Šablony, nástroje, doporučené postupy a další

Plán řízení změn umožňuje vašemu podnikání neustále se vyvíjet a přijímat nové technologie a marketingové postupy, aby se přizpůsobil dynamickému trhu. Pokud tak neučiníte, riskujete stagnaci nebo ukončení podnikání.

Pokud vlastníte nebo řídíte podnik, musíte se naučit, jak iniciovat, implementovat a analyzovat plán řízení změn. Podle nedávné výzkumné zprávy od WalkMe vyjádřilo 79,7 % podniků potřebu přizpůsobit se změnám každých pět let nebo méně. Pouze 34 % těchto změn však uspělo.

Statistiky řízení změn ukazují, že proces je náročný. Ale můžete to zvládnout, když si tento článek přečtete až do konce.

Co je řízení změn?

Řízení změn je systematický přístup k efektivní implementaci a řízení organizačních změn. Zahrnuje plány na předvídání překážek, zmírnění těchto překážek a vedení organizace úspěšnou transformací.

Změna nebo transformace může zahrnovat cokoli od nahrazení stávající e-mailové aplikace novou aplikací až po úplnou změnu produktů a služeb vaší firmy.

Firmy se při předpokládané obchodní transformaci spoléhají především na HR oddělení nebo na poradenskou agenturu třetí strany. To vytváří vzdálenost mezi změnou a obchodními manažery, supervizory a členy týmu. Nejlepší způsob, jak dosáhnout úspěšného přechodu, však zahrnuje zapojení každého postiženého jednotlivce a týmu.

Role řízení změn v úspěchu organizace

Změny jsou v dnešních ekonomických a tržních podmínkách nevyhnutelné. Organizace, které efektivně přijmou takové tržní transformace, budou pravděpodobně prosperovat. Zde přichází plán řízení změn. Zajišťuje spolehlivou strategii implementace změny a zabránění třenicím ze strany zaměstnanců, prodejců, dodavatelů atd.

Pokud změna vyžaduje další úsilí a dovednosti od zaměstnanců nebo dodavatelů, tento plán vám pomůže dosáhnout takových výsledků. Tento koncept řízení podniku vám umožňuje zahrnout do všech fází transformace zaměstnance od nejvyšší až po nejnižší, aby pochopili závažnost změny.

Řízení změn navíc umožňuje vašemu podniku přizpůsobit se drastickým změnám na trhu, pracovní síle nebo ekonomice, takže můžete zůstat v provozu.

Výhody řízení změn

• Vaše firma může proaktivně řešit odpor vůči změnám a zmírnit potenciální překážky k plynulejšímu přechodu.
• Stanovení jasných cílů pro iniciativy změny vám umožní sledovat pokrok a měřit efektivitu vašeho úsilí o transformaci podniku.
• Můžete vytvořit plán řízení změn. Standardizujte jej a uložte pro budoucí projekty obchodní transformace.
• Řízení změn se zabývá mnoha aspekty změn, včetně lidí, procesů a technologií. Můžete tak zajistit vyvážený a komplexní přístup k obchodním transformacím.
• Během procesu řízení změn můžete stávajícím zaměstnancům poskytnout adekvátní podporu, školení a pokyny ke zvýšení jejich produktivity.

Plán řízení změn a jeho součásti

Plán řízení změn je plánem pro všechny projekty transformace podniku. Nastiňuje kroky potřebné k prosazení změny v celé organizaci. Zahrnuje také pracovní postupy pro komunikaci, využití technologií, implementaci nových obchodních aplikací a tak dále. Níže naleznete součásti takového plánu:

#1. Rozsah

V rozsahu musíte definovat hranice a rozsah změny. Měli byste nastínit konkrétní oblasti, oddělení nebo procesy, které se v důsledku transformace změní. Navíc, když jasně definujete rozsah, pomůže to vytvořit cílené a zvládnutelné úsilí o změnu.

#2. Cíle

V Cíli byste měli nastínit požadované výsledky nebo cíle, kterých chce vaše organizace dosáhnout. Při vytváření cílů postupujte podle strategie SMART, abyste mohli snadno hodnotit výkon. Cíle mohou zahrnovat zlepšení efektivity obchodních operací, zvýšení spokojenosti se službami zákazníkům nebo zavádění nových technologií.

#3. Role

Projekt řízení změn se musí skládat z následujících rolí:

• Profesionál na řízení změn
• Sponzoři nebo obchodní partneři, kteří vydávají rozpočty a sledují všechny obchodní změny
• Vedoucí týmů a manažeři pracovních sil, kteří povzbudí zaměstnance, aby změnu přijali
• Projektoví manažeři vytvářejí úkoly a přidělují úkoly týmům
• Manažer školení a rozvoje pro školení pracovní síly

#4. Posouzení dopadu změny

Musíte provést z hlediska organizace nebo oddělení posouzení dopadů, které změna vytvoří. Za tímto účelem můžete navrhnout oznámení o změně a poslat je e-mailem všem zaměstnancům spolu s online formulářem. Požádejte zaměstnance, aby sdíleli upřímnou zpětnou vazbu k plánované změně, aby váš tým mohl vytvořit zprávu o posouzení dopadu pro zadavatele změny.

