Úspěšné projekty jsou především o úspěšném projektovém řízení. Použijte tyto nástroje k cestě k úspěchu!
Projektové řízení je tajná omáčka, která úspěšně dokončuje projekty a umožňuje společnostem stát se skvělými. Ne, toto není clickbait – viděl jsem zblízka dvě softwarové společnosti (byl jsem tam zaměstnán), které byly zničeny během 1-2 let kvůli špatnému řízení projektu. Několik dalších vidělo, že uvedení svých produktů na trh se zpozdilo o několik měsíců. I když souhlasím s tím, že jako většina ostatních oborů, projektový management vidí spoustu hadího oleje a šarlatánů, nesnižuje to jeho důležitost a dopad.
A na co platí projektový management platí také pro nástroje projektového řízení — ty vynikající vám mohou pomoci zvýšit efektivitu řízení, zkrátit dobu dokončení, snížit zmatek a frustraci atd. Zde jsou některé z nejlepších nástrojů pro řízení projektů pro společnosti všech velikostí a potřeb.
Table of Contents
Týmová práce
Teamwork, věrný svému názvu, umožňuje týmům spolupracovat a pracovat efektivněji a zároveň umožňuje zúčastněným stranám vždy udržovat vysoký pohled na projekt.
Teamwork má vestavěné nástěnky podobné Trello a sledování času, takže pokud hledáte čistou a užitečnou aplikaci s těmito funkcemi, Teamwork je pro vás. Pokud máte až pět uživatelů, je použití zdarma, zatímco prémiové plány začínají na 9 USD za uživatele měsíčně.
Než to ukončím, chci zmínit, že Teamwork je sada produktů, aplikace pro správu projektů je jedním z nich. Nabízejí také CRM, software helpdesk, systém správy dokumentů, chatovací aplikaci (jako Slack) a další.
pondělí
Když potřebujete platformu pro řízení projektů pro své základní projekty a komplexní portfolia, pondělí vám může pomoci. Využijte další úroveň projektového řízení s přizpůsobitelnými funkcemi, které vám umožní realizovat plány, strategizovat je a odevzdat svou nejlepší práci.
Pondělí vám pomůže efektivně spolupracovat se členy týmu a spojit je na jediné sdílené platformě. Můžete je tak více zapojit, urychlit vývoj projektu a odstranit komunikační bariéry.
Na interaktivním a přehledném panelu se dozvíte o stavu svého projektu a snadno získáte přístup ke schválení rozpočtu, stavu úkolů, aktualizacím postupu, týmové produktivitě a mnohem více. Pomocí výkonných Ganttových diagramů můžete vše vizualizovat, plánovat, monitorovat a spravovat, abyste mohli činit informovaná rozhodnutí na základě skutečných dat. V každé fázi životního cyklu projektu můžete měnit a řídit závislosti, základní plán a milníky projektu.
Můžete sledovat pracovní vytížení každého člena pomocí aktualizovaných a aktuálních dat o jejich aktuální kapacitě a rozhodnout se, jak efektivně přidělovat zdroje. Tímto způsobem můžete ušetřit čas a investovat jej do kreativnější práce a zároveň omezit přepracování. Nedrží se jediného stylu; získáte různé šablony pro různé projekty a vyberete si je podle svých preferencí.
Tyto šablony jsou určeny výhradně pro správu programů, portfolií a projektů. Uspořádejte svůj týmový úkol a stanovte mu priority, abyste získali plnou viditelnost. Můžete přidat časové osy, zarovnat do nich všechny a přiřadit členům svého týmu termíny.
Existuje sto způsobů, jak zobrazit data pomocí agilních, vodopádových a hybridních. Tento nástroj vám také umožňuje zapojit vaše zainteresované strany do dat v reálném čase a živých aktualizací a využívat automatizaci pro podporu vašich projektů a úsporu času.
Udržují také nejvyšší bezpečnostní standardy s funkcemi, jako je úplné vlastnictví dat, podrobné protokoly auditu a přístupová oprávnění, aby bylo zajištěno, že uživatelská zkušenost nebude nikdy ohrožena. Můžete jej bez problémů integrovat se svými stávajícími nástroji, jako je Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams atd.
