10 nejlepších řešení elektronického podpisu pro osobní až obchodní dokumenty

Svět se stává digitálním a bezpapírovým, od oficiálních dokumentů, zkoušek a plateb až po podpisy.

Digitalizace způsobila revoluci v životě a na pracovišti a dala vám možnost zvolit si elektronický podpis.

Podepisování dokumentů perem se stává zastaralým. Pandemie covid-19 přilila olej do ohně posílením práce na dálku, kde se elektronické podpisy zdály být jedinou možností.

Proto je nepraktické používat tradiční podpisy pro osobní a obchodní použití, zejména při práci s lidmi z obrovských vzdáleností.

Nemluvě o tom, že fyzické podpisy vyžadují osobní schůzku, skenování, tisk, odesílání poštou nebo faxování dokumentu příslušnému personálu. Celý tento proces je zdlouhavý, časově náročný a pracný.

Zde se hodí software pro elektronický podpis! Automatizuje proces a ušetří vás z potíží.

Pokud tedy chcete zlepšit svou produktivitu a pracovní postupy a zároveň se vyhnout problémům spojeným s letitým podpisem, máte šanci.

Připravte se na další informace o elektronických podpisech spolu s nejlepším softwarem pro ně.

Co je elektronický podpis?

Elektronický podpis (eSignature) je zakódovaná forma podpisu, která vyjadřuje souhlas s elektronickou smlouvou nebo dokumentem. A software, který lidem umožňuje podepisovat dokument online, lze nazvat jako software pro elektronický podpis.

Dokument můžete nahrát prostřednictvím počítače, tabletu nebo chytrého telefonu a poté jej pomocí softwaru odeslat více lidem. Tímto způsobem jej mohou podepsat online, aniž by museli projít tradičním procesem.

Se softwarem eSignature můžete bez námahy sbírat a ukládat podpisy přidáním vstupních formulářů do vašich dokumentů.

A nebojte se o jeho zabezpečení, protože tyto typy softwaru vám umožňují ověřit podpis a chránit všechna data zadaná v něm pomocí silného šifrování. Dobří poskytovatelé softwaru mohou také nabídnout více funkcí zabezpečení, jako jsou protokoly auditu, ověřování a další.

Mohli jste se například podepsat svým jménem při přebírání zásilky prostřednictvím kurýrní služby pomocí mobilního telefonu nebo tabletu. To je přesně elektronický podpis.

Voila! Věděl jsi to.

Některé případy použití:

  • Prodejní smlouvy
  • Dodavatelské nebo dodavatelské smlouvy
  • Čerstvé zákaznické formuláře
  • Schválení zákazníků
  • Změňte objednávky
  • Nástup zaměstnance
  • Právní dokumenty, jako je prádlo duševního vlastnictví
  • Ověření věku a souhlas rodičů
  • Smlouvy a kanály o mlčenlivosti

Další důležitá otázka, která v souvislosti s elektronickými podpisy napadá téměř každého, je – jsou legální?

Ano. Všemi prostředky.

Elektronické podpisy jsou právně závazné.

V roce 2000 Spojené státy prosadily zákon ESIGN, díky kterému jsou elektronické podpisy legální pro jakékoli virtuální použití. Podobně následovaly i další regiony po celém světě, jako je evropský elDAS.

Nyní se společnosti a jednotliví podnikatelé nemusí omezovat na plnění smluv na papíře.

Jak může pomoci vašemu podnikání?

Popularita elektronických podpisů roste jako lavina. Podle Statistatransakce elektronického podpisu vzrostly z 200 milionů v roce 2014 na přibližně 754 milionů v roce 2017. Předpokládá se, že porostou o 39 % a mohou dosáhnout více než 9 073 dolarů milionů do roku 2023.

Jaký je důvod?

Pojďme si rozumět.

Rychlý pracovní postup pro úsporu času ⏱️

Pomocí eSignature je spotřebovaný čas kratší, protože dokumenty lze přiřazovat okamžitě online. Nemusíte čekat, až dotyčná osoba dorazí, a pak to podepíšete, což brání pracovnímu postupu tím, že drží úkoly po delší dobu.

Tato technologie je zvláště požehnáním pro zdravotnictví a další kritické podniky, kde je nutné schválení provést okamžitě.