#5. Odhad rizika

Komponenta hodnocení rizik zahrnuje stanovení potenciálních rizik spojených se změnou a následující:

• Vyhodnocení pravděpodobnosti rizik
• Dopad takových rizik
• Rozvoj strategií ke zmírnění těchto rizik

Jak plánovat a implementovat plán řízení změn

Jasně definujte cíle a rozsah plánu řízení změn.

Identifikujte klíčové zainteresované strany a zapojte je do všech fází transformace.

Vypracujte podrobný plán, který nastiňuje kroky, časovou osu a zdroje potřebné k implementaci změny.

Efektivně oznamujte změnu, řešte obavy a zdůrazněte výhody.

Poskytněte zaměstnancům podporu a školení, abyste usnadnili hladký přechod.

Sledujte pokrok a upravte plán podle potřeby

Řešte všechny problémy a úzká místa, která se vyskytnou během implementace v reálném čase.

Vyhodnoťte výsledky a poučte se ze zkušeností, abyste neustále zlepšovali budoucí iniciativy.

Šablony pro správu změn

Se šablonou pro správu změn nemusíte plánovat vše od začátku. Chcete-li začít, můžete jednoduše použít jakýkoli nástroj pro řízení projektů se šablonou obchodní transformace.

Mnoho vývojářů softwaru pro řízení projektů a práce zkoumá a standardizuje plány řízení změn pro podniky. Poté tyto plány zveřejní jako šablony online nebo v rámci softwaru. Je tedy docela snadné získat bezplatné nebo placené šablony pro správu nadcházející změny ve vašem podnikání.

Význam šablon

• Takové šablony vám pomohou ušetřit čas a námahu
• Získáte také profesionální formát, který můžete použít
• Bezplatné šablony vám ušetří poplatky vzniklé z outsourcingu úkolu konzultantovi
• Na výběr jsou šablony různých formátů, grafiky a kreativ
• Softwarové šablony se automaticky integrují s vaším nástrojem pro správu změn

#1. Šablona plánu řízení změn

monday.com má snadno přizpůsobitelnou a předem vytvořenou šablonu plánu pro správu změn, kterou můžete použít. Přichází s milníky, nástroji a procesy, které potřebujete k implementaci změny. Pokud potřebujete prezentovat přehled celého procesu transformace, použijte tuto šablonu.

#2. Komunikační šablona řízení změn

Budete také muset vytvořit komunikační plán pro nadcházející změny, které chcete v podnikání provést. Pomáhá snižovat neshody mezi zaměstnanci. Chcete-li jej uspořádat, standardizovat a uložit pro budoucnost, můžete použít komunikační šablonu pro správu změn z aplikace Smartsheet. Je v Tabulkách Google a můžete si ji stáhnout jako excelovou tabulku, pokud pracujete na řešeních Microsoft 365.

#3. Změnit šablonu požadavku

Žádost o změnu je dokument, který můžete použít ke sledování probíhajících obchodních změn. Je to snadný způsob zaznamenávání všech požadavků na změnu. Sleduje následující:

• Popis požadované změny
• Výhoda nebo důvod žádosti o změnu
• Technické změny jsou požadovány

Tuto šablonu formuláře žádosti o změnu můžete použít zdarma od Jotformu. Existují dva způsoby, jak upravit tento formulář: zaregistrujte se k placenému účtu Jotform nebo upravujte anonymně zdarma.

#4. Změnit šablonu řídicího procesu

Šablona řízení změn je podobná formátu požadavku řízení změn. Jediný rozdíl je v tom, že musíte být konkrétnější ohledně změny prvního. Řízení procesu změny se zaměřuje na to, jak implementovat aspekt změny. Schvalovatelé tak mohou vidět celkový obraz změny, než ji schválí nebo zamítnou. Tuto šablonu Miro můžete použít k vytvoření procesu řízení změn.

Užitečný software pro plánování změn

#1. Whatfix

Pokud děláte plánování řízení změn, podívejte se nyní na Whatfix. Je to spolehlivý nástroj pro řízení transformace podniku na podnikové úrovni. Mezi jeho vlastnosti patří následující:

• Pop-up: Odesílejte oznámení přímo na obrazovky zaměstnanců
• Svépomoc: Vytvářejte videa, odkazy a toky pro nadcházející změnu, aby se zaměstnanci mohli učit
• Beacon: Obchodní manažeři mohou vytvářet obsah bez zapojení IT týmu

#2. Čerstvý servis

Hledáte řízené řízení změn IT? Měli byste zkusit Freshservice. Nástroj vylepšuje proces zavádění změn a minimalizuje dopady změny na podnikání. Tento proces můžete také integrovat s procesy konfigurace, incidentů a správy majetku. Tento nástroj vám umožňuje vytvořit pracovní postup pro vizualizaci stavu transformace ve fázích, jako je plánování, čeká na schválení, čeká na vydání, čeká na kontrolu atd.

