Lidé často přebírají nebo nesprávně vykládají role manažerů zdrojů (RM) a projektových manažerů (PM), ale jejich role a odpovědnosti se v rámci organizace výrazně liší.
PM a RM hrají zásadní roli při dosahování tohoto cíle, pokud chce společnost dodat projekt včas a v rámci rozpočtu. Obě funkce jsou nezbytné pro úspěšné provedení zakázky.
PM pracuje na konkrétních projektech, zatímco RM působí na úrovni obchodní jednotky. Projektový manažer zajišťuje dodání projektu ve stanoveném časovém rámci a v rozpočtu, zatímco RM zajišťuje alokaci správných zdrojů na projekty.
Práce RM začíná poté, co organizace získá zakázku. RM zajišťuje správné zdroje, a jakmile jsou zdroje dokončeny, přejdou na jiný projekt.
Úkolem PM je řídit tyto zdroje a dodávat projekt v rámci rozsahu a SLA (smlouva o úrovni služeb).
Jedním důležitým bodem, který je zde třeba poznamenat, je, že bez správných zdrojů projekt nezačne, a proto v jakémkoli obchodním sektoru jdou role RM a PM ruku v ruce.
Table of Contents
Role projektového manažera (PM)
PM je odpovědný za komplexní dodávku projektu a řešení jednoho nebo více projektů. Primárním úkolem PM je dosahovat projektových milníků v rámci definované SLA (smlouva o úrovni služeb) a, což je důležité, v rámci rozpočtu.
Role PM je projektově specifická a zaměřuje se na realizaci projektu v rozsahu a harmonogramu s pomocí projektového týmu. Stručně řečeno, projektoví manažeři jsou vlastníky projektů a jejich úkolem je zajistit, aby byl projekt dodán uspokojivě v souladu s cíli společnosti a očekáváními zákazníků.
Odpovědnosti projektového manažera
- Plánování, monitorování a vývoj plánů projektového řízení a komunikace mezi zainteresovanými stranami a vedením.
- Rozpočtování a zajištění nákladově efektivní realizace projektu bez kompromisů ve standardech.
- Monitorování SLA (smlouva o úrovni služeb) pro sledování výkonu projektu.
- Předání projektu v rámci rozpočtu a rozsahu.
- Řízení rizik – Identifikujte rizika a vytvořte plán zmírnění rizik.
- Práce na CSI (Continuous Improvement of Services) pro měkké a tvrdé dolarové služby.
- Zodpovědný za SOP (standardní operační postup), provozní knihy a další dokumentaci.
- Zodpovědnost za CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – sledování, zlepšování a uzavírání.
- Odpovědný za hodnocení projektů a proces kvality jako Six Sigma.
- Vedení lidí – Motivace týmu, hodnocení, povýšení, strukturování jejich profesní dráhy atd.
Role správce zdrojů (RM)
Primární úlohou RM je zajistit, aby projektoví manažeři měli dostatečné zdroje k realizaci projektu. PM působí na úrovni projektu a RM pracuje na úrovni obchodní jednotky (BU), aby zajistila, že BU má dostatečné zdroje k plnění závazků.
RM není spojen s žádnými konkrétními projekty, ale ve skutečnosti je jejich role pro konkrétní projekt dočasná, a jakmile jsou zdroje naplněny, přecházejí na jiný projekt.
Odpovědnost správce zdrojů
- Pochopení rozpočtu projektu a přiřazení správných zdrojů projektu
- Plán dostupnosti: RM musí zajistit, aby byla lavička vždy obsazena správnými zdroji a měla by si být vědoma připravovaných projektů.
- Skenujte a filtrujte zdroje podle zkušeností, dovedností a dostupnosti
- Koordinace s PM za účelem lokalizace nadměrného a nedostatečného využití zaměstnanců a správných kvalifikovaných lidí je sladěna s projekty.
- RM může také spolupracovat s PM na přerozdělení zdrojů, úpravě požadavků a označení kritických požadavků na zdroje pro externí nábor.
