Služby virtuálních datových místností (VDR) si v poslední době získávají velkou oblibu, protože podniky si pomalu uvědomují jejich výhody.
V moderní době, kdy se zabezpečení stalo hlavním problémem pro organizace i jednotlivce, nabízí řešení VDR bezpečný online prostor pro ukládání a sdílení citlivých dat a souborů.
Tato řešení přicházejí s nejmodernějšími bezpečnostními politikami a šifrovacími protokoly pro ukládání a sdílení citlivých souborů, ke kterým mají přístup pouze oprávněné osoby.
S mnoha poskytovateli VDR dostupných na trhu se uživatelé mohou někdy cítit zahlceni výběrem jednoho.
Abych vám tento proces usnadnil, přišel jsem se seznamem nejlepších poskytovatelů virtuálních datových místností pro bezpečné uzavírání obchodů.
Než budeme mluvit o nejlepších poskytovatelích VDR, proberme podrobně VDR a jejich výhody.
Table of Contents
Co je virtuální datová místnost?
Virtuální datová místnost (VDR) je jako bezpečné online úložiště, které mohou organizace používat k ukládání a distribuci citlivých dat.
Je také známá jako virtuální obchodní místnost, protože umožňuje organizacím komunikovat, přijímat strategická rozhodnutí a také zvládat pracovní postupy v kontrolovaném prostředí (jako je fyzická místnost) s přístupem ke všem požadovaným datům.
Obvykle je VDR zabezpečeno pomocí špičkového šifrování, bezpečnostních protokolů, dvoufaktorové autentizace a kontroly jednotného přihlášení. Organizace tak mohou provádět rozsáhlé fúze a akvizice snadno a bezpečně.
VDR se staly základním nástrojem pro moderní podniky pro sdílení důležitých firemních dat s klienty a prodejci bez nutnosti jakékoli fyzické interakce. Na rozdíl od místností pro fyzické zpracování dat vás tato elektronická datová místnost ušetří změti velkého fyzického papírování a ošetří vás moderní správou dokumentů.
Díky VDR mohou organizace zlepšit své obchodní pracovní postupy a zvýšit produktivitu týmu a zároveň si užívat bezpečnou platformu pro spolupráci. Jako uživatel musíte podat speciální žádost o přístup ke svým datům ve VDR, a pokud jste kvalifikovaní, dostanete rychlou odpověď.
Jak funguje virtuální datová místnost?
VDR funguje jako bezpečná platforma nebo nástroj pro ukládání veškerého digitálního papírování a umožňuje organizacím uzavírat obrovské obchody s náležitou péčí. Kombinuje schopnosti projektového řízení k zajištění efektivního pracovního postupu a snižuje změť těžké fyzické papírování.
Zdroj: DealRoom
Když se rozhodnete pro VDR od spolehlivého poskytovatele, nainstaluje jej na váš server a vytvoří centralizovaný zabezpečený prostor zdrojů pro sdílení dat s třetími stranami. Jednotlivci, jako jsou investoři a klienti s náležitými pověřeními, mají přístup ke zdrojům v kontrolovaném prostředí.
VDR vám umožňují hostovat důvěrná data s pokročilým zabezpečením a také vám pomáhají spravovat oprávnění uživatele k jejich čtení, kopírování a tisku. Během obchodů si mohou organizace bezpečně vyměňovat data a papírování a dokončit proces. Kromě toho umožňují VDR zaměstnancům rychle provádět přidělené úkoly prostřednictvím automatizovaných procesů a pokročilého řízení projektů.
Výhody virtuálních datových místností
Mezi výhody VDR patří:
- Bezpečný a zabezpečený prostor: Hlavní výhodou VDR je, že vám poskytuje bezpečný prostor pro sdílení a ukládání vašich citlivých dat. Je chráněna šifrovacími protokoly pro ochranu dat.
- Vylepšená due diligence: VDR byla nápomocná při zlepšování procesu due diligence poskytnutím centralizovaného prostoru pro data. Umožňuje efektivní sdílení, kontrolu a analýzu dat ze strany investorů a klientů.
- Zaveďte transparentnost: Protože poskytuje bezpečné prostředí, kde mohou organizace a klienti sdílet data a sledovat aktivitu uživatelů, vytváří vzájemnou důvěru a transparentnost.
- Posílení procesu obchodování: VDR přineslo užitek mnoha organizacím tím, že poskytuje centralizovanou platformu pro organizace, které mohou bez námahy pokračovat ve svých obchodech, sdílet dokumenty a urychlit prodej. Zefektivňuje všechny procesy, což uživatelům pomáhá rychle pracovat na dohodě.
