Pokud bych měl vyzdvihnout jedinou, avšak často opomíjenou, klíčovou událost v rámci Scrumu, bez váhání bych jmenoval plánování sprintů.
Mělo by jít o společné setkání týmu, kde se připraví podklady pro nadcházející sprint. Ideální časová dotace by se neměla vyšplhat nad dvě hodiny u dvoutýdenního sprintu. Místo toho se však často setkáváme s nejistotou a značným objemem práce, který ještě zbývá k objasnění rozsahu nadcházejícího sprintu.
Plánování sprintu a jeho význam v agilním vývoji
Během tohoto setkání tým prochází produktový backlog, což je seznam prioritizovaných úkolů a funkcí, které definují požadavky a kritéria akceptace pro daný produkt. Tým si z backlogu vybere úkoly s nejvyšší prioritou, na kterých bude pracovat v následujícím sprintu. Tyto úkoly jsou následně rozděleny na menší dílčí úkoly, které tvoří celkovou práci, jež musí vývojový tým realizovat, aby úspěšně dokončil a odevzdal sprint.
Důležitost plánování sprintu tkví v tom, že se tím vytváří společné porozumění ohledně práce, kterou se tým zavázal dodat. Zároveň se určí, které položky mají v danou chvíli největší hodnotu, což maximalizuje přínos pro zákazníka. V neposlední řadě tento proces implicitně buduje pocit vlastnictví a závazku u všech členů týmu, což vede ke zvýšení celkové produktivity.
Komponenty plánování sprintu
Každé plánování sprintu v rámci Scrumu by mělo obsahovat několik základních částí.
#1. Produktový backlog
Ještě před samotným plánováním sprintu by měl Product Owner upřesnit a prioritizovat produktový backlog. Během schůzky plánování sprintu tým tento backlog prozkoumává a diskutuje o položkách, které se nacházejí na jeho vrcholu.
#2. Cíl sprintu
Tým společně definuje cíl sprintu, který je v souladu s vizí Product Ownera. Jde o stručný popis toho, jaký bude výsledný přírůstek hodnoty týmu po skončení sprintu. Cíl by měl být konkrétní, měřitelný a dosažitelný v průběhu jednoho sprintu.
#3. Obsah sprintu
Položky z backlogu, které byly vybrány pro nadcházející sprint, tvoří jeho obsah. Tým si musí být jistý, že všechny položky z obsahu sprintu bude schopen v průběhu sprintu plně doručit. Za tímto účelem tým odhaduje náročnost každé z těchto položek.
Části setkání plánování sprintu
Pro lepší pochopení, jednotlivé komponenty se skládají z konkrétních akcí, které se očekávají během plánování sprintu.
Tým upřesňuje položky backlogu. Jde o diskuzi mezi Product Ownerem (jakožto vlastníkem obsahu) a vývojovým týmem, který se snaží porozumět účelu a kritériím akceptace jednotlivých položek. Položka (neboli uživatelský příběh) se upřesní pouze tehdy, pokud celý tým souhlasí s tím, že je jasná pro další vývojové aktivity.
Čeho dosáhnout
Hlavním cílem schůzky plánování sprintu je definovat cíl sprintu a dohodnout se na obsahu, na kterém bude tým pracovat v nadcházejícím sprintu.
Aby se tento cíl naplnil, musí mít tým v backlogu dostatek připravených uživatelských příběhů a funkcí, které mohou tvořit obsah sprintu. Úkolem Product Ownera je prioritizovat tyto příběhy ještě před samotnou schůzkou, aby vývojový tým věděl, která témata mají nejvyšší prioritu z hlediska obchodu. Vývojový tým se zase musí s těmito položkami seznámit a odhadnout jejich náročnost.