- Čas od času se RM spojí s PM, aby se dozvěděli o nadcházejících projektech a porozuměli požadavkům na zdroje.
- V některých případech může RM kontaktovat příslušné oddělení a projednat výkon zaměstnanců, školení, rozvoj zdrojů atd.
- Spolupracujte s týmem pro rozvoj podnikání na odhadu požadavků na zdroje
- RM se musí spojit s externími dodavateli, aby dočasně doplnili zdroje v případě naléhavých požadavků.
- Vždy aktuální s nejnovějšími pracovními zákony, dokumentačními procesy, vedením záznamů atd.
Rozdíl mezi projektovým manažerem (PM) a manažerem zdrojů (RM)
Role PM a RM se od sebe liší, ale pak musí obě spolupracovat, aby projekt úspěšně dodaly.
Cíle
Cílem projektového manažera je dodávat projekty bez porušení SLA (smlouva o úrovni služeb), v rámci rozsahu a rozpočtu. Využívají osvědčené postupy jako ITIL, Six Sigma atd. a dodávají projekty s pomocí týmových zdrojů. Jejich cílem je generovat zisk a dosáhnout spokojenosti zákazníků.
RM provádí efektivní řízení zdrojů. Jejich cílem je poskytnout správné zdroje pro projekt a zajistit, aby skóre spokojenosti zaměstnanců zůstalo vysoké a jejich kariérní cíle byly splněny.
Způsob doručení
Jakmile společnost získá zakázku, PM nastíní rozsah projektu a poskytne odhad zdrojů správci zdrojů. RM začne zařazovat zdroje z interních kanálů, jako je bench, zdroje uvolněné z jiných projektů atd. V některých scénářích se mohou přihlásit k najímání zdrojů z externích zdrojů, jako je nábor nebo smluvní základ.
Provedení
RM sleduje využití zdrojů pomocí nástrojů jako PeopleSoft nebo jiných nástrojů. Neustále kontrolují přetížení, nedostatečné využití, fakturovatelné, nefakturovatelné atd., a podle toho sladí plán a diskutují o něm s PM.
Pokud RM nemůže poskytnout zdroje včas, pak existuje vysoká pravděpodobnost eskalace, penalizace a v některých případech dokonce ztráty projektů.
PM analyzuje projekt z hlediska rizika, a pokud nějaké riziko předvídá, připraví plán zmírnění rizika. Zároveň pravidelně vyhodnocují výkonnost projektu. Aby toho dosáhli, využívají milníky. PM zajišťuje dokončení projektu v rámci harmonogramu a rozpočtu bez výpadků, eskalace a porušení smlouvy SLA.
Sada dovedností požadovaná pro PM a RM
Jelikož má projektový manažer různorodé odpovědnosti, měl by mít několik základních dovedností, včetně:
- Přizpůsobivost
- Projektový management
- Odpovědnost
- Výborné komunikační dovednosti
- Schopnost myslet jako z krabice
- Know-how a kdy delegovat
- Prognózování
- Vedení lidí
- Řešení problému
- Strategické myšlení
Správce zdrojů potřebuje k úspěšnému plnění své role níže uvedené specifické sady dovedností.
- Výborné komunikační dovednosti
- Povědomí o technologiích
- Vynikající vyjednávací schopnosti
- Flexibilita
- Rychlé rozhodování
- Závazek
- Analýza a prognóza
- Prezentační dovednosti
Nástroje používané projektovým manažerem (PM) a správcem zdrojů (RM)
Projektový manažer má mnohostrannou roli, která se zabývá týmem, časovými osami, řízením, kalkulací, výkaznictvím a rozsahem. Je náročné starat se o všechny tyto činnosti ručně s přesnou přesností, proto jsou pro manažery podpory k dispozici speciální nástroje a software.
Nástroje projektového řízení jsou vynikajícím přínosem pro projektové manažery při efektivní organizaci a řízení jejich projektů a úkolů. Tyto nástroje lze přizpůsobit různým velikostem a pro jiné účely podle požadavků projektu.
