Stanovení rozpočtu projektu není pouhá aritmetika, nýbrž komplexní postup.
Klíčem k úspěšnému řízení projektu je důkladné odhadnutí nákladů. Během realizace projektu se objeví různé výdaje a precizní odhad je tím faktorem, který odděluje úspěch od nezdaru.
Do procesu je zapojen i klient, což umožňuje projektovému manažerovi a týmu spolupracovat na plném pochopení obchodní hodnoty, priorit, seznamu úkolů a podobně.
V tomto článku se zaměříme na to, jak se vypořádat s riziky a problémy spojenými s odhadem nákladů, na jeho význam, metody, a další klíčové aspekty.
Začněme!
Co je to odhad nákladů projektu?
Odhad nákladů zohledňuje přímé a nepřímé náklady a další faktory, aby se stanovil rozpočet projektu, který splňuje finanční cíle. Je to zcela zásadní krok pro zajištění zdárného průběhu projektu.
Od budování silnic až po vývoj aplikací, techniky odhadu nákladů lze uplatnit v mnoha oblastech. V projektovém řízení je odhad nákladů souhrnem jednotlivých výdajů, stanovených za použití různých metod a relevantních dat. Slouží k predikci budoucích nákladů na základě aktuálních zkušeností.
Pro jeho provedení je třeba realizovat několik kroků:
- Precizní identifikace úkolů
- Aktivní účast při tvorbě odhadů nákladů
- Dostupnost relevantních dat
- Standardizované postupy pro odhady nákladů
- Rezervy pro neočekávané události
- Vyloučení irelevantních nákladů
- Kontrola nezávislých odhadů
- Revize odhadů
Jednoduše řečeno, odhad nákladů poskytuje přehled o finančních prostředcích a zdrojích, které jsou potřebné k dokončení projektu v rámci daného rozsahu. Projektový manažer a tým musí zvážit přímé i nepřímé náklady, aby mohli vytvořit smysluplný odhad.
Mezi typické prvky, které je nutné brát v úvahu, patří pracovní síla, zařízení, materiály, vybavení, dodavatelé, rizika a čas.
Proč je odhad nákladů důležitý?
Odhad nákladů projektu se vytváří za použití technik odhadování nákladů a struktury rozdělení práce (WBS). To slouží k vizualizaci rozsahu projektu a přiřazení nákladů ke každému jednotlivému úkolu.
Prostřednictvím odhadu nákladů může klient posoudit schopnost projektového manažera efektivně řídit projekt a dosáhnout jeho cílů. Tímto způsobem si zúčastněné strany a vedení dokáží představit kvalitu výstupu po dokončení projektu.
Pro úspěšné dokončení projektu je nezbytné, aby zainteresované strany naplánovaly rozpočet, který je akceptován a který splňuje očekávání ohledně kvality. Spolehlivý odhad je klíčový pro zajištění toho, že projekt bude realizován dle plánu.
Kdy provést odhad nákladů?
Odhad nákladů se používá k predikci výdajů, ceny a objemu zdrojů nezbytných pro realizaci projektu. Přesnost odhadu závisí na fázi projektu, jeho návrhu, podmínkách a odhadovaných hodnotách potřebných zdrojů.
Jakmile jsou k dispozici informace o zdrojích, vybavení a pracovní síle, je možné začít odhadovat celkové náklady projektu, s ohledem na jeho rozsah a kvalitu. Pro predikci celkových nákladů je tedy nutné znát techniky, trvání, jednotlivé úkoly a další faktory.
Jak přesně odhadnout náklady?
Při odhadování nákladů je nutné rozdělit projekt na dílčí úkoly a určit, který tým bude co dělat. Jakmile je projekt rozpracován, hlavním cílem je dodržení stanoveného rozpočtu.
Proces odhadování nákladů zahrnuje několik jednoduchých kroků. Pojďme si je projít postupně.
Vytvořte seznam požadovaných úkolů a zdrojů
Prvním krokem je definování potřebných zdrojů a úkolů. K tomu lze rozdělit celý projekt na menší celky. Mezi úkoly může patřit výzkum, design, front-end nebo back-end vývoj, copywriting, testování, opravy chyb, spuštění a další.
Seznam úkolů se bude lišit v závislosti na typu projektu, ale postup zůstává stejný. Rozdělením práce mezi členy týmu dle jejich hodinové sazby se usnadní výpočet nákladů na pracovní sílu a celkovou dobu trvání projektu.