- Efektivita nákladů: Implementace VDR na serverech vám pomůže snížit potřebu fyzického papírování a náklady spojené s tiskem a zpracováním. Když začnete používat VDR, pomůže vám to snížit náklady na sdílení dokumentů a cestování za účelem prezentace dokumentů firemním klientům.
Případy použití virtuální datové místnosti
Virtuální datové místnosti způsobily revoluci ve způsobu, jakým se uskutečňují fúze a akvizice, získávání kapitálu, finanční transakce a další obchodní transakce. Zde jsou některé případy použití VDR:
- Výroba: Organizace spojené s výrobou široce využívají VDR k uzavírání miliardových obchodů s klienty a dodavateli. Poskytuje jim platformu pro spolupráci a distribuci citlivých dat.
- Informační technologie: IT průmysl má jednoho z největších uživatelů VDR pro sdílení dokumentů mezi týmy v různých částech světa a také s klienty, třetími stranami a dalšími společnostmi.
- Banky: VDR pomáhá bankám při řízení fúzí, úvěrů, výměny citlivých dokumentů a dalších úkolů v zabezpečeném a řádně regulovaném prostředí. Poskytuje jim zabezpečený virtuální trezor, kde mohou ukládat citlivá data zákazníků.
- Konzultační služba: Díky VDR má mnoho konzultačních služeb prospěch z toho, protože usnadňuje projektovou spolupráci, správu klientů a sdílení znalostí.
- Právní firmy: Právní firmy jsou známé tím, že se vypořádávají s horami papírování, ale VDR jim může pomoci dostat se z toho nepořádku a zefektivnit pracovní postup. Nyní mohou snadno sdílet papírování a další dokumenty s klienty a firmami.
Nyní se podívejme na všechny nejlepší poskytovatele virtuálních datových místností, které můžete zvážit.
DealRoom
Bezpečně ukládejte všechny důvěrné dokumenty vaší organizace na jednom místě, spravujte ovládací prvky dat, na požádání je rychle sdílejte se svými klienty a spolupracujte na nich pomocí DealRoom. Je to přední platforma VDR, kterou preferuje mnoho globálních organizací.
Prostřednictvím možnosti centralizovaného ukládání dat DealRoom můžete prohlížet všechny informace prostřednictvím vestavěného dokumentu a prohlížeče Excel, aniž byste museli přepínat mezi platformami. Umožňuje vám také využít srozumitelnou analýzu dat, kde můžete kontrolovat a analyzovat aktivity dokumentů a žádat o přístupy a zapojení klientů.
S DealRoom se nebudete muset moc starat o krádež dat nebo neoprávněný přístup, protože software má přizpůsobitelné oprávnění a vícefaktorové ověřování. Kromě toho můžete své požadavky na due diligence dokončit pomocí snadného nahrání přetažením.
Počáteční plán DealRoom stojí 1295 $ měsíčně.
Caplinked
Caplinked je renomovaným poskytovatelem virtuálních datových místností, který vám může pomoci posunout správu dokumentů na další úroveň zabezpečení. Poskytne vám široký pracovní prostor fungující jako trezor pro ukládání dokumentů vaší firmy, klientů a investorů.
Caplinked využívá 256bitové šifrování vojenské úrovně a je v souladu s HIPAA a SOC 2. Ať už váš podnik patří do investičního, IT nebo výrobního sektoru, Caplinked vám pomůže vytvořit vlastní skupiny a nakonfigurovat oprávnění podle požadavků.
Navíc Caplinked je více než jen sdílení souborů; vytváří záložní úložiště a umožňuje vám vytvářet speciální pokyny pro přístup k úložišti. Jeho správu digitálních práv můžete využít k ochraně citlivých souborů správným šifrováním, aby k nim měli přístup pouze diváci se zabezpečenými přihlašovacími údaji.
Tento poskytovatel VDR také využívá sílu AI k tomu, aby vám pomohla automaticky upravit citlivé informace a uspořádat data pomocí jediného vyhledávacího textu. Pomocí centrálního řídicího panelu můžete snadno sledovat všechny akce a úpravy provedené v systému.
Caplinked nabízí software VDR ve dvou plánech, počínaje Team na 149 $ měsíčně.
Box
Box může zjednodušit správu obchodů a sdílení dat prostřednictvím svého nástroje VDR. Pomáhá vám snadno zefektivnit a zajistit due diligence M&A, vyjednávání smluv, nabídkový proces a další správu transakcí.
