Sledování výdajů představuje systematický proces zaznamenávání veškerých finančních toků.
Jak často si evidujete své výdaje?
Hodinově, denně, měsíčně, čtvrtletně nebo ročně? Na první pohled se to může jevit jako náročný úkol, nicméně s časem oceníte jeho význam.
Pečlivé hospodaření s financemi je klíčové a je vhodné s ním začít již během studií. U některých jedinců se tento návyk formuje i dříve. V současném světě stačí nečekané výdaje na zdravotní péči, které mohou jednotlivce přivést na pokraj finančního krachu.
Měsíční a roční sledování výdajů je doporučovaným postupem pro podnikatele i jednotlivce.
Proč je sledování výdajů tak důležité?
- Uvědomění si výdajových návyků: Sledování výdajů vám pomůže odhalit, omezit či zcela eliminovat vaše neefektivní výdajové zvyklosti. Navíc vám umožní alokovat finanční prostředky tam, kde jsou skutečně potřebné.
- Prevence nadměrných útrat: Systematické sledování výdajů pomáhá předcházet bezhlavému utrácení tím, že vás motivuje k vytvoření měsíčního rozpočtu. Dlouhodobé dodržování rozpočtu je pro vaše finance velkým přínosem.
- Kontrola nad financemi: Pokud se opakovaně dostáváte do dluhů, je to pravděpodobně způsobeno nedostatečnou kontrolou vašich výdajů. Sledování vám dává možnost investovat peníze do smysluplných aktivit.
Představte si, že jste se o víkendu vydali na nákupy s přáteli a následně zjistili, že jste si pořídili věci, které ve skutečnosti nepotřebujete. Možná jste to udělali pod vlivem tlaku okolí. Místo toho jste mohli tyto peníze investovat do osobního rozvoje, například zakoupením inspirativní knihy nebo přihlášením se na kurz.
Proč je sledování výdajů důležité pro podniky?
Pro majitele malých a středních podniků je monitoring výdajů naprosto zásadní. Je také nezbytné oddělovat osobní a firemní náklady, protože podnik představuje samostatnou entitu. Váš podnik může být vaší vášní, a proto by se s ním mělo zacházet s patřičnou péčí, protože:
- Ochrana před právními problémy: Vaše společnost má nárok na právní ochranu, která se na vás jako jednotlivce nemusí vztahovat. Pokud nemáte oddělené firemní a osobní výdaje, můžete zpochybnit tuto ochranu a čelit právním důsledkům v případě soudního sporu. V takovém případě může být ohrožen i váš osobní majetek.
- Příprava na daňové období: Už nebudete muset hledat účtenky a faktury na dně skříně nebo v autě. Navíc, pokud cestujete na služební cestu, můžete si odečíst určité výdaje. Některé firemní náklady jsou daňově uznatelné a lze je zahrnout do daňového přiznání. Usnadníte také práci svým účetním, protože snadno odliší zdanitelné položky od nezdanitelných.
- Snadnější výpočet zisku: Kdykoli se vás klient zeptá, budete moci bez dohadů přesně určit své zisky. V konečném důsledku to pomůže při udržování rozpočtu firmy tím, že zohlední všechny relevantní výdaje.
Jedním ze způsobů, jak efektivně sledovat firemní výdaje, je využití specializovaných aplikací. Tyto aplikace vám pomohou udržovat přesné záznamy o výdajích díky sledování účtenek a faktur. Některé z nich jsou dokonce přímo propojeny s vaším bankovním účtem a kreditními kartami, což vám ušetří čas strávený ručním zadáváním dat.
Nyní se podívejme na některé z nejlepších aplikací pro sledování výdajů, které jsou k dispozici pro vaše podnikání.
Divvy
Divvy představuje komplexní řešení pro správu výdajů ve vašem podnikání. Platforma nabízí řadu unikátních funkcí, díky kterým je ideální volbou pro jakoukoli firmu. S Business Credit můžete získat přístup k financování bez ohledu na jeho výši. Stačí si během několika minut zažádat o úvěrový rámec a začít využívat karty Divvy.
