Často dochází k záměně a nesprávnému chápání rolí manažerů zdrojů (RM) a projektových manažerů (PM). Nicméně, jejich funkce a zodpovědnosti v rámci organizace se značně liší.
Pokud chce firma úspěšně dokončit projekt v daném termínu a s dodržením rozpočtu, PM a RM hrají klíčovou roli. Obě pozice jsou nezbytné pro úspěšnou realizaci každého projektu.
Zatímco PM pracuje na konkrétních projektech, RM působí na úrovni celé obchodní jednotky. Projektový manažer má za úkol zajistit, aby projekt byl dodán v určeném čase a s přidělenými finančními prostředky, zatímco manažer zdrojů se stará o přidělení správných zdrojů pro jednotlivé projekty.
Práce RM se rozbíhá ve chvíli, kdy organizace získá zakázku. RM zajišťuje, aby byly k dispozici adekvátní zdroje, a po jejich přidělení se přesouvá k jinému projektu.
Úkolem PM je tyto zdroje řídit a dohlížet na to, aby byl projekt dokončen v požadovaném rozsahu a s dodržením dohodnuté úrovně služeb (SLA).
Je důležité zdůraznit, že bez odpovídajících zdrojů projekt nemůže začít. Proto v jakémkoli podnikatelském odvětví role RM a PM úzce souvisejí a jdou ruku v ruce.
Role projektového manažera (PM)
PM je zodpovědný za celkovou realizaci projektu, a to i v případě, že řídí více projektů najednou. Jeho hlavním úkolem je dosáhnout projektových milníků v souladu s definovanou SLA a, což je klíčové, v rámci stanoveného rozpočtu.
Role PM je specifická pro daný projekt a zaměřuje se na jeho realizaci v rozsahu a časovém harmonogramu s pomocí projektového týmu. Stručně řečeno, projektoví manažeři jsou vlastníky projektů a jejich úkolem je zajistit, aby byl projekt úspěšně dokončen v souladu s firemními cíli a očekáváními klientů.
Zodpovědnosti projektového manažera
- Plánování, sledování a vytváření plánů řízení projektů a komunikace mezi zainteresovanými stranami a vedením.
- Rozpočtování a zajištění nákladově efektivní realizace projektu bez kompromisů v kvalitě.
- Monitorování SLA (smlouvy o úrovni služeb) pro sledování výkonu projektu.
- Doručení projektu v rámci rozpočtu a rozsahu.
- Řízení rizik – identifikace potenciálních rizik a vytváření plánů na jejich minimalizaci.
- Práce na neustálém zlepšování služeb (CSI) pro finanční i nefinanční aspekty.
- Zodpovědnost za standardní operační postupy (SOP), provozní příručky a další dokumentaci.
- Zodpovědnost za hodnocení spokojenosti zákazníků (CSAT) – sledování, zlepšování a uzavírání zpětné vazby.
- Zodpovědnost za hodnocení projektů a procesů kvality, jako je Six Sigma.
- Vedení lidí – motivace týmu, hodnocení, povyšování a rozvoj kariéry členů týmu.
Role správce zdrojů (RM)
Hlavní úlohou RM je zajistit, aby projektoví manažeři měli k dispozici potřebné zdroje pro realizaci projektů. PM působí na projektové úrovni, zatímco RM operuje na úrovni celé obchodní jednotky (BU), aby zajistil, že BU má dostatek zdrojů pro plnění svých závazků.
RM není vázán na konkrétní projekty, jeho role v rámci projektu je spíše dočasná. Jakmile jsou zdroje pro daný projekt zajištěny, přesouvá se k jinému.
Odpovědnosti správce zdrojů
- Porozumění rozpočtu projektu a přidělování správných zdrojů.
- Plánování dostupnosti: RM musí zajistit, aby byly zdroje vždy k dispozici a měl přehled o nadcházejících projektech.
- Vyhledávání a filtrování zdrojů na základě zkušeností, dovedností a dostupnosti.