Pondělí nabízí čtyři cenové plány, které si můžete vybrat podle svých potřeb a velikosti týmu. Pokud máte pochybnosti, spusťte bezplatnou zkušební verzi.
Smartsheet
Smartsheet představuje inteligentní nástroje pro řízení projektů, které v současnosti používá téměř 90 % společností z Fortune 100.
Tato platforma pro inteligentní správu je ideální pro zdravou spolupráci a zajišťuje flexibilitu díky formátu zobrazení mřížky, Ganttova diagramu, karty a kalendáře.
Kromě toho můžete použít vzorce na buňky a sloupce pro snadné výpočty na stejném listu a mezi samostatnými listy. Smartsheets podporuje silné přihlašovací zásady pro uživatele a umožňuje použití jediného pověření všude.
Navíc se úpravy všude upravují automaticky. Jeho „formy“ mají podmíněnou logiku, která umožňuje zpětnou vazbu od zamýšleného publika.
Předem zabudovaná automatizace navíc omezuje opakující se práci a „nátisk“ dostane vše na jeden řídicí panel, který poskytuje schválení a návrhy.
Umožňuje publikování listů a sestav pro všechny, včetně těch mimo Smartsheet pro lepší dosah.
A konečně, Smartsheet přichází s 30denní bezplatnou zkušební verzí, abyste si to mohli vyzkoušet bez rizika.
Základní tábor
Základní tábor je ve hře projektového managementu velmi dlouho. Byl uveden na trh v roce 2004 a od té doby zůstává věrný své filozofii jednoduchosti a srozumitelnosti. To jsou lidé, kteří vytvořili hyper-populární Ruby on Rails webový framework, takže bych řekl, že vědí něco o navrhování jednoduchých a užitečných věcí. 🙂
Basecamp má týmy, projekty, úkoly atd., jak byste očekávali, ale je tu několik dalších skvělých funkcí, které bych rád zdůraznil:
- Chat v reálném čase: Pokud používáte Basecamp, není potřeba přepínat mezi ním a chatovacím nástrojem pro správu komunikace v reálném čase. Skupinové chaty jsou také schopné všech funkcí, které v těchto dnech očekáváme od chatovacích aplikací: @zmínky, mediální přílohy, emotikony a další.
- Klientský přístup: Basecamp vám umožní připojit vaše klienty přímo do vašich projektů (plnou kontrolu nad tím, co mohou nebo nemohou vidět) a pracovat s nimi. E-maily stávajících klientů můžete přeposílat do Basecampu a výsledky lze prohlížet, diskutovat a schvalovat přímo z Basecampu.
- Seznamy úkolů: Bez ohledu na to, jak sofistikované nástroje pro řízení projektů jsou, vždy bude prostor pro seznamy úkolů. Existuje mnoho a mnoho případů, kdy úkoly všichni zúčastnění velmi dobře chápou a vše, co potřebujeme, je „rychlý a špinavý“ způsob, jak je někde udržet. V Basecampu jsou seznamy úkolů docela výkonné, protože připomenutí a upozornění se dělají automaticky, takže nemusíte nikoho šťourat, aby se aktualizoval stav. 😉
- Nástěnky: Při brainstormingu nebo oznámeních lze vytvořit nesmírně užitečné diskuze – a ztratit je. Nástěnky Basecampu vám umožňují přeměnit takovou komunikaci na nástěnku, kde může váš tým diskutovat, reagovat a připojovat soubory.
- Dokumenty a soubory: Hra pro správu dokumentů a souborů v Basecampu je solidní. Všechny nahrané a uchované projekty a soubory, které se změní, mají verzi. Dokumenty Google lze přímo sdílet do Basecampu a upravovat.
Basecamp je podle mého názoru úžasný produkt, který má smysl pro týmy všech velikostí, jejichž potřeby jsou obecné a přímočaré. Ano, Basecamp není mocný nástroj pro provádění velmi specializovaných úkolů (řekněme Agile Software Development) a společnost se tím netají.