Správa výdajů je s Divvy velmi jednoduchá, protože každý nákup provedený kartou Divvy můžete kategorizovat několika kliknutími. Ruční vykazování výdajů ve vaší firmě tak již není nutné. Jakmile si v aplikaci Divvy vytvoříte rozpočet, získáte přístup ke sledování v reálném čase a k nástrojům pro kontrolu, které vám pomohou udržet rozpočet vaší společnosti pod kontrolou.
Jednou z největších výhod tohoto špičkového softwaru je to, že je zcela zdarma a bez skrytých poplatků. Navíc můžete pro své zaměstnance získat tolik fyzických i virtuálních karet, kolik potřebujete. Odměny od Divvy za vaše výdaje jsou dalším bonusem, proč si vybrat tuto platformu.
Zapomeňte na tradiční výkazy výdajů a přivítejte tento pokročilý systém pro sledování výdajů.
Pleo
Pleo je fintech startup, který se zaměřuje na správu výdajů firem prostřednictvím karet Pleo – kreditních a debetních karet. Své výdaje můžete snadno organizovat pomocí několika kliknutí na obrazovce.
Aplikaci Pleo můžete integrovat s dalšími účetními nástroji. Umožňuje vám nastavit limity pro útraty, které můžete kdykoli upravit, a navrhnout tak optimální strategii utrácení. Navíc, jakmile je provedena platba kartou Pleo, obdržíte upozornění a daný výdaj je okamžitě zaúčtován.
Pleo je oblíbená aplikace mezi malými a středními podniky, která nabízí tři různé cenové plány. Pleo vám ušetří spoustu zbytečné administrativní práce a umožní vám soustředit se na rozvoj vašeho podnikání.
FreshBooks
FreshBooks je aplikace pro sledování firemních výdajů, která pomáhá malým a středním podnikům spravovat jejich finance. Váš účet se automaticky aktualizuje propojením vašeho bankovního účtu a kreditní karty.
Aplikace má funkci automatického načtení dat z obrázku, který nahrajete v podobě faktury či účtenky. Své účtenky můžete také ukládat přímo do Freshbooks. Při podávání daňového přiznání tak máte vše potřebné pohromadě. V průběhu projektu může váš tým zadávat své výdaje a vy je můžete snadno kontrolovat.
Freshbooks vám pomůže odkudkoli sledovat množství práce odvedené během dne. Vy se tak můžete plně soustředit na podporu svého podnikání, protože veškerá administrativa je automatizovaná.
Aplikace je nabízena za rozumnou cenu v různých plánech, ale dlouhodobě se investice do ní určitě vyplatí, bez ohledu na cenový plán.
Zoho
Zoho patří mezi špičkové aplikace pro sledování výdajů. Její uživatelské rozhraní je velmi intuitivní a nabízí širokou škálu funkcí. Zoho zaručuje, že žádná účtenka nezůstane nezaznamenána a automaticky ji uloží do digitální podoby. Své účtenky můžete automaticky přeposílat i e-mailem. Pokud má vaše firma pobočky v zahraničí, Zoho vám umožní zadávat výdaje v různých měnách.
V aplikaci si můžete vytvořit vlastní výdajovou stránku a umožnit svým zaměstnancům kategorizovat své výdaje. Pokud vaše firma hodně cestuje, Zoho vám umožní sledovat náklady na ujeté kilometry se 100% přesností a omezit tak celkové výdaje.
Aplikace je kompatibilní s různými platformami, včetně Android a iOS. Pro nové uživatele nabízí Zoho 14denní bezplatnou zkušební verzi.
Mint
S aplikací Mint budete mít kompletní přehled o svém finančním životě. Mint nabízí uživatelská řešení a personalizovaná doporučení, díky kterým bude sledování výdajů efektivnější.
Veškeré vaše platby a měsíční výdaje můžete propojit s Mint spolu s dalšími aplikacemi. Aplikace vám pomůže nezapomenout na žádnou platbu a sledovat, kam plynou vaše peníze.
Mint vám umožňuje nastavit si vlastní rozpočet a zajistit jeho dodržování díky zasílání upozornění v případě překročení limitu. Aplikace vám také poskytne doporučení, jak ušetřit peníze a rychleji dosáhnout vašich finančních cílů.
