Když zaměstnanec požádá o volno, může to často vést k obavám, jak to ovlivní celkové obchodní operace. Díky pokročilým systémům správy dovolených jsou však starosti se složitostí sledování dovolené minulostí.
Tato inovativní řešení jsou navržena tak, aby zvládla nepřítomnost zaměstnanců a umožnila podnikům soustředit se na své hlavní operace.
Zaměstnanci mohou snadno zadávat své žádosti o dovolenou prostřednictvím intuitivních online systémů, což eliminuje potřebu časově náročného papírování nebo matoucích manuálních procesů. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci také sledují čas, je důležité, aby trávili co nejméně času vykazováním úkolů, aby mohli být produktivnější.
V tomto příspěvku jsme sestavili náš nejlepší výběr systémů řízení dovolené, které vám pomohou zefektivnit a zůstat informováni o absencích zaměstnanců. Nejprve si ale udělejme chvilku na to, abychom si udělali lepší představu o systémech řízení dovolené.
Table of Contents
Výhody systémů pro správu dovolené
Organizace by se měly rozhodnout pro systémy pro správu dovolené, aby zefektivnily a zautomatizovaly správu žádostí zaměstnanců o dovolenou a sledovaly jejich volno. Zaměstnanci mohou prostřednictvím tohoto centralizovaného portálu podávat žádosti o dovolenou a vedení je může zkoumat, přijímat nebo odmítat.
Zde jsou hlavní důvody pro použití těchto systémů a výhody, které poskytují:
- Efektivita a automatizace: Systém řízení dovolené automatizuje pracovní postup schvalování, což snižuje administrativní zátěž a uvolňuje čas pro personál a zaměstnance.
- Vylepšená zkušenost zaměstnanců: Díky uživatelsky přívětivému rozhraní mohou zaměstnanci snadno zadávat žádosti o dovolenou, zkoumat zbývající dovolenou a sledovat průběh svých žádostí.
- Vylepšená přesnost a odpovědnost: Automatizovaný systém snižuje možnost chyb a odstraňuje manuální výpočty, čímž zajišťuje správné výpočty dovolené a časové rozlišení pro lepší produktivitu.
- Integrace se mzdovými a HR systémy: Mnoho systémů pro řízení dovolené se hladce integruje se mzdovou agendou, což umožňuje automatické aktualizace informací o dovolené. To vede k lepšímu řízení úkolů HR zaměstnanců.
- Škálovatelnost a přizpůsobení: Systém správy dovolených lze upravit tak, aby vyhovoval jedinečným zásadám dovolených a schvalovacím procesům.
Funkce, které je třeba vzít v úvahu při výběru systému správy dovolené
Níže jsou uvedeny klíčové funkce, které je třeba hledat v systému správy dovolené:
- Cloud-Based Dashboard: Pro manažery pro přístup a kontrolu metrik souvisejících s dovolenou z cloudové platformy.
- Samoobslužný portál: Zaměstnanci mohou snadno požádat o dovolenou a sledovat stav svých žádostí. Není třeba kontaktovat manažery nebo jim poslat e-mail se žádostí o dovolenou.
- Konfigurovatelné pracovní postupy schválení s upozorněními: Chcete-li nakonfigurovat typy dovolených a pracovní postupy založené na hierarchii oddělení.
- Webové sledování docházky: Řešení pro správu dovolené lze hladce propojit s online systémy pro správu docházky. Je také možná integrace s biometrickými zařízeními nebo přístup na klíčovou kartu.
V tomto komplexním průvodci si posvítíme na ty poskytovatele, kteří se díky svým robustním funkcím dostali na seznam nejlepších aplikací pro správu dovolené.
Trackabi
Trackabi je vysoce uznávané softwarové řešení pro efektivní sledování času, monitorování zaměstnanců, plánování dovolené zaměstnanců a přípravu časových výkazů. Jednou z výjimečných funkcí Trackabi je inovativní přístup k gamifikace, ve kterém jsou uživatelé motivováni k dosažení konkrétních cílů stanovených jejich manažery, získávání úspěchů a karmických bodů v procesu.
Funkce:
- Pro snazší správu úplnosti dat lze do časových výkazů zahrnout odchody zaměstnanců.