Pravděpodobně nejlepší na tom jsou ceny: za rovných 99 $ měsíčně (ano, bez ohledu na velikost týmu!) ze sebe Basecamp dělá ve své doméně samozřejmost.
Jira
Na rozdíl od našeho předchozího nástroje, Basecamp, Jira je sada pro řízení projektů zaměřená na řízení agilních softwarových projektů. V důsledku toho se jeho cílový trh, ceny, složitost, schopnosti atd. liší. Ve skutečnosti není neobvyklé, že softwarové týmy začínají na Basecampu a „vystudují“ na Jiru.
Jira je vyvíjen společností Atlassian, za kterou stojí společnost BitBucketkterý byl dlouhou dobu preferován uzavřenými zdrojovými projekty před GitHubem, protože nabízel neomezená soukromá úložiště.
Pokud se vaše softwarové týmy rozrostly do té míry, že se nástroje pro řízení projektů, které se dříve zdály být svižné, se zdají být nedostatečné, je čas přejít k Jira. Jira má všechno, od plánování projektu přes hlášení, sledování chyb až po hluboké plýtvání. Zde je několik skvělých funkcí, které odlišují Jiru:
- Bohatá sada rozhraní API dostupná pro ty, kteří chtějí vytvářet alternativní rozhraní pro své pracovní postupy.
- Scrum a Kanban desky.
- Je podporováno několik vývojových metodologií. Pro ty, kteří stále nejsou spokojeni, je tu možnost vytvořit si vlastní.
- Integruje se s více než 3 000 aplikacemi.
- Inteligentní automatizace, jako je automatické přidělování úkolů osobě, propojování problémů s kódem atd., snižuje duševní tření a umožňuje rychle vytvářet složité pracovní postupy.
- Výkonný a rozsáhlý reporting.
Jira je drahý, alespoň ve srovnání s jinými populárními, ale lehkými nástroji pro řízení projektů. Jeho cena na uživatele a měsíc model (7 $ za standardní, 14 $ za prémiový) může stát tisíce dolarů měsíčně pro velké týmy. Ale pak jsou náklady kompenzovány skutečností, že bez Jiry by týmy této velikosti jednoduše klesaly. 🙂
ásana
ásana je univerzální nástroj pro řízení projektů, který se zaměřuje na rychlost a intuitivnost. Říkám rychlost, protože Asana je skvělým příkladem dobře navržené jednostránkové aplikace. Vše se děje okamžitě, když kliknete, což je takové pohodlí, když něco děláte ve spěchu (pod tlakem).
Zde jsou některé z pozoruhodných vlastností Asany:
- Pracovní vytížení: Pracovní vytížení je vizuální shrnutí toho, kolik toho mají členové vašeho týmu na talíři. Tímto způsobem můžete na první pohled zjistit, zda budou vaše marketingové, designové a inženýrské týmy schopny spolupracovat na klíčové změně produktu, která má být příští měsíc.
- Vizuální časové osy: Časové osy projektů v Asaně jsou vizuálně složené a velmi silné. Umožňují vám snadno naplánovat projekt a vizuálně vidět, kde stojí.
- Kalendář: Kalendář Asana je propojen se všemi vašimi úkoly a plánováním a může odhalit, jak je plán týmu naskládán. Je to místo, kam jít, pokud se chcete ujistit, že plán není synchronizovaný nebo jen přerušený.
- Kontrola obrázků: Toto je jen fantazijní termín, ale základní funkce je skvělá – umožňuje recenzentům přidávat komentáře k různým částem obrázku. To je pro konstrukční týmy neocenitelné, protože shromažďování zpětné vazby bez konkrétních vizuálních referencí bývá noční můrou.
Základní verze Asany je zdarma a má omezení na 15 členů týmu. Pokud potřebujete přidat další členy nebo chcete získat přístup k pokročilým funkcím, jako je administrátorská konzole, kontrola obrázků atd., cena začíná na 10 USD za uživatele měsíčně.
