Význam Projektové Charty a Jak Využít Šablony
Pouhé ústní instrukce mohou často vést k nejasnostem a zmatku. Představte si, že svému podřízenému pouze slovně sdělíte zadání projektu, místo abyste mu poskytli detailní písemné informace. Ústní pokyny jsou náchylnější k nedorozuměním a přehlédnutí důležitých detailů. Na druhou stranu, všechno zapisovat je vyčerpávající a časově náročné. Právě v takových situacích přicházejí na pomoc šablony.
Šablona projektové charty představuje strukturovaný rámec pro plánování a realizaci projektu. Pomáhá vedoucím projektu a jejich týmům získat jasný směr pro úspěšné zahájení a vedení projektu. Jedná se o efektivní metodu pro definování povinností a cílů s minimálním úsilím, čímž se omezuje riziko vzniku dezinformací.
Podle studie Project Management Institute (PMI), která zahrnovala více než 5400 společností, přibližně 70 % projektů má negativní výsledky kvůli nedostatečnému řízení, konkrétněji kvůli chybějící projektové chartě. Dále 59 % projektů by mohlo dosáhnout úspěchu díky efektivnější komunikaci, 29 % by potřebovalo větší odpovědnost a 37 % by vyžadovalo formálně definované cíle.
Projekty zahájené bez náležitě zdokumentovaných pokynů mají vyšší pravděpodobnost selhání z různých důvodů. Projektová charta hraje klíčovou roli, od plánování strategické cesty až po implementaci dodávek a dosažení ziskových výsledků. Pojďme se podívat, jak.
Jak je Projektová Charta Užitečná pro Organizace?
Ať už jde o společnost vyvíjející produkty nebo poskytující služby, firmy pravidelně přicházejí s novými nápady pro podporu růstu podnikání. Projektoví manažeři jsou zodpovědní za posouzení proveditelnosti a potenciálu těchto inovativních konceptů.
Zahájení projektu je ovlivněno mnoha faktory, jako jsou cíle, strategie, zdroje a rozpočet. Dobře strukturovaný plán slouží jako vodítko pro úspěšné dokončení a poskytuje formální porozumění očekávanému výsledku na každé úrovni.
Projektová charta je účinným nástrojem pro společnosti, které chtějí definovat práci v konkrétních oblastech, a zároveň umožňuje zainteresovaným stranám a účastníkům pochopit celkový kontext projektu. Po vytvoření plánu mohou příslušní manažeři analyzovat potenciální problémy a provést potřebné změny, čímž se snižuje riziko neúspěchu projektu.
Společnosti v různých odvětvích, od vývoje softwaru přes automobilový průmysl až po maloobchod, hledají šablony projektové charty, které jsou přizpůsobeny pro specifické průmyslové účely a které jim pomohou dosáhnout stanovených cílů.
Jak se Projektová Charta Liší od SoW a Projektového Plánu?
Projektová charta, SoW (Statement of Work) a projektový plán jsou pojmy, které spolu souvisejí, ale liší se svým účelem a provedením.
Následující tabulka shrnuje hlavní rozdíly mezi těmito třemi dokumenty:
| Parametry | Projektová Charta | Prohlášení o Práci (SoW) | Projektový Plán |
| Kdo je odpovědný | Vedoucí projektu | Projektový zhotovitel | Projektový manažer |
| Časová osa | Během plánovací fáze | Po schválení projektu klientem | Po projektové chartě |
| Primární cíl | Formálně zdokumentovat projekt a jeho postup | Definovat zdroje a řešení pro dosažení požadovaného výsledku | Specifikovat implementační strategii |
| Rozsah | Rizika, zainteresované strany, finance | Nastavení odpovědnosti, odhady, metody | Trvání, alokace zdrojů, týmy |
Z toho vyplývá, že projektová charta slouží k zaznamenání podrobností o projektu a nabízí návod, jak dosáhnout cíle pomocí stanovené metodiky. Na druhé straně, SoW funguje jako formální dohoda mezi klientem a dodavatelem, která obsahuje technické aspekty projektu. Projektový plán je pak provozním návodem pro pracovní sílu.