Od pomoci klientům s okamžitou reakcí a vyjednáváním až po podepisování obchodů vám Box umožňuje vybrat si z více než 1400 integrací pro urychlení cyklů obchodů. Poskytuje také mobilní přístup a náhled v prohlížeči ve více než 125 formátech souborů, které fungují bez námahy, aniž by byla ohrožena integrita nebo bezpečnost dat.
Box nabízí různé bezpečnostní protokoly, klasifikaci a robustní procesy autorizace uživatelů pro zajištění bezpečnosti a soukromí nabízejících. Kromě toho získáte bezpečný přístup k souborům a jejich viditelnost díky spolupráci skrývání a funkci vodoznaku. Využívá také dispoziční a retenční funkce k dodržení shody jako SOX a FINRA.
Box je navíc funkce, která využívá strojové učení, aby vám pomohla extrahovat požadované relevantní informace z uložených dokumentů. Chcete-li pracovat na nové dohodě, můžete spolupracovat s nabízejícími ve svém VDR a sdílet a spravovat svá data.
Digify
Pokud hledáte spolehlivého poskytovatele virtuálních datových místností pro správu vašich obchodů s klienty, pak Digify může být dobrou volbou.
Toto řešení VDR vám poskytuje potřebné informace k urychlení vašich obchodů a poskytuje vám působivé sledování dokumentů a analýzu interakce vašeho investora s daty. Digify nabízí pokročilou možnost brandingu, která vám umožňuje používat bíle označené adresy URL na platformě VDR.
Digify vám pomůže provést rychlé přizpůsobení pomocí vašeho loga, avatarů a barev značky, což je užitečné při budování důvěry s hosty vaší datové místnosti. Díky certifikaci ISO27001, NDA on-click a kompletnímu šifrování zajišťuje tento poskytovatel VDR také zabezpečení nejvyšší úrovně.
Standardní plány této služby začínají na 120 $ měsíčně při ročním vyúčtování.
Onehub
OnehubVirtuální datové místnosti vám poskytují bezproblémovou platformu pro ukládání a správu dat a úspěšné dokončení vašich obchodů.
Tento VDR vám umožní bezpečně a bez námahy spolupracovat s vašimi klienty, zákazníky a kolegy sdílením dokumentů, dat a dalších důležitých informací bez obav. Můžete ušetřit spoustu času pomocí funkce přetažení a také získat vysoce kvalitní náhledy více než 30 typů souborů.
Díky pokročilému sledování aktivity budete vědět o každé aktivitě ve vaší datové místnosti. Onehub docela usnadňuje organizaci všech souborů a složek a zároveň kontroluje, kdo má ke kterým souborům přístup.
Onehub se snaží kompletně postarat o vaše data a datovou místnost pomocí 256bitového šifrování na úrovni banky, což snižuje šance, že se k vašim datům dostane hacker. Umožňuje také přizpůsobit pracovní prostor logem a barvou vaší organizace, což mu dodává osobní nádech.
iDeals
Sdílejte a spolupracujte na obchodních dokumentech a dalších citlivých datech se zabezpečením pomocí VDR by iDeals. Poskytuje interaktivní platformu, ke které máte přístup z jakéhokoli zařízení, aniž byste potřebovali jakékoli zásuvné moduly.
Při nahrávání dokumentů do iDeals můžete soubor jednoduše přetáhnout a pro vaše pohodlí soubory automaticky očísluje. Vodoznaky a nastavení můžete také nastavit před zahájením obchodu a automaticky se použijí na všechny dokumenty, které přidáte.
iDeals podporuje 25+ formátů a máte možnost omezit zobrazení určitého textu nebo obrázků v dokumentu redigováním citlivé části. Vysoce efektivní je správa práv k dokumentům, kde můžete nakonfigurovat oprávnění souborů podle požadavků.
Díky 99,95% dostupnosti datové místnosti máte vždy přístup ke všem sdíleným datům. Budete také moci získat grafické zprávy zobrazující aktivity uchazečů, což může pomoci zkrátit váš čas na rozhodování.
iDeals nabízí špičkové zabezpečení s 256bitovým šifrováním spolu s 2048bitovými klíči. Infrastruktura datového centra je plně auditovaná a odpovídá SOC 2, zatímco provoz datového centra je auditován společností EY a má certifikaci ISO 27001.
Vzhledem k tomu, že několik datových center se navzájem neustále zrcadlí, šance na ztrátu dat jsou minimální, i když dochází k mnoha selháním serveru. iDeals poskytuje několik pokročilých funkcí, jako je zobrazení plotu, vodoznak, omezení IP adresy, zabezpečený prohlížeč tabulek a další.
