Software pro dokumentaci procesů je pro podniky nezbytný, protože poskytuje podnikům strukturovaný plán, jak zefektivnit své operace. Dokumentace procesu je nezbytnou součástí projektového řízení, protože odpovídá na důležitou otázku – Jak se věci budou dělat?
Dříve se projektoví manažeři při vytváření procesní dokumentace spoléhali na manuální přístup, nyní však mohou přejít na plnohodnotné nástroje pro dokumentaci procesů, které dovedně celý proces zefektivňují.
V této příručce jsme uvedli nejuznávanější dostupný software pro dokumentaci procesů, ale nejprve lépe pochopme myšlenku dokumentace procesů. Ale než začneme, zde je užitečná tabulka se softwarem pro dokumentaci procesů, který jsme uvedli.
Titul
Popis
Prozkoumat
Písař
Nástroj AI pro snadnou dokumentaci procesů se snímky obrazovky.
Miro
Škálovatelná procesní dokumentace a mapování s integrací.
Dokument360
Zjednodušené obchodní procesy a řízení změn.
Procesní ulice
Drag-and-drop šablony, standardizované kontrolní seznamy.
Heflo
Podpora BPMN 2.0, stahování/export, WYSIWYG editor.
Bohaté šablony, spolupráce v reálném čase, drag-and-drop.
FlowShare
Dynamické sledování, snímání obrazovky, export v různých formátech.
ProProfs
Import z Wordu/PDF, kontextová nápověda, multimédia.
Jak tedy funguje software pro zpracování dokumentů? Jednoduše řečeno, procesní dokument je podrobný průvodce, který vysvětluje, jak provést úkol. Vysvětluje například kompletní postup přenosu vašich dat ze starších serverů na cloudové úložné médium.
Procesní dokument může mít formu vývojového diagramu, výukového programu nebo jednoduše zásady. Z toho vyplývá, že dokumentace procesu je činností zaznamenávání nebo dokumentování postupného procesu provádění úkolu.
Dokumentace procesu je prospěšná pro členy týmu, nové pracovníky a dokonce i zákazníky, když potřebují pochopit, jak dělat konkrétní práci.
Table of Contents
Jak dokumentujete proces?
Postup dokumentace procesu je rozdělen do následujících kroků:
- Vyberte si proces, který máte dokumentovat, a zjistěte jeho účel a rozsah.
- Popište hranice procesu a poskytněte odpovědi na otázky, jako je to, co proces začíná a kdy je proces dokončen.
- Uveďte výsledky procesu a činnosti, které je třeba provést poté.
- Zadejte software a vybavení potřebné k provedení procesu. To by mohlo sahat od kódovacích platforem po cloudový úložný prostor a servery.
- Představte si, jak bude proces fungovat. Můžete vytvořit proces krok za krokem od počáteční až po konečnou fázi.
- Uveďte jména zainteresovaných stran, osob s rozhodovací pravomocí a zaměstnanců, kteří hrají roli v dokumentaci procesu.
- Nyní přeneste všechny podrobnosti do systému procesní dokumentace a ujistěte se, že vám nic neunikne.
Jakmile budete mít vyřešeno výše uvedené, dostáváme se k jednoduché části, protože ji nemůžete sdílet se členy týmu, kteří k ní mohou později snadno přistupovat.
Význam dokumentace podnikových procesů
Dokumentace obchodních procesů nabízí z dlouhodobého hlediska řadu výhod. Některé z těch pozoruhodných jsou následující:
- Koherentní obchodní proces – Odstraňte nejednoznačnost procesů, aby zaměstnanci mohli přinést požadovaný výsledek.
- Snížení provozních chyb – Odstraňte neefektivitu obchodních operací, abyste zlepšili kulturu práce.
- Dodržujte právní předpisy – Vyhněte se právní odpovědnosti v budoucnu, pokud je postup nevědomky nesprávně zpracován.
- Řízení změn – Zajistěte, aby se zaměstnanci mohli snadno přizpůsobit změnám provedeným ve stávajících obchodních procesech.
