Jedním z náročných úkolů každého vlastníka nebo manažera obchodního projektu je vytvořit funkční WBS pro řízení projektů. Je to jeden z primárních nástrojů pro řízení jakéhokoli komerčního projektu. Nástroje WBS jsou tedy skutečně užitečné pro projektové manažery.
Pokud považujete vytvoření šablony WBS pro nadcházející projekt za náročné, jste na správném místě! Vysvětlíme WBS v projektovém řízení jednoduchým jazykem. Představíme vám také některé vysoce trendy a oblíbené nástroje, které špičkoví projektoví manažeři používají k vytváření listů WBS v práci.
Table of Contents
Co je struktura rozdělení práce (WBS)?
Struktura rozpisu práce (WBS) je tabulka, která identifikuje a uvádí součásti projektu a výstupy. WBS v projektovém managementu je nástroj, který projektovým manažerům poskytuje jasný přehled o tom, jaký obsah/produkt/službu musí projekt klientovi dodat.
V podstatě byste měli vytvořit šablonu WBS jako hierarchii komponent, které by měl projekt produkovat. Tato struktura také pomáhá projektovým manažerům organizovat úkoly a povinnosti projektového týmu do malých kousků cílů.
Většina nástrojů WBS pro obchodní projekty je o více než 3 úrovně hlubší. Můžete však také najít až 2 až 4 úrovně hluboké hierarchie výstupů a komponent v listu WBS malého projektu.
Jaké jsou typy WBS?
#1. WBS založené na dodání
Jak název napovídá, tento list WBS se zaměří především na výstupy projektu. Může se jednat o fyzický produkt, digitální obsah nebo online službu (webová stránka/mobilní aplikace). Snadno propojí rozsah projektu s každým výstupem. Projektoví manažeři často používají tuto šablonu WBS k vytváření rozpočtů projektů, odhadů zdrojů atd.
Skutečným příkladem by byl list WBS pro výrobu automobilů. Interiér, karoserie a elektronika tvoří první položky hierarchie. Poté můžete propojit příslušné komponenty, které potřebujete pro každou z těchto hlav vyrobit.
#2. Process-Based WBS
Tento typ nástroje WBS definuje váš projekt týkající se pracovních fází, funkcí a kroků. Můžete snadno přiřadit různé kroky k různým dovednostem a disciplínám. Pomáhá určit, jaké nástroje potřebujete, požadavky na dovednosti atd.
Příkladem tohoto druhu bude návrh WBS pro projekt vývoje mobilních aplikací. Zde tvoří první úroveň hierarchie fáze vývoje aplikace, jako je konfigurace, systémové testy, kontrola kritických systémů a uživatelské systémy. Nyní můžete propojit další fáze s příslušnými hlavičkami.
Co dělá WBS běžným řešením pro projektové manažery?
#1. Poskytuje nejvyšší úroveň přehlednosti odpovědných zdrojů projektových úkolů. Projektoví manažeři tak mohou okamžitě oslovit správného člena týmu, pokud potřebují stavy úkolů.
#2. Když nasadíte efektivní šablonu WBS, nikdy nezmeškáte žádné projektové kroky ani výstupy.
#3. Vzhledem k tomu, že list WBS vizuálně zvýrazňuje všechny výstupy a fáze, mohou projektoví manažeři zajistit včasné dokončení každého kusu úkolů/výstupů.
#4. Nástroj WBS vám také pomůže opravit chyby a chyby ve vašem projektu, které nejsou na začátku projektu snadno identifikovatelné.
Podívejte se na tento konečný seznam nejlepších nástrojů, které vám pomohou vytvořit efektivní list struktury rozpisu práce:
pondělí
Kromě toho, že jde o špičkový software pro řízení projektů, monday.com také vám poskytne šablonu WBS. S jeho pomocí mohou projektoví manažeři bezproblémově plánovat a řídit své projekty. Tato šablona je nejen zdarma, ale je připravena k použití, takže získáte vzorový rozvrh práce, abyste mohli začít hned teď.
Uživatelé si mohou stáhnout tuto intuitivní šablonu a vytvořit e personalizovaný plán přidáním akcí a reorganizací úkolů na základě matice priorit projektu. S touto šablonou se realizace plánu stává procesem bez námahy.
Jediné, co musíte udělat, je přiřadit jednotlivé akční položky členům týmu. Umožňuje vám sledovat pokrok v každé fázi prostřednictvím různých metrik. Šablona také přichází s funkcemi, jako je přidání nových položek jedním kliknutím, hledání nebo filtrování desky, sdílení atd.