Jak dosáhnout
Schůzka plánování sprintu je především o komunikaci a spolupráci mezi Product Ownerem a vývojovým týmem. Společně si vyjasňují rozsah položek s nejvyšší prioritou v backlogu. Jakmile má tým dostatek vyjasněných příběhů s nejvyšší prioritou, Product Owner určí, jaký bude cíl nadcházejícího sprintu. Jde o zprávu pro externí zainteresované strany, která stručně popisuje hlavní téma sprintu, jeho záměr a účel dodání.
Následně vývojový tým spočítá kapacitu týmu pro daný sprint a naplní obsah sprintu položkami s nejvyšší prioritou, které směřují k cíli sprintu.
Nakonec může tým přidat do obsahu sprintu další uživatelské příběhy, které přímo nesouvisí s cílem sprintu, a to jen za účelem využití zbývající kapacity. Nicméně, cíl sprintu je to, co tým komunikuje jako hlavní přírůstkovou hodnotu sprintu.
V závislosti na stupni přípravy předem, může plánování sprintu probíhat formou poměrně dlouhé diskuze, nebo naopak velmi rychlým rozhodováním. Pokud je tým již zkušený, může mít v backlogu dostatek dobře připravených příběhů na další dva až tři sprinty.
V takovém případě je schůzka skutečně jen o definování cíle sprintu a vybrání relevantních položek z backlogu. Pokud tyto příběhy nejsou připravené před setkáním pro plánování sprintu, je nutné je dokončit přímo během tohoto setkání. To vyžaduje interaktivní diskuzi mezi Product Ownerem a vývojovým týmem.
Role a odpovědnosti
Tři hlavní role se účastní každého plánování sprintu: Product Owner (PO), vývojový tým a Scrum Master (SM). Každá role má během schůzky specifické povinnosti.
PO je zodpovědný za obsah backlogu, jeho aktuálnost a prioritizaci. PO v podstatě řídí schůzku plánování sprintu, usnadňuje diskuzi o položkách backlogu a pomáhá týmu pochopit obchodní hodnotu každé položky. PO také komunikuje a spolupracuje s vývojovým týmem na stanovení cíle sprintu a zajišťuje, že obsah sprintu je v souladu s celkovou vizí produktu.
Vývojový tým je odpovědný za výběr položek produktového backlogu, na kterých bude během sprintu pracovat a za efektivní vytvoření obsahu sprintu. Pouze vývojový tým se může zavázat ke konkrétním položkám z backlogu. Vývojový tým je rovněž zodpovědný za odhad náročnosti každého úkolu a jeho přidělení jednotlivým členům týmu.
SM je zodpovědný za organizaci sprintových ceremonií a moderování plánování sprintu, aby vše probíhalo dle plánu. SM také pomáhá týmu pochopit účel schůzky plánování sprintu a důležitost vytvoření společného porozumění práce. V neposlední řadě SM učí tým agilním postupům.
Všichni (v rámci svých rolí) spolupracují na vytvoření společné dohody o práci pro nadcházející sprint a o tom, jak ji tým bude realizovat. Členové týmu kladou otázky, sdílí své pohledy a společně pracují na tvorbě obsahu sprintu. Hlavním cílem je dosahovat vysoce kvalitních výstupů během sprintu.
Jak se připravit na plánování sprintu
Většina přípravných prací leží na bedrech Product Ownera. PO je odpovědný za připravenost backlogu. To neznamená, že PO musí definovat všechny příběhy a funkce, ale nese za ně zodpovědnost. Je také na PO, aby řídil setkání a moderoval diskuzi o obsahu.
Následně by měl vývojový tým prostudovat backlog s dostatečným předstihem před plánováním sprintu, aby setkání proběhlo hladce. Pokud lidé čtou položky poprvé až během plánování sprintu, vyjasnění položek bude trvat mnohem déle.
Každá položka, která se má projednávat na plánování sprintu, musí mít definována i kritéria akceptace, což je opět úkolem PO. Skutečný obsah položky a kritéria akceptace jsou dva nejdůležitější vstupy pro plánování sprintu. Pokud chybí, nebo jsou jen velmi vágní (například příběh s pouhým názvem, bez obsahu), tým se na ně nemůže efektivně připravit.
