E-mailové zpravodaje se staly nesmírně pohodlnou formou získávání informací. Na rozdíl od tradičních médií, kde musíte aktivně vyhledávat obsah ke čtení, newslettery vám přistávají přímo v emailové schránce. A jelikož jste se k jejich odběru sami přihlásili, je velmi pravděpodobné, že obsahují informace, o které máte skutečný zájem.
Nicméně, i důležité zpravodaje mohou snadno zapadnout mezi ostatní emaily, notifikace ze sociálních sítí a reklamní sdělení. Proto se podíváme na několik praktických rad, jak udržet přehled o vašich zpravodajích, aniž byste nechali zahltit svou schránku nebo je ztratili v záplavě osobních zpráv.
1. Upřednostněte klíčové odesílatele
Newslettery, které vás nejvíce zajímají, si můžete v Gmailu označit jako důležité. Gmail automaticky rozpoznává emaily, o kterých se domnívá, že jsou pro vás relevantní. Můžete však tuto značku přiřadit i newsletterům, které si rozhodně nechcete nechat ujít. Pokud se vaše preference v čase změní, nezapomeňte označení u newsletterů aktualizovat.
Tato značka vám efektivně pomůže rozlišit důležité zpravodaje od běžných emailů. Navíc díky ní můžete snadno a rychle smazat ty, které vás nezajímají, aniž byste museli otevírat a číst jednotlivé zprávy.
2. Využívejte štítky Gmailu
Pokud chcete mít přehled o svých zpravodajích, ale nechcete, aby vám zabíraly místo v primární doručené poště, přesměrujte je do samostatných složek pomocí štítků Gmailu. Můžete si vytvořit vlastní složku pro každý newsletter nebo pro každý typ předplatného.
K jednotlivým zpravodajům se tak dostanete snadno a rychle, kdykoli si je budete chtít přečíst. Tyto složky si můžete libovolně upravovat – měnit názvy, odstraňovat je, označovat všechny e-maily jako přečtené a podobně. Tato flexibilita vám umožní vytvořit efektivní systém pro správu vašich zpravodajů.
3. Zrušte odběr newsletterů, které už nečtete
Časem možná zjistíte, že některé newslettery, které odebíráte, pro vás již nemají takovou hodnotu. Je proto nezbytné se z jejich odběru odhlásit, abyste měli v emailové schránce pořádek a nepřehlédli ty zprávy, které jsou pro vás skutečně důležité.
Pravidelně kontrolujte své odběry. Pokud si všimnete, že zprávy od konkrétních odesílatelů systematicky ignorujete, nebo je rovnou mažete, je čas kliknout na tlačítko pro odhlášení. Naštěstí je odhlášení z odběru newsletterů většinou velmi jednoduché.
Po odhlášení počkejte několik dní, než vám newslettery přestanou chodit. Pokud se i přesto v doručené poště objevují, zkontrolujte nastavení odběru a nahlaste newsletter jako spam, abyste ho přestali dostávat.
4. Použijte aplikaci pro čtení newsletterů
Aplikace pro čtení newsletterů vám pomůže udržet primární doručenou poštu čistou a zároveň vám zajistí, že o své oblíbené zpravodaje nepřijdete. Obvykle si budete muset vytvořit novou e-mailovou adresu, kterou budete používat pro odběr newsletterů.
Aplikace pro čtení newsletterů pak bude fungovat jako samostatná schránka, kde budete mít všechny své zpravodaje na jednom místě. Tyto aplikace obvykle nabízejí různé funkce. Některé poskytují zážitek bez reklam, jiné umožňují přístup k newsletterům prostřednictvím RSS. Nezapomeňte proto prozkoumat různé aplikace a vybrat si tu, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
5. Využijte funkci archivace Gmailu
Pokud narazíte na newsletter, který si chcete přečíst později, archivujte ho místo toho, aby se vám hromadil v doručené poště. Archivace je v Gmailu velmi jednoduchá a umožní vám snadný přístup k důležitým emailům i v budoucnu.
Archivované emaily se nezobrazují v primární doručené poště, ale stále je můžete vyhledávat. Zobrazíte je také kliknutím na „Všechny zprávy“ v levém panelu Gmailu.
6. Používejte samostatnou emailovou adresu
Alternativou k aplikacím pro čtení newsletterů je vytvoření samostatného emailového účtu. Když si pro odběr newsletterů zřídíte vyhrazenou emailovou adresu, pomůže vám to udržet primární doručenou poštu čistou. Do nového emailového účtu se pak můžete přihlásit, kdykoli si budete chtít přečíst nějaký newsletter.
I v této nové schránce si můžete emailové zprávy dále uspořádat. Například můžete označovat zprávy od určitých odesílatelů jako důležité, vytvářet složky a emaily archivovat.
7. Naplánujte si čas na čtení
I když vám uspořádání doručené pošty pomůže zvládnout příliv emailů a newsletterů, měli byste si vyhradit čas na čtení těch zpráv, které jsou pro vás důležité. Pravidelné čtení vám pomůže udržet přehled o tématech, která vás zajímají, a rozhodnout se, které newslettery za váš čas nestojí.
Ať už si vyhradíte čas každý den, nebo jen jednou týdně, věnujte svým newsletterům pozornost, kterou si zaslouží, abyste se vyhnuli situaci, kdy se vaše schránka zaplní nepřečtenými zprávami. Pokud je pro vás obtížné přečíst více newsletterů v omezeném čase, můžete vyzkoušet platformy s umělou inteligencí, které dokáží shrnout jejich obsah.
Díky tomu můžete získat klíčové informace z různých newsletterů a zároveň ušetřit čas. Existuje několik nástrojů umělé inteligence, které zdarma shrnou dlouhé newslettery do stručných přehledů. Vyberte si ten, který je pro vás nejpříjemnější na používání.
Uspořádejte si zpravodaje, a získejte tak čistou doručenou poštu
E-mailové zpravodaje, zvláště pokud jsou pečlivě vybírány, mohou obsahovat spoustu cenných informací. Ale bez správné organizace se snadno může stát, že se v množství zpravodajů, které dostáváte, ztratíte.
Pokud se vám zdá organizace newsletterů ve vaší schránce náročná, vyzkoušejte tipy uvedené v tomto článku. Pomohou vám určit priority při odběru zpravodajů a udržet vaši doručenou poštu přehlednou.