Lucidchart
Lucidchart je inteligentní software pro vytváření diagramů, který vám pomáhá řídit inovace prostřednictvím vytváření diagramů a spolupráce. Pomocí jeho tvůrce WBS mohou uživatelé vytvořit strukturu rozpisu práce pro své projekty během několika minut. Nástroj je dodáván s intuitivním rozhraním a některými robustními funkcemi pro přizpůsobení WBS podle potřeb vašeho projektu.
Uživatelé mohou začít vytvářet strukturu přetažením tvarů na plátno a vkládáním úkolů do jednotlivých tvarů. Umožňuje vám také definovat vlastnictví úkolu a rozlišovat mezi úkoly a dílčími úkoly prostřednictvím rozsáhlých funkcí formátování.
Lucidchart nabízí spolupráci v reálném čase, chat v editoru a zmínku o komentování pro okamžité aktualizace a sdílení. K tomuto cloudovému nástroji lze přistupovat odkudkoli a z jakéhokoli zařízení. Má také podmíněné formátování, které vám pomůže s barevným kódováním úkolů a organizací rolí a dalších položek struktury.
Vytvořit
S nástrojem WBS of Vytvořitmůžete lépe řídit výstupy projektu. Díky softwaru struktury rozpisu práce mohou projektoví manažeři vizualizovat rozsah projektů. Na této snadno použitelné vizuální platformě mohou uživatelé rozdělit projekt do lépe spravovatelných milníků pro snadnou správu práce.
Creately vám umožňuje přidávat podrobné dokumenty, odkazy a přílohy ke každému výstupu WBS. Podporuje také import dat z nástrojů pro řízení projektů, takže uživatelé mohou identifikovat mezery a překrývání požadavků projektu.
Platforma WBS obsahuje různé vestavěné nástroje pro vytváření dashboardů, prezentací a sestav pro zúčastněné strany. Navíc podporuje více integrací aplikací pro export a import projektových dat.
Tento nástroj byl navržen pro skutečnou týmovou spolupráci. Nyní mohou mezifunkční týmy zůstat sladěny prostřednictvím komunikace a spolupráce v reálném čase. Obsahuje funkce, jako je spolupráce více uživatelů, zmínky o komentářích, sledování stavu na úrovni pracovního prostoru, více úrovní přístupu a rolí a chytrá upozornění, která spojí všechny na všech úrovních.
EdrawMax
Hledáte software pro strukturu rozpisu práce, kde můžete získat bezplatné a snadno přizpůsobitelné šablony? Jít pro EdrawMax k vizualizaci celého rozsahu vašeho projektu vytvořením interaktivního WBS. Vytvořením struktury na tomto nástroji můžete uspořádat cíle jednoduchým a předvídatelným způsobem.
Zde si můžete vybrat z více šablon struktury rozpisu práce, které lze přímo použít. Má také bohatou knihovnu symbolů, ze které můžete přidávat užitečné symboly přetažením na plátno. Pro ty, kteří chtějí zpracovat obsah diagramu, EdrawMax umožňuje import a export dalších dat pro přizpůsobení.
Uživatelé si mohou stáhnout strukturu z tohoto nástroje WBS v různých formátech, včetně PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG a PNG. Poté mohou také sdílet a nahrávat tyto soubory na různé platformy. Podporuje také vkládání diagramu do e-mailů, sociálních médií a webových stránek.
PlanHammer
PlanHammer je platforma pro snadné vytváření online grafů WBS. Jedná se o výkonný software s výkonnými možnostmi řízení projektů. Software umožňuje uživatelům rozdělit své projekty a zároveň přidělovat úkoly svým spoluhráčům a zároveň s nimi spolupracovat.
Protože tento nástroj WBS umožňuje vytvořit flexibilní strukturu, můžete rozbalovat a sbalovat stromy úloh, jak chcete, aby se zobrazovala pouze větev, na které právě pracujete. Kliknutím na tlačítko info mohou uživatelé také získat podrobnosti o jakémkoli úkolu.
PlanHammer velmi usnadňuje přidávání a odebírání úkolů a dílčích úkolů ve WBS. U každého nadřazeného úkolu si také můžete užívat plnou svobodu zobrazení dílčích úkolů v rozbaleném stylu nebo ve stylu seznamu.
Tento interaktivní tvůrce grafů WBS usnadňuje sdílení obrazovky a telecasting založené na Chromecastu pro úžasnou prezentaci / Také si jej můžete vytisknout ze souboru PDF a sdílet tištěnou kopii se zúčastněnými stranami.
Praxie
Použitím Praxie, můžete excelovat v řízení projektů WBS dvěma způsoby. Můžete buď použít jeho interaktivní aplikaci k vytvoření WBS od začátku. Nebo můžete použít jeho šablonu WBS k přizpůsobení podle vašich potřeb.
