Jak najít a odstranit duplikáty v Numbers na Macu

Při práci s rozsáhlými datovými sadami v aplikaci Apple Numbers na počítači Mac se může stát, že narazíte na duplicitní záznamy. Mohou to být například opakující se jména, e-mailové adresy, produkty, barevné varianty nebo jakékoli jiné informace.

Identifikace a následné odstranění duplicitních dat může být poměrně obtížné, zejména pokud vaše tabulka obsahuje velké množství záznamů. Aplikace Numbers bohužel neposkytuje přímé tlačítko pro „odstranění duplicit“.

V následujícím textu si ukážeme několik různých metod, které vám pomohou duplikáty v tabulce najít a následně označit nebo smazat.

Vyhledávání duplicit pomocí řazení

Pokud vaše tabulka neobsahuje příliš mnoho dat, můžete duplicity najít ruční kontrolou po seřazení záznamů. Tento způsob je efektivnější než procházení jednotlivých buněk, ale je vhodný spíše pro menší datové soubory.

Řazení podle jednoho sloupce

Chcete-li seřadit data v tabulce pouze podle jednoho sloupce a vyhledat tak duplicity, postupujte následovně:

• Kliknutím kamkoli do tabulky vyberte celou datovou oblast.
• Přesuňte kurzor myši na záhlaví sloupce, podle kterého chcete data seřadit.
• Klikněte na šipku vedle písmene sloupce. V zobrazené nabídce zvolte možnost „Seřadit vzestupně“ nebo „Seřadit sestupně“.

Řazení podle více sloupců

Pokud potřebujete data seřadit podle více sloupců, abyste lépe odhalili duplicitní záznamy, postupujte podle těchto kroků:

• Postupujte stejně jako v předchozím případě, ale namísto volby řazení z nabídky akcí klikněte na „Zobrazit možnosti řazení“.
• Na pravé straně obrazovky se objeví postranní panel „Řazení“.
• Ujistěte se, že v první rozevírací nabídce je vybrána možnost „Seřadit celou tabulku“.
• V nabídce „Přidat sloupec“ pod nadpisem „Seřadit řádky podle více sloupců“ vyberte první sloupec, podle kterého chcete data seřadit. Poté vyberte „Vzestupně“ nebo „Sestupně“.
• Nadpis „Seřadit řádky“ se změní na „Seřadit podle“ a pod prvním vytvořeným pravidlem se objeví další nabídka „Přidat sloupec“. Vyberte z této nabídky další sloupec a zadejte jeho pořadí řazení.
• Data by se měla seřadit automaticky. Pokud se tak nestane, klikněte na tlačítko „Seřadit nyní“ v horní části postranního panelu.

Po seřazení dat by mělo být snadnější najít duplikáty. Poté je můžete označit nebo odstranit dle potřeby.

Vyhledávání duplicit pomocí funkcí

Aplikace Apple Numbers nabízí dvě vestavěné funkce, které lze použít k vyhledání duplicitních záznamů. Jedná se o funkce „KDYŽ“ (IF) a „POČET.KDYŽ“ (COUNTIF). Podobně jako v aplikaci Excel, i v Numbers funkce „KDYŽ“ může zobrazit duplicity jako „PRAVDA“ nebo „NEPRAVDA“, případně jakýkoli text, který zadáte. Funkce „POČET.KDYŽ“ naopak zobrazí, kolikrát se daná hodnota v tabulce vyskytuje, což může být užitečné pro identifikaci duplicit.