Je tu mnohem víc a málo místa na pokrytí. Pointa je, že Asana rychle vzrostla na popularitě a je vynikající volbou pro řízení projektů pro organizace všech velikostí.
Trello
Trello je osvěživě odlišný a minimalistický pohled na řízení projektů. Nemá žádnou z ohromujících funkcí, které vyžadují hluboké studium a nasazení. Ve skutečnosti můžete spočítat celkový počet jeho klíčových funkcí na prstech jedné ruky. Než budete valit oči a zavrhnout to, dejte tomu šanci.
Trello převzal koncept Kanban deska z metodologie Agile software a udělal z něj masový trh. Myšlenka je jednoduchá: úkoly jsou vytvořeny v kartách, které jsou naskládány na jedné z mnoha desek, které vytvoříte.
Tyto tabule mohou představovat cokoli: funkce/divize ve vaší společnosti, stav úkolu nebo třeba i měsíce kalendářního roku. Členové týmu mohou komentovat karty, zapojovat se do diskusí, připojovat obrázky a tak dále. Jakmile je úkol na kartě dokončen, přesune se na další. Takhle:
Bezplatný plán Trello je docela dobrý, s omezením pouze na počet desek a velikost přílohy, nikoli na počet uživatelů! Pro většinu lidí to stačí, ačkoli prémiové plány začínají na 10 $ za uživatele měsíčně. Pokud jste malý tým (nebo dokonce jeden člověk!), jehož projekty není třeba složitě plánovat, Trello je zábavná a efektivní volba!
Podio
Další na našem seznamu je Podiotěžká nabídka pro velké týmy a podniky, které potřebují možnosti přizpůsobení a CRM.
Proč tedy používat Podio? Zde jsou některé z důvodů:
- Přizpůsobitelnost: Na rozdíl od mnoha svých konkurentů má Podio rozsáhlé možnosti přizpůsobení. To vám umožní nejen změnit způsob, jakým fungují jeho moduly, ale také se zbavit částí, které pro vás nejsou relevantní.
- Vestavěné CRM: Podio CRM je dodáváno se správou zákaznických informací, sledováním cest zákazníků, sledováním potenciálních zákazníků a dalšími klíčovými funkcemi v CRM.
- Správa zaměstnanců: Podio má prvotřídní podporu pro správu zaměstnanců, která vám umožňuje spravovat výdaje, dovolené, toky aktivit a další z jednoho místa.
- Projektový management: Spolupráce s klienty, propojování e-mailů s úkoly, podrobná přístupová práva, plánování Scrum projektů a vytváření sprintů; to vše je zahrnuto.
- Event management, email management, business management . . . seznam pokračuje! 🙂
I když má Podio bezplatný plán, nabízí pouze základní správu úkolů. Zcela upřímně, existuje jen málo důvodů k použití základního plánu, kromě toho, abyste získali pocit z platformy. Placené úrovně jsou místa, kde se odemykají přesvědčivé funkce, a ty se pohybují od 9 do 24 USD na uživatele za měsíc.
Vzduchovatelný
Pokud jde o čistou inovaci, Vzduchovatelný je nejvíce vzrušujícím vývojem posledních nástrojů pro řízení projektů. Můžete si představit Airtable jako tabulky na steroidech – a dokonce i společnost to tak popisuje – ale podle mého názoru tento pohled dělá medvědí službu schopnostem tohoto nástroje.
Jednou ze součástí Airtable jsou skutečně tabulky, ale jsou tak nabité funkcemi, že možná začnete nenávidět svůj oblíbený tabulkový procesor! Chci říct, stačí se podívat na toto:
Je stručná jako tabulka, ale má vizuální oddělení úkolů, barevné štítky, které lze okamžitě rozlišit, možnost přidělovat úkoly lidem, upozornění a další a další.
Další zajímavou funkcí jsou bloky, což jsou malé, kompletní a specializované moduly, které můžete začlenit do svých pracovních postupů a zvýšit tak produktivitu. Zní to abstraktně, já vím, takže zde jsou některé konkrétní příklady: mapy a geokódování, Ganttovy diagramy, pruhové/čárové/bodové grafy, tvůrce vizuálních stránek, průzkumník 3D modelů, sledovač času, organizační schéma – no, lapám po dechu! Jde o to, že tyto bloky prostě fungují a lze je zapojit do libovolného z vašich úkolů a pracovních postupů.