- Časové rozvrhy lze upravovat podobně jako tabulky Excelu s různými možnostmi přizpůsobení.
- Úspěchy a body karmy jsou poskytovány za účelem zvýšení motivace zaměstnanců a zvýšení angažovanosti.
- Časové výkazy lze generovat z časových výkazů na základě uživatelem definovaných nastavení.
- Ovládací panel z ptačí perspektivy zobrazuje dny nepřítomnosti zaměstnanců a upozornění na zprávy o chybějící době.
Trackabi poskytuje vyhrazený stolní časovač určený pro platformy Windows, Linux a MacOS. Tento časovač automaticky zaznamenává čas, kdy uživatelé pracují, čímž eliminuje potřebu ručního zadávání.
Termíny dovolené
Intuitivní design Leave Dates zajišťuje, že každý může snadno procházet a využívat jeho funkce. Je to nejlepší volba pro efektivní správu volna s přizpůsobitelnými možnostmi a bezproblémovou konektivitou kalendáře.
Funkce:
- Poskytuje dynamickou vizuální reprezentaci stavů dovolených a plánů.
- Umožňuje zaměstnancům rychle zobrazit zbývající zůstatek dovolené a zkontrolovat dostupné dny dovolené.
- Zjednodušuje proces odesílání žádostí o dovolenou a získávání souhlasů uživatelsky přívětivým způsobem.
- Vyhovuje různým politikám dovolené a umožňuje přizpůsobení tak, aby vyhovovalo specifickým potřebám jakékoli společnosti.
- Generuje pravidelné zprávy pro sledování dovolených aktivit a analýzu trendů.
Leave Dates se hladce integruje se známými nástroji, jako je Excel, Kalendář Google a Outlook. Navíc podporuje integrace se Slackem, čímž zlepšuje jeho kompatibilitu se stávajícími pracovními postupy. Uživatelé mohou propojit Leave Dates s placeným účtem Zapier pro ještě více možností integrace.
Opustit tabuli
Leave Board je uživatelsky přívětivý cloudový systém správy volna, který je plně automatizovaný a umožňuje uživatelům snadno přistupovat a vizualizovat jejich přidělené volno. Zaměstnanci si mohou pohodlně rezervovat požadované volno prostřednictvím jednoduchého a intuitivního rozhraní.
Funkce:
- Zaměstnanci mohou své žádosti o dovolenou podávat prostřednictvím pohodlných online formulářů.
- Poskytuje HR řídicí panely, které umožňují personalistům efektivně prohlížet a spravovat informace související s dovolenou.
- Nabízí flexibilitu při přidělování dovolených a umožňuje organizacím přizpůsobit zásady dovolené na základě jejich specifických požadavků.
- Systém automaticky detekuje překrývající se požadavky na dovolenou a generuje varování, čímž předchází konfliktům v plánování.
- Sleduje a zaznamenává podrobnosti o dovolené, včetně typu dovolené, doby trvání a zbývajících zůstatků.
Leave Board dále udržuje komplexní databázi zaměstnanců a centralizované úložiště pro všechny záznamy o nepřítomnosti. Tato databáze je spolehlivým systémem pro uchovávání záznamů, který generuje cenné pohledy na HR data.
Všechny hodiny
All Hours je navržena tak, aby zjednodušila proces schvalování a sledování žádostí o dovolenou a nepřítomnosti. Jeho kompatibilita napříč různými zařízeními nabízí pohodlné řešení pro organizace všech velikostí. Zavedením tohoto systému můžete výrazně snížit čas a náklady.
Funkce:
- Správci dostávají e-mailová upozornění na nové požadavky.
- Zaměstnanci dostávají oznámení o schválení nebo zamítnutí jejich požadavků.
- HR řešení automaticky začleňuje a vypočítává všechny absence do mzdových výkazů.
- Výkazy nepřítomnosti můžete exportovat prostřednictvím CSV nebo Excelu.
- Zobrazení Kalendář poskytuje správě přehled všech absencí.
All Hours umožňuje přizpůsobení typů nepřítomnosti podle požadavků vaší organizace. To znamená, že můžete snadno monitorovat a spravovat vzdálenou práci a zajistit přesné a komplexní sledování nepřítomnosti.