Větší pohodlí 💯

Cestování do vzdálených míst pouze za účelem získání souhlasu se nyní zdá být prastarou praxí. Máte-li sílu internetu a softwaru pro elektronický podpis, můžete přijímat schválení během okamžiku, což zvyšuje pohodlí na obou stranách.

Ekologické 🌲

Při výrobě papíru se každý rok spotřebují tuny papíru, což zhoršuje životní prostředí. Jděte bez papíru, abyste šetřili stromy a životní prostředí, takže příští generace uvidí zelenější ekosystém než my.

Šetřete zdroje ✂️

Elektronické podpisy šetří nejen čas, ale i náklady. Neplýtvejte svými prostředky na cestovní výdaje nebo nákup dalšího inkoustu a papíru. Navíc můžete uvolnit část pracovníků, kteří se podílejí na skenování, tisku a doručování dokumentů, aby mohli pracovat na jiných důležitých činnostech.

  Kolik stojí prověrka?

Nyní jste obeznámeni s jednoduchými věcmi, které vám mohou pomoci, když zvolíte elektronický podpis před fyzickými podpisy.

Pokud jste přesvědčeni, pak se podívejte na některé z nejlepších eSignature softwaru na trhu a využijte jeho výhod.

eversign

Automatizujte jak klientské, tak interní podpisy a také schvalování pomocí eversign. Podepisování pomocí tohoto nástroje je bezpečné a snadné pomocí jakéhokoli zařízení a pomáhá firmám všech velikostí a velikostí.

Obsahuje vestavěný editor, který vám poskytuje užitečné nástroje k úpravě, podepisování a odesílání všech dokumentů během okamžiku. Eversign má také plně vybavené a výkonné REST API založené na JSON pro automatizaci funkcí.

Jeho funkce jsou podobné těm, které jste viděli v předchozích nástrojích, jako jsou šablony, auditní záznamy, osobní podepisování, integrace, dodržování předpisů atd. Z důvodu bezpečnosti nabízí 256bitové SSL a navíc s ním pečlivě zpracovávají monitorované infrastruktura.

Můžete také naplánovat jakýkoli dokument s automatickým vypršením, trvale jej odstranit nebo jej exportovat někam jinam do soukromí. Do týmu můžete přidat až 25 členů nebo také spravovat více firem.

Použijte jej zdarma pro 5 dokumentů každý měsíc a 3 dokumenty API. Nebo použijte jeho placené plány od 9,99 $ měsíčně pro neomezené dokumenty a rozšířené funkce.

podepište nyní

Vezměte si na pomoc podepište nyní generovat elektronické podpisy pro různé případy použití a zlepšit váš pracovní postup. Odešlete dokumenty, aby je podepsalo několik příjemců, nebo podepište své vlastní soubory několika kliknutími. Jejich výkonné a přímočaré rozhraní API vám pomůže snadno vložit elektronické podpisy na váš web nebo do aplikace během několika minut.

I když nemáte připojení k internetu, můžete své dokumenty elektronicky podepsat kdekoli. Umožňuje vám požádat o další informace nebo dokumenty, nastavit upozornění na dokončení, hromadně pozvat více příjemců a nastavit konkrétní příkazy k podpisu pro vaše šablony.

Můžete vytvořit jedinečný odkaz na podpis pro podepisování dokumentů, požadovat volitelné platební sekce do svých vyplnitelných formulářů a přizpůsobit zprávy s pozvánkou k podpisu. Přidejte uhlíkovou kopii (CC) k některým příjemcům, kteří mohou potřebovat upozornění spolu s datem vypršení platnosti. signNow vás také upozorní v případě, že příjemce odmítne podepsat váš dokument.

Je kompatibilní s PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II a 21 CFR Part 11 a má pokročilé možnosti ochrany před hrozbami. signNow má úžasné RESTful API, které lze rychle integrovat s dalšími nástroji.

PandaDoc

Uzavřete své obchody právně závaznými a pohodlnými elektronickými podpisy pomocí PandaDoc.

Více než 20 tisíc společností již používá toto řešení, aby ušetřilo svůj čas a zdroje. Použijte PandaDoc k zasílání návrhů, nabídek, smluv, sbírek plateb, které vyžadují schválení.