Identifikujte a alokujte zdroje
Je nutné zajistit, aby bylo k dispozici dostatečné množství lidí s vhodnými dovednostmi. Je potřeba určit dostupné členy týmu a přidělit jim úkoly dle jejich specializace. Výsledkem je efektivní plánování zdrojů, které vede k úspěšnému dokončení projektu.
Odhadněte trvání úkolů
Zde je potřeba odhadnout délku trvání úkolů, aby bylo možné vytvořit harmonogram projektu s určitou časovou rezervou. Jelikož nelze předvídat budoucnost, je vhodné přidat rezervu, aby bylo možné projekt dokončit včas a bez zbytečného stresu.
Doba trvání projektu se dá přesně odhadnout pomocí sledování času. Od týmu nelze očekávat 100% vytížení. To by vedlo k vyčerpání. Ideální míra vytížení týmu je 80 %, aby zbyl čas i na jiné aktivity.
Spočítejte náklady projektu
Často se stává, že podobné záznamy lze dohledat v databázi. Minulé záznamy je možné analyzovat a zjistit, jak dlouho trvaly jednotlivé úkoly a kolik stály.
Pokud žádné záznamy k dispozici nejsou, je nutné vše spočítat od začátku. Nejprve se vytvoří hrubý odhad a následně se sejde tým, aby se dohodl na přesné časové náročnosti a nákladech.
Použijte nástroje pro odhad nákladů
Je důležité mít o všem přehled. Aby nedošlo k nečekaným komplikacím, je potřeba monitorovat změny a dle toho provádět aktualizace. Pomocí nástrojů pro řízení projektů je možné efektivně spravovat úkoly týmu, což přispívá k úspěšnému dokončení projektu.
Tímto způsobem lze také sledovat rozpočet. Na základě zaznamenaných hodin každého člena týmu nástroj predikuje stav projektu. Můžete tak sledovat, kolik zbývá dokončit a kolik času je ještě k dispozici.
Odhad vs. Nabídka: Rozdíl
Odhad a nabídka slouží podobným účelům, ale nelze je používat zaměnitelně. Rozdíl je v tom, co uvádíte v seznamu. Použití správného termínu ve správný čas zajistí, že klient obdrží relevantní informace potřebné k rozhodnutí.
Odhad
Odhad je kvalifikovaný předpoklad o celkových nákladech projektu. Je založený na informacích, které jsou aktuálně k dispozici. Odhad se může měnit dle nových informací.
Představte si, že se jedná o zakázku na rekonstrukci domu a klient chce znát náklady. Nejprve je potřeba zkontrolovat velikost domu a místností, jaké práce jsou potřebné a co se bude přidávat a ubírat. V takovém případě lze poskytnout odhad, například 30 000 USD.
Během práce se však objeví, že cena barvy se zvedla z důvodu, že si klient vybral kvalitnější barvu. V takové chvíli se odhad aktualizuje.
Nabídka
Na druhou stranu je nabídka závazné vyjádření o ceně za provedení určité práce v konkrétním časovém rámci. Je právně závazná a nemůže být změněna, pokud klient nepožádá o nějaké práce nad rámec původní zakázky. Pokud se rozsah zakázky změní, musí se vytvořit dodatek ke smlouvě a dojde k finální dohodě.
Vezměme si stejný příklad. Pokud by klient na začátku požadoval cenovou nabídku namísto odhadu, je nutné pečlivě prozkoumat náklady na práci, materiál, čas a další položky, aby bylo možné poskytnout finální nabídku, kterou nelze později změnit. Pokud si klient nepřeje práci navíc, která není v seznamu.
Odhad je nejlepší postup, pokud si nejste jisti cenami materiálů a očekáváním klienta. Pokud však poskytujete pravidelný servis, znáte ceny svých služeb a materiálů, a chcete se chránit před neplánovanou prací, může být lepší volbou nabídka.
Odhady jsou také obchodovatelné, zatímco nabídky jsou přesné a právně závazné.
Běžně používané techniky odhadu nákladů
V závislosti na rozsahu a typu projektu, očekávání vedení a zúčastněných stran, způsobu fakturace a dalších faktorech, je možné použít různé nástroje a techniky pro odhadování nákladů. Jsou to následující:
- Analogický odhad: Tato technika využívá historické data pro predikci budoucích nákladů v rané fázi projektu.
- Odhad zdola nahoru: Tato technika je detailnější a zahrnuje odhadování jednotlivých úkolů a následné sečtení pro získání celkových nákladů projektu. Používá se v komplexních projektech, jako jsou stavební projekty nebo vývoj softwaru.
