Co jste nevěděli o odhadu nákladů na projekt

Odhad nákladů na projekt není jednoduchá matematika, ale složitý proces.

Aby bylo projektové řízení úspěšné, je zapotřebí dobrý odhad nákladů. V průběhu životního cyklu projektu se objeví mnoho nákladů, ale přesná metoda odhadu znamená rozdíl od neúspěšného plánu k úspěšnému.

Zahrnuje přímý vstup klienta a umožňuje projektovému manažerovi a týmu dát hlavy dohromady, aby dokonale porozuměli obchodní hodnotě, prioritám funkcí, seznamům užitečných věcí atd.

V tomto článku se dozvíte, jak se s těmito riziky a souvisejícími problémy vypořádat tím, že pochopíte odhad nákladů, jeho důležitost, jak s ním začít, jeho techniky a další důležité věci.

Pojďme začít!

Co je odhad nákladů na projekt?

Odhad nákladů bere v úvahu přímé náklady, nepřímé náklady a mnoho dalších faktorů pro výpočet rozpočtu projektu, který splňuje váš finanční závazek. To je skutečně důležitý krok pro úspěšný projekt.

Od budování cesty až po vývoj aplikace lze techniky odhadu nákladů na projekt použít v každé oblasti. V životním cyklu projektového řízení je odhad nákladů součtem jednotlivých nákladů pomocí metod odhadu a platných dat. To se používá k odhadu budoucích nákladů projektu na základě dnešních zkušeností.

Chcete-li to provést, budete muset provést několik jednoduchých kroků:

• Jasná identifikace úkolů
• Účast na přípravě odhadů nákladů
• Dostupnost správných dat
• Standardizované struktury pro odhady nákladů
• Rezervy na budoucí nejistoty
• Vyloučené náklady
• Recenze nezávislých odhadů
• Revize odhadů

Jednoduše řečeno, odhad nákladů vypovídá o financích a zdrojích, které potřebujete k dokončení projektu předem s definovaným rozsahem. Projektový manažer a tým musí zvážit přímé a nepřímé náklady, aby mohli provést odhad.

Některé typické prvky, které musíte vzít v úvahu, jsou práce, zařízení, zdroje, materiály, vybavení, prodejci, rizika a čas.

Proč je odhad nákladů důležitý?

Odhad nákladů na projekt je možný pomocí technik odhadu nákladů a struktury rozpisu práce (WBS). To se používá k vizualizaci rozsahu vašeho projektu a přiřazení nákladů ke každému úkolu projektu.

Prostřednictvím odhadu nákladů na projekt může klient posoudit, jak bude projektový manažer schopen projekt zvládnout a dosáhnout cílů a cílů projektu. Tímto způsobem zúčastněné strany a vedoucí pracovníci projektu předpovídají kvalitu, kterou obdrží po jeho dokončení.

Pro úspěšné dokončení projektu musí zúčastněné strany naplánovat rozpočet dále přijatý zúčastněnými stranami, aby splnil očekávání kvality. K zajištění skutečného úsilí je nezbytný spolehlivý odhad projektu. To vám pomůže držet se cesty a plánu.

Kdy provést odhad nákladů?

Odhad nákladů se používá k předpovídání nákladů, ceny a množství zdrojů potřebných k dokončení projektu. Přesnost odhadu nákladů na projekt závisí na úrovních projektu, projektu, návrhu a podmínkách projektu a odhadovaných hodnotách zdrojů, které potřebujete.

Když máte zdroje, vybavení, práci a další, můžete začít odhadovat celkové náklady projektu uvedením rozsahu a kvality projektu. K předpovědi celkových nákladů tedy vyžaduje techniky, dobu trvání, úkoly a další.

Jak přesně odhadnout náklady?

Když odhadujete náklady projektu, musíte projekt rozdělit na jednotlivé úkoly a zjistit, který tým bude co dělat. Jakmile je projekt připraven, hlavním cílem je zajistit, abyste nepřekročili rozpočet.

Provedení odhadu nákladů zahrnuje několik jednoduchých kroků. Pojďme si je probrat jeden po druhém.

Sestavte seznam požadovaných úkolů a zdrojů

Prvním krokem procesu odhadu nákladů je zjistit, jaké zdroje a úkoly potřebujete. Chcete-li to provést, můžete celý projekt rozdělit na malé kousky. Zahrnuje výzkum, design, front-end nebo back-end vývoj, copywriting, testování nebo opravy chyb, spouštění a další.

Seznam úkolů se liší podle projektu, ale kroky zůstávají stejné. Když rozdělíte práci mezi různé členy týmu podle hodinové sazby, bude pro vás snazší vypočítat náklady na práci a čas potřebný k předložení projektu.

Identifikujte a alokujte zdroje

Musíte se ujistit, že máte dostatek lidí se správnými dovednostmi požadovanými pro projekt, aby mohli alokovat zdroje. Musíte uvést dostupné členy a přiřadit úkoly podle jejich odbornosti. To má za následek adekvátní plánování zdrojů, které vede k úspěšnému dokončení projektu.