Aby mohli uživatelé šablonu používat, musí si ji prohlédnout a zvážit úkoly zahrnuté ve vašem projektu z pohledu krok za krokem. Poté musí vypsat všechny dílčí úkoly a dokončit tabulku pomocí potřebných údajů. Jak práce postupují, členové týmu jej musí aktualizovat, aby o něm měl projektový manažer jasnou představu.
Každý tým nebo společnost může začít s nástroji pro spolupráci Praxie definováním úkolů a vytvářením položek akcí. Jeho cloudový software také zahrnuje funkce, jako jsou panely průběhu, import dat z různých aplikací nebo dokumentů SaaS a intuitivní rozhraní.
OpenProject
OpenProject vám nabízí open-source software pro správu projektů, který je zároveň robustní a bezpečný. Tento nástroj podporuje váš komplexní proces řízení projektu se strukturou rozpisu práce.
V nástroji OpenProject můžete celý projekt rozdělit na zvládnutelné výstupy a aktivity pomocí zobrazení seznamu. Kromě toho můžete buď rychle vytvořit úkol pomocí vloženého vytváření, nebo použít zobrazení na celou obrazovku pro úkoly s podrobnými informacemi. Zobrazuje také průběh úkolu a čas strávený pro lepší analýzu projektu.
MatchWare MindView
MatchWare MindView je myšlenkový mapovací nástroj se schopností vyvinout strukturu rozpisu práce. Tento efektivní software pro vývoj konceptů je dodáván se 6 vyměnitelnými pohledy pro vytvoření WBS. Strukturu můžete snadno vytvořit v rozložení shora dolů nebo zleva doprava.
V případě potřeby lze data exportovat do vestavěného Ganttova diagramu v aplikacích, jako je MS Excel a MS Projects. MindView je ideální nástroj pro vytváření grafů WBS, protože vám umožňuje bleskově zadávat různé prvky a organizovat je do struktury, která se hodí k vašemu konkrétnímu projektu. Strukturu lze také bez problémů upravovat, pokud v ní potřebujete provést nějaké změny.
JadeALM
JadeALM umožňuje vytvářet grafy WBS pro vaše projekty, takže můžete mít jasnou strukturu projektu. Jeho hierarchická tabulka je ideální pro rozdělení postupu shora dolů. Můžete snadno zobrazit, kam každý dílčí úkol a úkol patří v celkovém obrazu projektu.
Tato struktura vás také informuje, co se děje a kde. Protože uživatelé mohou jednoduše a prakticky rozdělit projekt na menší dílčí úkoly, nikdy neztratí zaměření na základní hodnotu a cíl. JadeALM vám také pomáhá s reorganizací a předvídatelností řízením závislostí mezi lidmi, úkoly, funkcemi a procesy.
Tento nástroj WBS je navíc velmi užitečný pro správu menších výstupů. Jeho aktualizace v reálném čase vám umožňuje sledovat pokrok, zdroje a příjemce z jediného nástroje s naprostou konzistencí, transparentností a jednotností.
Kakao
Kakao je základním nástrojem pro týmy, které chtějí provádět organizované a vizuální rozdělení úkolů a dílčích úkolů. Nabízí propracovanou šablonu WBS, kterou si uživatelé mohou upravit podle potřeb jednotlivých projektů.
Kromě použití pro jeden projekt, který obsahuje více úkolů přidělených různým lidem, jej můžete použít také pro větší projekty, které se zabývají více týmy.
I když jste začínající uživatel, nezabere vám mnoho času naučit se tento nástroj používat. Nabízí širokou škálu výukových programů, které zahrnují specializované a podrobné průvodce a videa. Můžete si také projít jeho blog a znalostní základnu, abyste zjistili, jak tento nástroj funguje.
Cacoo podporuje integraci s různými nástroji, jako je Disk Google, Dokumenty Google, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio a Zapier. Tato funkce vám usnadňuje řízení projektů.
Můžete použít Ganttův diagram jako WBS?
Diagram WBS ukazuje rozsah projektu a jeho milníky. Ganttův diagram pomáhá vizualizovat časovou osu projektových aktivit.
Ganttův diagram je často považován za druh WBS pro řízení projektů. Uživatelé mohou organizovat své WBS jako Ganttův diagram, který obsahuje vazby mezi závislostmi úkolů a milníky projektu.
Závěrečná slova
Zatím jste našli obsáhlou diskuzi o základech WBS v projektovém řízení. Objevili jste také některé špičkové nástroje, které vám mohou pomoci navrhnout profesionální a bezchybnou šablonu WBS.
V profesionální kariéře projektového manažera se od nováčka odlišuje dovednost navrhnout nástroj WBS. Podobně, když přijmete šablonu WBS, snížíte úzká hrdla, zvýšíte produktivitu a nakonec vyděláte více než amatérské podniky, které tento nástroj nepoužívají.
Možná vás také bude zajímat informace o týmových chartách, které usnadňují efektivní spolupráci v týmu.