Nenechte si ujít nejlepší šablony strategického plánování pro váš další podnikatelský krok!
Jak Vytvořit Šablonu Charty Projektu?
Projektová charta má velký význam pro všechny zúčastněné strany. Vytváří se proto pod vedením kompetentních pracovníků a vedoucích oddělení, aby poskytovala detailní informace o projektu a jeho přínosu.
Pro vytvoření charty je nutné dodržovat strukturovaný formát, který zohledňuje všechny důležité aspekty projektu projednané určenými pracovníky. Následuje přehled základní struktury projektové charty:
- Jasně definujte hlavní cíl projektu s důrazem na jeho efektivitu a specifická ustanovení. To pomůže s úspěšným předáním myšlenky všem členům týmu.
- S ohledem na rozsah, tržní trendy a komplexnost projektu specifikujte nezbytný personál.
- Diskutujte o potřebách a zdrojích, které jsou nutné pro dosažení nejlepších výsledků.
- Identifikujte potenciální rizika v průběhu realizace projektu.
- Uveďte klíčové informace o zúčastněných stranách, které jsou přímo nebo nepřímo zapojené do projektu.
- Je nezbytné stanovit odhad nákladů na dokončení projektu a rozdělit finanční požadavky do jednotlivých fází.
- Definujte časový rámec projektu, včetně začátku a průměrné doby dokončení.
Cílem projektové charty je poskytnout všechny potřebné informace o projektu. Společnosti obvykle používají šablony projektové charty a plán řízení změn, aby předešly zanedbání klíčových aspektů projektového řízení. Nyní se podívejme na její výhody.
Přínos Šablon Projektové Charty pro Úspěšné Řízení Projektu
Šablony projektové charty jsou výsledkem důkladného výzkumu odborníků. Pomáhají vedoucím projektů při přípravě a vytváření charterového dokumentu, čímž eliminují nadbytečné úsilí při hledání správného formátu.
- Obsahuje informace o primárních cílech, financích, zdrojích a proveditelnosti projektu.
- Představuje ekonomické řešení pro posouzení, zda se do projektu vyplatí investovat čas a peníze.
- Umožňuje společnostem efektivně plánovat čas konkrétních oddělení podle potřeb projektu.
- Pomáhá srozumitelně vysvětlit cíl projektu a jeho koncept, což umožňuje členům týmu pracovat synchronizovaně.
Níže naleznete šablony projektových chart od renomovaných firem:
Miro
Miro je společnost s certifikací ISO, která nabízí více než 1000 šablon pro různé oblasti podnikání a rozvoje. Tyto šablony jsou kompatibilní s dalšími nástroji. Společnost vynaložila velké úsilí na to, aby do charty zahrnula všechny klíčové body nezbytné pro konzistentní růst.
Šablona je uspořádána do buněk. První tři buňky jsou určeny pro uvedení účelu, rozsahu a kritérií úspěchu projektu. Další sekce slouží pro zadání jmen členů týmu, zainteresovaných stran a uživatelů.
Následuje stručný popis zdrojů, omezení a rizikových faktorů. Můžete zde také uvést konkrétní fáze projektu jako kritické milníky na časové ose. Miro nabízí jednostránkovou šablonu, která umožňuje prezentovat klíčové body v přehledných buňkách.
PowerSlides
PowerSlides vyvinula více než 7000 profesionálních šablon a má přes 30 000 uživatelů. Mezi její klienty patří i známé značky jako Amazon, Samsung a Microsoft. Šablony umožňují měnit barvy, přidávat nebo upravovat diagramy, mapy a obrázky, a vybírat si z více než 2500 vektorových ikon.
