Abychom udrželi krok s vyvíjejícími se scénáři, je pro každou organizaci nezbytné zlepšování podnikových procesů (BPI).
Každá společnost se musí vypořádat se stovkami obchodních procesů. Žádný podnikatel nemůže nazvat tyto procesy 100% spolehlivými, protože vždy existují určitá úzká hrdla, která je stojí čas a peníze.
Optimalizace nebo zlepšení těchto obchodních procesů může pomoci odstranit jakékoli problémy způsobující nepříjemnosti vašemu týmu nebo zákazníkům. Podívejme se, jak funguje zlepšování obchodních procesů a jak pomáhá vašemu podnikání prosperovat.
Table of Contents
Co je zlepšování podnikových procesů?
Obchodní procesy jsou úkoly, které děláte pro řízení svého podnikání. Abyste zůstali silní v tomto konkurenčním světě, musíte tyto procesy zlepšit. Zlepšení obchodních procesů tedy znamená neustálou optimalizaci obchodních procesů pro vyšší produktivitu a efektivitu.
Obchodní procesy podniku zahrnují tři typy činností:
- Operativní úkol: Opakující se úkoly, které společnosti musí provádět každý den, jako je výroba, logistika a výkaznictví.
- Manažerské úkoly: Tyto úkoly zahrnují rozpočtování, správu a rozvoj lidských zdrojů.
- Podpůrné úkoly: Do této kategorie spadají zbývající úkoly, jako je technická podpora, nábor, účetnictví atd.
Všechny úkoly patřící do těchto kategorií musí procházet pravidelným hodnocením a opravami, aby se předešlo neefektivitě. Prostřednictvím BPI mohou společnosti průběžně provádět pozitivní změny v těchto operacích podle vstupů interních a externích zainteresovaných stran.
Tato vylepšení buď zavádějí nové způsoby, jak dělat věci, nebo odstraňují nedostatky ze současných procesů. V obou případech jde o zefektivnění procesu.
Význam zlepšování obchodních procesů
Bez ohledu na to, do kterého odvětví vaše organizace patří, musíte se přizpůsobit změnám, abyste přežili v konkurenci. Zlepšení obchodních procesů vám umožní tuto změnu provést.
Během tohoto procesu mohou společnosti určit oblasti, které potřebují zlepšení, a lokalizovat jakoukoli neefektivitu, kterou je třeba odstranit. Pomáhá organizacím porozumět systému a vyvíjet se podle aktuálních průmyslových standardů.
Navíc nabízí nový pohled na váš obchodní proces s cílem zlepšit produktivitu, kvalitu, vztahy s klienty a rozvoj dovedností.
Jak funguje zlepšování obchodních procesů?
#1. Vyberte proces
Nejprve musíte určit oblasti nebo procesy, které je třeba zlepšit. Zatímco ve společnosti probíhá mnoho obchodních procesů, můžete upřednostnit opakující se procesy pro zlepšení.
#2. Problémy s mapovým procesem
Zaměřte se na zvolený proces, abyste identifikovali problémy, které je třeba odstranit. Mapování znamená vizualizaci celé operace a zjištění úzkých míst.
#3. Analyzujte obchodní procesy
Nyní musíte analyzovat bolestivé body, abyste našli problémy, které lze zlepšit. Můžete položit související otázky odpovědným osobám, abyste získali odpovědi.
#4. Přepracujte proces
V této fázi musíte proces přepracovat, aby byl lepší. Použijte nejvhodnější metodologii k odstranění zjištěných problémů a zefektivnění vašich procesů.
#5. Získat zdroje
Pro jakýkoli druh zlepšení v obchodním procesu musí společnosti zajistit potřebné zdroje. Může to být získání nového softwaru, hardwaru nebo pracovní síly. Ke všemu získejte souhlas vedení.
#6. Otestujte nový proces
Před aplikací systému BPI ve vaší organizaci je testování povinným procesem. Zkontrolujte každý krok pracovního postupu, abyste nezmeškali nic zásadního. Pokud potřebujete nějaké změny, toto je krok, jak to udělat.
#7. Implementujte metodu
Po úspěšném otestování a schválení vedením je čas na implementaci metodiky pro zlepšování podnikových procesů. Můžete začít v malém měřítku a rozšířit rozsah pro lepší výsledky.