- Koordinace s PM za účelem zjištění případného přetížení nebo nedostatečného využití pracovníků a zajištění, aby kvalifikovaní lidé byli přiřazeni k odpovídajícím projektům.
- RM může s PM spolupracovat na přerozdělení zdrojů, úpravě požadavků a označování kritických požadavků na zdroje pro externí nábor.
- Pravidelná komunikace s PM za účelem získání informací o připravovaných projektech a požadavcích na zdroje.
- V některých případech může RM komunikovat s relevantními odděleními ohledně výkonu zaměstnanců, školení a rozvoje zdrojů.
- Spolupráce s týmem pro rozvoj podnikání na odhadu potřebných zdrojů.
- RM by měl jednat s externími dodavateli, aby dočasně doplnil zdroje v případě urgentních požadavků.
- Průběžné sledování aktuálních pracovních zákonů, dokumentačních procesů, vedení záznamů apod.
Rozdíly mezi projektovým manažerem (PM) a manažerem zdrojů (RM)
Role PM a RM se od sebe liší, ale oba musí spolupracovat, aby byl projekt úspěšně dokončen.
Cíle
Cílem projektového manažera je dokončit projekty bez porušení SLA, v určeném rozsahu a s dodržením rozpočtu. Využívá osvědčené postupy, jako je ITIL nebo Six Sigma, a dodává projekty s pomocí přidělených zdrojů. Jeho cílem je generovat zisk a dosáhnout spokojenosti zákazníků.
RM se zaměřuje na efektivní správu zdrojů. Jeho cílem je zajistit, aby měl projekt k dispozici potřebné zdroje a zároveň se starat o spokojenost zaměstnanců a jejich kariérní růst.
Způsob realizace
Když společnost získá zakázku, PM definuje rozsah projektu a poskytne odhad potřebných zdrojů RM. Ten následně začne alokovat zdroje z interních zdrojů, jako jsou volní zaměstnanci, zdroje uvolněné z jiných projektů atd. V některých případech se může obrátit na externí zdroje, například na náborové agentury.
Realizace
RM sleduje využití zdrojů pomocí softwaru, jako je PeopleSoft. Průběžně monitoruje přetížení, nedostatečné využití, fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny, a podle toho upravuje plán a diskutuje o něm s PM.
Pokud RM nemůže poskytnout zdroje včas, hrozí eskalace problémů, sankce, a v krajním případě i ztráta projektu.
PM analyzuje projekt z hlediska rizik a v případě jejich identifikace připravuje plán na jejich zmírnění. Zároveň pravidelně vyhodnocuje výkon projektu pomocí milníků. PM zajišťuje, aby byl projekt dokončen v určeném čase a rozpočtu bez problémů, eskalací a porušení SLA.
Potřebné dovednosti pro PM a RM
Vzhledem k rozmanitosti zodpovědností projektového manažera by měl disponovat řadou klíčových dovedností, mezi které patří:
- Přizpůsobivost
- Projektové řízení
- Zodpovědnost
- Výborné komunikační dovednosti
- Kreativní myšlení
- Schopnost delegovat úkoly
- Předvídání
- Vedení lidí
- Řešení problémů
- Strategické myšlení
Správce zdrojů potřebuje pro efektivní výkon své role specifické dovednosti, jako jsou:
- Výborné komunikační dovednosti
- Znalost technologií
- Vynikající vyjednávací schopnosti
- Flexibilita
- Rychlé rozhodování
- Závazek
- Analytické a prognostické schopnosti
- Prezentační dovednosti
Nástroje využívané projektovými manažery (PM) a správci zdrojů (RM)
Projektový manažer má rozmanité role, které zahrnují práci s týmem, časovými plány, řízení, rozpočtování a vykazování. Je náročné zvládat všechny tyto činnosti manuálně s přesností, a proto existují speciální nástroje a software, které manažerům pomáhají.
Nástroje pro řízení projektů jsou velkým přínosem pro projektové manažery, protože jim umožňují efektivně organizovat a řídit projekty a úkoly. Tyto nástroje lze přizpůsobit různým velikostem projektů a různým účelům.