Zkombinujte to s obvyklými funkcemi, jako je správa dokumentů, nástěnky Kanban, kalendáře, a máte v rukou něco úžasného.
Nejlepší na tom je stanovení ceny: bezplatný plán umožňuje týmům neomezené velikosti, jediným omezením je, že jeden základ (list) nemůže obsahovat více než 1 200 položek. Zní mi to docela neodolatelně!
Microsoft Project
Když Microsoft něco udělá, nemusí to být to nejhezčí, co kdy udělal, ale svou práci odvede dobře a lidé to nedokážou oddělit od svých životů. Windows, Office, Outlook, Sharepoint a Exchange, to jsou všechny příklady. Totéž platí pro Microsoft Projectprodukt zaměřený specificky (ve skutečnosti velmi specificky) na profesionální projektové manažery pracující s velmi velkými týmy.
Ať už jde o správu projektů, správu zdrojů nebo správu portfolia, Microsoft Project vám poskytuje komplexní nástroj pro přesné zachycení složitosti. V době psaní nedávno Microsoft přidal podporu pro agilní projektové pracovní postupy, které osloví ty podniky, které mají některé týmy nebo divize pracující agilním způsobem.
Existují dva velké důvody, proč si vybrat:
Planning, PMP, Enterprise – zní to jako váš jam, pak se podívejte na Microsoft Project!
TeamGantt
Jak název napovídá, TeamGantt je pro Ganttovy diagramy to, co je Trello pro nástěnky Kanban. Společnost se zaměřila na Ganttovy diagramy jako primární (a jediný) hybatel plánovacích a výkonných projektových pracovních postupů. I když to výrazně omezuje funkčnost, dělá TeamGantt také neuvěřitelně čistým, snadno se učícím a efektivním.
Nenechte se však zmást a nemyslete si, že vše, co můžete s TeamGantt dělat, je vytvářet Ganttovy diagramy a kontaktovat zmocněnce. Existuje mnoho funkcí, které se točí kolem usnadnění spolupráce, jako například:
- Konverzace
- Správa dokumentů
- Sledování času
- Závislosti (mapování projektů, které se spoléhají na jiné projekty)
Bezplatný plán umožňuje pouze tři členy a jeden projekt, takže je to docela dobré, abyste si aplikaci mohli vyzkoušet. Placené plány jsou 10 $ a 15 $ za uživatele měsíčně. Pokud si myslíte, že Ganttovy diagramy pro vás fungují nejlépe a chcete na tom postavit své pracovní postupy, TeamGantt je pěkná a dobře vypadající možnost.
Projekty Zoho
Projekty Zoho je jednou z mnoha nabídek společnosti Zoho, kterou již možná znáte. Představte si Zoho Projects jako solidní směs druhů všech funkcí, na které jsme v tomto seznamu narazili.
Ganttovy diagramy, milníky, sledování chyb, časové rozvrhy, správa dokumentů, finance, integrace s oblíbenými aplikacemi, fóra a další – jak jsem řekl, je to od všeho trochu a všechny role hraje opravdu dobře. Základní plán je zdarma až pro 10 uživatelů a poté bude aplikace stát mezi 20 a 35 dolary měsíčně (poznámka: jedná se o fixní měsíční náklady, nikoli na uživatele).
Zoho Projects je sama o sobě pěkná možnost, ale dává ještě větší smysl, pokud již používáte obchodní sadu aplikací Zoho.
Závěr
Nelze popřít, že nástroje pro řízení projektů jsou pro úspěch týmu zásadní. S tolika možnostmi v okolí může být zdrcující rozhodnout, co je pro vás dobré. Proto tento seznam obsahuje top nástroje, které jsou podle mě nejlepší a navzájem se dost liší. Opravdu doufám, že vám to pomůže vynulovat ten správný! 🙂