Stanovení cíle správným způsobem
Nejefektivnějším způsobem stanovení cílů během plánování sprintu je iterativní přístup. Zde je několik kroků, které vám pomohou definovat efektivní cíle a záměry:
Nezapomeňte, že každý cíl sprintu musí odrážet skutečnou kapacitu sprintu (dostupnost týmu) a musí existovat odhad náročnosti každé položky, která tvoří obsah sprintu.
Nejlepší postupy pro plánování sprintu
Pokud chcete být na schůzce úspěšní, vždy se předem připravte. Tato zpráva směřuje hlavně k Product Ownerům, ale platí i pro vývojový tým. Všichni by si měli s dostatečným předstihem zkontrolovat aktuální stav produktového backlogu.
Díky tomu se nemusíte lidí ptát, zda tento příběh opravdu vidí poprvé. Ideálně byste měli mít nejjednodušší příběhy již odhadnuté, i když to není vždy realistické.
SM by měl usilovat o to, aby schůzka zůstala soustředěná na aktuální agendu a témata. To je obzvláště těžké, pokud tým ještě není vyzrálý. Je zde tendence diskutovat o všem a o každém detailu, zpochybňovat i základní fakta. Přerušte to a nasměrujte tým zpět k tématu.
Spolupráce a komunikace jsou základem každého úspěšného scrum týmu. Každý má možnost se kdykoliv zeptat, využijte toho. Neexistuje nic horšího, než plánování sprintu, kde je slyšet pouze Product Owner (nebo ještě hůře jen Scrum Master).
Plánování sprintu musí mít časové omezení, které neprodlužujte. A nevytvářejte žádnou druhou (speciální) část plánování sprintu, protože ta první nestačila. Poučte se z toho a příště to udělejte lépe.
Absolutní ne
Nikdy neopouštějte plánování sprintu bez toho, abyste měli položky rozdělené do menších úkolů (uživatelských příběhů). Je běžnou chybou věřit, že to tým může udělat i později. Má to přímý dopad na přesnost odhadů obsahu sprintu.
Tímto způsobem efektivně přesouváte některé aktivity plánování sprintu do času určeného pro vývoj. Zkracujete dobu vývoje a nedáváte jí ani časový rámec.
Nikdy není dobrý nápad přidávat další sprintové ceremoniály. Přesto se to ve většině případů děje. Neřiďte se davem.
Podívejme se stručně na některé nástroje pro plánování, které můžete použít. Mohou vám pomoci dosáhnout vyšší efektivity, i když je nejúčinnější mít vyzrálý tým bez dalších nástrojů.
#1. Tara
Zdroj: tara.ai
Tara.ai je nástroj pro plánování sprintů, který využívá umělou inteligenci (AI) pro efektivnější plánování a správu sprintů. Automatizuje manuální úkoly, jako je odhadování náročnosti a přidělování úkolů členům týmu. Tara.ai také poskytuje týmu statistiky a analýzy v reálném čase pro sledování pokroku a identifikaci oblastí ke zlepšení.
Klíčovým rozdílem oproti ostatním nástrojům je použití AI. Tara.ai využívá strojové učení k analýze dat z minulých sprintů a poskytuje doporučení, jak zlepšit proces pro další sprinty. Nástroj také dokáže vytvořit přesnější a detailnější uživatelské příběhy.
Dalším specifickým aspektem je přizpůsobitelnost. Nástroj lze nakonfigurovat tak, aby vyhovoval specifickým potřebám každého týmu a lze jej snadno integrovat s jinými nástroji.
#2. ClickUp
Zdroj: clickup.com
ClickUp je nástroj pro plánování sprintů, který poskytuje komplexní platformu pro řízení projektů včetně plánování sprintů. Je bohatý na funkce a podporuje řadu integrací.