Šablona projektové charty od PowerSlides obsahuje čtyři unikátní snímky s kvalitní grafikou a tabulkami pro analytický pohled. Inženýři, projektoví manažeři i profesoři je mohou využít v PowerPoint prezentacích. Šablona začíná přehledem názvu projektu, cíle a časové osy. Následuje tabulka pro rozpočet s detailními specifikacemi nákladů. Dále je zde tabulka pro jména členů týmu.
Pro obchodní analýzu umožňuje PowerSlides uživatelům uvést výhody z pohledu financí, provozu, trhu, zákazníků a zaměstnanců. Nechybí ani prostor pro popis problémů, analýzu nákladů a rozdělení do více úkolů.
Smartsheet
Smartsheet je renomovaná značka, která má zákazníky i v žebříčku Fortune 100. Získala ocenění Top 50 Best Software Awards 2023 v kategorii Produktů pro Řízení Projektů.
Smartsheet vytvořila pět základních typů šablon projektové charty s jednoduchým formátem pro standardní použití. Pokrývá přibližně devět oblastí v bullet point formátu, které efektivně popisují detaily projektu včetně metrik, výstupů, harmonogramu, zdrojů a dalších.
Šablona Six Sigma je podobná standardnímu návrhu, ale zahrnuje předvyplněné pozice na úrovni Six Sigma. Zajišťuje hospodárný růst a lepší dodávky s důrazem na kontrolu odpadu. Agilní šablona má vedle hodnocení základních konceptů sloupce pro plánování. Je nejvhodnější pro projektové manažery a scrum mastery. Šablonu pro stavby je možné přizpůsobit stavebním pracím a definovat vhodné termíny. Jednostránková šablona je vhodná pro tisk a shrnuje všechny důležité informace o sponzorech, klientech a projektu. Šablona obchodního případu společnosti Smartsheet umožňuje získat souhlas od zainteresovaných stran.
GoLeanSixSigma.com
GoLeanSixSigma.com spolupracuje s různými odvětvími a firmami, kterým nabízí online školení, certifikační kurzy a zdroje pro řízení projektů. Více než 450 000 studentů se zúčastnilo těchto kurzů, mimo jiné u společností Fedex a Tesla.
Hlavními prvky jejich projektové charty jsou definice problému, obchodní případ, cíl, časová osa, rozsah a týmy. Šablona shrnuje všechny důležité parametry na jedné stránce pro okamžitý přehled projektu.
Časová osa GoLeanSixSigma.com je rozdělena do sloupců definice, měření, analýzy, vylepšení a kontroly. Pro členy týmu je vyčleněn prostor s uvedením jejich titulů a času, který projektu věnují.
ProjectManagement.com
ProjectManagement.com je specializovaný online institut, který poskytuje řešení pro projektové manažery. Nabízí články, webináře, šablony, blogové příspěvky a odborné rady pro zvýšení růstu a produktivity.
Projektová charta umožňuje zapsat detaily projektu do specifických sloupců. Dokument „Definice Projektové Charty“ je navržen tak, aby pomohl manažerům s novými nápady. Dokument od ProjectManagement.com obsahuje 25 základních prvků a významnými nadpisy jsou rozsah abstrakt, sponzoři, kritéria úspěchu a organizační proces. Můžete zde také uvést informace o fázi vývoje, testování prototypu, přijetí uživateli a ostrém provozu.
Tento software pro správu projektů vám pomůže dále zjednodušit práci na projektech.
Bit.ai
Bit.ai nabízí platformu pro spolupráci na dokumentech, kterou využívají firmy jako Canon a Accenture. Šablona projektové charty pracuje v centralizovaném pracovním modelu ve formátu prohlášení, které začíná vysvětlením projektu.
Rozsah, kritéria úspěchu nebo výstupy můžete stručně popsat v odrážkách. Nechybí ani prostor pro finance, milníky, předpoklady, rizika, detaily týmu a schválení. Bit.ai nabízí přístup k šabloně v reálném čase, což umožňuje propojit více projektů nebo zapojit zainteresované strany k jejich schválení nebo konzultaci. Má také možnosti integrace sociálních médií, webových odkazů, PDF souborů a Figma, což pomáhá zlepšit efektivitu řízení podniku.
