Úspěch každého projektu závisí na efektivním projektovém řízení a plánování. Řízení projektů je pro projektové manažery výzvou, zvláště když existuje několik projektů, termínů a členů týmu, které je třeba koordinovat.
Naštěstí software pro plánování projektů může tento proces mnohem zjednodušit. Tyto nástroje nabízejí řadu funkcí pro zjednodušení plánování a provádění projektu, včetně Ganttových diagramů a alokace zdrojů.
Výběr toho, který vyhovuje vašim potřebám, však může být vyčerpávající vzhledem k široké škále dostupných možností. Abychom vám pomohli při informovaném výběru a zvýšili úspěch vašeho nadcházejícího projektu, prozkoumáme některá nejlepší dostupná softwarová řešení pro plánování projektů a hluboce se ponoříme do jejich funkcí. Nejprve si však porozuměme důležitosti plánování projektů v prostoru projektového řízení.
Table of Contents
Proč je plánování projektů klíčové v projektovém řízení?
Plánování projektu je klíčovou součástí projektového řízení, protože pomáhá řídit čas, zdroje a úkoly nezbytné k úspěšnému provedení projektu.
- Time management: Plánování projektu umožňuje projektovým manažerům určit termín dokončení jednotlivých úkolů v rámci projektu i projektu jako celku. Pomáhá jim předvídat zpoždění, vytvářet plány zálohování a zajistit, aby byl projekt dokončen podle plánu.
- Přidělování zdrojů: Efektivně rozděluje zdroje, včetně personálu, zásob a vybavení. To zaručuje, že projekt bude pokračovat bez zpoždění a že zdroje budou dostupné v případě potřeby.
- Stanovení priorit: Projektoví manažeři mohou seřadit úkoly a činnosti v pořadí podle priority a naléhavosti. To zaručuje, že klíčové činnosti budou dokončeny včas a že projekt zůstane v kurzu.
- Komunikace: Plánování pomáhá informovat zúčastněné strany, členy týmu a klienty o harmonogramu projektu, očekáváních a milnících.
- Rozpočtování: Plánování projektů umožňuje projektovým manažerům bezpečně předvídat čas a zdroje potřebné k dokončení každého úkolu, což pomáhá při plánování rozpočtu a řízení nákladů.
Obecně platí, že plánování projektů hraje klíčovou roli v efektivním plánování, monitorování a kontrole projektů, aby bylo zajištěno, že budou dokončeny podle plánu, v rámci rozpočtu a v souladu s cíli projektu.
Funkce, které je třeba hledat v softwaru pro plánování projektů
Toto jsou některé z důležitých vlastností, které je třeba vzít v úvahu při hledání softwaru pro plánování projektů:
- Správa úkolů: Mělo by být možné vytvářet a spravovat úkoly, včetně delegování na členy týmu, stanovení termínů a sledování průběhu.
- Ganttovy diagramy: Ganttovy diagramy jsou grafickým znázorněním harmonogramů projektů. Program by měl být schopen vytvářet Ganttovy diagramy a umožňovat modifikace diagramů.
- Spolupráce: Při práci na projektu jsou nezbytné nástroje pro spolupráci. Program by měl členům týmu umožnit interakci, sdílení souborů a společnou práci na projektech.
- Sledování času: Funkce sledování času jsou nezbytné pro sledování času stráveného na úkolech a projektech. Software by měl být schopen sledovat čas strávený každým členem týmu, což dává projektovým manažerům zprávy o tom, kolik času strávili na každém úkolu.
- Hlášení: Projektoví manažeři by měli být schopni monitorovat stav projektu, sledovat jeho vývoj a odhalovat problémy díky funkcím hlášení softwaru.
Nyní, když známe roli softwaru pro plánování projektů při úspěšném dokončení projektů v organizacích, pojďme se podívat na nejlepší dostupné možnosti.
pondělí
Pondělí je plnohodnotná platforma pro řízení projektů, přičemž plánování projektů je jednou z jejích mnoha funkcí. Nástroj lze upravit tak, aby vyhovoval potřebám organizace a pomáhá pochopit průběh úkolů spolu s jejich stavem.
Funkce časové osy pondělí vám umožňuje plánovat projekty, stanovovat termíny, přiřazovat členy týmu, určovat úkoly a vytvářet závislosti. Software také pomáhá znovu přiřazovat úkoly kliknutím na tlačítko a sledovat pokrok po sběru dat z více desek.
Klíčové vlastnosti:
- Vytvářejte souhrnné grafy a exportujte plány projektů v několika formátech, jako je XML, PDF a další.
- Pondělní integrace se Slack, Excel, Disk Google, Gmail, Kalendář Google, Jira, GitHub a další.
- Kanban Boardy pro řízení všeho od projektů po oddělení.