- Minimalizujte čas školení – Zkraťte dobu nástupu nových zaměstnanců tím, že se budou rychle učit.
- Přidělujte úkoly – Zajistěte, aby každý zaměstnanec měl přesně stanovenou sadu povinností, aby nedošlo k narušení podnikového pracovního postupu.
Když je proces již uveden do procedurálního formátu, je pro zaměstnance snazší vědět, jaké kroky je třeba dodržet.
Co je software pro dokumentaci obchodních procesů?
Dokumentace procesu je nepochybně složitý úkol a při ručním provádění existuje možnost lidských chyb. Toto prohlášení o problému vedlo k zavedení softwaru pro dokumentaci procesů, který zjednodušuje obchodní proces vytváření dokumentů a eliminuje prostor pro chyby. Níže jsou uvedeny některé z pravděpodobných výhod, které software pro dokumentaci procesů nabízí.
- Online nástroje umožňují členům týmu přístup ke všem dokumentům obchodních procesů z centralizovaného místa.
- Funkce cloudového úložiště vám umožní přístup k dokumentaci procesu na cestách, na rozdíl od ručního dokumentu, který je k dispozici pouze offline.
- Software vám umožňuje spravovat, aktualizovat a spolupracovat na něm v reálném čase.
- Je také možný přístup k uživatelské analýze, která dále pomáhá zlepšovat znalostní základnu a přijímat informovaná rozhodnutí.
Kromě toho je vyhledávání informací snazší, protože online vyhledávací nástroj usnadňuje rychlé vyhledávání požadovaných informací nebo průvodce.
Funkce, které je třeba hledat
Při výběru softwaru pro dokumentaci procesů pro vaši firmu zkontrolujte následující funkce:
- Měli byste se ujistit, že software nabízí příjemnou uživatelskou zkušenost lidem, kteří s takovými nástroji nejsou obeznámeni.
- Tyto platformy by měly být schopny vizuálně reprezentovat různé typy dat a měly by také podporovat odkazy a další formy médií.
- Zajistěte, aby funkce dokumentace procesu umožňovala členům týmu spolupracovat v reálném čase.
- Mělo by být možné exportovat procesní dokument v různých formátech nebo jej přímo nahrát na různé platformy.
- Software by měl podporovat integraci s jedním nebo více nástroji souvisejícími s podnikáním, které vaše organizace aktuálně používá, aby bylo možné znovu použít informace.
Přesto se pojďme podívat na některé z nejlepších softwarů pro dokumentaci procesů, které jsme vyzkoušeli a rádi bychom je doporučili.
Písař
Pokud často odpovídáte na opakované otázky týkající se plnění úkolů, máme pro vás řešení! Setkat Písařrychlý a snadný způsob dokumentování a sdílení obchodních procesů během několika sekund.
Funkce:
- Povzbuďte zaměstnance a nové zaměstnance, aby rychle pochopili proces.
- Posílit školicí programy automatizací procesní dokumentace a tvorby SOP.
- Nasávejte konzistenci napříč organizačními procesy s obsahem školení na vyžádání.
- Automatizujte proces vytváření školicích průvodců a upgradujte centra nápovědy a znalostní základnu.
Scribe je nástroj založený na umělé inteligenci pro rychlou konverzi digitálních procesů na průvodce krok za krokem bez vynaložení spousty úsilí. Vše, co musíte udělat, je povolit zapisovač a provést procházku celým procesem. A hle! Máte svého průvodce krok za krokem vytvořeného automaticky spolu s příslušnými snímky obrazovky!
Miro
Značky jako Dell, Cisco a Deloitte spoléhají Miro, snadno použitelný software pro dokumentaci procesů a mapování, který vám umožňuje mapovat důležité obchodní informace. Tato platforma je snadno škálovatelná a umožňuje členům týmu propojit a optimalizovat obchodní procesy pomocí vestavěných mapovacích nástrojů.
Funkce
- Vložte obchodní procesy a steam mapy do nástrojů jako Confluence, Coda a Notion.