Šablona Charty Projektu
Šablona Charty Projektu je platforma vyvinutá členy týmu Casual.pm. Jedná se o sadu nástrojů, která pomáhá projektovým manažerům s tvorbou obsahu charty. Nabízí také písemné průvodce, videa a ukázky, které jsou dostupné na webových stránkách.
Pro specifické potřeby projektu, jako je redesign webových stránek, výzkum technologií, sociální média nebo marketingové kampaně, jsou k dispozici formáty šablon zdarma ke stažení. Šablona nabízí dostatek prostoru pro diskusi o pozadí projektu a řešeních. Můžete zde samostatně uvést cíle a rozsah, stejně jako zúčastněné strany, milníky, rozpočet, omezení, předpoklady a rizikové faktory.
Template.net
Template.net je jednou z nejrozsáhlejších online knihoven šablon a nástrojů. Můžete si vybrat z široké škály dokumentů, prezentací a dalších. Nabízí přes deset formátů jednoduchých šablon projektové charty ke stažení.
Six Sigma, týmy, IT, software, zlepšování procesů, konstrukce a podnikání jsou některé z témat, kterým se věnují specifické šablony. Jedna z jejich jednoduchých šablon začíná sekcí pro zadání detailů projektu, jako je jméno, sponzor, autor, datum a další. Template.net umožňuje psát stručná prohlášení v popisu, účelu a strategickém sladění. Tabulka je určena pro zákazníky, zainteresované strany, rozpočet, rozsah, kritéria úspěchu, závislosti, milníky, zdroje a problémy s riziky.
Mypm
Mypm poskytuje odborné služby v oblasti řízení projektů a návrhů. Mají dlouholeté zkušenosti se spoluprací s organizacemi na vývoji vládních a komerčních projektů. Jejich internetový obchod nabízí 86 upravitelných šablon, které slouží potřebám organizačního růstu a rozvoje.
Pro profesionální účely je k dispozici šablona projektové charty zdarma ke stažení. Má formát dokumentu s názvem projektu a obsahem. Hlavní část dokumentu začíná shrnutím, účelem, cíli a dalšími informacemi. Zahrnuje části pro popis požadavků, rozsahu, výstupů, rizik, předpokladů a omezení. Tabulka umožňuje rychlý přehled harmonogramu, rozpočtu, lidských zdrojů, zakázek a zainteresovaných stran. Na konci je autorizační formulář pro zadavatele projektu.
Archiv Šablon
Archiv Šablon je online portál, který nabízí přibližně 40 šablon v různých kategoriích, od školních rozvrhů až po osobní rozpočty a právní smlouvy. Nabízí mnoho vzorových šablon projektové charty, které jsou doporučovány renomovanými společnostmi a institucemi.
Tyto šablony se zaměřují na zachycení všech důležitých informací o projektu, počínaje tabulkou s názvem, sponzorem, manažerem a zdroji. Dále se šablona dotazuje na důvody, cíle, rozsah, faktory úspěchu a další. Další sekce zahrnují výstupy projektů, milníky k popisu pokroku, klíčové problémy a rizika.
Závěr: Využití Šablony Projektové Charty
Projektová charta hraje klíčovou roli v úspěšném dokončení projektu. Poskytuje jasný a stručný pohled na cíl projektu a odůvodnění očekávaných výsledků.
Využití předem navržené šablony namísto vytváření vlastní šetří čas i peníze. Mnoho projektových manažerů si neuvědomuje dostupnost takových šablon, a mnozí věří, že si poradí sami, což vede k pomalému a omezenému růstu.
Výběr správné šablony může být náročný. Proto je důležité analyzovat typ projektu, jeho rozsah, požadavky a další parametry, abyste z dokumentu vytěžili maximum.
Přečtěte si také o Zlepšení Obchodních Procesů (BPI) – co to je a jak funguje.