Čerstvý tým
Freshteam, vyvinutý společností Freshworks, poskytuje bezproblémové procesy onboardingu a offboardingu, robustní zaměstnanecký informační systém, efektivní možnosti sledování a přehledné HR reporty, to vše integrované s flexibilním systémem správy dovolené.
Funkce
- Vestavěný kalendář svátků pro 18 zemí.
- Schopnost vytvářet vlastní kalendáře svátků podle vašeho regionu.
- Flexibilní přizpůsobení pracovního týdne tak, aby bylo v souladu s postupy vaší společnosti.
- Bezproblémová integrace se Slackem, která umožňuje zaměstnancům žádat a spravovat volna v rámci aplikace.
- Mapování konkrétních kalendářů svátků a pracovních týdnů na příslušné zásady.
- Dostupnost mobilní aplikace pro platformy Android i iOS.
Systém správy dovolené ve Freshteamu umožňuje snadné přizpůsobení typů volna, přizpůsobení konkrétním regionálním nebo firemním zásadám. HR administrátoři a zaměstnanci mohou pohodlně spravovat žádosti o dovolenou a schvalování prostřednictvím webové platformy nebo mobilní aplikace.
GreytHR
S GreytHR mohou podniky bez námahy zaznamenávat a udržovat přesné směny zaměstnanců a záznamy o docházce. Nabízí pohodlný přístup prostřednictvím online zaměstnaneckého samoobslužného portálu nebo mobilní aplikace. Software také poskytuje intuitivní rozhraní pro kontrolu záznamů o docházce, konfiguraci nastavení politiky dovolené a bezproblémovou integraci se softwarem pro zpracování mezd.
Funkce:
- Přizpůsobitelné zásady dovolené s více než 50 parametry, aby vyhovovaly individuálním potřebám zaměstnanců.
- Přizpůsobená schémata a zásady dovolené pro různé skupiny zaměstnanců v rámci organizace.
- Podpora neomezených typů dovolené a transakcí, které uspokojí různé požadavky zaměstnanců.
- Komplexní a podrobné záznamy a zprávy v souladu s nařízeními vlády.
- Vytváření přizpůsobených plánů dovolené, které zohledňují různorodé potřeby pracovní síly.
Využitím GreytHR mohou organizace zefektivnit své výpočty mezd a zajistit hladké a efektivní zpracování mezd.
Šalvěj
Sage je kolaborativní systém založený na kalendáři, který umožňuje bezproblémovou viditelnost dostupnosti kolegů pro všechny uživatele. Zjednodušuje odesílání a přijímání požadavků a zároveň poskytuje robustní možnosti hlášení.
Každý zaměstnanec má přístup ke svému účtu, což mu umožňuje sledovat zbývající dny volna a stav svých požadavků.
Funkce:
- Data sdíleného kalendáře jsou přístupná více uživatelům na jakémkoli zařízení.
- Zaměstnanci mohou přistupovat ke svým účtům, aby mohli požádat o volno a získat přístup k důležitým firemním informacím.
- Manažeři mohou schvalovat volno z e-mailu, mobilní aplikace Sage HR nebo Slacku.
- Automatizované výkazy jsou zasílány přímo účetnímu.
- Rychlé a snadné vytváření přesných zpráv o volném čase.
Sage je přístupný prostřednictvím webových i mobilních aplikací. Je pozoruhodné, že se hladce integruje se Slackem a umožňuje uživatelům přijímat žádosti zaměstnanců o volno přímo v rámci platformy Slack.
Pracovní den
Software pro správu nepřítomnosti v pracovní dny poskytuje bezproblémový systém pro správu volna a požadavků na dovolenou a pro sledování zůstatků a časového rozlišení. Toto komplexní řešení se hladce integruje s funkcemi času, HR a mzdové agendy a zefektivňuje celkový proces.
Funkce:
- Poskytuje komplexní přehled o využití různých plánů nepřítomnosti pracovníkem.
- Front-line manažeři mohou optimalizovat úkol řízení dovolené pomocí Workday Scheduling a Labor Optimization.
- K dispozici jsou nástroje pro podporu rozvoje zaměstnanců, odměňování pracovníků a zapojení do plánování kariéry.