- Integrace Jira pro kontrolu obchodního procesu, mapování cest zákazníků a sledování konkrétních akcí.
- Různé balíčky pro řízení projektů, mapování cest zákazníka a mapování obchodních procesů.
- Snadno importujte procesní mapy z platforem jako Microsoft Visio, Draw.io a Lucidchart.
- Bohatá knihovna šablon, která vašim zákazníkům nabídne ty nejlepší zkušenosti a uspokojí jejich potřeby.
Miro nabízí nástroje jako vývojové diagramy, BPMN diagramy, mapování hodnotového toku a plavecké dráhy, které vám pomohou analyzovat konkrétní scénáře a zlepšit využití zdrojů.
Tímto způsobem můžete vizualizovat obchodní plány a efektivně komunikovat strategii a transformaci členům týmu.
Dokument360
Překontrolovat Dokument360, která pomáhá poskytovat lepší zákaznické zkušenosti více než 10 000 uživatelům ve více než 80 zemích. Platforma nabízí standardní provozní postupy a umožňuje vám zefektivnit různé obchodní procesy pro lepší porozumění vašim zaměstnancům.
Funkce:
- Provozní proces poskytuje jasné pochopení schválených obchodních procesů a rozšiřuje povědomí o rolích a odpovědnostech zaměstnanců.
- Řízení změn pro bezproblémový přechod ze zastaralých obchodních procesů na zcela nové.
- Modul školení zaměstnanců, který zajistí, že noví zaměstnanci budou moci efektivně uchopit znalosti a zlepšit své schopnosti.
S Document360 můžete zajistit, že obchodní procesy jsou jasné a konzistentní, což nepřímo zvýší produktivitu v celé vaší organizaci.
Procesní ulice
Navrženo pro svědomité týmy, Procesní ulice je populární software pro dokumentaci procesů, který ručí za zvýšení výkonu vašeho týmu. Tento intuitivní nástroj se hodí, když potřebujete zdokumentovat všechny základní organizační procesy, aby všichni zaměstnanci zůstali na stejné stránce.
Funkce:
- Drag and drop editor pro vytvoření a aktualizaci šablon během několika minut.
- Standardizované kontrolní seznamy s funkcemi, jako jsou zastavovací úkoly, schvalování a dynamické termíny splnění pro správné sledování každého procesu.
- Funkce automatické aktualizace pro aktualizaci kontrolních seznamů po provedení změn.
- Centralizovaná platforma umožňuje snadnou spolupráci a vyhledávání dokumentů.
- Zjednodušené uživatelské prostředí pro rychlejší tréninkový proces.
Firmy si mohou vybrat Process Street k dokumentaci všech druhů obchodních procesů, jako je pracovní postup Git, nastavení nového klienta, nástup zaměstnanců, denní a týdenní úkoly, prověřování kandidátů, generování faktur a procesy interního auditu.
Heflo
Díky modernímu a profesionálně navrženému uspořádání, Heflo je nástroj pro dokumentaci obchodních procesů, který vám umožňuje provádět procesy tak, že se dokumenty generují automaticky. Díky Heflo je nyní možná spolupráce v reálném čase při návrhu obchodního procesu na pár kliknutí.
Funkce:
- Podpora pro zápis BPMN 2.0.
- Stáhněte si dokumentaci jako obrázek nebo ji exportujte na jinou platformu.
- WYSIWYG editor pro formátování textů a návrhů.
- Zařaďte procesy do knihoven dotazů a zpracujte dokumentaci do hlaviček položek pro správnou identifikaci.
- Definujte obchodní pravidla a integrace a provádějte optimalizaci v rámci nového cyklu BPM.
Můžete volně modelovat, analyzovat, mapovat, optimalizovat, automatizovat a dokumentovat obchodní procesy a stahovat je v různých formátech jako PDF, Word, HTML a Excel nebo je exportovat do BPMN. S funkcí cloudového úložiště Heflo je možné přistupovat k dokumentaci procesu odkudkoli a kdykoli.