Toto řešení můžete využít kdekoli a na jakémkoli zařízení; chcete rychle zefektivnit práci. PandaDoc nikdy nedělá kompromisy v oblasti zabezpečení a svou technologii eSignature vybudoval v plném souladu s UETA a ESIGN. Ke každému podepsanému dokumentu poskytují také elektronický certifikát.

Vyhněte se dohadům; místo toho použijte jejich analýzu dokumentů a upozornění, abyste získali okamžitý přehled, když váš potenciální zákazník otevře dokumenty, které jste odeslali, nebo si je prohlédne a okomentuje. Nabízejí více než 200 profesionálně vypadajících šablon, které jsou navrženy tak, aby na vaši firmu vrhly věčný dojem.

PandaDoc se také integruje s velkým množstvím integrací pro urychlení vašeho pracovního postupu. Zahrnuje HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack atd.

Nitro znamení

Poskytněte svým potenciálním zákazníkům skutečně pohodlné používání elektronického podpisu Nitro znamení.

Eliminuje úrovně používání, přebytky a nestojí vás za podpis. Ať už pracujete se smlouvami, tabulkami, formuláři, plány a dalšími dokumenty, Nitro vám poskytuje nástroje, které potřebujete ke zjednodušení elektronického podpisu.

Je kompatibilní s více webovými prohlížeči a mobilními zařízeními. Nitro Sign je bezpečný a v souladu s americkou legislativou o elektronickém podpisu. Usnadňuje bezproblémovou spolupráci prostřednictvím sdílení dokumentů online, jejich revizí a anotací v cloudu.

Můžete snadno pozvat ostatní, aby komentovali dokumenty a sledovat pracovní postupy zobrazením analýz a oznámení v reálném čase. K ochraně vašich dokumentů a dat využívá Nitro Sign dvoufaktorové ověřování, auditní záznamy a sofistikované certifikace shody od HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield atd.

Vytvářejte, kombinujte, převádějte a organizujte soubory PDF na vašem zařízení a poskytněte svým zákazníkům lepší zkušenosti. Pomáhá tedy eliminovat lidské chyby zapojené do procesu.

Vyplnit

Toto je v současnosti pravděpodobně nejlepší a nejpropracovanější řešení elektronického podpisu. Je to také pravděpodobně nejjednodušší metoda, kterou můžete vyplnit PDF a také posílat podpisy, které by u soudu obstály. Jedna z nejlepších věcí Vyplnit je, že jej lze použít prakticky na jakémkoli počítači, zařízení iOS nebo dokonce Android. To opravdu pomáhá s funkčností a dostupností napříč platformami.

  Co je Harmony OS? Vysvětlení nového operačního systému Huawei

Uživatelé Fill si také mohou být jisti, že jsou v bezpečných rukou. Fill je schopen splnit globální bezpečnostní standardy a také standardy ochrany soukromí. Dodržují také osvědčené postupy, pokud jde o bezpečnost. To je důvod, proč je Fill široce používán v odvětvích, jako je zdravotnictví, vymáhání práva, nemovitosti a finanční služby.

Uživatelé budou rádi, když budou vědět, že jejich data jsou uložena extrémně bezpečně pomocí šifrování na vojenské úrovni a v souladu s HIPAA. Fill také poskytuje svým uživatelům některé chytré analýzy. To může být velmi užitečné pro mnoho různých podniků.

DocuSign

Urychlete svou práci od smluv, nabídkových dopisů a otevření účtů až po faktury pomocí pákového efektu DocuSign. Odešlete smlouvy a nechte si je podepsat online se zabezpečením bez ohledu na to, jaké zařízení používáte vy nebo druhá strana.

Odstraňte opakované manuální úkoly a ušetřete zbytečně vynaložené dolary; místo toho využijte jejich bezproblémové nabídky a působivé funkce. Poskytuje aplikace pro tři platformy – Android, Windows a iOS, takže můžete pracovat odkudkoli.

Zjistěte stav vaší smlouvy, jak daleko v procesu došla, a nastavte si připomenutí, abyste v každém kroku automaticky dostávali upozornění. Do smlouvy můžete zahrnout standardní pole, jako je datum a podpis, nebo můžete vytvořit vlastní pole a uložit je.