Vyhledání duplicit pomocí funkce KDYŽ

Pro ilustraci funkčnosti si představme, že máme seznam produktů ve sloupci A a že naše tabulka obsahuje záhlaví sloupců v prvním řádku. Aby vše fungovalo správně, musíte mít data seřazená podle některé z výše popsaných metod. Pro vaši vlastní tabulku postupujte takto:

• Přidejte nový sloupec do tabulky (nebo použijte prázdný sloupec), kam budete chtít umístit indikátor duplicit.
• Klikněte do druhé buňky nového (nebo prázdného) sloupce, tedy pod záhlaví, a otevřete editor funkcí zadáním znaku rovná se (=).
• Do editoru zadejte vzorec: KDYŽ(A2=A1; „Duplikát“;“ „). Tento vzorec porovná aktuální buňku s buňkou nad ní a pokud se shodují, vypíše text „Duplikát“. V opačném případě zobrazí prázdnou mezeru. Vzorec upravte tak, že namísto A2 a A1 použijete B2 a B1, pokud chcete vyhledávat duplicity v jiném sloupci.
• Kliknutím na zatržítko vzorec potvrďte.
• Vzorec zkopírujte do ostatních buněk sloupce. To provedete tak, že kliknete na buňku se vzorcem a potáhnete za žlutý kroužek v jejím okraji dolů.

Chcete, aby buňky označené jako „Duplikát“ ještě více vynikly? Můžete vyzkoušet nastavení formátování buněk v aplikaci Apple Numbers tak, aby měly odlišnou barvu. Díky tomu rychle poznáte řádky určené ke smazání.

Pokud nechcete použít vlastní text a stačí vám pouze výstup „PRAVDA“ pro duplikáty a „NEPRAVDA“ pro neduplicitní záznamy, zadejte do editoru jednoduše (A2=A1). Toto funguje bez přidání funkce KDYŽ.

Vyhledání duplicit pomocí funkce POČET.KDYŽ

Pro ilustraci použijeme stejná předem seřazená data, jako v předchozím příkladu, se sloupcem A a záhlavím sloupců. Zde je návod, jak použít funkci „POČET.KDYŽ“ pro vyhledání duplicitních hodnot:

• Přidejte do tabulky nový sloupec (nebo použijte prázdný sloupec), kam chcete umístit indikátor počtu duplicit.
• Klikněte do druhé buňky nového (nebo prázdného) sloupce, tedy pod záhlaví, a otevřete editor funkcí zadáním znaku rovná se (=).
• Do editoru zadejte vzorec: POČET.KDYŽ(A;A2). „A“ je sloupec a „A2“ představuje řádek.
• Kliknutím na zatržítko vzorec potvrďte.
• Vzorec zkopírujte do ostatních buněk sloupce. To provedete stejným způsobem, jako v kroku 5 výše.

V novém sloupci by se nyní měly zobrazit číselné hodnoty udávající, kolikrát se daná položka v zadaném sloupci vyskytuje. V našem příkladu na snímku obrazovky můžete vidět, že položka „Čepice“ se vyskytuje třikrát, „Kabát“ jednou a „Rukavice“ dvakrát.

Odstranění duplicit z tabulky

Duplikáty můžete odstranit ručně, pomocí funkce „KDYŽ“ nebo „POČET.KDYŽ“. Jednoduše najděte každou buňku s hodnotou „Duplikát“, „PRAVDA“ nebo jakýmkoli číslem větším než 1 a postupně je odstraňte. Seřazením sloupce se vzorcem můžete duplikáty odstraňovat efektivněji. Musíte si však dát pozor, abyste spolu s duplikáty nesmazali také originální záznamy.

Sloučení a odstranění duplicit v Apple Numbers

Možná chcete duplikáty odstranit, ale zároveň nechcete přijít o žádná data. Můžete mít například údaje o skladových zásobách produktů, jak tomu bylo v našem příkladu. V takovém případě budete chtít sečíst množství u duplicitních položek, než je odstraníte. Chcete-li toho docílit, musíte nejprve data sloučit. K tomuto účelu použijeme v aplikaci Numbers pro Mac jak vzorec, tak i funkci.

Sloučení dat

V našem příkladu ponecháme sloupec „Duplikát“, který jsme vytvořili pomocí funkce „KDYŽ“, protože ho budeme potřebovat později. Dále přidáme do tabulky ještě jeden sloupec vpravo, kam budeme vkládat součty.

