Potřebujete kvalitní nástroj pro správu projektů? Řízení rozsáhlých projektů vyžaduje značné úsilí, aby byly veškeré informace aktuální a aby každý člen týmu měl stejný přehled. Pokud chcete svůj projekt efektivně řídit a mít nad ním dohled, platforma Airtable je vynikající volbou.
Airtable je mimořádně funkční a uživatelsky přívětivá platforma, která spojuje sofistikovanost nástrojů pro projektové řízení s jednoduchostí tabulek. Následující text vám ukáže, jak začít používat Airtable pro efektivní správu projektů.
Krok 1: Založení základny
V Airtable můžete mít oddělené pracovní prostory pro různé projekty a v každém pracovním prostoru můžete mít více databází. Databáze v Airtable se nazývají „základny“ (Bases). Základny v rámci pracovního prostoru mohou být také vzájemně propojeny pro lepší správu dat v každé jednotlivé základně.
Zde je postup, jak založit základnu v Airtable:
- Po přihlášení k vašemu účtu Airtable můžete buď začít pracovat ve svém výchozím pracovním prostoru, nebo vytvořit nový pracovní prostor, který můžete sdílet se svými kolegy. Pro vytvoření nového pracovního prostoru stačí kliknout na tlačítko „Vytvořit pracovní prostor“ a pojmenovat ho.
- Přejděte do požadovaného pracovního prostoru a kliknutím na „Vytvořit základnu“ založte novou databázi.
- Klikněte na název základny (standardně „Základna bez názvu“) a přejmenujte ji. Zde můžete také upravit vzhled stránky.
- Nyní můžete buď importovat stávající data do tabulky, použít šablonu Airtable, nebo vytvořit tabulku od začátku.
- Ve výchozím nastavení Airtable přidává několik polí, abyste mohli začít. Pro úpravu těchto polí stačí dvakrát kliknout na název pole. Tím se otevře možnost změnit název pole a jeho datový typ.
- Pro přidání dalších polí klikněte na symbol „+“ v záhlaví tabulky. Vyberte požadovaný typ pole, zadejte název pole, nastavte jeho konfiguraci a klikněte na „Vytvořit pole“.
- Po přidání všech potřebných polí je vaše databáze připravena! Sloupce můžete také přetahovat pro změnu jejich pořadí.
Pokud používáte Airtable poprvé, tento nástroj vám poskytne skvělý návod, jak nastavit svou první základnu.
Krok 2: Vytvoření a přizpůsobení pohledů
Airtable přinesl revoluci v oblasti snadného prohlížení dat. Konfigurace zobrazení, jako je mřížka, kalendář, galerie, formulář nebo kanban, nabízí jedinečné způsoby interakce s daty. Airtable umožňuje vytvořit až 1000 zobrazení na jednu tabulku.
Zde je postup, jak nastavit zobrazení v Airtable:
- Ve výchozím nastavení Airtable vytvoří zobrazení mřížky pro vaši tabulku. Můžete vytvořit další zobrazení mřížky nebo jiné typy zobrazení s různými konfiguracemi.
- V nabídce „Vytvořit…“ klikněte na požadovaný typ zobrazení a vytvořte nové zobrazení.
- V nově vytvořeném zobrazení můžete upravit pole, která se mají zobrazovat, filtrovat záznamy podle určitých kritérií a také záznamy řadit podle vašich potřeb.
Krok 3: Přidávání a správa spolupracovníků
V Airtable můžete přidávat členy týmu/spolupracovníky jak do celého pracovního prostoru, tak do jednotlivých základen. Tím zajistíte, že všichni, kdo na projektu pracují, mají stejný přehled o sdílených informacích, úkolech, časových osách atd.
Zde je postup, jak přidat spolupracovníky do vašeho pracovního prostoru Airtable:
- Přejděte na domovskou stránku Airtable a vyberte pracovní prostor.