- Odhad shora dolů: Jedná se o techniku, kdy je nejprve určen celkový rozpočet projektu a poté se rozděluje do dílčích úkolů. Běžně se používá při odhadování různých prvků za pevnou cenu určenou klientem.
- Parametrický odhad: Jedná se o statistický modelovací přístup, který používá historická data pro výpočet nákladů na nový úkol.
- Tříbodový odhad: Tato technika pracuje se třemi scénáři: nejpravděpodobnější, optimistický a pesimistický. Ty se následně vloží do rovnice, aby se získal finální odhad.
- Analýza rezerv: Tato technika určuje, kolik rezervy je potřeba na pokrytí nepředvídaných událostí.
- Náklady na kvalitu: Tento přístup zohledňuje finanční prostředky vynaložené během projektu i po jeho dokončení na řešení případných neúspěchů.
Parametry odhadu nákladů
Je důležité, aby klient byl s odhady spokojen. Mnoho projektů selhává kvůli špatnému odhadu nákladů.
Pojďme se podívat na parametry, které je nutné vzít v úvahu při odhadu nákladů projektu.
Čas
Čas je hlavním faktorem při odhadování nákladů projektu. Čas je přímo úměrný úsilí. Součet veškerého času stráveného na projektu je celkovým úsilím týmu. Čas potřebný k dokončení jednotlivých úkolů spolu s časovou rezervou je nezbytný krok k vytvoření správného odhadu nákladů.
Úsilí
Úsilí je klíčovým parametrem. Dává jasnou představu o celkových nákladech. Zde musí projektový manažer zvážit zdroje, které má tým k dispozici. Množství zdrojů má vliv na celkové úsilí. Méně zdrojů vede k většímu úsilí a naopak.
Zdroje
Jak bylo uvedeno, při odhadování nákladů se zohledňují také zdroje. Efektivní řízení zdrojů znamená mít potřebné faktory v době, kdy jsou potřeba. S omezenými zdroji je obtížné spočítat celkové náklady projektu.
Přesnost
Odhad nákladů projektu je přijatelný pouze tehdy, pokud je přesný. Přesnost se dá dosáhnout použitím vhodné techniky odhadu nákladů, přípravou na neočekávané výdaje a revizí odhadů během průběhu projektu.
Dokumentace
Při brainstormingových schůzkách je nutné vše dokumentovat pro správné rozhodování. Je třeba zaznamenat všechny předpoklady, aby nedošlo k nedorozuměním a aby tým pochopil odůvodnění odhadu.
Důvěryhodnost
Odhad nákladů projektu je zpravidla založen na předchozích zkušenostech a faktech. Důvěryhodnost se dá zvýšit přidáním historických dat a odborných posudků.
Ověření
Před finálním rozhodnutím je vždy potřeba odhad ověřit. Je potřeba zkontrolovat matematické operace a ověřit, zda jsou přesné. Dokumentace vám pomůže zajistit přesnost výpočtů.
Identifikace rizik
Při odhadu nákladů je vhodné plánovat i rizika. Některá rizika jsou častá, zatímco jiná jsou náhodná. Je nutné efektivně řídit odhad přidáním časové rezervy. To zajistí řádné dokončení projektu v daném termínu a dostatek finančních prostředků pro nečekané události.
Kroky v odhadu nákladů
Pro platné a spolehlivé odhady nákladů je potřeba provést následující kroky.
- Definujte účel projektu
- Vytvořte hrubý plán na schůzce s týmem
- Definujte vlastnosti systému, výkon a účel
- Určete vhodnou techniku odhadu nákladů
- Identifikujte předpoklady, sbírejte data
- Vytvořte bodový odhad
- Proveďte analýzu citlivosti
- Proveďte analýzu nejistot a rizik
- Zdokumentujte odhad
- Aktualizujte odhad podle potřeb
Závěr
Odhad nákladů slouží k predikci celkových nákladů projektu a množství zdrojů. Používá se pro efektivní investiční rozhodování. K dosažení přesného odhadu je potřeba rozdělit celý projekt na menší části, aby se daly lépe odhadnout zdroje, práce a čas.
Odhad nákladů se snadno řekne, ale hůř dělá. Správná technika vám pomůže vytvořit úspěšný plán odhadu nákladů pro vašeho klienta.
Můžete si také prohlédnout nejlepší software pro řízení úkolů a projektů.