Pojďme se podívat na nejlepší nástroje, které projektoví manažeři používají při realizaci projektů:
#1. monday.com
monday.com je cloudový komplexní nástroj pro řízení projektů. PM mohou tento nástroj používat pro plánování, sledování a aktualizaci stavu projektu.
Nabízí více než 200 předpřipravených šablon, které usnadňují vytváření pracovních postupů a správu týmových aktivit.
Vizuálně atraktivní uživatelské rozhraní je intuitivní a nevyžaduje speciální školení. Funkce drag-and-drop umožňuje snadno upravovat položky a podpoložky a aktualizovat pracovní postupy v reálném čase.
Jedinečné znázornění dat umožňuje PM prezentovat pracovní tok projektu pomocí Ganttových diagramů. Rámec Kanban umožňuje členům týmu sledovat aktuální stav úkolů.
Software je dostupný ve třech verzích – Basic, Standard a Pro, za ceny 8, 10 a 16 $/uživatel/měsíc. Existuje také podniková verze, která podporuje vlastní funkce a velmi komplexní prostředí.
#2. Wrike
Software Wrike zajišťuje bezproblémovou realizaci projektů. Tento nástroj pomáhá projektovým manažerům řídit, sledovat a předcházet zpožděním při provádění projektových činností.
Tento nástroj poskytuje úplný přehled o projektu, umožňuje snadnou správu zdrojů a úkolů a pomáhá dodržet harmonogram.
Jeho software pro sledování času, přizpůsobitelné panely Kanban, zabezpečení na podnikové úrovni a automatizace pracovních postupů poskytují úplnou kontrolu a přehled o projektu.
Bez ohledu na vaše odvětví nebo obchodní jednotku, tento nástroj je užitečný pro projektové manažery. Nástroj mohou využívat různá odvětví, jako je IT, digitální marketing, produktový a projektový management, poradenství, profesionální služby, obchodní operace atd.
Zde si můžete prohlédnout i další nástroje pro řízení projektů.
Nástroje používané správcem zdrojů
Správci zdrojů používají nástroje a šablony pro efektivní výkon své práce.
V závislosti na velikosti projektu nebo týmu a profilu společnosti mohou správci zdrojů vybírat z mnoha nástrojů pro správu zdrojů, které jsou v současnosti dostupné na trhu.
Teamdeck
Teamdeck je efektivní a kompletní cloudový software pro správu zdrojů. Mezi jeho výhody patří plánování zdrojů, sledování času, kontrola dostupnosti a generování přizpůsobených zpráv.
Jeho flexibilní konzole pro správu zdrojů poskytuje veškeré podrobnosti o zdrojích přidělených projektům a přehled o aktuálním i budoucím pracovním zatížení.
Všechny zdroje lze sledovat, ať už se jedná o trvalé zaměstnance, dočasné pracovníky nebo freelancery, a lze spravovat jejich časové výkazy.
Mezi jeho největší výhody patří flexibilita a integrace softwaru API s dalšími nástroji, jako je Slack nebo Zapier. Pro vytváření sestav lze použít vestavěné šablony, které lze dále upravovat.
Software je dostupný na sedmidenní zkušební dobu zdarma, poté stojí 3,99 $/člen týmu/měsíc.
Zde najdete vysvětlení k některým z populárních nástrojů pro správu lidských zdrojů založených na SaaS.
Závěr 👩🏫
Projektoví manažeři a manažeři zdrojů jsou klíčovými hráči pro úspěšnou realizaci zakázek. Využití nástrojů pro usnadnění a automatizaci jejich práce výrazně urychlí každodenní úkoly, posílí organizovanou komunikaci a hlavně zajistí přehled o rozpočtech a výdajích.
Výběr konkrétních nástrojů závisí na konkrétních potřebách, projektu a společnosti. Pro začátek doporučuji zavést zkušební období daného nástroje, ověřit jeho použitelnost a poté učinit konečné rozhodnutí.
Mohlo by vás také zajímat: Nejlepší software pro správu projektů s otevřeným zdrojovým kódem.