- Sledování času je zjednodušeno tím, že umožňuje načítání a odcházení.
- Pro sledování výkonu zaměstnanců jsou k dispozici výkazy a analýzy.
S Workday mohou zaměstnanci pohodlně žádat o volno a přistupovat ke svým zůstatkům PTO prostřednictvím různých kanálů, jako je interakce s Workday Assistant nebo odesílání zpráv přes Slack.
Čas Off Cloud
Time Off Cloud je přední řešení pro správu dovolených zaměstnanců, které poskytuje automatizovaný PTO, sledování dovolené a systém řízení dovolené. Software eliminuje potřebu zastaralých papírových formulářů, ručních tabulek a časově náročných výpočtů zjednodušením procesu na několik jednoduchých kliknutí.
Funkce:
- Pracovní postupy schvalování dovolené jsou automatizované pro efektivní zpracování.
- Časové rozlišení a zůstatky se počítají automaticky.
- Dynamické kalendáře zobrazují nepřítomnosti zaměstnanců a jejich odpovídající data.
- Možnosti změny typů listů, které si vezmete, aby vyhovovaly požadavkům vaší společnosti.
- Automatické hlášení poskytuje výsledky v reálném čase a centrální úložiště pro všechna data.
Time Off Cloud, kterému důvěřují organizace po celém světě, využívají společnosti všech měřítek ve více než 100 zemích. Tento systém správy týmu ukládá data na centralizovaném místě, což usnadňuje správu dovolených a získává výsledky v reálném čase.
Plameňák
Flamingo přináší revoluci do systému správy dovolených vaší organizace tím, že poskytuje bezproblémovou zkušenost. Jeho uživatelsky přívětivá webová aplikace a intuitivní integrace Slack usnadňují správu placeného volna vašeho týmu.
Funkce:
- Webová aplikace nabízí komplexní kalendář, který se automaticky aktualizuje a zobrazuje minulé, nadcházející a čekající odchody vašeho týmu.
- Poskytuje centralizované úložiště všech záznamů o dovolené vašich zaměstnanců.
- Integruje systém s externími kalendářovými aplikacemi, jako je Kalendář Google, Outlook nebo iCal.
- Získejte přístup k analýzám v reálném čase, četnosti absencí a potenciálním konfliktům v plánování.
- Přizpůsobte nastavení týmu a přístupová oprávnění.
S Flamingem probíhá žádost o dovolenou a proces schvalování přímo ve Slacku, takže členové týmu a manažeři nemusí opouštět svůj pracovní prostor. Mohou snadno odesílat nebo kontrolovat žádosti o dovolenou bez jakéhokoli přerušení.
Kancelářský časovač
Office Timer nabízí zdarma komplexní systém pro správu dovolené a plánovač dovolené. Umožňuje vám efektivně zpracovávat různé typy dovolených, implementovat různé zásady dovolené a udržovat kalendář svátků pro různé příležitosti.
Funkce:
- Spravujte různé typy dovolených a implementujte přizpůsobené zásady dovolené.
- Snadno nastavte propady a časové rozlišení dovolené.
- Poskytuje možnost ovládat sendvičové listy.
- Integruje mzdový software třetích stran s vašimi zprávami nebo daty o dovolené/volnu.
- Export ve formátech jako Excel a PDF.
Organizace mohou efektivně implementovat strategie správy, které je vedou správným směrem, pomocí sady OfficeTimer Office Suite, která obsahuje funkce, jako je správa časových výkazů a projektů, správa docházky, správa výdajů a fakturační software.
Shrnutí
Systémy řízení dovolené nabízejí významné výhody jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Z pohledu zaměstnavatele tyto systémy zjednodušují správu žádostí zaměstnanců o volno při současném zachování soukromí dat.
Systém řízení dovolené umožňuje zaměstnavatelům efektivně schvalovat nebo zamítat požadavky na základě potřeb společnosti, místo aby se při vytváření rozvrhů zabývali složitými manuálními výpočty přesčasových pravidel a požadavků na personální obsazení.
Nyní, když máte proces dovolené ve vaší společnosti synchronizovaný, je čas pracovat na zvýšení produktivity. Podívejte se na tento článek pro nejlepší software pro monitorování zaměstnanců pro vyšší produktivitu práce!