DocuSign umožňuje uživatelům podepisovat se ve 43 jazycích a odesílat dokumenty ve 13 jazycích. Standardizujte celý proces a ušetřete čas ukládáním dokumentů, které často používáte, a opětovným použitím směrování příjemců, vlastních polí atd. používaných v těchto dokumentech.

Připojte a integrujte eSignatures s nástroji a softwarem, které používáte, protože DocuSign podporuje více než 350 integrací a přední API, včetně Salesforce, produktů Google, SAP atd. Odolná infrastruktura DocuSign jim umožňuje poskytovat 99,99% dostupnost, tolik potřebnou pro vaši práci.

Nebojte se o bezpečnost, protože DocuSign splňuje přísné bezpečnostní standardy používané po celém světě, včetně EU a USA, a také využívá silné a pokročilé technologie pro šifrování dat. Je v souladu s regulačními orgány, jako je UETA, US ESIGN Act a EU elDAS. Také ukládají a generují přesné auditní záznamy pro vaše dokumenty.

Jeho cena začíná od 10 $ měsíčně.

Adobe Sign

Adobe Sign je pro vás další dobrá volba. Tento zjednodušující nástroj vám pomůže snadno odesílat dokumenty, stejně jako e-maily. Vše, co musíte udělat, je nahrát soubor, napsat e-mailovou adresu signatáře a stisknout tlačítko ‚odeslat‘.

Na straně podepisujícího mohou kliknout na odkaz, který jste odeslali, a podepsat se tam sami pomocí prohlížeče na jakémkoli zařízení, ať už chytrém telefonu nebo počítači. Pro jejich pohodlí společnost Adobe nevyžaduje, aby se nutně registrovali nebo stahovali.

Můžete zobrazit stav podpisu, posílat upomínky, prohlížet podrobné audity nebo zrušit požadavky na vaše transakce. Adobe Sign může bez námahy pracovat s různými nástroji, takže můžete odesílat dokumenty z nástrojů jako Microsoft 365, Dropbox, Box a další.

Z důvodu zabezpečení je v souladu se standardy jako PCI DSS, SOC 2 Type 2 a ISO 27001. Podporuje také různé formáty souborů, včetně Adobe PDF a dalších PDF, MS Word, Excel a PowerPoint, text, WordPerfect, grafiku jako PNG , GIF, JPG, JPEG, TIF a BMP; spolu s HTML a HTM.

SignEasy

S více než 10 lety neustálých inovací, SignEasy již pomohl více než 35 000 organizacím automatizovat proces podpisu pomocí eSignatures. Zapomeňte na tisk, skenování a faxování dokumentů; místo toho použijte tento snadno použitelný nástroj, který nabízí vynikající podepisování.

Stačí vložit podpisy do dokumentu pomocí prstu, stylusu nebo myši. Nebo můžete také nahrát obrázek vlastnoručního podpisu na papíře. Umožňuje posílat dokumenty v paralelním nebo sériovém pořadí více lidem. Můžete také umožnit lidem, aby je podepisovali v určitém pořadí, jeden po druhém nebo najednou.

Průběh odesílání dokumentů můžete zkontrolovat tak, že zkontrolujete, kdo je musí podepsat nebo kdo to již udělal. Odesílejte oznámení push nebo e-maily jako připomenutí a získejte upozornění, když dojde k akci. Mezi další funkce patří široká integrace, dodržování předpisů, globální rozpoznávání, pokročilé zabezpečení s ověřováním otisků prstů, přístupové kódy a certifikace SSL.

Podporuje formáty souborů jako MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG atd. Umožňuje také ukládání nedokončených dokumentů, takže se můžete vrátit později a provádět úpravy, spolu s možností přístupu k souborům offline. Importujte své dokumenty z cloudu, SD karet, e-mailů a dalších aplikací.

  Jak odpojit účet Nintendo od Switch

Jeho kvalita podpisů je také vysoká a připomíná fyzické podpisy. Můžete znovu použít stávající šablony, přidat obrázky, anotace, iniciály, kromě textů, a nastavit vlastní pole a zápatí e-mailů pro rychlejší práci. SignEasy je k dispozici ve 24 jazycích. Pro jistotu můžete využít jejich 14denní bezplatnou zkušební verzi.

