Základním kamenem poradenství v oblasti digitální produktivity je koncept Inbox Zero. Dosažení stavu „Inbox Zero“ je pro pracovníka s informacemi podobné dosažení osvícení. Nicméně, Inbox Zero není o tom, že byste měli mít prázdnou doručenou poštu, ale spíše o minimalizaci stresu, který e-maily způsobují.
Proč je Inbox Zero důležité
Nejprve se zamysleme nad tím, proč by vás koncept Inbox Zero měl vůbec zajímat.
Pokud usilujete o efektivní správu své emailové schránky nebo o zvýšení celkové produktivity, Inbox Zero je koncept, který byste měli znát. Jedná se o významný přístup, který se objevil již v roce 2006 a stal se tématem mnoha prezentací a dokonce i knih.
Hledání výrazu „Inbox Zero“ na Googlu přináší přes 100 milionů výsledků. Tento koncept bude i nadále představovat důležitý prvek kultury produktivity, i když jeho popularita může kolísat. Pokud se tedy zajímáte o produktivitu, je užitečné o něm vědět a možná vám i pomůže!
Co je Inbox Zero?
Inbox Zero představuje filozofii produktivity, která se zaměřuje na neustálý proud emailových zpráv. Poprvé ji představil Merlin Mann na svém webu 43Folders, který je momentálně nedostupný, ale naštěstí je archivován. Koncept Inbox Zero si získal takovou popularitu, že byla vytvořena samostatná webová stránka InboxZero.com, kde se nacházely články od Manna o tomto tématu. Tato stránka je také dočasně nedostupná, ale rovněž je archivována.
Na této stránce naleznete deset článků z série o Inbox Zero, které se z velké části věnují technikám efektivního zpracování e-mailů. Tyto články jsou zajímavé a užitečné, a pokud jste je ještě nečetli, doporučujeme vám se s nimi seznámit.
Nicméně, podstatou Inbox Zero nejsou tyto praktické rady. Stejně tak to není o tom, že byste měli mít prázdnou doručenou poštu, jak by se mohlo zdát podle názvu.
Inbox Zero neznamená prázdnou schránku
Pokud jste se domnívali, že „Inbox Zero“ znamená mít ve vaší doručené poště nula e-mailů, nebojte se, nejste sami. Při hledání informací o tom, „co je Inbox Zero“, jsme narazili na množství webových stránek, které mylně tvrdí, že se jedná o prázdnou schránku.
Všechny tyto tvrzení jsou nesprávné.
Základním principem Inbox Zero je fakt, že emailová korespondence je neustálý tok. Prázdná schránka je vždy jen dočasný stav a proto snažit se dosáhnout prázdné schránky jako cíle je neefektivní. Jste závislí na tom, kdy vám lidé posílají e-maily. Jediný spolehlivý způsob, jak mít prázdnou schránku, je zablokovat veškeré příchozí e-maily, což je v podstatě to samé, jako když schránku vůbec nemáte.
Nebo, pokud trváte na tom, že vaše schránka bude prázdná, museli byste ji neustále sledovat a ihned zpracovávat každý příchozí email.
To je však nereálné.
Místo toho filozofie Inbox Zero vychází z předpokladu, že vaše doručená pošta je zdrojem stresu. Inbox Zero se snaží tento stres minimalizovat a zmenšit množství pozornosti, kterou jí musíte věnovat. Proto se veškeré praktické rady zaměřují na to, jak usnadnit zpracování emailů a automatizovat některé procesy.
Zde je citát z webu Inbox Zero od Merlina Manna – který je nyní offline, ale dostupný v archivované podobě – o Inbox Zero:
Jde o to získat zpět kontrolu nad svými e-maily, pozorností a svým životem. Ta „nula“? Nejde o počet zpráv ve vaší doručené poště – ale o to, kolik z vašeho myšlení se „zaseklo“ v této doručené poště. Obzvláště když tam být nechcete. A to je vše.
Znovu opakujeme, Inbox Zero není o počtu zpráv ve vaší doručené poště. Citát pochází od samotného Merlina Manna, a těžko hledat větší autoritu v této oblasti.
Jak dosáhnout Inbox Zero
Inbox Zero je podobně jako všechny dobré filozofie, spíše postoj a stav mysli, než soubor konkrétních kroků. Neexistuje žádný přesný návod, jak dosáhnout stavu Inbox Zero, stejně jako neexistuje přesný návod, jak dosáhnout osvícení.
To však neznamená, že pokud se budete řídit praktickými tipy, které Mann dává pro zpracování pošty, nemůžete skončit s prázdnou schránkou – naopak! Pro většinu lidí je prázdná doručená pošta stavem s nejmenším stresem a dodá vám více energie, pokud se vám ji podaří zvládnout. Nicméně, následující den se tam emailová pošta objeví znovu.
Mann doporučuje praktické kroky, jako je nastavení filtrů, používání předdefinovaných odpovědí a přesouvání pošty do různých složek, to vše jako součást metodologie pro snížení stresu, který email může způsobit. Prázdná schránka je jen potenciálním vedlejším efektem této metodologie, nikoliv jejím konečným cílem.
Konečným cílem je, aby vaše doručená pošta nebyla zdrojem stresu.
Pokud tedy někdy uslyšíte lidi říkat, že Inbox Zero je nereálné nebo nedosažitelné, můžete si být jisti, že nepochopili jeho podstatu. Nejedená se o to, abyste neměli žádné emaily, ale o to, abyste neměli stres z emailů.
Proto doporučujeme pro třídění e-mailů používat metodu OHIO (Only Handle It Once – Zpracuj To Jen Jednou). Namísto zaměření se na vágní cíl „Inbox Zero“ – který je často chybně interpretován – vám jediné zpracování emailů ušetří čas a stres. Zaměření na OHIO vás přiblíží skutečné filozofii Inbox Zero.