- Týdenní kontrolní seznam pro organizaci týdenních úkolů a udržení projektů na správné cestě.
Projektový manažer
Stejně přímočarý jako jeho název, ProjectManager je jednoduchý software pro plánování projektů, díky kterému je vytváření důkladných projektových plánů a plánování projektů hračkou. Své projektové plány si můžete vizualizovat pomocí časových os, Ganttových diagramů a kalendářů, abyste zůstali na správné cestě.
Funkce správy úkolů a sledování času umožní vašemu týmu vidět nadcházející úkoly a poskytovat aktuální informace o stavu zúčastněným stranám. Celkově vzato obsahuje všechny užitečné funkce, které udrží vaše projekty v úspěšném postupu.
Klíčové vlastnosti:
- Ganttovy diagramy, seznamy úkolů, tabulky, nástěnky Kanban a kalendáře projektů pro nastavení závislostí, termínů a milníků a identifikaci fází projektu.
- Integruje se s více než 1000 podnikovými aplikacemi, včetně Office 365, Google, Jira, Slack a Zapier, abychom jmenovali alespoň některé.
- Umožňuje vytvářet vizuální plány a získávat aktualizace v reálném čase.
- Online projektové panely pro sledování zdrojů, dat a rozpočtu v reálném čase.
- Časové rozvrhy pro sledování času stráveného na každém úkolu.
Smartsheet
Smartsheet je sofistikovaná platforma pro plánování projektů, která podnikům umožňuje zůstat v souladu s harmonogramy projektů, sledovat úkoly a rozpočty a dodávat projekty včas. Díky několika intuitivním pohledům, jako je mřížka, Ganttův diagram a kalendář, mají členové týmu dostatečnou flexibilitu k analýze toho, na čem pracují.
Smartsheet podněcuje spolupráci mezi členy týmu tím, že umožňuje členům týmu sdílet svou práci s přístupem k detailům projektu na cestách bez ohledu na jejich umístění. Některé z klíčových nabídek Smartsheet jsou:
- Správa zdrojů, abyste zjistili, na čem členové týmu a pracují, a rychle upravte alokace.
- Vytvořte systém záznamů v reálném čase připojením podpůrné projektové dokumentace, podrobností a korespondence s harmonogramem projektu a jednotlivými úkoly.
- Interaktivní zobrazení kalendáře s barevným kódem pro rychlou identifikaci úkolů a nadcházejících termínů.
- Mobilní aplikace pro iOS a Android vám umožní přístup k projektovým plánům na cestách.
- Integrace s aplikacemi jako Microsoft, Google, Dropbox, Jira a Salesforce.
- Šablony plánování projektů, které vám pomohou začít.
TeamGantt
TeamGantt, kterému důvěřují značky jako Amazon, Netflix a Nike, poskytuje vše, co potřebuje ke splnění termínů, šetří čas a dodává projekty v rámci definovaného rozpočtu. Tento software pro plánování projektů vám umožňuje přidělovat úkoly, vytvářet časové osy a umožňuje snadné plánování a vytváření časových os projektů.
Panoramatický pohled na časovou osu projektu umožňuje manažerům prohlížet úkoly každého člena týmu, aktualizovat plány projektů a přidělovat úkoly odkudkoli a na jakémkoli zařízení. Základní sestava vám umožňuje porovnat původní plán projektu s vaším aktuálním plánem a vizualizovat dosažený pokrok.
Mezi další nabídky teamgantt patří zobrazení portfolia, sestavy, kalendáře, zobrazení seznamů a mobilní aplikace pro správu projektů na cestách.
Klíčové vlastnosti:
- Funkce drag-and-drop pro snadné vytváření plánu.
- Aktualizujte a kontrolujte plány projektů z libovolného zařízení.
- Funkce pro spolupráci pro zjednodušení komunikace.
- Zobrazit pracovní vytížení a dostupnost týmu.
- Formáty zobrazení kalendáře a seznamu.
Předpověď
Forecast nabízí firmám intuitivní a snadno použitelnou platformu pro správu jejich projektů, zdrojů a rozpočtu. Inteligentní funkce tohoto softwaru využívající umělou inteligenci vám pomohou při plánování a provádění vašich projektů a rozhodování na základě dat.
Co je na Forecstu jedinečné, je jeho inteligentní varovný mechanismus, který pomáhá zmírňovat rizika, když plán selže.
Klíčové vlastnosti:
- Plánování projektů s umělou inteligencí pro chytřejší rozhodnutí.
- Možnosti správy zdrojů pro správu práce, zdrojů a financí.
- Automatické hloubkové obchodní statistiky pro zálohování obchodních rozhodnutí.
- Efektivní týmová spolupráce, která udrží všechny v kontaktu.
- Software pro řízení projektů pro plánování, sledování a řízení projektů a správu financí.
- Integrace s oblíbenými nástroji pro správu projektů a produktivitu, jako jsou Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira a další.