Vytvořit
Vytvořit, platforma pro řízení práce nabízí šablony dokumentace procesů, které zjednodušují proces dokumentace obchodních procesů. To pomáhá vyjmenovat obchodní procesy systematicky prováděné ve vaší organizaci.
Funkce:
- Bohatá knihovna přizpůsobitelných šablon, které zobrazují různé procesy, týmové pracovní postupy, plavecké dráhy a další.
- Nástroje přetahování pro snadný popis složitých dokumentačních procesů.
- Importujte zprávy, snímky obrazovky a obrázky potřebné k vytvoření komplexního procesního dokumentu.
- Exportujte všechny typy dat z různých platforem pro snadné vyhledávání a analýzu.
- Propojte tvary a vytvořte navigační struktury v pracovních prostorech a mezi nimi, abyste odstranili nekonzistence.
Díky působivým možnostem dokumentace nabízí software bohaté knihovny tvarů a nástroje pro vytváření diagramů, jako jsou vývojové diagramy, mapy toku hodnot, BPMN, procesní mapy, mapy aktivit a další. S Creately je možná spolupráce v reálném čase, která je nezbytná pro podporu mezifunkčního týmového workflow během procesu dokumentace.
FlowShare
Vybrat FlowShare k vytvoření zajímavé procesní dokumentace a ukázek pro všechny aplikace používané vaší organizací. Více než 1000 společností již vytvořilo podrobné průvodce, jak nastavit interaktivní školení pro své zaměstnance pomocí tohoto nástroje.
Funkce:
- Dynamický sledovací engine pro zachycení všech akcí a automatické vytvoření průvodce.
- Zachyťte obrazovky a akce, jako jsou kliknutí myší a zkratky.
- Rozmažte všechna citlivá data pomocí vestavěného nástroje.
- Automaticky generovat textové popisy včetně názvů prvků – tlačítka, nabídky, karty atd.
- Hromadně ořízněte snímky obrazovky a obrázky, abyste se vyhnuli zbytečným úkolům.
- Export do formátů jako PDF, PPTX, DOCX, HTML, interaktivní demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI atd.
FlowShare nejen zkrátí čas a sníží chyby, ke kterým dochází v důsledku manuálních procesů, ale také umožní vaší organizaci přizpůsobit standardní postup dokumentace. Aplikace vám umožňuje rychle upravit stávající dokumentaci, aniž byste ji museli znovu pořizovat.
ProProfs
Upřednostňovány společnostmi Dell, Sony, Cisco a dalšími významnými společnostmi, ProProfs je software pro dokumentaci procesů, který umožňuje importovat soubory a rychle vytvářet dokumenty a v případě potřeby vytvářet dokumentaci přímo od začátku.
Funkce
- Importujte obsah z dokumentů Word nebo PDF přímo do dokumentu
- Kontextová nápověda pro holistické porozumění technickému žargonu
- Zahrňte popisky, vyskakovací okna a světelná pole pro poskytování dalších informací
- Přidejte obrázky, videa a infografiku pro lepší vysvětlení obchodního procesu
- Bohatá knihovna písem, designů a témat pro estetiku a branding.
Platforma ProProfs vám umožňuje přidávat obrázky a videa pro lepší vysvětlení procesů vašim zaměstnancům a zákazníkům. Je vybavena editorem WYSIWYG, který vám umožňuje vybrat si z řady možností stylingu a formátování textu.
Poslední slova
Dokumentace různých procesů probíhajících ve vaší organizaci je zásadní, abyste se vyhnuli nekonzistentnosti při provádění operací a abyste svým zaměstnancům i zákazníkům představili plán. Ale co je důležitější, je výběr nejlepšího softwaru pro vytvoření dokumentace pro vaši společnost, protože se správným softwarem pro řízení procesů zaznamenáte lepší obchodní růst.
Platformy uvedené v této příručce jsou námi vyzkoušeny a osvědčily se jako velmi užitečné. Ideální volba pro vaši organizaci však bude záviset pouze na vašich individuálních potřebách.
Jako další následuje software pro automatizaci dokumentů, který ušetří pracovní dobu.