Registrace do aplikace je bezpečná a je dostupná na všech zařízeních.
Expensify
Expensify umožňuje svým uživatelům evidovat neomezené množství účtenek. Synchronizace vašich účtů s Expensify vám v daňovém období ušetří spoustu práce. Můžete si také nastavit vlastní daňové sazby pro specifickou výdajovou politiku.
Ruční zadávání výdajů je zastaralé. Všechny vaše faktury a účtenky se automaticky skenují jediným kliknutím. Pokud vás všechny tyto procesy obtěžují, můžete se rozhodnout pro kartu Expensify namísto klasických účtenek.
Můžete si vyzkoušet bezplatnou verzi, protože se snadno používá a pomůže vám získat jasnější představu o vašich firemních výdajích. Pomáhá vám sledovat výdaje ať už jste na cestách, doma nebo v kanceláři.
Bench
Aplikace Bench funguje jako vaše virtuální účetní. V Bench se spojují možnosti softwaru a lidského mozku. Hlavní důraz je kladen na malé podniky a podnikatele, kteří potřebují účetní závěrky pro své podniky.
Tým specialistů se o vše postará a kontaktuje vás pouze v případě potřeby. Účetnictví se provádí měsíčně, takže vy i vaše firma jste finančně připraveni na daňové období. Specializovaný tým odborníků je rychlý a spolehlivý.
Aplikace vám umožní soustředit se pouze na řízení vašeho podnikání bez obav z daňových povinností. Patří mezi nejpoužívanější účetní software. Ceny jsou přijatelné a na začátek je k dispozici i zkušební verze, abyste se s aplikací seznámili.
Shoeboxed
Shoeboxed je aplikace, která svým uživatelům nabízí digitalizační služby. Jejím hlavním cílem je digitalizace papírových účtenek a snížení chyb způsobených lidským faktorem. Podporuje také integraci různých aplikací, které usnadňují pracovní postupy.
Aplikace zpracovává daňová přiznání, uchovává naskenované účtenky a faktury a vytváří výkazy výdajů. Ukládání důležitých dokumentů do archivu se hodí, když je akutně potřebujete.
Pomocí této aplikace můžete vytvořit online seznam svého týmu a udržovat ho aktuální. Je dostupná pro platformy Android i iOS. Její přesné sledování kilometrů se hodí, když často cestujete.
Dext
Dext je aplikace pro sledování firemních výdajů, která se snaží minimalizovat používání papíru a zjednodušit administrativu. Zjednodušuje manipulaci s čísly a papíry tím, že převádí vaše účty do digitální podoby.
Dext automaticky načte základní data a uloží je do paměti z nahrávek faktur a účtenek. Nabízí více než 95% přesnost při zpracování dokumentů a šetří váš čas a úsilí. To vám dává více času na rozvoj vašeho podnikání.
Data můžete nahrávat odkudkoli a z jakéhokoli zařízení. Nabízí a podporuje více než 30 integrací, které usnadňují váš pracovní postup. Aplikace je navržena tak, aby byla snadno pochopitelná. Pokud máte malou firmu nebo jste nadšený začínající podnikatel, můžete si vyzkoušet bezplatnou zkušební verzi.
Concur
Concur vám pomáhá růst jako obchodnímu profesionálovi, protože aplikace se neustále vyvíjí a přidává nové funkce. Aplikaci si můžete přizpůsobit dle svých potřeb a preferencí.
Můžete s vysokou přesností vypočítat návratnost investic do vašeho podnikání. Aplikace má přehledný panel, který vám umožní sledovat veškeré výdaje na jediné stránce. Kdykoli a kdekoli můžete provádět změny ve svých rozpočtech a mít je pod kontrolou.
Můžete se také podívat na ukázku fungování aplikace, která je poměrně jednoduchá. Concur vám umožňuje činit finanční rozhodnutí na základě spolehlivých dat. Ukazuje se jako velká pomoc pro malé podnikatele a začínající firmy.