Odhadněte délku úkolu

Zde musíte odhadnout délku úkolu, abyste vytvořili plán projektu s určitou vyrovnávací pamětí. Vzhledem k tomu, že nemůžete předvídat budoucnost člověka, je pravděpodobnější, že si váš tým vezme rezervu navíc, aby byl projekt dokončen ve správný čas bez jakéhokoli stresu.

Pomocí metody sledování času můžete přesně vykreslit dobu trvání projektu. Od svého týmu nemůžete očekávat 100% míru využití. Je zřejmé, že to povede k vyčerpání. Ideální míra využití pro každý tým je tedy 80 %, takže vašemu týmu zbývá nějaký volný čas.

Vypočítejte náklady na projekt

Mnohokrát existují podobné záznamy, které najdete ve své databázi. Předchozí záznamy můžete použít k analýze toho, jak dlouho jednotlivé úkoly trvaly a kolik stojí.

Pokud žádné nemáte, musíte si to spočítat od začátku. Nejprve musíte vytvořit hrubý odhad, aby se váš tým mohl sejít a rozhodnout o přesném čase a nákladech.

Použijte nástroje pro odhad nákladů

Důležité je mít o všem přehled. Abyste předešli vykolejení, musíte se na změny zaměřit a podle toho je aktualizovat. Pomocí nástrojů pro správu můžete denně bez problémů spravovat úkoly svého týmu, což povede k úspěšnému dokončení projektu.

Tímto způsobem můžete sledovat i rozpočet. Podle hodin záznamu každého člena nástroj předpovídá stav projektu. Můžete tak sledovat, kolik projektu je ještě dokončeno a kolik času zbývá.

Odhad vs. Citace: Rozdíl

Odhady a nabídky slouží podobným účelům, ale termíny nejsou zaměnitelné. Oba se liší, pokud jde o to, co uvádíte v seznamu. Použití správného termínu ve správný čas zajistí, že váš klient bude mít správné informace, které potřebuje, aby se rozhodl.

Odhad

Odhad je vzdělaný nebo hrubý odhad toho, kolik bude stát konkrétní práce. Vychází z tehdy dostupných informací. Odhad lze změnit, jakmile získáte aktualizované informace.

Předpokládejme, že vezmete smlouvu na přestavbu domu a klient potřebuje znát náklady. Nejprve budete muset zkontrolovat velikost domu a místností, kolik práce je třeba udělat a co přidat a ubrat. V tomto případě můžete poskytnout odhad na základě jejich požadavku, řekněme 30 000 USD.

Když se pustíte do práce, najednou vidíte, že cena barvy mírně narůstá díky kvalitě barvy, kterou klient požaduje. V té době bude váš odhad odpovídajícím způsobem mírně aktualizován.

Citát

Na druhou stranu je nabídka pevným prohlášením o práci v určitém časovém rámci. Je právně závazný a nelze jej změnit, pokud váš klient nepožádá o nějakou práci mimo rozsah zakázky. Pokud se rozsah změní, budete muset odpovídajícím způsobem aktualizovat příkaz ke změně a dospět ke konečné dohodě.

Vezměme si stejný příklad. Pokud klient na začátku práce požádá o cenovou nabídku namísto odhadu, musíte pečlivě prostudovat cenu práce, materiálu, času atd., abyste klientovi poskytli konečnou cenovou nabídku, kterou nelze změnit později, pokud klient nebude chtít nějakou práci navíc, která není uvedena v seznamu nabídek.

Odhad je však nejlepší postup, když si nejste jisti cenou materiálů a očekáváním klienta. Pokud však poskytujete pravidelný servis, znáte velmi dobře cenu svých služeb a materiálů a chcete se chránit před prací navíc, může být lepší volbou nabídka.

Odhady jsou také obchodovatelné, zatímco nabídky jsou přesné a právně závazné.

Běžně používané techniky odhadu nákladů

V závislosti na velikosti a typu projektu, očekávání vedoucích a zainteresovaných stran, způsobu účtování a dalších faktorech lze k odhadu nákladů na projekt použít různé nástroje a techniky. Jsou následující:

• Analogický odhad: Tato technika ukazuje precedenty, které vám pomohou definovat budoucí náklady v raných fázích vašeho projektu pomocí historických dat.
• Odhad zdola nahoru: Technika zdola nahoru je podrobnější přístup, který odhaduje jednotlivé úkoly a poté je sečte, aby se získaly celkové náklady na projekt. Tato metoda se používá ve složitých projektech, kde je proměnných ještě více, jako jsou stavební projekty, vývoj softwaru atd.
• Odhad shora dolů: Technika odhadu shora dolů je jednoduchá technika k určení rozsahu práce po zjištění celkových nákladů na projekt. Tato metoda se běžně používá k odhadu různých prvků na pevné ceně původně určené klientem.