#3. Wrike

Wrike je ideální pro plánování procesu, použití všech technik pro obchodní transformace a implementaci v hybridní pracovní kultuře. Poskytuje vám plný přehled o technikách a nástrojích řízení změn spolu s procesem. Nástroj má grafické znázornění cílů, pracovních postupů, úkolů a lidí, které se skládá z plánu transformace.

#4. ServiceDesk Plus

ServiceDesk Plus vám pomůže nakonfigurovat role, stavy, typy a šablony celého projektu řízení změn IT. Pokud během procesu narazíte na nějaké problémy a chyby, můžete je uložit jako protokol. Existují také automatizované pracovní postupy, takže můžete automatizovat opakované úlohy projektu změn. Nemluvě o tom, že jeho šablony obsahují také metriky řízení změn pro měření úspěchu.

#5. SysAid

Nástroj SysAid pro řízení změn vám pomůže řídit proces transformace podniku podle pokynů knihovny ITIL (Information Technology Infrastructure Library) pro řízení změn. Jeho fáze řízení změn zahrnují karty pro zadávání dat pro podrobnosti o změnách, analýzu, schválení CAB, implementaci, vydání, kontrolu, uzavření a historii, vše, co směrnice ITIL vyžadují.

#6. Správa změn – WalkMe

WalkMe vám může pomoci chytře implementovat obchodní transformaci výpočtem investičního rozpočtu do technologií. Analyzuje také, zda tento rozpočet udrží dlouhodobou změnu, takže nemusíte procházet častými transformačními procesy. Tento nástroj byste měli použít k získání úplného přehledu o procesu změny a zvýšení dopadu transformace.

#7. The Change Shop

Během plánování řízení změn byste si mohli vybrat The Change Shop kvůli cenové dostupnosti, integrovaným technologiím a lepšímu řízení zpětné vazby zaměstnanců. Všechny funkce přicházejí s jedním předplatným. Zajímavé je, že The Change Shop vyvinul nástroj Change Simulator, takže si můžete vytvořit několik scénářů What-If, než investujete čas, peníze a úsilí.

#8. Giva

Jednoduchý software umožňující změny, Giva, nabízí snadný způsob, jak plánovat a sledovat změny založené na ITIL v rámci organizovaného řídicího panelu. Můžete vytvořit a vynutit pracovní postupy řízení změn, aby vedení mohlo prověřit a schválit změnu. Kromě toho si můžete prohlédnout všechny projekty obchodní transformace se smíšenými, úspěšnými a neúspěšnými výsledky z cloudové aplikace.

#9. Změna kompasu

Chcete nástroj pro grafickou prezentaci dopadu plánované změny v podnikání? Vyzkoušejte The Change Compass. Umožňuje vám také vytvářet přehledy z dodatečných dat, abyste mohli upravit transformační strategii pro maximální užitek. Navíc můžete rychle zavádět změny napříč odděleními, aniž byste narušili obchodní operace.

#10. Issuetrak

Pokročilá aplikace pro správu změn, Issuetrak, zvyšuje pravděpodobnost úspěchu obchodní transformace. Poskytuje všechny nástroje pro vyžádání změny, kontrolu žádosti a její schválení. Tento nástroj vám pomůže tím, že nabízí správce úloh správy změn, nástroj pro kontrolu dodržování předpisů, pracovní postup automatického přiřazování úkolů a formuláře pro shromažďování nebo poskytování zpětné vazby.

Nejlepší postupy pro řízení změn

Níže naleznete osvědčené postupy, které byste měli při transformaci svého podnikání dodržovat:

Vyberte relevantní klíčové ukazatele výkonu (KPI) v souladu s navrhovanou změnou.

Zdokumentujte „proč“ změny podložené údaji, které se odvolávají na cíle a zájmy zúčastněných stran.

Specifikujte měřitelné výsledky pro každý primární úkol nebo fázi v plánu řízení změn.

Počítejte s tím, že v budoucnu možná budete muset své zaměstnance rekvalifikovat.

Zdokumentujte očekávání, porovnejte je s reálnými výsledky a využijte tyto poznatky ke zlepšení budoucích procesů řízení změn.

Centralizujte komunikaci v rámci softwaru pro řízení projektů pro efektivnější spolupráci.

Naplánujte si pravidelné kontroly se zúčastněnými stranami a testy u kritických milníků.

Připravte si plány zálohování, abyste zajistili připravenost.

Vyhodnoťte jednotlivce odpovědné za implementaci změny a přidělte vedoucí role těm, kteří ji s větší pravděpodobností provedou.

Propojte cíle s hmatatelnými výsledky, které ovlivňují každodenní provoz, abyste zaměstnanci lépe pochopili a přijali změnu.

Závěr

Cesta k řízení změn je jednoduchá a lineární, pokud implementujete správný plán. Během procesu také nepřehlédněte nutnost zapojení zaměstnanců. Možná budete potřebovat chytré nástroje k dokumentaci, plánování a automatizaci některých jeho fází, takže zkontrolujte také nástroje pro správu změn uvedené výše.

Obchodní transformace bude zahrnovat rozpočtové výdaje. Podívejte se tedy na tato řešení pro správu výdajů vhodná pro jakoukoli velikost a typ firmy.