• Klikněte do druhé buňky nového sloupce, tedy pod záhlaví, a otevřete editor funkcí zadáním znaku rovná se (=).
• Do editoru zadejte vzorec: (B2)+KDYŽ(A2=A3;D3;0). (Podrobnější vysvětlení vzorce najdete níže.)
• Kliknutím na zatržítko vzorec potvrďte.
• Vzorec zkopírujte do ostatních buněk sloupce.

Podrobnější vysvětlení vzorce:

• (B2) je buňka obsahující první hodnotu množství.
• + sečte tuto hodnotu s následující hodnotou.
• KDYŽ(A2=A3) zkontroluje, zda se jedná o duplikát mezi dvěma buňkami.
• D3 je místo, kam se uloží výsledek součtu množství.
• Pokud duplikát neexistuje, dojde k přičtení hodnoty 0.

Po dokončení slučování dat ještě jednou zkontrolujte, zda se všechny hodnoty sčítají správně.

Odstranění duplicit

Pro odstranění duplicit z tabulky Apple Numbers po sloučení dat použijeme znovu funkci řazení. Nejdříve však musíme vytvořit nové sloupce, do kterých zkopírujeme a vložíme výsledky dat jako hodnoty, abychom se zbavili vzorců.

V našem příkladu zkopírujeme a vložíme sloupce „Duplikát“ a „Celkem“:

• Vyberte oba sloupce a na liště nabídek macOS klikněte na „Upravit > Kopírovat“.
• Vyberte nové sloupce, do kterých chcete data vložit a na liště nabídek klikněte na „Upravit > Vložit výsledky vzorce“.
• Odstraňte sloupce se vzorci. To provedete tak, že je opět vyberete a kliknete na ně pravým tlačítkem myši (nebo kliknete na šipku v záhlaví sloupce) a zvolíte „Odstranit vybrané sloupce“.

Nyní můžete provést řazení dat podle zbývajícího sloupce s indikátorem duplicit, a to pomocí postupu popsaného na začátku tohoto návodu. Všechny vaše duplikáty by se měly seskupit k sobě. Nyní můžete všechny tyto řádky smazat.

Můžete také odstranit původní sloupce „Množství“ a „Duplikáty“, které jste použili pro vzorce a funkce. Tak se zbavíte duplicitních dat a zachováte si sloučená množství.

Duplicitní sloupec můžete také filtrovat tak, aby se zobrazila pouze neduplicitní data, a to bez nutnosti mazání:

• Přejděte na „Uspořádat > Zobrazit možnosti řazení“ a klikněte na záložku „Filtr“.
• V rozevírací nabídce „Přidat filtr“ vyberte sloupec „Duplikáty“.
• V zobrazeném okně „Vyberte pravidlo“ vyberte v levé nabídce možnost „Text“ a v pravé nabídce možnost „Není“.
• Zobrazí se rozevírací nabídka „Text není“. Do textového pole pod touto nabídkou zadejte „Duplikát“ a stiskněte klávesu „Return“ (nebo „Enter“).
• V tabulce se nyní zobrazí pouze neduplicitní položky!

Pamatujte, že než odstraníte jakékoli sloupce, řádky nebo jiná data z tabulky Apple Numbers, ujistěte se, že je vše v pořádku a že je už nebudete potřebovat.

Práce s duplicitami v aplikaci Numbers

Je poměrně snadné narazit na duplicitní záznamy v tabulkách Numbers, ať už počítáte cokoli. Doufáme, že vám výše uvedené kroky pomohou s rychlou identifikací duplicit, sloučením relevantních dat a s následným odstraněním duplicitních záznamů, abyste získali čistou tabulku.

Doufáme také, že vás tyto znalosti povzbudí k častějšímu používání aplikace Numbers. Je to skvělá vestavěná aplikace pro Mac, která dokáže spoustu věcí, pokud si na její prozkoumání najdete čas.