Certify
Certify nabízí několik skvělých funkcí pro správu výdajů. S tímto nástrojem můžete snadno vytvářet a zpracovávat zprávy a provádět proplácení výdajů. Stačí nahrát obrázek vašich výdajů a přehled se vytvoří automaticky.
Je to ideální řešení pro globální podniky, protože je k dispozici ve více než 60 jazycích a 140 měnách. Můžete integrovat své firemní kreditní karty a zásady a přizpůsobit si vše dle vašeho rozpočtu.
Podporuje také integrace s širokou škálou aplikací, abyste mohli plynule pracovat. Aplikace je dostupná na všech zařízeních, funguje spolehlivě a těší se vysoké spokojenosti uživatelů.
MMC Receipt
MMC Receipt je aplikace pro sledování výdajů a skenování účtenek. Aplikace rychle a s vysokou přesností skenuje účty a účtenky v různých měnách.
Nahrávání účtenek a počet uživatelů nejsou nijak omezeny. Nemusíte se starat o úložný prostor, protože aplikace má neomezené cloudové úložiště, kde můžete ukládat data bez omezení.
Nastavení vícefázového schvalování poskytuje vašemu podnikání další podporu. Systém posuzuje, zda jsou zachycená data připravena k exportu, a tím pomáhá zlepšit vaše rozhodovací schopnosti.
Můžete se také podívat na demo verzi, abyste lépe porozuměli funkcím aplikace, a vyzkoušet její bezplatnou verzi.
Everlance
Everlance stanovila zjednodušení administrativy jako hlavní prioritu pro majitele firem automatizací většiny procesů. Jediným kliknutím na obrazovce můžete kategorizovat a spravovat své výdaje. Přizpůsobte si své osobní a obchodní výdaje na této platformě a zjednodušte si proces daňového přiznání.
Přenos dat je zabezpečený a organizace cloudového úložiště je snadná. Propojte více karet najednou, abyste ušetřili čas a námahu při správě výdajů. Návrhy týkající se daňových odpočtů jsou výjimečným prvkem této aplikace. Díky včasným a správným informacím můžete ušetřit na daních.
Tým zákaznické podpory je vám k dispozici sedm dní v týdnu pro případné dotazy. Můžete si vybrat bezplatnou verzi a vyzkoušet si její funkce. Kromě toho si můžete dokonce vytvořit vlastní šablonu dle svých potřeb.
Wave
Wave se primárně zaměřuje na podporu malých podniků, aby dosáhly svého plného potenciálu. Nabízí high-tech software, se kterým se snadno pracuje a je bezpečný pro správu vašich výdajů.
Umožňuje vám také sledovat vaše zisky a ztráty v reálném čase a udržuje vás připravené na daňové období. Používání tohoto softwaru je zdarma, bez omezení a skrytých poplatků.
Jedinou podmínkou pro používání aplikace je připojení k internetu. Aplikace je podporována na všech zařízeních a její ovládání je poměrně snadné. Přenos dat z různých aplikací a webových stránek je možný vzdáleně.
Veryfi
Veryfi pomáhá malým podnikům růst rychleji než kdy dříve. Aplikace splňuje svůj účel a má nevyužitý potenciál růstu.
Zde můžete odhadnout své náklady na projekt nebo firemní výdaje ještě před jeho zahájením. Data se do aplikace zadávají automaticky, není třeba provádět žádnou ruční práci. Měsíční přehled si můžete zobrazit kdykoli a kdekoli, protože je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
Aplikace je k dispozici na všech zařízeních a na všech platformách. Pro snadné načítání účtů a faktur můžete synchronizovat svůj e-mail s Veryfi. Aplikace má širokou škálu dalších funkcí a používá se v různých oblastech.
Závěr
Časy hledání dobrého účetního pro vaši firmu jsou pryč. Vše, co potřebujete, je aplikace pro sledování firemních výdajů. Stejně zásadní je však výběr správné aplikace, která vám pomůže růst a efektivně spravovat náklady. Používání těchto aplikací vám ušetří čas, úsilí a energii, které můžete věnovat sobě a své rodině.
Zde je několik nástrojů, které vám pomohou se správou prostředků a službou Active Directory a Office 365 Management pro vaši firmu.