Klíčový rozdíl oproti ostatním nástrojům je ve flexibilitě. ClickUp si můžete přizpůsobit a vytvořit si vlastní pracovní postupy, které odpovídají vašim projektovým požadavkům. Poskytuje řadu šablon a předpřipravených pracovních postupů, které lze dále upravovat.
ClickUp podporuje řadu integrací s dalšími nástroji a platformami. Lze jej integrovat se Slack, Trello a Google Drive, což umožňuje efektivnější pracovní postupy a spolupráci.
ClickUp nabízí mnoho funkcí, které pomáhají s plánováním a správou sprintů, jako je správa úkolů, sledování času a vytváření reportů. Podporuje statistiky a analýzy v reálném čase, které vám pomohou analyzovat pokrok týmu a identifikovat oblasti ke zlepšení.
#3. Lucidspark
Zdroj: lucidspark.com
Lucidspark je nástroj pro plánování sprintů, který nabízí virtuální tabuli pro spolupráci a plánování. Má za cíl pomoci týmům s vymýšlením nových nápadů a systematizací informačního chaosu, aby efektivněji plánovaly svou práci.
Klíčovým rozdílem je zaměření na vizuální spolupráci. Poskytuje šablony a vizuální prvky pro uspořádání nápadů a plánování sprintů. Virtuální tabule umožňuje týmům spolupracovat v reálném čase, což eliminuje nevýhody fyzické vzdálenosti.
Lucidspark se také integruje s dalšími nástroji a platformami, jako je Slack, Google Drive a Trello.
Lucidspark podporuje mnoho funkcí pro plánování a správu sprintů, jako je správa úkolů, sledování času a reporting. Stejně tak nabízí statistiky a analýzy v reálném čase, které týmům pomáhají sledovat pokrok a identifikovat oblasti ke zlepšení.
#4. Wrike
Zdroj: wrike.com
Wrike je nástroj pro plánování sprintů, který nabízí komplexní platformu pro řízení projektů, včetně plánování sprintů.
Jedním z klíčových rozdílů je zaměření na spolupráci v reálném čase. Wrike implementoval funkce pro spolupráci, úpravy v reálném čase, komentování a přidělování úkolů. Podporuje také komunikaci prostřednictvím chatu, e-mailu a videokonferencí.
Wrike lze integrovat s nástroji jako Slack, Google Drive, ale také s Microsoft Teams, což může být pro některé firmy výhodou.
Wrike také nabízí funkce, které pomáhají týmům plánovat a řídit sprinty, jako je správa úkolů, sledování času a reporting.
#5. Zoho
Zdroj: zoho.com
Zoho Sprint je další nástroj pro plánování, který nabízí komplexní platformu pro agilní řízení projektů.
Jednou z klíčových vlastností Zoho Sprint je jeho zaměření na jednoduchost. Nástroj má intuitivní a snadno ovladatelné rozhraní. Je vhodný i pro týmy, které s agilním řízením projektů teprve začínají. Nástroj nabízí i šablony a předpřipravené pracovní postupy, které lze upravit podle požadavků vašeho projektu.
Stejně jako ostatní nástroje ze seznamu, i Zoho Sprint nabízí správu úkolů, sledování času a vytváření reportů. Poskytuje také statistiky a analýzy v reálném čase, aby týmy mohly měřit svůj pokrok a identifikovat oblasti ke zlepšení.
Závěr
Správné provedení plánování sprintu je proces, který se zvládá až se zkušenostmi. I když se naučíte veškerou teorii, bude prvním instinktem lidí na schůzce odklonit se od hlavního tématu.
Tým plný technických zkušeností je zároveň týmem plným komplikací. Vyspělost týmu se v tomto případě měří spíše pochopením způsobu myšlení než technickými dovednostmi. Proto je důležité vědět, kde se zlepšit a jak.
Dále se podívejte na nezdravé procesy, které vám mohou zničit sprint.