#8. Zkontrolujte a upřesněte
Vaše práce nekončí realizační fází. Musíte neustále sledovat, zda nové metody zlepšují váš proces nebo ne. Někdy může být nutné upřesnění a vy jej musíte odpovídajícím způsobem implementovat.
Metody zlepšování obchodních procesů
V závislosti na vašem obchodním procesu a odvětví si můžete vybrat následující metodiky pro BPI.
#1. Agilní metodika
Tato metodika osvobozuje projekt od přísných termínů a umožňuje začlenit více iterací. Na základě zpětné vazby od týmu a klientů vám Agile umožňuje opravit zvýrazněné problémy. Zlepšuje také komunikaci a spolupráci mezi všemi stranami.
#2. Štíhlá výroba
Cílem této metodiky je eliminovat plýtvání a tím snížit náklady. Kromě zpracovatelského průmyslu mohou jeho základní principy implementovat i ostatní. Zde musí týmy porozumět vnímání kupujících, aby eliminovaly plýtvání a nadbytečnost.
#3. Six Sigma
Tento oblíbený přístup může snížit variabilitu a chyby využitím dat a statistik při maximalizaci hodnoty. Six Sigma zahrnuje použití DMAIC a DMADV k dosažení efektivnějšího procesu a zvýšené návratnosti investic.
#4. Total Quality Management (TQM)
Společnosti, které používají tuto metodologii, potřebují zapojit celý svůj tým, aby zvýšily spokojenost zákazníků. Zaměstnancům nabízí prostředí a pracovní kulturu, kde se oceňují zkušenosti, a jsou povzbuzováni ke společnému obchodnímu cíli.
#5. Teorie omezení
Metodologie Theory of Constraints se běžně používá vždy, když je potřeba okamžité zlepšení. Dokáže určit úzká místa procesu a vylepšit je, dokud nebudou odstraněna.
#6. Kaizen
Tato metodika zlepšování obchodních procesů se zaměřuje na štíhlé a agilní postupy. Mírně upraví vaši práci a firemní kulturu pro zvýšení kvality a produktivity procesů.
#7. Kanban
Kanban je vizuální technika pracovního toku, která vám umožní identifikovat problémy a odstranit úzká místa. V důsledku toho můžete zvýšit efektivitu a sledovat průběh své iniciativy.
#8. Právě včas
Tato metoda je ideální pro výrobní společnosti, které chtějí minimalizovat náklady na zásoby výrobou zboží podle poptávky. Ve většině případů se používá s metodikou Kanban pro přesné předpovídání a zamezení nadměrné pracovní kapacity.
#9. Procesní mapování
Společnosti mohou pomocí této vizualizační techniky workflow zmapovat plán zlepšování procesů. Můžete jej také použít k vývoji map pro konkrétní role nebo obchodní cíle.
#10. PDCA
Tento model znamená plánovat, dělat, kontrolovat a jednat. Jako součást metodiky Kaizen pomáhá organizacím lokalizovat neefektivní procesy.
Výhody zlepšování podnikových procesů
Obchodní agilita
Prostřednictvím zlepšování podnikových procesů se společnosti mohou stát schopnějšími řešit neustále se měnící požadavky zákazníků. Dokážou rychle reagovat na požadavky a odpovídajícím způsobem zdokonalit projekty.
Lepší přehled o procesech
K implementaci BPI potřebují společnosti vizualizovat celý pracovní postup. Umožňuje jim monitorovat obchodní procesy a měřit efektivitu každé fáze.
Cenově efektivní 💰
Cílem zlepšování podnikových procesů je odstranit úzká místa a neefektivitu. Protože vám umožňuje identifikovat a eliminovat zbytečné výdaje, celkové náklady se automaticky sníží.
Vyšší produktivita
Aby byly vaše procesy efektivní, BPI odstraňuje z pracovního postupu všechny opakující se a zbytečné úkoly. V důsledku toho se produktivita zaměstnanců mnohonásobně zvyšuje.
