Vlády: Záznam stížností, náprava stížností, dotazy občanů, vydávání osvědčení atd.
- Pojištění: Žádost o pojištění, zpracování nároků, kontrola smluv atd.
- Zdravotní péče: Registrace pacientů v systému Enterprise Revenue Cycle Management (RCM), zpracování lékařských záznamů atd.
Toto není úplný seznam průmyslových odvětví. Existuje více jako stavebnictví, personální zajištění, IT služby, poradenství, bankovnictví, finanční služby, právní služby, cestování, eCommerce atd.
Ceny airSlate
Náš přehled několika cenových plánů softwaru pro automatizaci pracovních postupů naznačuje, že airSlate je zdaleka nejúčinnějším nástrojem pro automatizaci pracovních postupů, jaký můžete získat. Za prvé, téměř plná verze je pro vás a váš tým k dispozici zdarma po dobu 30 dnů.
Po tomto zkušebním období, pokud se vám produkt líbí, můžete buď získat základní (36 $
Předplatné Flow Creator/měsíc) nebo Business Cloud (50 USD Flow Creator/měsíc). Pokud získáte roční předplatné, můžete ušetřit více.
Doporučujeme předplatné Business Cloud, protože vám poskytuje neomezený přístup ke všem funkcím, produktům, robotům a integracím.
alternativy airSlate
Kontrola online obchodní aplikace pro kritické příjmové operace zůstane neúplná, pokud ji neporovnáte s několika podobnými aplikacemi. Podívejte se proto na následující alternativy airSlate a zjistěte, jak robustní je airSlate ve srovnání se svými konkurenty:
Avokaado
Avokaado je nástroj pro správu životního cyklu smlouvy spolu s několika funkcemi pro automatizaci pracovního toku dokumentů. Poskytuje vašemu týmu sdílený pracovní prostor pro dokumenty všeho druhu. Spolupráce, schvalování a elektronické podepisování dokumentů jsou proto snazší než kdy předtím. Nabízí bezplatný plán použití, ale to není pro podniky efektivní.
Dokument360
Document360 je samoobslužná platforma znalostní báze s některými funkcemi automatizace pracovního toku dokumentů. Pomocí tohoto nástroje můžete vytvořit robustní interní nebo externí znalostní základnu, která pomůže vašim zástupcům zákaznických služeb.
Kromě toho můžete automatizovat některé části procesu správy znalostní báze pomocí integrací třetích stran. Tento nástroj můžete získat zdarma až pro 5 týmů pro účely znalostní báze, ale stále budete potřebovat airSlate pro plošnou automatizaci.
Závěrečná slova
Zatím jste si prošli základy automatizace workflow a její požadavky ve vašem podnikání. Také jste se podrobně dozvěděli o softwaru pro automatizaci workflow airSlate pro vaše obchodní operace založené na obsahu nebo dokumentech.
Náš verdikt v recenzi naznačuje, že nástroj airSlate je kompletní software pro automatizaci pracovního toku dokumentů pro jakýkoli malý, střední, začínající nebo velký podnik. Má také potřebné moduly a možnosti vysokého zatížení pro podniky na podnikové úrovni.
Také by vás mohly zajímat nejlepší platformy pro automatizaci a integraci pracovních postupů pro obchodní nebo osobní použití.