Pokud využíváte předplatné Office 365 nebo Microsoft 365 (O365 nebo M365), možná jste zaznamenali novou ikonku s názvem „Project Moca“ v online verzi Outlooku. V tomto článku se podíváme na to, co tento nástroj vlastně je a jak jej můžete využít pro správu projektů.
Project Moca je interní označení společnosti Microsoft pro funkci, která bude po oficiálním uvedení do provozu pro veřejnost známá jako „Outlook Spaces“. Tato funkce byla chvíli dostupná v sestaveních Insider O365 a nyní se dostává do fáze Preview. To znamená, že Microsoft otevírá přístup k tomuto nástroji širšímu okruhu uživatelů, aby získal zpětnou vazbu a vyhodnotil odezvu.
Obvykle se aplikace, která dosáhne takové fáze vývoje, zobrazuje v náhledu pod svým finálním názvem – v tomto případě Outlook Spaces. Dokonce i po kliknutí na odkaz Project Moca budete přesměrováni na adresu https://outlook.live.com/spaces/, nicméně z nejasných důvodů si společnost ponechala interní název „Project Moca“.
Ale co to tedy je? Project Moca je nástroj pro spolupráci a řízení projektů. Představuje kombinaci funkcí Plánovače, Whiteboardu, Sway a několika novinek. Pokud vás zajímá, proč si Microsoft vybral název „Moca“, zdá se, že je to slovní hříčka s odkazem na „MOCHA“, metodiku projektového řízení.
Ne každý uživatel bude mít přístup k Project Moca. Abyste zjistili, zda k němu máte přístup i vy, přihlaste se ke svému účtu O365/M365, otevřete si Outlook Online a podívejte se do spodní části lišty aplikací na levé straně. Pokud máte Project Moca k dispozici, bude se nacházet ve spodní části seznamu.
Po prvním kliknutí na ikonu si můžete vybrat šablonu nebo začít s prázdnou pracovní plochou.
Následně se vám otevře nastavení prostoru, kde je nutné zadat název projektu, a ostatní parametry jsou volitelné.
Pokud zadáte jména kontaktů, kteří se na projektu podílejí, a klíčová slova, Moca prohledá váš účet O365 a vyhledá relevantní e-maily, dokumenty a další soubory, které můžete přidat na pracovní plochu. Kliknutím na „Vytvořit“ vygenerujete pracovní plochu.
V závislosti na vybrané šabloně získáte na pracovní ploše různá výchozí nastavení. Mohou se lišit v závislosti na zvolené šabloně, ale vždy získáte sloupce Kanban, do kterých můžete přetahovat e-maily, dokumenty a úkoly.
Jsou to vlastně stejné bloky, které se používají v aplikaci Microsoft Planner. Na pravé straně se nachází sekce Aktivita, která se po zadání kontaktních údajů nebo klíčových slov automaticky vyplní e-maily a událostmi z vašeho Outlook kalendáře.
Na pracovní ploše se mohou nacházet i další prvky, jako jsou milníky, cíle, aplikace s počasím a odkazy na vyhledávání Microsoftu na dané téma. Vše záleží na vybrané šabloně.
Pomocí postranního panelu na levé straně můžete přidávat další elementy, jako jsou úkoly, odkazy a soubory.
A to je v podstatě vše. Pracovní plocha může být libovolně velká a zdá se, že počet věcí, které na ni můžete přidat, je neomezený (podobně jako u Whiteboardu). Hlavním prvkem aplikace jsou bloky úkolů (stejně jako v Planneru), které jsou obklopeny dalšími informacemi (podobně jako ve Sway).
Vzhledem k tomu, že Project Moca je v době psaní tohoto článku stále ve fázi náhledu, chybí v něm mnoho funkcí, které by se zdály užitečné, například nástroje pro spolupráci a sdílení. Vše je poměrně manuální, takže si musíte sami nastavit bloky a úkoly. Neexistuje možnost automaticky přesouvat úkoly při změně jejich stavu, ani vizuálně označit workflow pomocí šipek či jiných prvků. Sice můžete vytvořit vlastní obrázky a vložit je, ale přidání některých možností diagramů ve stylu Visia by tomuto otevřenému nástroji dalo určitou strukturu.
Překvapivé je také chybějící propojení s SharePointem, Power Automate (dříve Microsoft Flow) a Microsoft Forms, které jsou běžně součástí všech nástrojů v Microsoft 365.
Nicméně, je důležité si uvědomit, že se jedná o náhled a Microsoft obvykle do svých raných verzí aplikací postupně přidává další funkce. Je to zajímavý koncept s potenciálem, ale v současnosti se zdá, že ještě není zcela připraven pro široké nasazení.