Podívejme se na nejlepší nástroje, které projektový manažer používá k realizaci projektu
#1. pondělí
Pondělí je cloudový komplexní nástroj pro řízení projektů. PM mohou tento nástroj použít k plánování, sledování a aktualizaci stavu projektu.
Má více než 200 vestavěných šablon, které usnadňují vytváření pracovních postupů a správu týmových aktivit.
Vizuálně přitažlivé uživatelské rozhraní se snadno používá bez školení a funkce přetahování pomáhá přizpůsobovat položky a podpoložky a aktualizovat pracovní postupy v reálném čase.
Jeho jedinečná reprezentace dat umožňuje PM reprezentovat pracovní tok projektu pomocí Ganttových diagramů. Rámec Kanban umožňuje členům týmu kdykoli sledovat aktuální stav úlohy.
Software je k dispozici ve třech verzích – Basic, Standard a Pro a ceny jsou 8 $, 10 $ a 16 $/sedadlo/měsíc. Existuje dokonce i podniková verze, která podporuje vlastní funkce a velmi složitá prostředí.
#2. Wrike
Software Wrike zajišťuje bezproblémové provádění projektů. Tento nástroj pomáhá projektovým manažerům řídit, sledovat a předcházet zpožděním při provádění projektových činností.
Tento nástroj poskytuje úplnou viditelnost projektu, aby bylo zajištěno snadné řízení zdrojů, úkolů a pomáhá dodržet harmonogram.
Jeho software pro sledování času, přizpůsobené panely Kanban, zabezpečení na podnikové úrovni a automatizace pracovních postupů poskytují úplnou kontrolu a viditelnost projektu.
Bez ohledu na vaše odvětví nebo obchodní jednotku, tento nástroj neúnavně odvede práci pro projektového manažera. Nástroj mohou využívat různé sektory, jako je IT, digitální marketing, produktový a projektový management, konzultační projekty, profesionální služby, obchodní operace atd.
Zde se můžete podívat na některé další nástroje projektového řízení.
Nástroje používané Správcem zdrojů
Správci zdrojů používají nástroje a šablony, aby práci vykonávali efektivně.
V závislosti na velikosti projektu nebo týmu a profilu společnosti si mohou správci zdrojů vybrat z velkého množství nástrojů pro správu zdrojů, které jsou aktuálně na trhu k dispozici.
Teamdeck
Teamdeck je efektivní a kompletní cloudový software pro správu zdrojů. Výhody softwaru z hlediska plánování zdrojů, sledování času, kontroly dostupnosti a generování přizpůsobených zpráv.
Jeho flexibilní konzola pro správu zdrojů poskytuje všechny podrobnosti o zdrojích přidělených projektům a přehled o současné a budoucí pracovní zátěži.
Všechny zdroje lze sledovat, ať už jsou trvalé, dočasné nebo dokonce na volné noze, a jejich časové výkazy lze udržovat.
Jednou z jeho nejlepších adaptability je to, že poskytuje integraci softwaru API s dalšími nástroji, jako je Slack, Zapier atd. Pro vytváření sestav lze použít vestavěné šablony, které lze dále upravovat.
Software je k dispozici k vyzkoušení zdarma po dobu sedmi dnů, poté stojí 3,99 $/člen týmu/měsíc.
Zde jsou vysvětleny některé populárnější nástroje pro správu lidských zdrojů založené na SaaS.
Závěr 👩🏫
Projektoví manažeři a manažeři zdrojů jsou dva důležité body pro úspěšné provedení zakázek. Používání nástrojů pro usnadnění a automatizaci jejich práce výrazně urychlí každodenní povinnosti, posílí dobře organizovanou komunikaci a hlavně bude mít přehled o rozpočtech a výdajích.
Výběr konkrétních nástrojů je založen na potřebě, projektu a společnosti. Pro začátek tedy navrhuji zavést zkušební období nástroje, zkontrolovat proveditelnost a poté učinit konečné rozhodnutí.
Také by vás mohl zajímat Nejlepší software pro správu projektů s otevřeným zdrojovým kódem