Soulad a bezpečnost
Implementace zlepšování podnikových procesů znamená mít řádně regulované a řízené pracoviště. Tyto společnosti tak mohou být v souladu s platnými předpisy a nezbytnými bezpečnostními opatřeními.
Spokojenost zákazníků a zaměstnanců
Jakýkoli improvizovaný proces přinese zákazníkům přidanou hodnotu. Se spokojenými zákazníky můžete mít prosperující firmu. Díky tomu je váš tým také efektivní a produktivní, protože odstraňuje zbytečné úkoly.
Výzvy zlepšování obchodních procesů
#1. Odpor ze strany zaměstnanců
Největší výzvou, které BPI čelí, je odpor zaměstnanců. Většina lidí je proti jakýmkoli změnám a ráda pokračuje v tradiční práci. Společnosti proto potřebují, aby zaměstnanci pochopili přínos tohoto zlepšení. Jinak se iniciativa promění v totální neúspěch.
#2. Neschopnost stanovit cíle
Během tohoto procesu by vedení mělo mít jasné a konkrétní cíle. Bez jasných cílů nebudou schopni získat úplný obrázek o směřování společnosti. Zatímco cíle vám dají vědět, kam vložit svůj čas a zdroje, jejich nedostatek způsobí potíže při zlepšování obchodních procesů.
#3. Úprava času⏲️
Aby věci fungovaly, musíte tomu dát nějaký čas. Mnoho podniků si myslí, že zlepšení procesů je nemožné kvůli jejich každodenním činnostem. Často je však možné zefektivnit pracovní postupy a pověřit prováděním tohoto procesu jednu osobu. Společnosti však mohou dokonce zaměstnat dodavatele nebo pracovníka na volné noze, aby analyzoval proces.
#4. Představujeme nové technologie
Většina vylepšení obchodních procesů vyžaduje rozloučení se staršími aplikacemi a přijetí nových technologií. Většina společností to považuje za velmi náročné. Kromě toho, že je to nákladné, musíte také seznámit své zaměstnance s inovativními technologiemi.
Výukové zdroje
Základy zlepšování podnikových procesů: Udemy
Tento kurz Základy zlepšování podnikových procesů vás naučí rámec a kroky nezbytné pro BPI. Součástí tohoto kurzu je také sladění podnikových procesů s cíli a hledání praktických řešení pro zlepšení.
Z tohoto zdroje se také můžete naučit používat různé nástroje k vytváření nových obchodních procesů a technik měření vašich cílů.
Efektivní zlepšování obchodních procesů: Udemy
Tento kurz Efektivní zlepšování podnikových procesů vás naučí dopad zlepšování podnikových procesů, abyste mohli přepracovat své organizační procesy.
V tomto kurzu se vyučuje vývoj modelu BPI, jeho implementace v projektu a měření pokroku. Zahrnuje 2,5 hodiny videa na vyžádání a certifikát po dokončení kurzu.
Zlepšení obchodních procesů
Tato kniha o zlepšování podnikových procesů vám řekne, jak implementovat techniky zlepšování kvality v odvětví služeb.
Řekne vám vše, co byste měli vědět pro okamžité spuštění BPI. Z tohoto zdroje se také můžete naučit vytvářet a školit týmy pro BPI, zjednodušit proces, zkrátit čas a sledovat pokrok.
Nástroje pro zlepšování obchodních procesů
Tato kniha o Business Process Improvement Toolbox vám poskytne praktický a komplexní pohled na vývoj koherentního systému BPI.
Pojednává o modelu BPI pomocí měření výkonnosti a seznámí vás s vhodnými nástroji. Navíc se můžete naučit používat tyto nástroje a získat nějaké šablony pro implementaci.
Závěrečná slova
Bez zlepšování podnikových procesů není možné udržet se v konkurenci. Umožňuje vám zjistit vaše slabé stránky a neefektivity, abyste mohli implementovat nové metody k jejich zlepšení.
Zde jsme diskutovali o tom, jak je svět zlepšování obchodních procesů, spolu s několika užitečnými kurzy a knihami, které se to naučí. Jakmile budete mít dostatečné znalosti, začněte provádět nezbytná vylepšení, abyste své podnikání posunuli na další úroveň.
Můžete se také dozvědět o softwaru pro řízení obchodních procesů.