• Parametrický odhad: Parametrický odhad je přístup statistického modelování, který využívá historická data některých klíčových faktorů ovlivňujících náklady k výpočtu nákladů na nový úkol.
• Tříbodový odhad: Tato technika přichází se třemi různými scénáři, včetně nejpravděpodobnějšího, optimistického a pesimistického. Ty jsou dány do rovnice, aby se získal konečný odhad.
• Analýza rezerv: Tato technika říká, kolik rezervy pro nepředvídané události je třeba alokovat. Tato metoda se snaží vyhnout nejistotě.
• Náklady na kvalitu: Tento přístup využívá peníze vynaložené na projekt nebo během něj k přeskočení selhání. To také využívá peníze použité po úspěšném projektu na řešení neúspěchů.

Parametry odhadu nákladů

Musíte uspokojit svého klienta svými odhady, aby váš klient předpověděl kvalitu projektu. Mnoho projektů se však potýká se selháním kvůli špatnému odhadu nákladů.

Pojďme diskutovat o parametrech, které musíte vzít v úvahu při odhadu nákladů na projekt.

Čas

Čas je hlavním faktorem při odhadu nákladů na projekt. Čas je přímo úměrný úsilí. Součet veškerého času stráveného na projektu je celkovým úsilím týmu dokončit projekt. Čas potřebný k dokončení jednotlivých úkolů spolu s časem vyrovnávací paměti je nezbytným krokem k předložení správného odhadu nákladů.

Úsilí

Úsilí je také klíčovým parametrem při odhadu nákladů projektu. Úsilí potřebné k dokončení projektu vám však dává jasnou představu o nákladech. Zde musí projektový manažer zvážit zdroje, které tým dostane k dokončení projektu, a úsilí lze vypočítat podle zdrojů. Méně zdrojů vede k většímu úsilí a více zdrojů vede k menšímu úsilí.

Zdroje

Jak bylo uvedeno výše v tomto článku, při odhadu nákladů se berou v úvahu také zdroje. Řízení zdrojů je proces, kdy máme správné faktory v době potřeby konkrétního úkolu v projektu. S omezenými zdroji je obtížné vypočítat celkové náklady na projekt.

Přesnost

Odhad nákladů projektu lze přijmout pouze tehdy, je-li přesný. Použitím nejvhodnější techniky odhadu nákladů, přípravou na neočekávané náklady a revizí projektových odhadů v průběhu projektu můžete dosáhnout přesnosti.

Dokumentace

Zatímco se svým týmem probíráte nápady, je nutné vše zdokumentovat, abyste se mohli ve správný čas správně rozhodnout. Budete muset zaznamenat všechny předpoklady, abyste předešli nedorozuměním a zároveň umožnili týmu pochopit zdůvodnění odhadu.

Důvěryhodnost

Obecně platí, že odhad nákladů na projekt je založen na předchozích zkušenostech nebo faktech. Při kalkulaci nákladů můžete zvýšit důvěryhodnost odhadu přidáním historických dat a znaleckých posudků.

Ověření

Než přistoupíte ke konečnému rozhodnutí, vždy ověřte. Můžete ověřit matematické operace použité pro odhad nákladů projektu a zkontrolovat, zda jsou přesné. Pro zajištění přesnosti výpočtů se můžete spolehnout na dokumentaci.

Identifikace rizika

Při provádění odhadu můžete plánovat rizika. To je zásadní faktor, který je třeba zvážit. Některá rizika jsou často, zatímco některá jsou náhodná. Odhad musíte efektivně spravovat přidáním určitého času vyrovnávací paměti. Tím je zajištěno řádné dokončení projektu v daném termínu a dostatek finančních prostředků v době naléhavých požadavků.

Některé kroky v odhadu nákladů

Pro platné a spolehlivé odhady nákladů musíte provést několik jednoduchých kroků.

• Definujte účel projektu
• Vypracujte hrubý plán tak, že si domluvíte schůzku se členy vašeho týmu
• Definujte vlastnosti systému, výkon a účel
• Určete vhodnou techniku ​​odhadu nákladů
• Identifikujte předpoklady, pravte a získejte data
• Vypracujte bodový odhad
• Proveďte analýzu citlivosti
• Proveďte analýzu nejistot a rizik
• Zdokumentujte odhad
• Aktualizujte odhad včas podle úsilí a zdrojů

Závěr

Odhad nákladů se používá k předpovídání celkových nákladů projektu spolu s cenou a množstvím zdrojů potřebných v rámci projektu. Dělá se pro efektivní investiční rozhodnutí. K tomu budete muset rozdělit celý projekt na menší části, abyste mohli lépe odhadnout zdroje, práci a čas.

Odhad nákladů se však snadněji řekne, než udělá. Stanovení přesné techniky vám proto pomůže vytvořit úspěšný plán odhadu nákladů pro vašeho klienta.

Můžete také prozkoumat nejlepší software pro řízení úkolů a projektů.