DocSend
Zjednodušte proces sdílení dokumentů a obchodních jednání DocSend od Dropboxu. Nabízí virtuální datovou místnost s inteligentní správou oprávnění k e-mailovým adresám a doménám a dostupnost citlivých dat.
DocSend vám dokonce umožňuje implementovat ochranu na granulární úrovni poskytováním správy oprávnění pro jednotlivé dokumenty. Tato platforma VDR uživatelům usnadnila prohlížení vašich souborů z libovolného zařízení s příslušnými oprávněními bez stahování softwaru.
Pomocí přizpůsobeného loga a banneru můžete představit personalizovaný zážitek ze sledování VDR. To vytváří dobrý dojem před návštěvníky. Umožňuje vám sdílet více dokumentů prostřednictvím jediného odkazu.
FirmRoom
Podporováno certifikací SOC 2 Type 2 a jednoduchou správou dokumentů, FirmRoom vám poskytuje snadno použitelný VDR pro všechny procesy spolupráce a sdílení dokumentů.
Nástroj VDR vám umožňuje efektivně spravovat vaše soubory pomocí funkce stahování a přetažení, upozorňovat tým na nové dokumenty a využívat automatické indexování a pokročilé vyhledávání. Je vybaven zabezpečeným prohlížečem tabulek spolu s prohlížečem dokumentů a aplikací Excel, který umožňuje prohlížet data v různých formátech souborů.
FirmRoom přichází s vestavěnou chytrou redakcí, která rychle identifikuje a odstraňuje jakoukoli část vzorovaných informací pro ochranu osobních a kritických obchodních dokumentů.
FirmRoom navíc využívá působivou ochranu pro všechny uložené dokumenty prostřednictvím 4úrovňového přístupu k dokumentům, funkce vodoznaku a NDA. Prostřednictvím inteligentní analýzy budete mít široký přehled o tom, co se děje s dokumenty ve VDR, včetně teplotní mapy dokumentů a skupinové a uživatelské aktivity.
Ansarada
Dosáhněte kritických obchodních výsledků s Ansarada, která poskytuje inteligentní virtuální datové místnosti pro podporu růstu vašeho podnikání. Kromě toho, že jde o zabezpečenou platformu pro sdílení souborů, integruje se s jinými platformami, což vám pomůže prohlížet dokumenty bez ručního přepínání aplikací.
Funkce drag-and-drop usnadňuje ukládání souborů. Nabízí také nástroj Deal Workflow, který umožňuje vašemu týmu spolupracovat a strategicky spolupracovat bez jakéhokoli omezení celkového počtu uživatelů.
Ansarada je moderní virtuální datová místnost, která vám nejen pomůže připravit se na transakce M&A a IPO, ale také implementuje správu uživatelů a provozní disciplínu. Využívá sílu AI pro sledování uživatelských aktivit.
Získejte tento nástroj zaplacením 1039 $ měsíčně za neomezené uživatele.
Imprima
Imprima je platforma VDR, která nabízí rychlejší přístup k datům prostřednictvím technologie blob storage. Je poháněn umělou inteligencí, která vám umožňuje pracovat na jakémkoli typu dokumentu v jakémkoli jazyce a automaticky redigovat důležité části v dokumentech pro soulad s GDPR.
Kromě toho Imprima přesně kontroluje právní dokumentaci a automaticky strukturuje váš VDR. Nabízí řídicí panel a tepelné mapy v reálném čase pro sledování zájmů uchazeče a umožňuje vytvářet vlastní šablony v grafickém formátu.
Prostřednictvím nástroje pro umělou inteligenci a automatizaci společnosti Imprima si můžete prohlédnout právní dokumentaci a rychle automaticky strukturovat své VDR. Má vylepšenou správu uživatelů, zefektivňuje váš proces obchodování a umožňuje vám spravovat otázky a odpovědi ve vašem VDR.
Imprima je v souladu s ISO 27001:2013 a GDPR, aby chránila data a zachovala soukromí. Její datové servery se sídlem v EU používají špičkové bezpečnostní postupy.
Závěr
Virtuální datové místnosti (VDR) usnadnily podnikům bezpečné ukládání a správu dat a zároveň urychlily fúze a akvizice a další transakce.
Všichni poskytovatelé VDR, které jsem zmínil výše, přicházejí se základními a pokročilými funkcemi a nabízejí robustní zásady zabezpečení a dodržování předpisů, které vás ochrání před riziky zabezpečení a soukromí. Vyberte si tedy kteroukoli z nich na základě vašich obchodních potřeb a cenové dostupnosti.
Dále se seznamte s typy datových center vysvětlenými za 5 minut nebo méně.