GanttPro
GanttPro umožňuje přesné plánování úkolů a sledování projektů pro urychlení procesu řízení zdarma. Software funguje bezchybně pro všechny druhy online plánů a umožňuje vytváření úkolů jediným kliknutím na tlačítko. Ganttův diagram zobrazuje úkoly, milníky, termíny a závislosti vizuálně přitažlivým způsobem.
GanttPro, který vám umožňuje sledovat a monitorovat plán na první pohled, je perfektní volbou pro jakýkoli scénář, kde je plánování a správa projektů nutností.
Klíčové vlastnosti:
- Přiřaďte a spravujte úkoly a přiřazení jediným kliknutím na tlačítko.
- Funkce týmové spolupráce pro zvýšení produktivity.
- Spravujte zdroje spolu s jejich pracovní zátěží a v případě potřeby přerozdělujte úkoly.
- Exportujte a sdílejte plány projektu se zúčastněnými stranami, klienty a členy týmu.
- Porovnejte aktuální průběh plánu s postupem původního plánu, abyste identifikovali rizika.
SmartTask
Značky jako Pepsi, Reliance a Hitachi spolu s více než 2000 podniky důvěřují SmartTask pro řízení projektů a plánování. Jednoduchá, ale výkonná platforma nabízí vše potřebné ke spolupráci se členy týmu, práci na projektech a udržování pořádku.
Centralizovaný řídicí panel je vysoce přizpůsobitelný a umožňuje přepínat zobrazení jako seznam, nástěnku, kalendář a časovou osu. Rozsáhlý modul vytváření sestav lze použít k vytváření grafů v reálném čase a identifikaci potenciálních problémů.
Klíčové vlastnosti:
- Projektové milníky ke sledování hlavního pokroku projektu.
- Časová osa pro snadné prohlížení a sledování pokroku a na první pohled identifikujte, na čem pracujete.
- Automatické plánování závislých úloh při zpoždění.
- Výchozí stav pro porovnání aktuálního pokroku s původním plánem projektu.
- Šablony projektů pro rychlou implementaci opakujících se projektů.
Clockify
Clockify je renomovaný software pro časové rozvrhy, který vám také poskytuje možnost řídit a plánovat projekty a zdroje. Umožňuje vám řídit zaměstnance, vizualizovat směny a projekty na časové ose a sledovat čas strávený členy týmu, abyste zůstali v synchronizaci. Můžete také vytvářet a exportovat zprávy o projektech ve formátu Excel a PDF a sdílet je se zúčastněnými stranami.
Použití Clockify pro plánování projektu je nekomplikovaný úkol. Musíte nastavit projekty a kategorizovat je podle klientů. Poté přiřaďte členy týmu a začněte plánovat úkoly. Kromě toho je možné přímo z řídicího panelu přidávat projekty, nastavovat milníky a vytvářet úkoly.
Klíčové vlastnosti:
- Umožňuje sledovat čas, události, úkoly a průběh projektu.
- Vizualizujte průběh projektu a předvídejte výkon projektu.
- Zprávy o přiřazení pro porovnání plánovaného a skutečného plánu projektu.
- Vyžádejte si a sledujte volno.
- Clockify lze snadno synchronizovat s Outlookem a Kalendářem Google
ProProfs
Cloudový software pro plánování projektů ProProfs umožňuje bezproblémové sledování projektů a úkolů a zjednodušuje spolupráci mezi členy týmu. Umožňuje projektovým manažerům identifikovat pokrok pomocí Ganttova diagramu a získat připomenutí v Kalendáři Google, aby drželi krok s termíny.
Pomocí programu plánování projektů můžete znovu přiřazovat úkoly, sledovat průběh, získávat okamžité aktualizace a efektivně využívat zdroje.
Klíčové vlastnosti:
- Spolupracujte v reálném čase a vytvářejte závislosti na úkolech.
- Dodržujte termíny a plánujte projekty pomocí Kalendáře Google a tabulek Kanban.
- Dosáhněte milníků projektu a sledujte pokrok projektu pomocí Ganttových diagramů.
- Sledujte čas a sledujte výkon každého člena týmu.
- Vytvářejte přehledné zprávy a exportujte je v různých formátech, abyste je mohli sdílet se zúčastněnými stranami.
Poslední slova
Software pro plánování projektů umožňuje projektovým manažerům a členům týmu dokončit jejich úkoly, řídit čas a rozpočet a dodržovat termíny. Vše však závisí na výběru správného softwaru pro plánování projektů, který splní vaše obchodní požadavky. Než se s některým spokojíte, pečlivě si prohlédněte jejich vlastnosti a porovnejte jejich nabídky, abyste získali maximální užitek.
Můžete také prozkoumat nějaký bezplatný software pro správu úkolů a projektů.