- Klikněte na „Sdílet“ a přidejte spolupracovníky pomocí jejich e-mailových adres.
- Vaši spolupracovníci obdrží e-mailovou pozvánku, aby se připojili k vašemu pracovnímu prostoru. Po přijetí pozvání budou mít přístup ke všem základnám v rámci sdíleného pracovního prostoru.
Zde je postup, jak přidat spolupracovníky do základny Airtable:
- Přejděte do požadované základny v Airtable.
- Klikněte na „Sdílet“ a přidejte spolupracovníky pomocí jejich e-mailových adres.
- Vaši spolupracovníci obdrží e-mailovou pozvánku, aby se připojili k vaší základně. Po přijetí pozvání budou mít přístup pouze k datům v rámci této sdílené základny.
Jakmile se vaši spolupracovníci připojí, můžete znovu kliknout na „Sdílet“ pro zobrazení seznamu spolupracovníků a úpravu jejich přístupových oprávnění.
V rámci základny můžete také použít typ pole „Uživatel“ pro přidání spolupracovníků k jednotlivým záznamům. Tato funkce má také notifikační systém, který upozorní spolupracovníka e-mailem, jakmile je mu záznam přiřazen.
Další užitečné funkce Airtable
Výše uvedené kroky by měly být dostačující pro zahájení práce s projektovým řízením a spoluprací pomocí Airtable. Pokud chcete své používání Airtable posunout na vyšší úroveň, můžete prozkoumat i následující funkce, které jistě zlepší vaši zkušenost s řízením projektů:
1. Rozhraní
S nástrojem Interface Designer v Airtable můžete vytvářet prostředí šitá na míru pro vás i pro členy vašeho týmu. Tento nástroj umožňuje flexibilní vizualizaci a úpravu záznamů přizpůsobenými způsoby, aniž by byla narušena integrita základních zobrazení.
Můžete ho využít k vytvoření unikátních projektových dashboardů, které vám zobrazí přesně to, co chcete vidět, a to způsobem, jakým to chcete vidět.
2. Automatizace
Automatizace v Airtable pomáhá s automatizací opakujících se úkolů, jako je odesílání e-mailů, aktualizace záznamů atd. Pomocí této funkce můžete také integrovat vaši základnu s externími aplikacemi, jako je Outlook a Tabulky Google, a automaticky provádět určité úkoly.
3. Propojené základny
Airtable také disponuje funkcí vytváření propojených základen, což jsou základny, které spolupracují propojením podobných polí napříč tabulkami. To pomáhá zajistit, aby vaše data byla vždy aktualizována ve všech tabulkách, čímž se zvyšuje přehlednost a transparentnost.
4. Sdílení pouze pro čtení
Možnost sdílení pouze pro čtení v Airtable umožňuje sdílet data z vybraných zobrazení s externími uživateli. Tito uživatelé nemusí být přidáni jako spolupracovníci do vaší základny a budou moci vidět záznamy pouze na základě konfigurace sdíleného zobrazení.
5. Funkce vzorce
Podobně jako tabulkové programy, jako je Microsoft Excel a Tabulky Google, má i Airtable schopnost generovat vypočítaná data. Můžete vytvořit pole typu „Vzorec“ a nastavit požadovaný vzorec a pravidla formátování, abyste mohli provádět vše od jednoduché aritmetiky po složitou analýzu dat.
Zvyšte úroveň svého projektového řízení s Airtable
V dynamickém prostředí je klíčové mít neustále jasný přehled o projektu. Proto potřebujete správný nástroj, který vše zjednoduší pro všechny zúčastněné, a Airtable je rozhodně dobrá volba.
Uživatelsky přívětivé a vizuálně atraktivní rozhraní Airtable usnadňuje nastavení projektové databáze během několika minut. Platformy, jako je Airtable, jsou nezbytné pro produktivní, spolupracující a efektivní pracovní prostředí.