HelloSign

Důvěřují tisícům jednotlivců a firem po celém světě, HelloSign je snadné řešení elektronického podpisu. Nyní je ve vlastnictví Dropboxu, takže můžete využívat sílu obou úžasných platforem.

Je k dispozici ve formě unikátního webového rozhraní, doplňku Salesforce nebo vývojářského API.

Máte možnost znovu použít podpisové dokumenty jako šablony spolu se spoustou funkcí, jako je vlastní branding, přílohy pro podpisy, bílé štítky, sofistikovaná správa týmu, vestavěné elektronické podpisy a integrace Salesforce. HelloSign je stížnost na HIPAA, takže se nemusíte bát.

Jeho cena začíná na 15 $ měsíčně, když platíte ročně. HelloSign můžete také zdarma otestovat, aniž byste museli zadávat údaje o své kreditní kartě.

Docsketch

Docsketch je bezplatný nástroj pro rychlejší podepisování a vytváří elektronické podpisy vysoce intuitivním způsobem. To je důvod, proč je tento nástroj snadný pro každého, kdo má jakékoli dovednosti, aby jej mohl používat. Archivuje a chrání vaše podepsané dokumenty, aby s nimi v žádném případě nemohl nikdo manipulovat.

Docsketch je v souladu s oběma americkými zákony o eSignature. Nastavte proces podepisování tak, aby se jich jeden po druhém zeptal; volba je na tobě! Pokud nastavíte nějaký příkaz, dotyčná osoba bude automaticky upozorněna, až na ni přijde řada. Pomůže vám také zjistit, kolik lidí zbývá podepsat váš dokument.

Dokument můžete změnit na opakovaně použitelnou šablonu, abyste k němu měli přístup kdykoli a kdekoli. S každým podepsaným souborem obdržíte podrobnou zprávu s právními informacemi. Obsahuje automatickou detekci prázdných řádků ve vašich souborech, což pomáhá správně umístit pole. V důsledku toho je nastavení dokumentů pro jejich vyplnění snadné a rychlejší.

Pomocí funkce „Odeslat jako prodejní doklad“ můžete získat schválení určitých typů dokumentů, jako jsou nabídky, odhady a návrhy. Pokud je příjemce připraven schválit, může kliknout na tlačítko ‚Schválit‘ a poté bude proveden dalšími kroky.

Bonusové tipy pro výběr dobrého softwaru pro elektronický podpis

Můžete najít tento software nabízející podobnou sadu funkcí, ale jsou jedinečné ve způsobu, jakým poskytují řešení. Proto může být výběr mezi nimi matoucí. Proto pochopte pár věcí a pak se rozhodněte.

  • Objem dokumentů: Určete, jak často odesíláte dokumenty, které vyžadují elektronický podpis. Pokud je to jen párkrát za rok, pak nemá smysl pořizovat si software, který nabízí velmi velkou šířku pásma. Místo toho zvolte rozsah podle vašich požadavků na objem.
  • Soulad: Nedůvěřujte slepě řešení. Zkontrolujte úroveň zabezpečení a předpisů, které dodržují. Musí ověřit pravost, poskytnout auditní stopy a další důležité funkce, které prokážou jeho pravost.
  • Integrace a API: Zkontrolujte, jak bezproblémová je integrace softwaru s nástroji třetích stran, které již používáte. Zjistěte také, zda poskytují přizpůsobitelné otevřené API pro vložení funkcí elektronického podpisu přímo do vaší aplikace nebo webu.
  • Víceplatformní: ujistěte se, že software, který si vyberete, je snadno kompatibilní s různými platformami. Nesmíte čelit potížím, pokud odešlete smlouvu ze smartphonu Android a příjemce používá macOS.
  • Typy dokumentů: Software eSignature musí podporovat více typů dokumentů a formátů, takže nebudete čelit žádným problémům uprostřed.

Závěr

Elektronické podpisy se staly nezbytnými pro moderní podniky i jednotlivce. Podniky jej široce akceptovaly a má požehnání předpisů o dodržování předpisů, které jsou velmi potřebné při jednání s klienty z různých zemí.

Pokud jste tedy tuto technologii ještě nevyužili, není příliš pozdě. Získejte nyní software eSignature a zrychlete svůj pracovní postup rychleji než kdy předtím!

Dále vygenerujte svůj e-mailový podpis.

x